¿Qué es Kanban y cómo usarlo?

Las aplicaciones de gestión de proyectos convierten ideas ambiciosas en planes viables. Ponen listas, tareas y archivos en un centro centralizado, para que su equipo pueda colaborar. Son soluciones complejas que lo abarcan todo.

Y ese poder puede hacerlos sentir, bueno, complicados.

Cada proyecto tiene tareas. Luego, cada tarea incluye sus propias microtareas: los detalles esenciales que ayudan a que sus objetivos avancen. Es como si cada tarea fuera un proyecto propio, rogando por su propio sistema de gestión de proyectos.

A veces, esas subtareas individuales son tan importantes como el proyecto general, especialmente cuando el proyecto es un proyecto en curso como "Hacer más piezas de automóviles" o "Escribir publicaciones de blog". Cuando el trabajo nunca se termina, el sistema para completar cada tarea es lo más importante.

Es por eso que Toyota inventó el sistema "kanban" y lo presentó a sus equipos de fábrica hace más de 60 años: para ayudar a garantizar que cada pieza se fabricara con el mismo nivel de cuidado en cada paso. Para eso, kanban se enfoca en el estado en lugar de las fechas de vencimiento. Cada tarea se mueve a través de etapas de proyecto estandarizadas para que los equipos puedan rastrear lo que está en progreso de un vistazo e identificar cuellos de botella que detengan el espectáculo.

Ayudó a Toyota a fabricar piezas que eran consistentemente excelentes y aseguró que las piezas se terminaran exactamente cuando más se necesitaban en sus fábricas. Y hoy, kanban ayuda a los equipos a administrar los flujos de trabajo editoriales, impulsar el código a través de los sprints de desarrollo, agilizar los procesos de contratación y mucho más.

Kanban es el sistema de gestión de proyectos que necesitas para visualizar tu trabajo. Aquí hay 8 de las mejores formas en que puede implementar kanban en su flujo de trabajo, junto con 8 excelentes aplicaciones de kanban para elegir.

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Índice Kanban 101

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Kanban: una breve historia

Estantes del supermercado. Pisos de fábrica de automóviles. Calendarios de desarrollo de software. Estos lugares no relacionados jugaron un papel en la creación de kanban y, para nuestros propósitos, los tableros kanban.

• Estantes del supermercado: Piense en la última vez que fue a una tienda de comestibles a comprar mantequilla de maní. Cuando llegó, sin importar la hora del día, es probable que haya frascos almacenados en los estantes. El inventario en una tienda de abarrotes no está controlado por un cronograma estricto: se ordena y almacena para satisfacer la demanda de los clientes. Los frascos de mantequilla de maní se mueven de las cajas del depósito a los estantes a medida que se vacían, y luego se hacen nuevos pedidos cuando el depósito se queda sin inventario. Es un proceso visual, uno que se puede manejar simplemente mirando los estantes de las tiendas.

• Pisos de fábrica de automóviles: Si los supermercados pueden confiar efectivamente en que una acción (clientes que compran mantequilla de maní) desencadene otra acción (almacenar mantequilla de maní en los estantes de los supermercados), ¿cómo podría una empresa de automóviles hacer lo mismo con su inventario de repuestos? Esa era la pregunta que se hacían los gerentes de Toyota en la década de 1950, cuando buscaban administrar mejor su inventario de repuestos. Implementaron el enfoque kanban (かんばん, que se traduce como "tarjeta visual"), que, como un estante de mantequilla de maní vacío, dependía de señales visuales a medida que los productos pasaban de un trabajador a otro. Sabría exactamente dónde retomar el trabajo en una pieza, gracias a la tarjeta kanban adjunta del producto que detallaba exactamente lo que ya se había hecho en la pieza.

• Horarios de desarrollo de software: Avance rápido hasta la década de 2000, y el equipo de desarrollo de software de Microsoft está buscando una forma más eficiente de corregir errores en su producto Team Server. Después de comenzar con un sistema de gestión de proyectos más complicado, el consultor de gestión David Anderson ayudó a crear uno de los primeros sistemas kanban para el desarrollo de software que colocaba las tareas en un búfer (o una lista de cosas por hacer) y permitía a los desarrolladores elegir algo en lo que trabajar y luego envíelo a la siguiente etapa del proceso de desarrollo agregándolo a la siguiente lista.

Resulta que casi todos los trabajos tienen un proceso, pasos por los que debe pasar cada tarea. Los frascos de mantequilla de maní van de un proveedor a un almacén y luego a los estantes; las piezas van desde el metal en bruto hasta el producto terminado en el piso de una fábrica; los errores de software van desde la solicitud de funciones hasta el código sin procesar y la adición final al producto. Kanban se adapta a todos.

Con eso, las tarjetas kanban son:

Entonces, ¿qué es exactamente un tablero kanban y cómo usaría uno para visualizar sus proyectos y realizar las tareas de manera más eficiente?

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Conceptos básicos del tablero Kanban

Ya sea fuera de línea en una fábrica de Toyota de 1950 o en línea en las últimas aplicaciones de hoy, kanban tiene tres elementos básicos: Tablero, lista y tarjeta.

• Tablero Kanban: Un tablero que encapsula un proyecto o flujo de trabajo; una herramienta tradicional de gestión de proyectos lo llama "proyecto" o "espacio de trabajo".

• Lista o carril Kanban: Una lista o carril contiene un conjunto de tarjetas relacionadas, generalmente aquellas en la misma etapa de un proceso, en una columna titulada en un tablero kanban; una herramienta de gestión de proyectos tradicional llama a esto una "lista de tareas pendientes" o "lista de tareas".

• Tarjeta Kanban: Como se definió anteriormente, una tarjeta alberga un elemento relacionado con su tablero y lista, como una tarea a completar o un producto a realizar, y vive en una lista en un tablero; una herramienta de gestión de proyectos tradicional llama a esto "tarea pendiente" o "tarea".

Con estos elementos como base, las posibilidades de cómo emplear un tablero kanban son tan ilimitadas como las formas en que podría usar una hoja de cálculo. Cree dos tableros, por ejemplo, para gestionar el próximo lanzamiento de producto de su empresa. En el primer tablero, su equipo de desarrollo realiza un seguimiento del progreso del lanzamiento moviendo las tarjetas de una lista a otra: Tareas pendientes, En curso y Listo. En el segundo tablero, su equipo de marketing clasifica las actividades de lanzamiento planificadas con columnas como Ideas de marketing conjunto, Presentaciones de prensa y Promoción interna.

Esas son solo dos de las muchas formas en que podría usar un tablero kanban para organizar sus procesos. Llegaremos a más. Pero primero, veamos las ideas y características principales de Kanban para ayudarlo a pasar de tarjetas y listas a un flujo de trabajo organizado.

Las 8 características más importantes del tablero Kanban

En una aplicación típica de gestión de proyectos, enumeraría las tareas, agregaría comentarios o notas con más información y marcaría las tareas a medida que se completan. Las cosas funcionan un poco diferente en una aplicación de tablero kanban.

Estas son las ocho características más comunes que encontrará en las aplicaciones de tableros kanban, desde las básicas que son similares a los tableros kanban físicos de papel en un tablero, hasta aquellas que solo podrían ser posibles en una aplicación. Los nombres y detalles de estas funciones varían según las aplicaciones, como notará en las capturas de pantalla que provienen de una variedad de aplicaciones, pero su funcionalidad principal sigue siendo la misma.

1. Mover tarjetas Kanban entre listas y tableros

Mover tarjetas entre columnas es vital para aprovechar al máximo un tablero kanban. Es la función que más usará: probablemente moverá más las tarjetas existentes que las nuevas. En la mayoría de las aplicaciones de tableros kanban, puede cambiar la ubicación de una tarjeta en cualquier momento, moviéndola dentro de una lista (hacia arriba o hacia abajo) o de una lista a otra. Para hacerlo, coloque el cursor sobre la tarjeta, luego haga clic, mantenga presionada y mueva la tarjeta a la nueva ubicación.

Si desea mover o copiar la tarjeta de un tablero a otro, normalmente encontrará esa opción dentro de la configuración de la tarjeta. Y en algunas aplicaciones de tablero kanban como LeanKit, puede cambiar el diseño de sus columnas, por lo que podría estar moviendo una tarjeta a una columna más baja o más alta. Experimente y vea dónde puede arrastrar una tarjeta, no puede romper nada.

Con todo este movimiento, a veces necesitarás mirar hacia atrás para ver el camino que tomó la tarjeta. Para hacer esto, ubique el flujo de actividad de la tarjeta, probablemente en el "reverso" de la tarjeta que encontrará al hacer clic en la tarjeta.

2. Invite a las personas a los tableros Kanban, luego asigne y suscríbase a las tarjetas Kanban

Como cabría esperar de una herramienta de gestión de proyectos tradicional, las aplicaciones de tablero kanban le permiten invitar a compañeros de equipo, clientes y otras personas a colaborar en un proyecto. Esto sucede en dos niveles: tablero y tarjeta.

Cada tablero tiene su propia configuración, incluida la capacidad de invitar a miembros. En Trello, por ejemplo, puede invitar a un usuario de Trello a un tablero. O, si es parte de una organización (como nuestra Zapier organización), hay una lista rápida de miembros de la organización que puede elegir para agregar a su tablero. De lo contrario, normalmente puede ingresar la dirección de correo electrónico de alguien para invitarlo a unirse a un tablero kanban para el primera vez.

Cuando agrega personas a un tablero, podrán agregar tarjetas, mover tarjetas, dejar comentarios en las tarjetas, editar tarjetas y más. También verán el flujo de actividad relacionado con ese tablero, para que puedan mantenerse al día con el proyecto incluso si no son parte directa de él.

Las tarjetas también tienen miembros o usuarios asignados, pero con un propósito diferente: agregará miembros a la tarjeta (incluido usted mismo) para tomar o dividir la propiedad de la tarea. Cuando lo haga, comenzará a recibir notificaciones de actividades relacionadas con esa tarjeta. Por ejemplo, si alguien deja un comentario en la tarjeta, la aplicación del tablero kanban notifica a todos los que están asignados a la tarjeta sobre ese comentario.

Si no es directamente responsable de la actividad descrita en una tarjeta, pero desea controlarla, otra opción que ofrecen muchas aplicaciones de tablero kanban es "suscribirse" a la tarjeta. Suscribirse a una tarjeta garantiza que se le notifique la actividad de la nueva tarjeta, como si se le hubiera asignado. Y en la misma línea, si una de sus tarjetas es demasiado ruidosa, puede darse de baja de las notificaciones para mantener su bandeja de entrada despejada.

3. Agregue notas y mantenga discusiones en el reverso de la tarjeta Kanban

Aquí es donde un tablero kanban virtual es exponencialmente más valioso que uno físico: comentarios interminables. Sin conexión, si está utilizando una nota Post-it para realizar un seguimiento de las tareas, rápidamente se quedará sin espacio para garabatear las cosas que necesita recordar. En línea, las tarjetas kanban le brindan un espacio ilimitado para tomar nota de lo que se necesita.

La mayoría de las herramientas kanban incluyen un campo de descripción en cada tarjeta donde puede agregar notas y adjuntar archivos relacionados. También suele haber un área para mantener conversaciones con tus compañeros de equipo. Y cuando esté escribiendo una descripción o dejando un comentario, puede mencionar a otros miembros al mencionar su nombre de usuario, como lo haría en Twitter.

Para acceder a estas dos funciones, deberá acceder a lo que algunas aplicaciones llaman el "reverso de la tarjeta": busque un enlace a este conjunto adicional de funciones en la tarjeta misma, o simplemente haga clic en la tarjeta y probablemente abrirá la el reverso de la tarjeta automáticamente.

4. Adjunte listas de verificación o tareas a las tarjetas

Su trabajo rara vez es un proceso simple, por lo que las tareas necesitan listas de verificación propias. Eso es lo que obtienes con una herramienta kanban, donde cada tarjeta puede tener una o más listas de verificación o listas de tareas. Por ejemplo, una tarjeta en su tablero kanban de "Press Outreach" podría titularse "TechCrunch" y contener la siguiente lista de verificación:

[ ] Correo electrónico de lanzamiento inicial
[ ] Sigue con más información
[ ] Activos de medios entregados
[ ] Cobertura confirmada
[ ] Cobertura publicada

Dependiendo de su herramienta de tablero kanban, la cubierta de la tarjeta puede mostrar un porcentaje de lista de verificación completa que aumenta a medida que marca las tareas, lo que facilita ver dónde se encuentra en un proceso.

Al igual que las descripciones y los comentarios, también puede @-mencionar a otros miembros de la junta en una lista de verificación. En Zapier, usamos listas de verificación con menciones para asignar roles en nuestro flujo de trabajo editorial. Cada tarjeta tiene una lista de verificación de "Edición" con tres tareas: microediciones, macroediciones y copia del boletín, cada una asignada con una @-mención.

5. Incluir límites de trabajo en curso

Los procesos pueden volverse abrumadores cuando hay demasiadas tareas en una lista a la vez. Es por eso que algunas aplicaciones kanban le permiten restringir la cantidad de tareas que puede incluir en una lista con límites de trabajo en progreso o WIP (pronunciado whip) límites para abreviar. Estas restricciones se aplican a una columna, lo que limita la cantidad de tarjetas que puede agregar a esa columna.

Por ejemplo, si sé que nuestro equipo editorial en Zapier solo puede encargarse de escribir tres publicaciones por semana, agregaría un límite WIP de tres tarjetas a la columna titulada "Escritura". Por lo general, encontrará herramientas de límite WIP en el editor de diseño para su tablero kanban, y solo ingresará un número para el número superior de tarjetas que desea en una lista. Si agrega demasiados, la herramienta kanban le advertirá que ya hay demasiadas cosas por hacer, una forma rápida de saber cuándo debe trabajar en otras tareas.

6. Etiquete o etiquete las tarjetas Kanban

Volvamos a la imagen completa, la vista del tablero, y centrémonos en otra característica imprescindible: las etiquetas. Las etiquetas, también llamadas etiquetas según su aplicación, agregan otro nivel de organización a las tarjetas en una lista o tablero kanban. Si una tarjeta tiene un estado específico que no está cubierto por su posición en una lista, una etiqueta puede ser útil.

Volviendo a nuestra configuración de calendario editorial, por ejemplo, usamos etiquetas en Zapier para indicar si una publicación está escrita internamente, por un profesional independiente o como publicación invitada. También puede usar etiquetas para anotar tareas que necesitan la ayuda de su equipo de diseño o desarrollo, tal vez, o para marcar la dificultad de las tareas. Incluso podría agregar varias etiquetas, para señalar cuándo las tareas necesitan ayuda de diseño de desarrollo, por ejemplo.

Las etiquetas o rótulos no se aplican en todos tus tableros. En cambio, son específicos para cada placa. Puede personalizar los colores y nombres de las etiquetas de cada tablero para que se ajusten perfectamente al flujo de trabajo de ese tablero.

7. Pon fechas de vencimiento en las tarjetas Kanban

Las tareas sin fechas de vencimiento a menudo no se realizan. Así que no olvide establecer fechas límite para sus tarjetas kanban. Simplemente haga clic en el botón de fecha de vencimiento, generalmente en el reverso de una tarjeta o debajo de un icono de reloj, y seleccione la fecha en que debe finalizar la tarea.

La mayoría de las aplicaciones también ofrecen notificaciones de fecha de vencimiento. Para recibir un recordatorio, deberá ser miembro de la tarjeta o "suscribirse" a la tarjeta, una función disponible en la mayoría de las aplicaciones de herramientas kanban. Luego, su herramienta kanban le recordará cuando una tarea esté próxima o vencida.

8. Ver tarjetas Kanban en un calendario

Más allá de la vista de "tablero" predeterminada de una herramienta de tablero kanban, muchas aplicaciones kanban le permiten alternar una vista de calendario. Este cambio rápido (en Trello, por ejemplo, está al hacer clic en el botón en la parte superior derecha) facilita la visualización de los próximos plazos de desarrollo, calendarios de publicación o fechas de entrega de productos.

Y al igual que la vista de tablero, la vista de calendario también le permite agregar, mover y editar tarjetas. ¿Necesita reprogramar una tarea atrasada? Simplemente arrástrelo a la nueva fecha de vencimiento en su calendario.

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8 de las mejores aplicaciones de tablero Kanban

¿Necesita una herramienta para hacer sus tableros kanban? Aquí hay ocho de los mejores, cada uno de los cuales es fácil de usar pero también incluye características únicas para ayudar a su equipo a ser productivo:

Hay más, también. Encontrará herramientas de tablero kanban dentro de muchas aplicaciones hoy en día, o como complementos complementarios que puede instalar fácilmente. Visual Studio Online incluye una vista kanban para sus elementos de trabajo y GitHub Projects convierte sus problemas de código en un tablero kanban automáticamente. Las herramientas de productividad, incluidos los administradores de tareas como Flow y Asana, los administradores de proyectos como Zoho Project o las bases de datos como Airtable, también suelen incluir vistas kanban como una forma adicional de ordenar sus tareas.

O, para proyectos más simples, es posible que ni siquiera necesite una aplicación. En su lugar, podría reutilizar una pizarra como un tablero kanban improvisado. Dibuje sus propias columnas y use notas adhesivas para sus tarjetas como una forma rápida de visualizar sus proyectos y empuje cada tarea hacia la última columna para completarla.

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6 formas de probar un tablero Kanban

Los tableros Kanban fueron popularizados primero por las fábricas y luego por los equipos de desarrollo de software. Gracias a su flexibilidad, las aplicaciones kanban ahora se pueden encontrar en todas partes, desde la sala de juntas hasta la oficina de su hogar. Aquí hay seis de las muchas formas únicas en que se pueden usar los tableros kanban para hacer más.

1. Administrar tareas personales en un tablero Kanban

Colaborar en un tablero kanban parece un hecho, pero no es un requisito. Puede utilizar una herramienta Kanban por su cuenta para administrar sus tareas personales. La forma más sencilla de empezar es crear las listas estándar: Tareas pendientes, En curso y Listo. O agregue una lista, para cuando una tarea o elemento de trabajo no encaje en una de las tres categorías. Así es como el fundador de Pocket, Nate Weiner, usa Trello.

"Tengo un tablero al que llamo The Hopper, (con listas para) Hoy, Mañana y Esta semana", dice Weiner. Antes de usar el método kanban personal, el CEO de Pocket confiaba en su bandeja de entrada de correo electrónico como lista de verificación. Al encontrar que era un "terrible lugar para poner tareas", probó varias aplicaciones de tareas pendientes, pero ninguna de ellas funcionó.

Es decir, hasta que hizo un tablero kanban. "Cada vez que se me ocurre algo, entro en la aplicación, lo coloco en The Hopper y luego, al principio y al final del día, puedo reciclar estas cosas y moverlas según sea necesario", dice Weiner.

Puede agregar automatización al proceso de Weiner confiando en la herramienta de automatización de aplicaciones Zapier para crear una tarjeta Trello cuando destaca o etiqueta un correo electrónico de Gmail, o archiva un correo electrónico de Office 365.

Además, si tiene una tarea rutinaria que debe completar, en lugar de volver a agregarla diariamente, semanalmente o mensualmente, confíe en Zapier para agregar tareas recurrentes a su tablero Kanban.

2. Cree un calendario editorial Kanban

Existen aplicaciones para ayudar a administrar su calendario editorial, pero en lugar de agregar más software a su flujo de trabajo, considere usar un tablero kanban para administrar el contenido. En Zapier, por ejemplo, hemos utilizado los tableros kanban de Trello y Airtable para mantener el flujo de nuestra canalización de publicaciones.

Nuestro tablero "Calendario editorial" tiene seis listas: para escribir/asignar, escribir, editar, listo, publicar y promocionar, y cada tarjeta representa una parte del contenido. El miembro de la tarjeta es el autor del contenido, a menos que la publicación haya sido asignada a un escritor independiente, en cuyo caso el miembro es el contacto del trabajador independiente y la tarjeta recibe una etiqueta verde para indicar que es una publicación de "trabajador independiente". Cuando una tarjeta se mueve a la lista de "Edición", agregamos una lista de verificación con tres tareas: macroediciones, microediciones y copia del boletín, @-mencionamos a un miembro del equipo al lado de cada una.

Antes de implementar el flujo de trabajo kanban en Zapier, no planificábamos las publicaciones con más de una semana de anticipación y siempre nos esforzábamos por publicar el contenido a tiempo. El tablero de Trello, con su lista de verificación, los miembros de la tarjeta y las fechas de vencimiento, ha ayudado a cambiar la forma en que trabajamos en Zapier.

Y una vez que se ha publicado un artículo y se ha movido a nuestra lista, usamos una integración de Trello a Slack con tecnología de Zapier para informar al equipo que hay una nueva publicación en nuestro blog automáticamente.

O, si está utilizando otra aplicación de tablero kanban, aquí hay algunas automatizaciones de Zapier para ayudar a su equipo a saber a medida que avanzan las cosas en su calendario editorial u otros proyectos.

3. Reúna contenido o ideas de proyectos en un tablero Kanban

Del mismo modo, Robby Macdonell, vicepresidente de desarrollo de productos en la herramienta de productividad RescueTime, confía en un tablero kanban para mantener un repositorio de futuras ideas para publicaciones de blog. Emplea solo dos listas: "Posibilidades" y "Terminado".

"Constantemente veo artículos o publicaciones de blog sobre cómo trabajar de manera más inteligente o más feliz, y muchos de ellos tienen ideas que me gustaría que exploremos más a fondo en el blog de RescueTime", dice Macdonell.

"Por lo general, veo estos artículos de pasada, no tengo suficiente tiempo para digerirlos por completo, y cuando llega el momento de reunirme con nuestro equipo de contenido, me olvido por completo de ellos", dice. "Ahora, simplemente guardo el artículo con Pocket, le doy una etiqueta y automáticamente termina en el tablero 'Ideas para futuras publicaciones'".

Puede usar las integraciones de Zapier para crear tarjetas kanban a partir de las menciones de su empresa, las publicaciones de fuentes RSS, las sugerencias de ideas enviadas por correo electrónico y mucho más, de modo que siempre tendrá ideas para comenzar, y luego podría publicarlas con su Kanban. -Calendario editorial alimentado.

4. Comparta un mapa de carreteras públicas en un tablero Kanban

Las aplicaciones de atención al cliente a menudo incluyen herramientas de foro donde los usuarios pueden sugerir y votar nuevas características, funcionalidades o complementos. El equipo detrás de Front, una aplicación de bandeja de entrada compartida, conocía la importancia de la interacción con el cliente y quería ofrecer a sus usuarios algo similar. Sin embargo, en lugar de jugar con una nueva herramienta, hicieron una modificación en el tablero de Trello donde almacenaban de forma privada las solicitudes de los usuarios: lo hicieron público.

"Fue una gran decisión que tomar y pensamos mucho en ella", escribe Mathilde Collin, CEO de Front, en el blog de la compañía, "pero una vez que optamos por ella, literalmente nos tomó 2 minutos lanzarla".

Además de dar visibilidad a todos, agregaron una función de Trello para permitir votos públicos en tarjetas individuales para recopilar información de los usuarios.

"La hoja de ruta pública ya nos ha ayudado a recopilar comentarios valiosos", escribe Collin. "Por ejemplo, la aplicación nativa para iPhone fue mucho más urgente de lo que esperábamos y 4 veces más solicitada que la aplicación para Android: la agregamos instantáneamente a nuestro próximo ciclo de productos".

Front no está solo en el uso de un tablero kanban para una hoja de ruta pública. Trello mismo hace lo mismo, y también ofrece una guía para hacer públicos los planes de su empresa: "¡Hacerse público! Hoja de ruta con un tablero público de Trello".

Cuando se trata de llenar tu propia hoja de ruta con ideas potenciales, Zapier puede ayudarte creando tarjetas en tu aplicación kanban a partir de mensajes destacados de Slack, nuevas notas de Evernote en un cuaderno específico, nuevos proyectos de Asana y más.

5. Realice un seguimiento de su flujo de ventas en un tablero Kanban

En algún momento, descubrirá que necesita una aplicación de CRM, un sistema de gestión de relaciones con los clientes que los mantenga a usted y a su equipo al tanto de su flujo de ventas. Sin embargo, hasta que llegue ese momento, puede obtener muchas de las mismas características con un CRM de hoja de cálculo o un tablero kanban centrado en contactos. Es este último el que el empresario Grégoire Gilbert descubrió que funcionaba mejor para su equipo desde el principio.

"Existen muchas soluciones de canalización de ventas y CRM. Desde plataformas dirigidas a trabajadores autónomos hasta SaaS dirigidas a equipos de ventas. La mayoría de ellas se ven bien y probablemente podrían haber funcionado para nuestro pequeño equipo", dice Gilbert. "Aunque, como ya era un usuario bastante convencido de Trello, decidí probarlo para administrar mi flujo de ventas".

Configuró el tablero kanban de su empresa con una lista para cada etapa, desde "Contáctenos" hasta "Ganado", "Contactar nuevamente más tarde" o "Perdido". Luego usó etiquetas para marcar si era necesario contactar a un cliente potencial o si había otro acción que debía llevarse a cabo. Cuando el contacto llegó a la lista llamada "Reunión concertada", Gilbert empleó la lista de verificación de la tarjeta para anotar las tareas que necesitaba completar para prepararse para la venta en persona y agregó la fecha de la reunión en persona como la fecha de vencimiento de la tarjeta.

El sistema de Gilbert no estaba grabado en piedra. Eso fue parte de la ventaja de usar una herramienta de tablero kanban: se podía personalizar para el flujo de trabajo en evolución de su equipo. Y no solo ha usado Trello como un simple CRM: EntreLeverage, una agencia de soporte administrativo, por ejemplo, también ha anunciado el sistema.

Si está considerando configurar una aplicación de tablero kanban para un canal de ventas, confíe en Zapier cuando llegue el momento de comenzar a atraer clientes potenciales. Zapier puede convertir sus correos electrónicos, contactos, propuestas y más en tarjetas kanban, o podría notificarle cuando las tarjetas, ejem, contactos, lleguen a una determinada etapa.

6. Contrata más rápido con Kanban

Estás contratando para un puesto, luego dos, luego cuatro. Clasificar a los candidatos en su bandeja de entrada es manejable cuando recién está comenzando a contratar, pero en poco tiempo necesitará un sistema de seguimiento de candidatos: una aplicación que organice a los candidatos, le permita asignar miembros del equipo a tareas de contratación y mantenga la información del candidato fácilmente accesible. . Existe un software bien construido para esta tarea, como Workable o Breezy, pero un tablero kanban con algunas automatizaciones de Zapier también puede ser una gran solución.

Para comenzar, configure una bandeja de entrada de contratación con su cuenta de Google Apps y luego use Zapier para crear tarjetas a partir de cada nuevo correo electrónico recibido. Puede configurar la integración para utilizar el asunto del correo electrónico como título de la tarjeta, incluir el currículum adjunto como adjunto de la tarjeta y extraer el cuerpo del correo electrónico, la información de contacto y cualquier otro detalle y agregarlo como descripción de la tarjeta. Luego, puede usar columnas para anotar cada parte del proceso de contratación. No es un sistema completo de seguimiento de candidatos, pero es mucho mejor que una bandeja de entrada desbordada.

También es la forma en que varios equipos ya están procesando a sus solicitantes. "En el pasado, nos resultaba muy estresante hacer un seguimiento de nuestras aplicaciones entrantes", dice Michael Börner, de la agencia digital Edenspiekermann. "La toma de decisiones sobre las solicitudes está descentralizada en Edenspiekermann, y necesitábamos una forma de enviar las solicitudes a nuestros colegas para obtener la retroalimentación adecuada".

"Ahora, generamos un tablero de Trello para cada publicación de trabajo y definimos un Zap de esa manera", dice Börner. "Estamos enviando el mensaje de la aplicación entrante a una dirección de correo electrónico que divide el correo con sus archivos adjuntos y lo agrega como una tarjeta en el tablero correspondiente. Además, el Zap asigna las personas adecuadas a las tarjetas y, a partir de ahí, lo tomamos Trello. De esta manera ahorramos tiempo y logramos un proceso bien manejado".

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Cree sus propios tableros Kanban

El equipo detrás de la aplicación de marketing por correo electrónico Emma confía en Leankit para monitorear el progreso de las metas más importantes de su equipo. Jessica Crabb, diseñadora de productos en Pivotal Labs, recurre a Trello para programar y registrar la investigación de los usuarios. Brian Cervino, un miembro del equipo de Trello, usa el producto de su empresa para planificar sus comidas, uno de las docenas de usos del tablero kanban destacados por el equipo de Trello.

Las aplicaciones de tablero Kanban se pueden utilizar para proyectos grandes y pequeños, esfuerzos individuales y de equipo, trabajo único o continuo. Estas herramientas ofrecen gran parte de la misma funcionalidad de una aplicación de gestión de proyectos tradicional, o un CRM, un sistema de seguimiento de candidatos o una herramienta de calendario editorial. Solo necesitarás tiempo para hacerlo tuyo.

Cree tableros para sus próximos proyectos, agregue listas y etiquetas que se ajusten a su flujo de trabajo, incluya todas sus tareas y pruébelo. Personaliza hasta que todo se sienta bien. Puede tomar un poco de tiempo, pero una vez que tenga el título de su tablero, los nombres de la lista y los formatos de las tarjetas en su lugar, estará listo para abordar su primera tarea. Y antes de que se dé cuenta, estará creando más tableros kanban para sus próximas tareas.

Créditos de imagen: Foto de fábrica de Toyota por Toyota UK a través de Flickr.