Por qué las Hojas de cálculo de Google deberían ser su lista de tareas pendientes

Utilizo Google Sheets como mi lista de tareas pendientes.

Se siente bien sacar eso de mi pecho. He intentado innumerables aplicaciones de listas de tareas: Trello, Recordatorios, Todoist, Asana, y la lista continúa, y la única que no me ha decepcionado o, lo que es peor, me ha abrumado es Google Tasks. Y eso funciona para las cosas personales: es suficiente para recordarme lavar la ropa, llamar a mi dentista o programar una cita con el veterinario para mi cachorro. Pero en el trabajo, no será suficiente. No es lo suficientemente personalizable y no hay suficientes campos distintos para tareas de trabajo inevitablemente complejas. Google Sheets corrige eso.

No, no es una aplicación de lista de tareas pendientes, pero por eso me encanta. Es una aplicación que ya uso. Es extremadamente personalizable. Y requiere muchos menos clics que la mayoría de las otras opciones. Y seamos sinceros: nadie tiene tiempo para hacer clics adicionales; usted solo quiere hacer el trabajo, no administrar el trabajo que necesita hacer.

A continuación, le indicamos cómo utilizar una hoja de cálculo como lista de tareas pendientes.

Plantilla de lista de tareas pendientes de Google Sheets

Realmente, todo lo que necesita para comenzar a usar Google Sheets como su lista de tareas pendientes es hacer una copia de esta plantilla. Está lejos de ser un sistema avanzado, y tengo algunas notas sobre cómo personalizarlo y adaptarlo. Entonces, si desea tomar el asunto en sus propias manos, puede detenerse aquí y hacer suya la hoja. Pero para un recorrido, sigue leyendo.

La configuración básica

Cuando se trata de tareas laborales, generalmente hay dos cosas críticas de las que debe realizar un seguimiento: qué hacer y cuándo hacerlo, y luego … otras cosas. Entonces esas son las tres columnas principales que verá en la hoja de cálculo:

• Día y hora

• Tareas

• Otras cosas: notas / enlaces

Por supuesto, siempre puede personalizar esas columnas o agregar nuevas.

Por ejemplo, aunque programo mis semanas día a día, tal vez no use su lista de tareas pendientes como un horario, por lo que no tendría una columna para.

O tal vez desee agregar algún tipo de etiquetas a su tarea. Simplemente agregue otra columna para la etiqueta. Si es coherente con sus etiquetas, puede ordenar o filtrar su hoja de cálculo por esa columna para agrupar tareas similares. Si no eres consistente, yo no lo soy al 100%, obtienes una flexibilidad total. Sus etiquetas pueden variar de una semana a otra y solo sirven como recordatorios rápidos de lo que hay en su plato.

A veces es beneficioso tener una idea de cuánto tiempo puede llevar una tarea. Puede tener una columna y colocar la cantidad estimada de horas allí. Recomiendo usar incrementos de media hora (es decir, .5, 1, 1.5, etc.) para que no termine luchando contra los marcos de tiempo. Si realiza muchas tareas más pequeñas, puede ir con incrementos de 15 minutos (es decir, .25, .5., .75, etc.). Hacer un seguimiento de su tiempo es particularmente útil si desea asegurarse de tener suficiente tiempo para hacer todo. Resalte esas celdas de la semana y asegúrese de que no sumen más de 40.

Entiende el punto: esto es solo una plantilla, y es suyo para personalizarlo.

El último componente clave es dividir la hoja en semanas. Utilizo una barra gris sólida con las fechas en la columna más a la izquierda para separar visualmente las semanas, y suelo tener alrededor de un mes de semanas listas para colocar tareas. Y luego agrego una sección en la parte inferior para las cosas que son para más adelante: las tareas «eventualmente». De esa manera, todavía puedo hacer un desplazamiento rápido para ver lo que viene, pero mantiene mi atención en el aquí y ahora.

Dar formato a su lista de tareas

La belleza de usar Google Sheets u otra herramienta de hoja de cálculo para su lista de tareas es que tiene muchas opciones de formato. A veces cambio el color de una celda para indicar que es de alta prioridad. Otras veces lo atrevo. Y otras veces solo escribo IMPORTANT en frente de eso. Lo que sea que funcione.

Pero si te gusta ser más consistente, puedes elegir colores para indicar cosas específicas: prioridad, nivel de esfuerzo, tipo de tareas, o cualquier otra cosa que quieras poder ver de un vistazo. Por ejemplo, siempre resalto una fila en azul si voy a estar fuera de la oficina. De esa manera, no programo demasiado la semana. Y resalto una fila en rojo si no es negociable, algo que tengo que hacer el día en que está programado debido a una fecha límite externa.

Y debido a que tiene opciones de formato de texto, que muchas listas de tareas no tienen, puede hacer que su formato sea tan granular como desee. Ponga en negrita ciertos tipos de tareas, ponga otras en cursiva o incluso agregue un borde alrededor de las celdas. Lo que sea que te llame la atención visualmente, hazlo. Incluso puede usar el formato condicional para formatear automáticamente filas que contienen texto específico, como si siempre desea resaltar filas con el nombre de una persona específica, por ejemplo, un cliente importante o su jefe.

El proceso

Cada semana, agregará tareas a medida que surjan. Agregue una fila, coloque la tarea y agregue cualquier otra información o etiquetado que desee. Debido a que mover tareas es tan fácil como arrastrar una fila a una nueva ubicación, puede volver a priorizar fácilmente sin saltar entre vistas o hacer clic doce veces para llegar a donde necesita ir. Aparte de agregar tareas, el proceso es simple.

1. Tache el texto cuando complete la tarea. Puede usar atajos de teclado para hacer esto. En una Mac, es command+shift+X y en una PC, es Alt+Shift+5.

2. Al final de la semana, oculte las filas de la semana anterior para que su semana actual esté siempre en la parte superior. Para hacer esto, resalte las filas que desea ocultar, luego haga clic derecho y seleccione.

Como era de esperar, utilizo Zapier para automatizar mi lista de tareas pendientes. Mi Zap favorito absoluto (nuestra palabra para un flujo de trabajo automatizado entre aplicaciones) es simple: envía cualquier mensaje que guarde en Slack a mi lista de tareas de Google Sheets. Vivimos en Slack en Zapier, por lo que la mayoría de mis tareas provienen de allí o de mi cerebro.

Envío el mensaje a la columna y el enlace al hilo de Slack a la columna. De esa manera, puedo mirar hacia atrás en el hilo si necesito más información cuando sea el momento de completar la tarea.

También tengo Zaps específicos configurados para algunos de mis flujos de trabajo recurrentes de listas de tareas pendientes. Por ejemplo, cada vez que nuestro equipo de Asociaciones solicita contenido, recibo una notificación en Slack con el mismo mensaje. En lugar de copiar eso en mi lista de tareas pendientes cada vez, dejo que Zapier lo haga automáticamente. Mi Zap busca cualquier mensaje de Slack que contenga el texto new partner marketing content request y lo envía instantáneamente a mi lista de tareas pendientes.

Va al final de mi lista de tareas pendientes, y cada vez que tengo tiempo de inactividad, me dirijo a mi lista de tareas pendientes y veo las novedades de Slack, y luego lo arrastro al lugar apropiado.

Por supuesto, si vive en el correo electrónico, puede configurar el mismo sistema: Por ejemplo, puede enviar todos los correos electrónicos con una etiqueta específica a su hoja de cálculo.

Preguntas frecuentes

Recibo muchas preguntas sobre este sistema y, a veces, la respuesta es simplemente «no, no puede hacer eso». Pero mi versión es bastante simple, y hay muchas formas en las que podría complicar —ejem, mejorar— el sistema. Así que aquí hay un puñado de preguntas frecuentes para decidir si la lista de tareas de Google Sheets podría funcionar para usted.

¿No se abarrota?

Si oculta las tareas de las semanas anteriores, suele ser bastante manejable. Pero si siente que su sección «eventualmente» se está volviendo larga o si tiene una categoría completa de elementos que realmente no encajan, siempre puede agregar una nueva hoja de trabajo. Por ejemplo, agregué una hoja de trabajo para mantener una lista de lectura relacionada con el trabajo. Puedo visitar esta hoja de trabajo para encontrar un artículo cada vez que tenga algún tiempo de inactividad.

Incluso puede automatizar esa hoja de trabajo para leer más tarde enviándole todos los artículos nuevos de Pocket.

Tachar es feo. ¿Puedo usar casillas de verificación?

Sí. Para mí, el tachado es una indicación visual más obvia de que se hizo algo, pero marcar una casilla es ciertamente satisfactorio.

Resalte la columna que desea usar como su columna de casilla de verificación y haga clic en. Ahora toda la fila será tuya para que la marques.

¿Qué pasa con los recordatorios para las fechas de vencimiento?

Una vez más, Zapier al rescate. Google Sheets no le enviará recordatorios, aunque puede configurar una fórmula de formato condicional para hacer que una celda cambie de color cuando sea necesario. Pero con Zapier, puede recibir recordatorios de la forma que mejor se adapte a sus necesidades: correo electrónico, SMS, Slack, lo que sea.

Agregue una columna para la fecha de vencimiento, y luego, cada vez que agregue una tarea con una fecha de vencimiento, Zapier la leerá y le notificará el tiempo que desee antes de esa fecha. El evento desencadenante (lo que iniciará este flujo de trabajo o Zap) es agregar la fecha de vencimiento a la hoja de cálculo (Crear fila de hoja de cálculo). Luego, agregará un paso de Retraso (Retrasar hasta) y retrasará la acción hasta la cantidad de tiempo elegida antes de la fecha de vencimiento. Por último, seleccione su aplicación de acción, donde desea recibir una notificación de la próxima tarea, para por ejemplo, correo electrónico o mensaje de texto o Slack, y el mensaje que desea enviarse a sí mismo para recordarle su tarea.

Otra opción: basta con echar un vistazo a su horario una vez al día para ver si se debe.

¿Google Sheets funciona como una aplicación colaborativa para hacer?

Yo diría que es mejor como lista personal de tareas, pero definitivamente puedes compartirla como lo harías con cualquier otra hoja de cálculo y convertirla en una aplicación de equipo. Debido al historial de revisión detallado, no tiene que preocuparse por perder algo porque un compañero de trabajo lo cambió accidentalmente.

¿Alguna hoja de cálculo elegante que puedas hacer con ella?

¡Me alegro de que lo hayas preguntado! Si. Puede crear un gráfico con un clic (usando el icono de gráfico en la barra de herramientas). Obtendrá algún tipo de análisis predeterminado de sus datos y podrá jugar con el rango y otros factores para crear un buen gráfico de, por ejemplo, qué días tienden a tener más tareas.

Alternativamente, puede usar la función Explorar para hacer a Google Sheets cualquier cantidad de preguntas sobre su lista de tareas pendientes. Le dará sugerencias como «Tarea más frecuente» o «¿Qué porcentaje de etiqueta es [tag name]»y así sucesivamente. Esto puede darle una idea de en qué está trabajando más y cómo está gastando su tiempo, lo que puede ayudarlo a planificar sus días laborales de manera más productiva.

No hay vergüenza en ir a la vieja escuela con tu lista de cosas por hacer. Aquí en Zapier, tenemos personas que usan correo electrónico, archivos .txt e incluso lápiz y papel (¡el horror!). Entonces, si no puede encontrar una aplicación de lista de tareas que satisfaga todas sus necesidades, pruebe Google Sheets durante una semana y vea si funciona.