21 formas creativas de usar Trello y organizar todo

Trello es una excelente herramienta para administrar y colaborar con los miembros del equipo en proyectos y tareas de trabajo. Visualmente, los tableros Kanban de Trello son una bendición organizacional. Puede incluir un montón de detalles en cada tarjeta y le permiten saber quién está trabajando en qué, en un momento dado. Pero Trello no es solo para trabajar. Puede usarlo para organizar casi cualquier cosa, tal vez toda su vida.

Como explica el cofundador de Trello y CEO de Stack Overflow, Joel Spolsky:

Algunas personas vieron Trello y dijeron: «Oh, son los tableros Kanban. Para desarrollar software de manera ágil». Sí, es eso, pero también es para planificar una boda, para hacer una lista de posibles lugares de vacaciones para compartir con su familia, para realizar un seguimiento de los solicitantes de puestos de trabajo vacantes y mil millones de otras cosas. De hecho, Trello es para cualquier cosa en la que desee mantener una lista de listas con un grupo de personas.

Spolsky dice que usa alrededor de 30 tableros Trello regularmente con todos en su vida. Una vez que vea algunos ejemplos de las muchas formas diferentes de usar Trello, es posible que también lo haga.

Si se pregunta para qué más puede usar Trello además de administrar proyectos de trabajo, eche un vistazo a estas sugerencias y tableros de ejemplo inspiradores.

Organiza tu dia

Sus días están llenos de todo tipo de tareas pendientes para todas las áreas de su vida. Tener todas estas tareas en un solo lugar es esencial para hacer las cosas. A diferencia de las aplicaciones tradicionales de tareas pendientes, con Trello puedes recopilar tus tareas en listas sin dejar de tener una vista panorámica de todo el día. Eso lo convierte en una herramienta perfecta para planificar qué hacer a continuación.

Ross Rojek, CTO de GoLocalApps, tiene un tablero configurado donde organiza las tareas en función del tiempo que toma cada una.

Alternativamente, puede usar listas para bloques de tiempo durante el día, por ejemplo, antes del trabajo (6 a 8), mañana (8-12), temprano en la tarde (12-3), y así sucesivamente. Luego, puede mover las tareas según sea necesario a lo largo del día e identificar rápidamente el tipo de tarea que está utilizando etiquetas (por ejemplo: familia, trabajo, hogar, etc.).

Controle su tiempo automáticamente

El seguimiento del tiempo no es solo para las personas que necesitan facturar por tiempo empleado o completar hojas de tiempo para su jefe; es una de las mejores formas de aumentar su productividad personal y profesional.

Desafortunadamente, la entrada manual requerida para la mayoría de los métodos de seguimiento del tiempo puede causarle dolor de cabeza. Aquí hay una solución fácil: conecte Trello con RescueTime a través de Zapier para que cada vez que arrastre una tarjeta a su lista de Listo, ese evento se resalte en RescueTime.

Robby Macdonell escribe:

Ahora estoy rastreando eventos en diferentes tableros para mi trabajo y tareas personales. Revisar mis aspectos más destacados me ayuda a ver lo que estoy haciendo y lo equilibrado que estoy. ¿Estoy gastando demasiado esfuerzo en el trabajo a expensas de las tareas personales que debo hacer? ¿O es al revés? Esa solía ser una pregunta muy difícil de responder para mí y ahora es mucho más visible. También me mantiene más organizado porque sé que si uso Trello, me ahorraré algo de escribir más tarde cuando actualice manualmente mi lista de aspectos destacados. Los dos sistemas se complementan realmente bien.

Puede usar esto usted mismo:

Guarda recetas y planifica tus comidas

No sé ustedes, pero la parte más difícil de mi día suele ser cuando se acerca la hora de la cena y no tengo ni idea de lo que voy a cocinar. La planificación de las comidas es la clave para evitar el estrés de pensar «¿Qué hay para cenar?» y con un plan de alimentación, ahorrará tiempo y dinero.

Trello simplifica tanto la organización de sus recetas favoritas como la planificación de comidas para una semana, o incluso meses.

Cree un tablero de recetas donde pueda personalizar cada tarjeta con una foto del plato, una lista de verificación de ingredientes e instrucciones de cocción. Para inspirarse, consulte el tablero de recetas de J. Kenji López-Alt de Serious Eats y el tablero de recetas de Mark Bittman. Ambos son públicos, por lo que puede copiarlos en su propia cuenta. Simplemente haga clic en el Muestrame el menu enlace en la parte superior derecha de cualquier tablero de Trello, haga clic en Más y luego elige Tablero de copia.

Luego, para crear un plan de comidas, simplemente agregue una fecha a la tarjeta de recetas que desea hacer. Si ingresa a la vista de calendario del tablero de Trello (habilítelo abriendo el menú de su tablero, seleccionando Potenciadoresy haciendo clic en el Agregar en la tarjeta), luego puede ver su plan de comidas por semana o mes:

Organiza tu lista de lectura

¿Tienes una lista cada vez mayor de libros que quieres leer? Estamos con usted. Simplemente puede mantener una lista vertical de títulos de libros en una nota, o agregar más organización creando tarjetas para cada libro en Trello.

Luego, como comparte el ingeniero de software Juvoni Beckford, puede rastrear y administrar todos los aspectos de su vida de lectura, desde el almacenamiento de recomendaciones de libros hasta el mantenimiento de una cola de lectura y la redacción de reseñas de libros para uso personal. Consulte su publicación para obtener instrucciones completas sobre su sistema o tome su plantilla de tablero de Trello para comenzar a usarlo usted mismo.

Aún mejor, comparta su tablero de libros con familiares y amigos o compañeros de trabajo para comenzar un club de lectura.

Planifique todos los medios que desea consumir en un panel de control personal

Además de los libros, es probable que tengas muchos otros tipos de medios a los que quieras acceder pronto. Hay juegos para jugar, programas de televisión para disfrutar, nuevas canciones para escuchar y películas para ver. Con todo eso, probablemente podría usar un sistema para priorizar los medios que va a consumir.

El desarrollador Jeff Ruberg creó su sistema de seguimiento de medios en Trello. Utiliza una estructura familiar de listas Pronto, Siguiente, En cola, En curso y Hecho; etiquetas por tipo de medio; y listas de verificación con metadatos, como enlaces a artículos relacionados. Copie su tablero de medios público de Trello.

Si sus necesidades de lista de medios no son tan extensas, simplemente podría tener una lista para los libros, películas, juegos, etc., a los que desea acceder en un panel personal más amplio, como lo hace el líder de soporte de Zapier, Micah Bennett.

Planea unas vacaciones

Si bien es probable que no se dirija al extranjero en el corto plazo, aún puede soñar (y planificar) para mejores días por venir. Además, planificar virtualmente un viaje es la mitad de la diversión. Trello puede brindarle una excelente descripción general de todos los detalles de su viaje, desde las confirmaciones de reserva hasta la lista de empaque y las actividades de cada día, para que pueda relajarse y disfrutar de las vacaciones cuando llegue el momento.

Utilizo esto tanto para viajes cortos como para viajes largos y llenos, ya que es fácil arrastrar y soltar tarjetas para mover planes, manteniéndome flexible pero organizado.

Ejecutar un blog o sitio web

Ejecutar un blog o un sitio web es un proyecto continuo que implica hacer malabares con muchas tareas. Es un compromiso, y para mantener ese sitio en funcionamiento sin perder tiempo y energía, necesita las herramientas adecuadas.

Vicky Cassidy comparte cómo organiza su galardonado blog, Things I Made Today, con Trello, prioriza las tareas relacionadas con el blog con Todoist y automatiza lo que puede con Zapier. Trello en particular sirve como su centro de ideas (es decir, recetas para compartir) y captura ideas de toda la web sobre la marcha utilizando Zapier:

Cassidy también usa Trello para planificar contenido, con listas para Programado, Para programar, Para hacer y más.

Buscar un trabajo

La búsqueda de un trabajo puede llevar meses o incluso años. En el camino hacia su próximo trabajo perfecto, deberá realizar un seguimiento de las empresas para las que desea trabajar, las que ha solicitado a, entrevistas que ha tenido y cosas que necesita hacer, como actualizar su currículum, pulir su perfil de LinkedIn y dar seguimiento a las solicitudes de empleo.

Tómelo de la gerente de marketing de contenido de Trello, Lauren Moon, quien usó Trello en su búsqueda de trabajo para conseguir su trabajo Trello. Como ella dice, ayuda a organizarse: «Recientemente pasé por una ardua búsqueda de trabajo que duró meses. Sin embargo, descubrí que el proceso realmente se simplificó después de que adopté Trello en mi flujo de trabajo».

Copie el tablero de muestra de búsqueda de trabajo de Trello para personalizarlo para su propia búsqueda de trabajo.

Administre su dinero y presupuesto personal

¿Cómo realiza un seguimiento de su dinero y sigue un presupuesto? ¿Una hoja de cálculo? ¿Papel? Si ya está utilizando Trello para organizar otras áreas de su vida, es posible que también desee utilizarlo para la gestión personal del dinero.

Cree un plan financiero, como un plan basado en los 7 pequeños pasos de Dave Ramsey, para realizar un seguimiento de su progreso hacia el logro de metas financieras, como la creación de un fondo de emergencia o el pago de deudas. La vista Kanban de Trello lo ayudará a ver de un vistazo dónde se encuentra en el proceso y lo guiará.

MakeUseOf también ofrece una guía paso a paso para administrar un presupuesto en Trello. Configure tarjetas para sus cheques de pago y cada factura que espera cada mes, realice un seguimiento de las facturas con etiquetas y vea el dinero sobrante con una tarjeta separada. Claro, es más manual que usar una aplicación como Mint, pero si disfruta de un enfoque práctico para rastrear sus finanzas, Trello podría ser la herramienta para usted.

Seguimiento de trámites fiscales y donaciones caritativas

La temporada de impuestos es una temporada estresante. Los formularios empiezan a volar. Parece que los recibos se pierden. La fecha límite de presentación se acerca rápidamente. Me afecta particularmente el síndrome de estrés fiscal, tengo formularios relacionados con hipotecas e inversiones, 10 formularios independientes y W2, gastos relacionados con el cuidado de los niños y recibos comerciales para rastrear y recopilar. ¡Es mucho papeleo!

Un tablero de Trello es un lugar útil para mantener juntas todas esas partes móviles y compartirlas con su contador. Stella Garber de Trello comparte cómo se mantiene organizada al presentar la declaración de impuestos y una muestra de la junta tributaria que puede copiar. Del mismo modo, si dona artículos durante todo el año, lleve un registro de esas donaciones en un tablero de Trello para asegurarse de que nunca se pierda una deducción.

Administrar bienes raíces

Encontrar un nuevo lugar para vivir y mudarse a él siempre es un suplicio, y es 100 veces más estresante cuando intenta vender una casa o comprar una propiedad (o ambas cosas al mismo tiempo). Trello al menos puede ayudarlo a mantenerse organizado durante todo el proceso.

Su tablero puede contener listas de propiedades que está buscando y tareas críticas, como obtener la aprobación de una hipoteca y encontrar mudanzas. El consultor de gestión Damien Saunders comparte su plantilla de tablero de Trello para comprar una casa, que puede adaptar para vender una casa.

Trello también ofrece una plantilla de búsqueda de casa, que tiene listas de Craigslist, Potencial, Contactado y No, lo que también sería adecuado para encontrar un lugar para alquilar.

Mantenga su hogar u organice un proyecto de mejoras para el hogar

Ser propietario de una casa es un montón de trabajo que nunca termina. Siempre hay algo de lo que ocuparse, ya sea actualizar electrodomésticos viejos, remodelar su cocina, reparar un grifo que gotea o simplemente limpiar las canaletas. Es un poco más fácil cuando tiene una junta dedicada a rastrear proyectos relacionados con el hogar (y tal vez incluso un proceso sistemático para abordar esos proyectos).

El desarrollador Gavin Rehkemper y su esposa hacen precisamente eso, con un tablero de Trello de mantenimiento de la casa que contiene listas para cada área de su casa y tarjetas para cada tarea o proyecto.

¿Tiene un gran proyecto del que quiere estar al tanto, como remodelar un baño? Puede crear un tablero con listas como Presupuesto, Estimaciones de contratistas, Productos que me gustan, etc.

Planifique una boda u otro gran evento

Si bien por ahora, probablemente se esté apegando a las reuniones virtuales, es posible que aún se encuentre planificando el gran día. De esa manera, será fácil navegar desde el momento en que lleguen sus invitados.

Macy Volpe escribe en To Travel & Beyond sobre cómo su tablero de bodas de Trello la salvó innumerables veces cuando estaba planeando su boda, particularmente cuando necesitaba acceder a la información de su teléfono:

Guardé contratos, fotos, notas y más en cada tarjeta, luego mantuve actualizado mi cronograma de planificación moviendo las cosas según fuera necesario. Como de costumbre, pero me tomó un poco descubrir cómo Trello podría funcionar para mí de esta manera específica, pero al final fue lo único que mantuvo todo junto.

Sus consejos para usar Trello incluyen agregar miembros del equipo al tablero para ayudar con las tareas (¡no se olvide de delegar en la fiesta de bodas!) Y crear una lista de verificación semanal para usted en función de las tareas mensuales.

Registre los hitos de los niños

Desde el momento en que nacen hasta el día en que se mudan de su hogar, los niños pasan por muchos cambios, la mayoría de los cuales probablemente querrá registrar para recordar con cariño cuando sean mayores.

Comience con el primer año del bebé con este tablero de Trello de hitos para bebés. Tiene tarjetas para registrar hitos por mes en una lista, pero puede crear listas individuales para cada mes.

Luego, cree listas a medida que crezcan para registrar las boletas de calificaciones, los logros y otros eventos notables de sus hijos.

Comparta la pizarra con los miembros de la familia para que ellos también puedan disfrutar de estos momentos memorables.

Organiza tus aficiones y colecciones personales

Muchos pasatiempos involucran una colección de artículos e ideas para proyectos. Si eres pintor, tendrías una colección de pinceles, pinturas y lienzos. Si eres fotógrafo, es posible que tengas más de una cámara, un montón de lentes, filtros y otros accesorios, además de ubicaciones o sujetos para disparar y técnicas para probar. O simplemente puede ser un ávido coleccionista de plumas estilográficas, discos de vinilo, juguetes Funko, whiskies caros, etc.

Trello está ahí para ayudarlo a organizar su colección y pasatiempo. La herramienta es lo suficientemente flexible como para adaptarse a cualquier interés que desee realizar un seguimiento visual.

Sonia en Mummy Constant usa Trello para sus proyectos de crochet, por ejemplo, mientras que el desarrollador de software portugués Guilherme Ferreira muestra cómo usar Trello para administrar su bodega.

Organiza tu escritura creativa

Antes de que existieran herramientas como Trello, tanto los autores en ciernes como los experimentados usaban fichas para organizar sus ideas, cambios en la trama, notas de personajes y más en listas flexibles. La gente todavía usa fichas de papel, pero Trello se puede usar de la misma manera, solo que es digital, se puede buscar y se puede compartir fácilmente.

Hay varias formas de manejar mejor su escritura. Por ejemplo, Mackenzie Kincaid usa Trello para desarrollar ideas de libros, rastrear envíos y explorar mercados de cuentos cortos por género. Puede ver ejemplos de tableros de Trello relevantes aquí.

Rani Shah, por otro lado, usó Trello para completar su libro de no ficción adoptando un enfoque más granular de sus tareas diarias.

Mi método de éxito fue crear un tablero de Trello (algo organizado) para ayudar a estructurar tanto el formato del libro que estaba escribiendo como mi agenda diaria, porque ser responsable de cumplir con los plazos de escritura es un proyecto completo en si mismo.

Planifique las tareas del hogar y las limpiezas de primavera

Antoinette de My One Sweet Life usa Trello para capturar todas las tareas que quiere completar a diario cuando llega el momento de limpiar a fondo su casa.

Tengo cada tarjeta separada por tipo de habitación y luego dentro de cada habitación, tengo una lista de verificación de tareas que deben completarse.

Si se distrae con tareas de menor prioridad cuando llega el momento de la limpieza de primavera, una tabla de Trello lo ayuda a mantenerse en el camino al recordarle sus tareas más importantes.

También puede usar Trello para planificar tareas semanales para su familia. Si tiene muchos hijos y quiere asegurarse de que todos contribuyan, o si solo quiere asegurarse de que usted y su pareja estén dividiendo las tareas por igual, use esta plantilla de tablero de Trello de tareas domésticas para organizar a todos (y mantener todo impecable).

Planifica una fiesta de cumpleaños

Cuando planifica una fiesta de cumpleaños (virtual o en persona), hay mucho que hacer: comprar decoraciones, enviar invitaciones, planificar un menú, pedir un pastel y más. Cuando solo está planeando invitar a algunas personas, las fiestas son bastante simples de organizar, pero cuando está planeando una gran tarea, se vuelve abrumador rápidamente.

Jessica Greene, colaboradora de Zapier, se encontró con este problema mientras planeaba la fiesta de cumpleaños número 80 de su suegra:

Mi esposo y yo estábamos tratando de colaborar con su hermano (que vive a 2,000 millas de distancia) para tener todo listo para la fiesta, pero cada vez que hablamos, alguien estaba confundido acerca de quién se suponía que estaba haciendo qué. Finalmente, creamos un tablero de Trello compartido que muestra todas las tareas, a quién se asignó cada una y el estado. Aclaró toda la confusión e hizo que el resto del proceso fuera mucho menos estresante para todos.

Si está planeando una gran fiesta, y especialmente si está planeando con otras personas, use esta plantilla de tablero de Trello para la fiesta de cumpleaños para mantener las tareas organizadas y asegurarse de que todos sepan exactamente de qué son responsables.

Aplicar a la universidad

Solicitar admisión a la universidad es un proceso de varios años y varios pasos con toneladas de tareas y muchos plazos variables. Trello puede ayudarlo a mantener todo organizado para que no se pierda la oportunidad de ingresar a la universidad de sus sueños por un simple descuido.

La estudiante de la Universidad de Chicago, CJ, comenzó a usar Trello al final de su tercer año de secundaria para mantener todo organizado:

Usé Trello para organizarme y me ayudó muchísimo. El sistema que utilicé me ayudó a realizar un seguimiento de los plazos, los requisitos y los procedimientos para cada escuela diferente. Me permitió mantener breves descripciones de diferentes escuelas y programas accesibles para compararlas a lo largo del proceso. Podía guardar todos mis ensayos en un solo lugar, hacer un seguimiento de mi progreso en esos ensayos, recordar qué escuelas había visitado / entrevistado y a qué becas había solicitado en cada escuela. Básicamente, podría mantener toda la información de mi solicitud de ingreso a la universidad en un solo lugar y organizarla / revisarla fácilmente.

Al principio, CJ usó tres listas para realizar un seguimiento de las escuelas que estaba interesada en visitar: Planear visitar, No visitar y Visitar. Luego, movió las tarjetas de esas listas a su siguiente cola de listas: Se aplicarán, Podrían aplicarse y No se aplicarán. Una vez que llegó el momento de comenzar a presentar la solicitud, creó tarjetas para cada universidad para realizar un seguimiento de todos los materiales de solicitud únicos solicitados y las fechas límite, junto con otras tareas complementarias, como completar una FAFSA.

Manténgase al tanto de sus compras navideñas

Las primeras semanas de diciembre son cruciales para prepararse para las compras navideñas. A medida que las personas acuden en tropel a las cajas virtuales, con sus canastas cargadas de golosinas para los suegros, amigos, familiares y compañeros de trabajo, es posible que experimente un pánico repentino por la perspectiva de estantes vacíos. Pero la preparación no tiene por qué ser estresante.

Ann Vandergriff, una autoproclamada creadora de listas que escribe en Whole & Hearty, usa Trello para crear una tarjeta para cada persona para la que planea comprar un regalo. Inserta enlaces a productos en línea, agrega imágenes y escribe notas para realizar un seguimiento de su progreso.

Hacer una lista de Navidad me permite ver visualmente lo que necesito comprar y me mantiene dentro del presupuesto y por el buen camino. Todas esas son razones obvias y excelentes, pero también quiero asegurarme de no comprar de más para un niño. Hago todo lo posible para asegurarme de que cada niño obtenga la misma cantidad de gastos. ¡Esto es mucho más fácil cuando tiene todo en un solo lugar y puede comparar la lista de cada niño!

Incluso puede colaborar con personas en tarjetas (para que puedan decirle que es el tipo de vino incorrecto), administrar lo que se ha envuelto para regalo y rastrear paquetes directamente desde dentro de las tarjetas.

Planifica una campaña de Dungeons & Dragons

Dejé lo mejor para el final, si eres fanático de D&D, claro está. El juego de rol de fantasía Dungeons & Dragons, especialmente si eres el Dungeon Master, puede involucrarte mucho. Estás inmerso en una historia en curso con personajes en constante evolución, giros en la trama, ubicaciones ficticias y detalles aleatorios.

Lo has adivinado: puedes planificar y organizar una campaña de D&D con Trello. Aquí está la plantilla de la placa de D&D para que puedas divertirte por completo.

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Si lo piensas bien, un tablero de Trello es básicamente un montón de listas dispuestas horizontalmente en una página. La belleza de Trello, sin embargo, es cómo la aplicación es fácil de usar y flexible, con listas de verificación, archivos adjuntos, etiquetas, fechas de vencimiento, uso compartido y facilidad de arrastrar y soltar. Puede usarlo para organizar y rastrear casi cualquier cosa.