Guía de formularios de Google: cómo usar los formularios de Google

Los formularios se encuentran entre las herramientas más versátiles de Internet. Ya sea que necesite un formulario de contacto o una página de pago, una encuesta o un directorio de estudiantes, todo lo que necesita es un formulario para recopilar fácilmente esa información. Con Google Forms, solo toma unos minutos crear uno gratis.

Formularios de Google, junto con Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones, es parte del conjunto de herramientas de aplicaciones en línea de Google para ayudarlo a hacer más en su navegador de forma gratuita. Es fácil de usar y una de las formas más sencillas de guardar datos directamente en una hoja de cálculo, y es el mejor compañero de las hojas de cálculo de Google Sheets.

Cuando necesite recopilar datos para sus hojas de cálculo, un formulario es su mejor amigo. En este capítulo, analicemos en profundidad las funciones, las herramientas ocultas y los complementos de Google Forms para ayudarlo a crear los formularios que necesita en minutos.

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Un recorrido por los formularios de Google

Google Forms comenzó su vida como una característica de Google Sheets en 2008, dos años después del lanzamiento original de Sheets. Puede agregar un formulario a una hoja de cálculo, formatearlo en una hoja separada y ver las respuestas de su formulario en otra hoja. Era básico, pero hizo el trabajo.

Google agregó más funciones a Formularios con el tiempo y finalmente lo convirtió en su propia aplicación independiente a principios de 2016. Hoy en día, puede crear y administrar formularios en docs.google.com/forms, con plantillas y acceso rápido a todos sus formularios en un solo lugar. .

Google Forms ahora es una herramienta de formularios con todas las funciones que viene gratis con su cuenta de Google. Puede agregar tipos de preguntas estándar, preguntas de arrastrar y soltar en el orden que desee, personalizar el formulario con temas simples de fotos o colores, y recopilar respuestas en Formularios o guardarlas en una hoja de cálculo de Hojas de cálculo de Google.

Comencemos creando un formulario de contacto rápido para que pueda ver lo fácil que es usarlo.

Creando tu primer formulario de Google

La forma más sencilla de comenzar a crear un formulario es directamente desde la aplicación Formularios de Google. Vaya a docs.google.com/forms, luego elija una plantilla o comience un formulario en blanco.

También hay un enlace a Formularios de Google en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones: haga clic para iniciar un nuevo formulario en blanco. O bien, en Hojas de cálculo de Google, haga clic para iniciar un nuevo formulario en blanco que se vincule automáticamente a esa hoja de cálculo. Esa es la forma más rápida de obtener datos en una hoja de cálculo nueva o existente: abra la hoja de cálculo donde desea los datos, inicie un formulario y las respuestas del formulario se guardarán automáticamente allí sin ningún clic adicional.

El editor de formularios es sencillo. Su formulario ocupa el centro de la pantalla, con espacio para un título y una descripción seguidos de campos de formulario. Haga clic en un campo de formulario para editarlo y agregar una pregunta. Utilice el cuadro desplegable junto al campo para elegir el tipo de campo, como opción múltiple, casillas de verificación, respuesta corta, etc. Google Forms ofrece varias opciones de configuración. La barra de herramientas flotante a la derecha le permite agregar más campos de formulario. En el menú superior derecho, puede cambiar el esquema de color del formulario, obtener una vista previa del formulario, usar el botón para compartir el formulario y acceder a otras opciones adicionales, incluida la instalación de complementos para Formularios. Cambie de la pestaña Preguntas a la pestaña en su editor de formularios para ver las respuestas actuales a su formulario y vincularlo a una hoja de cálculo.

Todo lo que necesita hacer es agregar sus preguntas y enviar el formulario, así que veamos las opciones del formulario y lo que puede hacer con cada una.

Opciones de campo de formularios de Google

Google Forms incluye 12 tipos de campos: 9 tipos de preguntas, junto con campos de texto, foto y video. Simplemente haga clic en el ícono + en la barra lateral derecha para agregar una nueva pregunta, o haga clic en los íconos de texto, foto o video para agregar medios a su formulario.

Cada campo incluye un botón de copia para duplicar el campo, para una forma sencilla de agregar preguntas similares a su formulario. También hay un botón de eliminación, opciones para hacer que el campo sea obligatorio y un menú con opciones adicionales en el lado derecho. Puede cambiar los tipos de preguntas en cualquier momento, aunque tenga en cuenta que la configuración de su campo y las preguntas se restablecerán si cambia de opción múltiple, casilla de verificación o menú a cualquiera de los otros tipos de preguntas. Y, para completar rápidamente las preguntas en los campos, simplemente presione Intro para comenzar a agregar otra.

Consejo rapido: Eliminar accidentalmente un elemento de formulario

Esto es lo que ofrece cada tipo de campo:

Título y descripción: Los campos de título y descripción se agregan automáticamente a cada formulario y campo, aunque la descripción está oculta de forma predeterminada en la mayoría de los campos, y puede agregar un bloque de título adicional en cualquier lugar con el tt botón. Puede dejar el título y la descripción en blanco en las preguntas, pero debe completar el título del formulario principal.

La descripción no incluye opciones de formato, aunque puede incluir enlaces (en formato abreviado, como zapier.como como el estilo de longitud completa como https://zapier.com/), y los lectores de formularios pueden hacer clic en ellos para ver su sitio o material relacionado.

Respuesta corta: este campo es perfecto para solicitar pequeños fragmentos de texto: nombres, direcciones de correo electrónico, valores y más. Obtiene una línea de texto para responder la pregunta, aunque sus usuarios podrían ingresar todo el texto que deseen.

Para asegurarse de obtener las respuestas que necesita, este campo incluye validaciones de datos de números, texto, longitud y expresiones regulares. Las validaciones de números lo ayudan a buscar rangos de valores, mientras que las validaciones de texto son perfectas para buscar direcciones de correo electrónico o enlaces.

Párrafo: Al igual que el campo de respuesta corta, este es un campo para texto—texto de formato largo. La longitud y la expresión regular son las únicas validaciones de datos disponibles aquí, así que utilícelas solo cuando desee comentarios detallados o notas más largas en la respuesta.

Opción multiple: el campo predeterminado para nuevas preguntas en un formulario de Google, la opción múltiple le permite enumerar opciones y hacer que los usuarios seleccionen una. Luego puede hacer que el formulario salte a otra sección según la respuesta o mezclar las opciones de respuesta para evitar sesgos.

Casillas de verificación: similar a la opción múltiple, este campo le permite enumerar las respuestas y hacer que los usuarios seleccionen todas las que deseen. También incluye validación de datos para requerir que los usuarios seleccionen un número específico de opciones. Sin embargo, no incluye saltos de sección.

Desplegable: ¿Quieres todas las opciones de respuesta en un menú? Este campo es para ti. Es exactamente igual que el campo de opción múltiple, con las mismas opciones de salto de sección y reproducción aleatoria, solo que esta vez las respuestas están en un menú. Esto es útil para mantener su formulario compacto cuando hay muchas opciones de respuesta.

Escala lineal: el campo para permitir que las personas seleccionen un número en un rango, la escala lineal le permite establecer una escala de 0 o 1 a 2-10 con etiquetas para las opciones más bajas y más altas. Y sí, los emoji también funcionan para las etiquetas.

Cuadrícula de opción múltiple: este es quizás el campo más confuso, ya que los campos se muestran en una lista en lugar de en la cuadrícula, como les aparecerá a los lectores. Básicamente, agregará preguntas como filas y opciones sobre ellas como columnas.

Puede incluir tantas filas y columnas como desee, aunque tenga en cuenta que los lectores tendrán que desplazarse hacia la derecha para ver más de 6 columnas en los navegadores de escritorio o solo 3 columnas en los dispositivos móviles. Es posible que desee mantener abierta la vista previa del formulario mientras configura las preguntas de la cuadrícula: simplemente toque el ícono del ojo en la esquina superior derecha y actualice esa página para ver sus cambios.

Además, además de la opción estándar para solicitar respuestas, la cuadrícula le permite solicitar una respuesta por fila y también puede limitar a los usuarios a una sola respuesta por columna.

Fecha: ¿Desea solicitar una fecha u hora específica, tal vez para programar un evento o registrar una actividad? El campo de fecha es el que desea seleccionar. Puede solicitar la fecha y el mes y, opcionalmente, también el año y la hora.

Tenga en cuenta que el formato de fecha se mostrará en el formato predeterminado para su ubicación. Si su cuenta de Google está configurada en inglés de EE. UU., las fechas tendrán el formato MM/DD/AAAA; Las cuentas en inglés del Reino Unido, por otro lado, mostrarán las fechas como DD/MM/YYYY. Sus usuarios verán las opciones de fecha en el formato de fecha de la configuración regional, a menos que hayan iniciado sesión en su cuenta de Google, así que asegúrese de tenerlo en cuenta. al crear formularios.

Hora: Time le permite solicitar un período de tiempo en horas, minutos y (opcionalmente) segundos, para registrar cuánto tiempo tomó una actividad.

Imagen: Google Forms te permite cargar una imagen, insertar una desde un enlace o Google Drive, o tomar una foto desde tu propia cámara web (siempre que tengas Flash instalado). O bien, puede buscar fotos en Google Images, incluidas fotos de stock libres de derechos de autor e imágenes de LIFE que tienen licencia para usar dentro de Google Drive.

Video: Google Forms solo admite videos de YouTube, que puede agregar a través de una búsqueda o con un enlace.

Ya sea que haya agregado imágenes o videos, la entrada de su formulario tendrá el título y la descripción estándar, junto con opciones para cambiar el tamaño y mostrar el video o la imagen centrado, alineado a la izquierda o a la derecha.

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Con las preguntas fuera del camino, reunámoslas y hagamos un formulario completo con secciones y lógica para dirigir a los usuarios a las preguntas correctas.

Secciones de formulario y lógica

Los formularios de contacto simples solo necesitan unos pocos campos, pero las encuestas más largas pueden volverse abrumadoras rápidamente con docenas de preguntas en una página. Ahí es donde las secciones son útiles: le permiten dividir su formulario en partes para responder un conjunto de preguntas a la vez.

Simplemente haga clic en el último botón de la barra de herramientas derecha para agregar una sección debajo de la pregunta actual. Cada sección incluye su propio título y descripción, junto con un botón de flecha en la parte superior para mostrar u ocultar preguntas y mantener ordenado el editor de formularios.

Puede arrastrar y soltar preguntas entre secciones, pero no puede reorganizar secciones completas. En su lugar, podría mover las preguntas y luego eliminar esa sección. O, si desea reutilizar una sección, simplemente haga clic en el menú de la sección y seleccione otra copia de esas preguntas.

Esa es una manera perfecta de comenzar un formulario con saltos lógicos. Supongamos que desea hacer preguntas de seguimiento a un encuestado en función de su respuesta, tal vez para preguntar qué carne quiere un asistente al evento, pero solo si no es vegetariano.

Simplemente agregue secciones con las preguntas opcionales y luego agregue un salto de sección a las preguntas individuales de opción múltiple, casilla de verificación o menú, o a la sección misma. Asegúrese de pensar también a dónde se envían las personas que ven esas preguntas, tal vez con preguntas alternativas en una sección separada. O puede enviarlos directamente al final del formulario para enviar sus respuestas, si no hay nada más que preguntar.

Sea creativo: las secciones y los saltos del formulario le permiten convertir su formulario en una miniaplicación, y pueden ser una excelente manera de condensar encuestas detalladas en solo las preguntas más importantes para cada persona.

Crear un cuestionario

Otra forma de hacer un formulario interactivo es con el modo Quiz de Google Forms. Dentro de la configuración de tu formulario, encontrarás una pestaña. Seleccione y luego elija si desea mostrar los resultados inmediatamente después de enviar el formulario o más tarde una vez que revise las respuestas. Si elige lo último, su formulario deberá solicitar a los encuestados que inicien sesión con su cuenta de Google.

A continuación, puede optar por mostrar las respuestas perdidas y correctas, así como un valor para cada opción si lo desea.

Con eso habilitado, verá un nuevo botón en la parte inferior izquierda de cada pregunta. Haga clic en él, luego seleccione la respuesta correcta para la pregunta. Opcionalmente, puede agregar comentarios de respuesta tanto para respuestas correctas como incorrectas, con un enlace para que los encuestados vean más información si lo desea.

Diseña tu formulario

Hay un lugar donde no tienes muchas opciones: el diseño de tu formulario. Los formularios de Google incluyen una imagen o un color de encabezado, junto con un color de acento más claro como fondo. De forma predeterminada, los formularios nuevos vienen en color púrpura, mientras que los formularios de plantilla suelen incluir una imagen.

Haz clic en el ícono de la paleta de colores en la parte superior derecha para modificar tu diseño, aunque sea un poco. Puede elegir entre 15 colores, cada uno un color más oscuro para el encabezado con un tono de fondo complementario.

Haga clic en el ícono de la foto para seleccionar una foto o un dibujo estilo Doodle de Google de la biblioteca de Google como foto de encabezado de su formulario. O seleccione una de sus fotos de Google Drive o cargue una nueva y recórtela para que quepa como encabezado de formulario. Los formularios seleccionarán automáticamente un color de fondo que coincida con su foto.

Algunas de las imágenes de encabezado incluidas son GIF animados con velas encendidas, bolas en movimiento y más. Desafortunadamente, si los agrega a su formulario, aparecen como una imagen fija estándar. Quizás en el futuro Google Forms obtenga soporte para GIF; por ahora, las imágenes y los colores son las únicas opciones de diseño en Forms.

Almacenar respuestas de formulario en una hoja de cálculo

Una vez que haya creado el formulario, no necesita hacer nada adicional para almacenar las respuestas de los encuestados en Formularios de Google. De forma predeterminada, guardará cada respuesta en la pestaña, mostrando gráficos de resumen y listas de respuestas. Una vista de respuesta individual muestra el formulario en vivo junto con los resultados de cada encuestado.

Eso es genial para resultados rápidos de formularios, pero para obtener más herramientas para analizar respuestas, puede vincular su formulario a una hoja de cálculo de Hojas de cálculo de Google. Simplemente haga clic en el ícono verde Hojas en la pestaña Respuestas o haga clic en el menú, luego cree una nueva hoja de cálculo o seleccione una existente para almacenar las respuestas.

Una gran cosa acerca de guardar las entradas de Formularios de Google en una hoja de cálculo de Hojas de cálculo de Google: es . Cambie los nombres de los campos de su formulario y se actualizarán automáticamente en su hoja de cálculo. Obtenga una nueva entrada y aparecerá en la hoja de cálculo tan pronto como su destinatario haga clic en .

Google Forms siempre guarda una copia completa de todos los datos de su formulario, por lo que si elimina algo accidentalmente de su hoja de cálculo, no se preocupe. Simplemente abra la configuración de respuesta de su formulario y desvincúlelo de su hoja de cálculo, o haga clic dentro de su hoja de cálculo. Luego, vuelva a conectar el formulario a su hoja de cálculo y Google Forms agregará todos los datos del formulario nuevamente a una nueva hoja.

Con los datos de su formulario en la hoja de cálculo, puede usar las fórmulas de Google Sheets para calcular valores o hacer gráficos personalizados para visualizar sus datos. Agregue formato condicional a la hoja de cálculo y podrá ver patrones en las respuestas de su formulario de un vistazo.

Hay otro extra útil con Sheets: notificaciones. Formularios de Google de forma predeterminada puede enviarle un correo electrónico cada vez que se complete el formulario, pero haga clic en las hojas de Google para obtener opciones más detalladas. Allí, puede optar por recibir un correo electrónico solo una vez al día con un resumen de todas las respuestas o cada vez que se realicen cambios en una entrada del formulario.

Comparta su formulario

Ha creado un formulario y ahora es el momento de compartirlo con el mundo y obtener respuestas a sus preguntas. O tal vez desee obtener comentarios de su equipo sobre su formulario. De cualquier manera, esto es lo que debe hacer en Google Forms.

Colaborar en formularios

Una de las mejores características de Google Forms es que puede compartir el formulario principal con otras personas para que lo ayuden a crear y editar el formulario. Las mismas funciones para compartir que esperaría en Documentos y Hojas de cálculo de Google se incluyen en Formularios.

Simplemente abra el menú Formularios y seleccione , luego ingrese las direcciones de correo electrónico de los colaboradores individuales. O haga clic en el enlace para que el formulario sea público en la web o solo dentro de su organización.

Configuración de uso compartido de formularios

Una vez que su formulario esté terminado, asegúrese de verificar la configuración del formulario antes de compartirlo con el mundo. Haga clic en el ícono de ajustes para abrir la configuración, donde puede agregar una página de confirmación a su formulario. Esto funciona igual que el campo de descripción del formulario sin formato pero con soporte para enlaces.

También puede elegir compartir el formulario solo dentro de su organización o públicamente con cualquier persona que tenga el enlace. También hay opciones para recopilar su nombre de usuario (su dirección de correo electrónico de Google Apps) o solo permitir una respuesta (que requiere que los encuestados inicien sesión en su cuenta de Google).

En las opciones de respuesta, puede permitir que los usuarios envíen otra respuesta, editen sus respuestas o vean un resumen de todas las respuestas. También puede hacer que Google muestre una barra de progreso según la cantidad de secciones completadas o cambiar el orden de las preguntas.

Hay una cosa más a tener en cuenta: el idioma. Google mostrará la interfaz del formulario en el idioma predeterminado para la ubicación de sus destinatarios. Si sus lectores están en Japón, por ejemplo, y sus preguntas de formulario están en inglés, el texto de la interfaz de usuario le gustará y estará en japonés mientras que sus preguntas están en inglés. Si eso es un problema, puede agregar una nota al comienzo de su formulario para recordar a las personas que configuren su idioma de Google desde google.com primero.

Comparta formularios terminados en línea

¿Listo para obtener respuestas a su formulario? Simplemente haga clic en el botón en la parte superior derecha para compartir el formulario por correo electrónico o redes sociales, copie un enlace al formulario u obtenga un código de inserción para agregarlo a su sitio.

Con el enlace, puede copiar un enlace completo u obtener uno acortado goo.gl/forms/ enlace para compartir más fácilmente en las redes sociales. La opción de inserción incluye opciones de ancho y alto para ajustar el formulario dentro del diseño de su sitio.

Compartir el formulario por correo electrónico incluye una opción adicional: incluir el formulario en el correo electrónico. Esto copia sus opciones de formulario reales en el correo electrónico, y si su destinatario usa Gmail, puede completar el formulario dentro de su bandeja de entrada de Gmail, hacer clic y enviar su respuesta sin ver su formulario real. Sin embargo, eso solo funciona en Gmail: Apple Mail muestra los campos del formulario pero no envía las respuestas a Google Forms, mientras que Outlook.com ni siquiera puede abrir el formulario, por lo que es posible que desee incluir una nota con su formulario para no -Usuarios de Gmail.

Compartir formulario prellenado

¿Quiere recibir comentarios con un formulario parcialmente completado? Tal vez un contacto haga clic en un botón en su sitio que dice que no le gusta un producto, por lo que desea que el formulario de encuesta lo refleje automáticamente. O tal vez tiene un formulario que debe completarse con información similar cada semana y no desea volver a escribirlo.

Para casos como estos, haga clic en la opción en el menú Formularios, luego complete las opciones que desee en el formulario. Haga clic al final y Google le dará un enlace único para compartir esa copia del formulario con las respuestas precargadas.

Compartir formulario en papel o PDF

¿Necesita recopilar respuestas sin conexión? Google Forms también puede ayudar con eso. Simplemente haga clic en el menú de Formularios y Formularios de Google hará una copia de estilo de boleta de su formulario que puede imprimir o guardar como PDF.

Las cuadrículas y las opciones de opción múltiple muestran botones de pastillas para completar, mientras que los campos de texto incluyen líneas en blanco para las respuestas. Una vez que los encuestados hayan completado sus formularios en papel, simplemente escriba sus respuestas en su hoja de cálculo de Hojas de cálculo de Google para guardarlas junto con sus otras entradas de formulario.

Complementos de formularios de Google

Google Forms es excelente por sí solo, pero es probable que aún le falten algunas funciones que desea. Los complementos de formularios le permiten agregar características adicionales a sus formularios, obtener notificaciones personalizadas, convertir sus formularios completos en documentos y más.

Hay una biblioteca completa de complementos escondidos en el menú de Google Forms. Simplemente haga clic en el menú, haga clic en , luego busque un complemento que desee instalar. Luego obtendrá un nuevo ícono de pieza de rompecabezas en Google Forms, con un menú que enumera cada uno de sus complementos.

La mayoría de los complementos de Google Forms se ejecutan en una ventana emergente en el lado inferior derecho de su editor de formularios, y también pueden incluir un panel de opciones que se abre en el centro de su editor. Para abrir un complemento, simplemente selecciónelo en el menú de complementos, administre su configuración desde su ventana emergente de complemento y luego se ejecutará en segundo plano automáticamente. No hay una opción de menú para administrar o eliminar complementos; en su lugar, simplemente abra el panel Complementos nuevamente, busque el complemento que desea eliminar, haga clic en el botón verde y luego seleccione en su menú.

Estos son algunos de los mejores complementos de Forms para comenzar:

• ¿Todas las preguntas son obligatorias? agrega un interruptor simple para hacer que todas las preguntas sean obligatorias, o no, con un solo clic.

• Echale un vistazo le permite ingresar o retirar elementos con un formulario, esencialmente reorganizando los datos de una categoría a otra en una hoja de cálculo. Es una excelente herramienta para administrar el inventario o los elementos compartidos, o podría usarse de manera creativa para, por ejemplo, aprobar tareas o realizar otros trabajos en los que necesite mover elementos entre dos categorías.

• Eliminador de elección 2 elimina las opciones de las preguntas de opción múltiple, lista o casilla de verificación si ya se han seleccionado. Es una excelente manera de, por ejemplo, crear un formulario de registro en el que los encuestados puedan seleccionar un día o un formulario de pedido para artículos en cantidad limitada.

• Director de datos agrega respuestas de formulario a hojas alternativas y envía notificaciones por correo electrónico según las condiciones. Puede usarlo para ordenar automáticamente todas las entradas similares en diferentes hojas.

• docAppender agrega los resultados de su formulario al final de un documento de Google Docs en lugar de una hoja de cálculo. Cada respuesta se puede agregar a documentos únicos en función de las preguntas del formulario, o cada una se puede agregar al mismo documento.

• limitador de formulario limita la cantidad de veces que se puede responder su formulario. Puede buscar una cantidad de respuestas, una fecha y hora, o un valor establecido en su hoja de cálculo de resultados, y luego deshabilitará su formulario una vez que se haya activado.

• Notificaciones de formulario le envía notificaciones personalizadas por correo electrónico y, opcionalmente, para formar a los encuestados con detalles sobre los resultados del formulario y un mensaje de agradecimiento.

• Editor de formularios crea documentos de plantilla de Google Docs, archivos PDF u hojas de cálculo únicas para cada entrada y luego los comparte por correo electrónico.

• Exportación de campos de formulario convierte sus campos de formularios de Google en datos JSON para importar a otras aplicaciones de formularios.

• guardabosques rellena previamente las opciones en preguntas de opción múltiple o de casilla de verificación de una tabla en una hoja de cálculo. Eso le brinda una manera fácil de agregar preguntas sobre los datos que ya ha guardado en una hoja de cálculo.

• formularioReciclador importa preguntas de otros formularios para reutilizarlas rápidamente sin copiar todo el formulario.

• g (matemáticas) agrega gráficos y funciones a los formularios. Escriba su fórmula en formato LaTeX, o agregue una función al gráfico, luego insértela como una imagen en su formulario.

O, si está almacenando los datos de su formulario en una hoja de cálculo de Google Sheets, hay una gran cantidad de complementos de Sheets para hacer más con sus datos, que veremos en el capítulo 6.

Cree complementos con Google Apps Script

¿Necesita recibir archivos en un formulario de Google? No hay un complemento para eso, pero puede usar Google Apps Script para aceptar archivos en un formulario secundario y agregarlos a Google Drive. Esa es solo una de las muchas cosas que puede hacer con Google Apps Script, el lenguaje de secuencias de comandos para crear macros y complementos en las aplicaciones de Google, en el que nos sumergiremos en el capítulo 7 de este libro.

Apps Scripts le permite agregar opciones de formulario, enviar notificaciones y más con solo unas pocas líneas de código Javascript. Puede encontrar Google Apps Scripts en línea o aprender a crear uno propio utilizando los tutoriales de Google para crear complementos de Formularios.

Integre formularios de Google con MailChimp, Salesforce, Trello y más

Otra forma de hacer más con sus formularios es con las integraciones de Zapier. Con conexiones a miles de aplicaciones, Zapier puede guardar los datos de su formulario en otras aplicaciones, enviarle notificaciones personalizadas y colocar formularios en el centro de sus flujos de trabajo.

Solo hay un inconveniente: sus formularios deben estar conectados a una hoja de cálculo de Hojas de cálculo de Google para que funcionen con Zapier. Solo asegúrese de que las entradas de su formulario se guarden en una hoja de cálculo, luego conéctelo a Zapier y cree los flujos de trabajo personalizados que necesita para realizar el trabajo directamente desde los formularios.

Aquí hay algunas integraciones populares para comenzar:

Reciba una notificación cuando se llene su formulario Fuera

¿Quiere recibir una notificación cada vez que se complete su formulario o cuando se agreguen entradas específicas a su formulario? Zapier puede enviarte notificaciones por correo electrónico personalizadas con filtros que buscan el texto que deseas. O puede enviar las notificaciones a Slack, SMS o cualquier otra herramienta de comunicación que desee.

Guarde las entradas del formulario en una base de datos o una hoja de cálculo de su elección

Para una forma más personalizable de guardar los datos de su formulario, Zapier puede enrutar las entradas de su formulario a varias hojas de cálculo en cualquier hoja de cálculo o aplicación de base de datos que desee. Con sus datos ordenados automáticamente, podrá trabajar con su formulario aún más rápido.

Guardar nuevos contactos en su CRM

Asegúrese de que siempre pueda ponerse en contacto con las personas que completan sus formularios ingresando su información de contacto en su libreta de direcciones o en la aplicación de administración de relaciones con los clientes (CRM). Zapier puede agregar nuevos contactos a su CRM, guardar una nota con información sobre lo que escribieron en el formulario e incluso actualizar los contactos existentes para iniciar sesión cada vez que completan uno de sus formularios.

Haga crecer su lista de boletines por correo electrónico

Utilice su formulario para ampliar sus esfuerzos de marketing y mantenerse en contacto con sus fans. Simplemente conéctelo a su aplicación de boletín de correo electrónico y agregue a todos los que completen el formulario a su lista de boletín de correo electrónico. O, si desea agregarlos a otra lista, puede usar Zapier para eliminarlos de una lista y luego agregarlos a otra.

Convierta las entradas de formulario en tareas y proyectos

Su equipo tiene cosas que hacer, y un formulario puede ser una parte integral de su flujo de trabajo cuando se conecta a su lista de tareas o aplicación de gestión de proyectos. Luego, Zapier puede iniciar nuevos proyectos, agregar tareas y eventos, y asegurarse de que todo esté en su lugar para realizar su trabajo.

Crear documentos a partir de entradas de formulario

Para documentos más personalizados, las herramientas de plantilla como WebMerge pueden tomar los datos de su formulario, crear documentos PDF a partir de plantillas y guardarlos o enviarlos donde desee. O bien, puede crear archivos de texto a partir de entradas de formulario para copias individuales de cada registro.

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Ya sea que necesite hacer una encuesta simple o desee una encuesta dinámica con preguntas personalizadas para diferentes tipos de respuesta, Google Forms tiene las herramientas esenciales que necesita. No es el generador de formularios más poderoso o personalizable. En cambio, es increíblemente fácil de usar, directamente desde su cuenta de Google.

Y gracias a su profunda integración con Hojas de cálculo de Google, y una gran cantidad de complementos, puede ser una herramienta poderosa para recopilar datos y extraerlos para obtener información sin salir de Google Apps.

La próxima vez que necesite un nuevo formulario o encuesta, pruebe Google Forms. Con estos consejos y trucos, puede que sea la herramienta de formulario útil que siempre ha necesitado.