Olvídese de las carpetas: las mejores formas de organizar sus archivos con etiquetas y rótulos

Tratar de encontrar archivos antiguos es como intentar retroceder en el tiempo y leer tu propia mente. piensas, antes de pasar una frustrante media hora rebuscando en carpetas y carpetas de diversas imágenes.

Las etiquetas (o en algunas aplicaciones) pueden eliminar estos exasperantes y lentos ejercicios mentales. Con un par de etiquetas, puede categorizar y etiquetar archivos instantáneamente para búsquedas sin problemas en el futuro y luego encontrar todos esos archivos fácilmente sin importar dónde los guarde.

Exploremos por qué el etiquetado es tan útil y cómo configurar su propio sistema de etiquetado. Luego, profundizaremos en cómo etiquetar sus correos electrónicos, fotos, notas y archivos, y veremos los beneficios de usar etiquetas junto con las carpetas.

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Introducción al etiquetado

Las etiquetas son palabras clave que asigna a los archivos. Piense en ellos como características de una persona: al igual que describiría a alguien como «alto», «divertido», «morena», etc., etiquetaría un archivo como «importante», «información fiscal», «simplemente por diversión «o» trabajo «.

Pero, ¿por qué usar etiquetas cuando solo podrías usar carpetas?

Un archivo solo puede estar en una carpeta a la vez, pero puede tener un número ilimitado de etiquetas. Supongamos que ha elaborado un resumen del proyecto para un cliente y desea guardarlo en la carpeta del proyecto específico en la carpeta principal del cliente. Con las carpetas, tendría que elegir una carpeta o duplicar el archivo, lo que podría causar problemas. Las etiquetas, por otro lado, son perfectas para agregar datos de categorías como esta, ya que puede agregar tantas etiquetas como desee a un archivo. Puede etiquetar el documento con el nombre del proyecto y el nombre del cliente, luego guardar el archivo solo en la carpeta del proyecto.

Las etiquetas son la forma más sencilla de agregar datos a archivos sin tener que lidiar con interminables capas de carpetas. Quizás sean su herramienta más flexible para organizar sus archivos.

Etiquetado de prácticas recomendadas

Por supuesto, la flexibilidad y la naturaleza ilimitada de las etiquetas pueden ser peligrosas. Es fácil dedicar quince minutos adicionales a agregar un montón de etiquetas cada vez que guarda un archivo nuevo, y también es fácil crear tantas etiquetas diferentes que se olvida por completo de las que ha utilizado.

Cómo establecer un sistema de etiquetas

Afortunadamente, puede evitar estos problemas estableciendo un sistema. Tu primer paso: Descubra sus etiquetas de alto nivel. Estos tipos de etiquetas dividen su contenido en las categorías más generales posibles, lo que generalmente significa por tipo. Ejemplos:

• Una librería crea espacios separados para libros según su género: misterio, romance, ficción histórica, etc.

• Si está creando un sistema de etiquetas para sus hojas de cálculo, sus etiquetas de alto nivel pueden ser «presupuesto», «programación», «estimación», «factura» y «diagramas de Gantt».

• Si está creando un sistema para documentos, puede agregar etiquetas para «informes», «publicaciones de blog», «cartas», etc.

También considere crear etiquetas para el estado de sus archivos. Etiqueto (o etiqueto) mis correos electrónicos como «Responder», «Listo», «Pendiente» e «Ignorar», por ejemplo. Poder ordenar mi bandeja de entrada en estas categorías me ayuda a estar al tanto de las cosas.

Haga que sus etiquetas sean consistentes

Esfuércese por mantener la coherencia con sus etiquetas. Por ejemplo, ¿utilizará términos en singular o plural («informe» versus «informes»)? ¿Qué tipo de palabra utilizará: sustantivos, adjetivos, verbos o una combinación de los tres? ¿Va a poner las etiquetas en mayúscula o dejarlas en minúsculas? ¿Incorporarás símbolos y personajes? Cuanto más estandarizado esté su sistema, más fácil será encontrar archivos.

Como regla general, mantenga sus etiquetas en dos palabras o menos. Si se encuentra superando ese límite, puede tener más sentido crear dos etiquetas independientes; por ejemplo, en lugar de etiquetar algo como «informe de gastos del primer trimestre», podría etiquetarlo como «informe de gastos del primer trimestre» e «informe de gastos».

Una vez que haya creado más de 10 etiquetas, es una buena idea crear una lista maestra. Utilizo una nota de Evernote para realizar un seguimiento de todas mis etiquetas. Esta lista me ayuda a refrescar la memoria si alguna vez olvido una etiqueta; además, puedo revisarlo periódicamente para encontrar y eliminar etiquetas que no necesitaba.

Usar etiquetas con carpetas

No todo el mundo es fanático del uso de etiquetas. Tiago Forte, fundador de la firma de capacitación en productividad Forte Labs, explica: «Cuando confía en gran medida en las etiquetas, debe recordar perfectamente cada una de las etiquetas que ha usado, y exactamente cómo se deletrea y puntúa».

Además, dice Forte, es mucho más fácil recordar cosas con ubicaciones físicas. Es por eso que debe concentrarse en memorizar un solo número de teléfono, pero puede recordar inmediatamente dónde dejó cientos de artículos en su hogar.

«Las etiquetas nos obligan a pensar en nuestras notas de una manera completamente abstracta», argumenta. Las carpetas, por otro lado, nos permiten «colocar» nuestras notas en una única ubicación física.

Forte definitivamente tiene razón. Etiquetar todos los archivos puede llevar mucho tiempo, especialmente si no puede recordar esas etiquetas cuando las necesita. Si está produciendo una cantidad relativamente pequeña de trabajo, es posible que el uso de etiquetas no sea productivo.

Sin embargo, también hay un caso para un sistema de etiquetas de carpeta.

Cuatro investigadores de la Universidad de Washington estudiaron las carpetas y etiquetas de beneficios comparativos. Según su investigación, es más fácil encontrar archivos usando etiquetas en lugar de carpetas. Además, elegir la carpeta correcta puede requerir más trabajo que elegir etiquetas, porque debe seleccionar la «correcta». Sin embargo, debido a que las carpetas te permiten guardar visualmente tu trabajo, te hacen sentir más organizado.

En última instancia, los investigadores concluyeron que el mejor sistema involucra etiquetas de carpetas. Utilice carpetas como cubos amplios para clasificar sus archivos; luego, use etiquetas para que sean más fáciles de encontrar.

Y buenas noticias: tenemos una guía completa para organizar sus archivos y carpetas.

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Ahora que tiene un sistema de etiquetas, pongámoslo a trabajar. A continuación, le mostramos cómo puede organizar su correo electrónico, fotos, notas y archivos con etiquetas.

Etiquete sus mensajes de correo electrónico

Recibimos muchos correos electrónicos todos los días; de hecho, demasiados. Con tantos mensajes entrando y saliendo de su bandeja de entrada, poder organizarlos rápidamente con etiquetas podría marcar la diferencia entre el orden y el caos.

Gmail introdujo etiquetas (que son etiquetas) para los correos electrónicos cuando se lanzó por primera vez en 2004, y hoy en día sigue siendo líder en etiquetado de correos electrónicos. A continuación, le mostramos cómo utilizar sus herramientas de etiquetas para ordenar sus mensajes.

Cómo etiquetar correos electrónicos en Gmail (Web, iOS, Android)

Para usar etiquetas en Gmail, deberá etiquetar manualmente cada correo electrónico o tomarse un poco más de tiempo para crear filtros para agregarlos. Puede encontrar la opción Etiquetas haciendo clic en el ícono de ajustes, seleccionando «Configuración» y navegando a la pestaña «Etiquetas».

Desplácese hacia abajo y seleccione «Crear nueva etiqueta». Puede elegir cuándo aparece la etiqueta en su lista de etiquetas y bandeja de entrada. Si tiene más de cinco etiquetas, le recomiendo usar la función «mostrar si no ha leído» para que solo aparezcan cuando tenga correos electrónicos sin abrir.

Gmail también te permite codificar por colores las etiquetas para identificarlas de un vistazo. Busque su etiqueta en la barra lateral, coloque el cursor sobre ella y luego haga clic en el pequeño ícono de tres puntos junto a su nombre. Luego seleccione elegir «Color de etiqueta». Puede elegir entre colores preexistentes o incluso crear los suyos propios.

Por supuesto, otros programas de correo electrónico también ofrecen opciones de etiquetado o etiquetado. En Microsoft Outlook, por ejemplo, las etiquetas comunes, llamadas Categorías, ya están configuradas, pero puede editarlas, crear otras nuevas y codificarlas con colores también.

Etiqueta tus fotos

Encontrar una imagen específica puede llevar una eternidad. Primero, debe recordar dónde lo guardó en su computadora. Luego, debes buscar entre miles de fotos antes de encontrar la que estabas buscando. A menos que nombre cada foto, no puede buscar el título de una foto de la misma manera que escribiría el nombre de una hoja de cálculo o presentación, por lo que revisar manualmente sus archivos suele ser su mejor opción.

Las etiquetas hacen que la búsqueda de fotografías sea mucho más rápida. Simplemente etiquete cada uno con su ubicación, asunto, fecha y las personas que aparecen en él, y tendrá cuatro formas diferentes de ubicarlo. Crear sus propias etiquetas le dará aún más opciones.

Encontrará etiquetas en herramientas avanzadas de administración de fotos como Lightroom, pero aquí hay algunas aplicaciones más simples para ayudar a organizar su biblioteca de fotos.

Pixave (Mac)

Cuando guarde varias fotos, probablemente desee aplicar una o más etiquetas a todas. Por ejemplo, si importa 30 imágenes de su última reunión familiar, etiquete los 30 con «reunión familiar», la ubicación y la fecha. Pixave facilita la adición de varias etiquetas a varias imágenes a la vez. Con su etiquetado de arrastrar y soltar, simplemente puede resaltar las etiquetas relevantes y colocarlas en las imágenes coincidentes.

Cuando exporta imágenes, la aplicación guarda sus etiquetas como palabras clave en sus metadatos. Eso significa que no tendrá que pasar por el arduo trabajo de volver a etiquetar las imágenes una vez que las haya movido a otra plataforma.

Y Pixave también importa automáticamente imágenes de una carpeta designada y aplica etiquetas por usted. ¡Habla de conveniencia!

Precio: $ 14.99

Google Fotos (Web, iOS, Android)

Técnicamente, Google Photos es la herramienta anti-etiquetado. No hay forma de agregar etiquetas dentro de la aplicación; lo más cercano que puede obtener es agregar etiquetas a las caras de las personas (por ejemplo, «Daniel» o «Aja»).

Pero Google Photos tiene una búsqueda tan poderosa que sentirás que ya has agregado etiquetas a cada foto. Utiliza la inteligencia artificial de Google para identificar objetos en sus fotos, por lo que puede buscar «sandía» o «deportes acuáticos» y encontrar fotos que contengan cualquiera de ellos en segundos.

Es mágico, y si la búsqueda de todas las aplicaciones funcionara tan bien, no necesitaría tanto etiquetas.

Precio: Libre

Etiquete sus notas

Probablemente tome notas durante todo el día: por la mañana, cuando piensa en una idea al azar; en el metro, cuando anotas una pregunta; en su escritorio, cuando anote sus metas para el día siguiente, y así sucesivamente. Registrar sus pensamientos diversos es útil, pero solo si puede encontrarlos de nuevo más tarde.

Las etiquetas le dan el poder de organizar una vasta red de ideas interconectadas, donde guardar notas en cuadernos individuales no es suficiente. A continuación, le indicamos cómo organizar sus notas con etiquetas.

Evernote (Web, macOS, PC, iOS, Android)

Esta aplicación para computadora portátil quiere ser su memoria digital, albergando todo, desde listas de verificación simples y listas de verificación detalladas hasta imágenes, archivos PDF, documentos y más. Por supuesto, cuanto más contenido recopile, más importantes serán las etiquetas.

Evernote hace que agregar etiquetas sea pan comido. Si usa la extensión web de la aplicación, puede etiquetar archivos mientras los guarda. Para etiquetar una nota actual dentro de la aplicación, haga clic en el pequeño icono de «etiqueta» junto al nombre de su cuaderno.

También es fácil navegar por sus notas por etiqueta. En la barra lateral del menú de la izquierda, haga clic en «Etiquetas» para ver todas sus etiquetas.

Evernote también te permite crear etiquetas anidadas, algo que normalmente no encuentras con etiquetas en otras aplicaciones. Por ejemplo, el ingeniero Thomas Honeyman creó una etiqueta principal para «Proyectos» con tres etiquetas secundarias: «Proyectos artísticos», «Proyectos empresariales» y «Proyectos escolares».

Para crear su propia jerarquía de etiquetas, abra la página «Etiquetas», luego arrastre y suelte la sub-etiqueta en la principal.

Las etiquetas aparecen alfabéticamente de forma predeterminada. Si desea, por ejemplo, que «Tarea de trabajo» aparezca antes de «Lista de compras», use un hashtag, punto o símbolo. Las etiquetas con símbolos no alfanuméricos aparecerán en último lugar.

Precio: Plan básico gratuito para funciones estándar para 2 dispositivos y hasta 60 MB de cargas por mes; desde $ 7.99 / mes plan Premium para dispositivos ilimitados, cargas mensuales de 10GB y funciones como acceso a computadoras portátiles sin conexión; $ 14,99 / usuario / mes para Evernote Business

OneNote (Web, macOS, Windows, iOS, Android)

¿Busca una forma de etiquetar secciones específicas de sus notas, en lugar de todo el documento? OneNote le permite hacer precisamente eso y mucho más. Sus etiquetas de búsqueda facilitan la obtención de todos los fragmentos relacionados de su trabajo. Por ejemplo, puede etiquetar una parte de su nota con la etiqueta «idea» y otra como «por hacer».

Cuando busca una etiqueta en OneNote, la página Resumen de etiquetas le mostrará todas las notas relacionadas y también le dará la opción de agrupar etiquetas.

Precio: Libre

Etiquete sus archivos

Las últimas versiones de macOS y Windows facilitan la adición de etiquetas a casi cualquier cosa.

Mac

Gracias a la función de etiquetado de macOS, puede encontrar cualquier archivo en su Mac en solo tres pasos. Paso uno: presione comando + espacio para abrir Spotlight. Paso dos: ingrese su etiqueta (o etiquetas). Paso tres: revise los resultados para encontrar el archivo correcto.

Pero antes de que puedas convertirte en un maestro de la búsqueda rápida, necesitarás etiquetar tus archivos. Es fácil agregar etiquetas mientras guarda un archivo: simplemente elija las relevantes en el menú desplegable debajo del nombre del archivo o escriba una nueva etiqueta para agregarlo a la lista.

Si desea etiquetar un archivo que ya ha guardado, búsquelo en la ventana del Finder, haga clic con el botón derecho y seleccione «Etiquetas». Podrá agregar etiquetas existentes o crear nuevas.

De forma predeterminada, las etiquetas de color integradas se muestran en el menú de la barra lateral. Sin embargo, probablemente desee personalizar esta sección para que muestre las etiquetas más importantes o utilizadas con más frecuencia. Para hacerlo, abra el Finder, haga clic en «Preferencias» y seleccione «Etiquetas», luego arrastre y suelte las etiquetas en el orden que desee. También puede cambiar el color de cada etiqueta.

Ventanas

Los usuarios de Windows también pueden aprovechar el poder de las etiquetas. Cuando está guardando tipos de archivos específicos (incluidos documentos de Word, hojas de cálculo de Excel, PowerPoint, fotos, videos y carpetas nuevas) puede agregar etiquetas usando el campo «Etiquetas».

¿Quiere etiquetar un archivo que ya ha guardado? Haga clic en él para abrir sus detalles, luego debería ver la opción para escribir nuevas etiquetas en el campo «Fecha de creación».

Para la mayoría de las personas, estas opciones serán suficientes. Pero si desea etiquetar tipos de archivos no admitidos, como archivos de texto sin formato (.txt) o archivos de formato de texto enriquecido (.rtf), actualice a una aplicación de etiquetado de terceros.

Precio: Libre

Las mejores aplicaciones para etiquetar sus archivos

¿No está satisfecho con el sistema de administración de archivos integrado en su computadora? Afortunadamente, hay muchas aplicaciones de terceros para elegir. Todas estas opciones facilitan la adición, edición y búsqueda de etiquetas.

TagSpaces (Web, macOS, Windows, iOS, Android, Linux)

La mayoría de nosotros adopta un enfoque similar al de una ardilla para nuestros archivos, guardando algunos en Dropbox, algunos en nuestra computadora, algunos en Google Drive, algunos en Evernote, etc. Eso significa que es complicado encontrar archivos incluso con etiquetas; después de todo, antes de poder buscar «currículum vitae» y «trabajos de marketing», primero debe recordar dónde guardó todos los borradores de su currículum.

Ahí es donde entra en juego TagSpaces. Esta aplicación gratuita proporciona búsqueda y etiquetado de archivos multiplataforma, para que pueda organizar todo de la misma manera, independientemente de dónde esté guardado. En otras palabras, si escribe «reanudar» y «trabajos de marketing» en TagSpaces, buscará en todos los archivos que haya guardado para encontrar los que tienen esas etiquetas.

Sin embargo, esa no es la única razón para descargar TagSpaces. También le permite etiquetar archivos de forma masiva, lo cual es útil cuando descarga, por ejemplo, fotos de su hackatón o las presentaciones de una conferencia. Aún mejor, puede crear grupos de etiquetas. Para darle una idea, puede crear un grupo de etiquetas de «equipo de ventas» que contenga etiquetas para cada representante de ventas individual.

Las etiquetas inteligentes también son útiles. Estas etiquetas automáticas sensibles al tiempo le permiten encontrar archivos rápidamente cuando los guardó; por ejemplo, si quisiera localizar un documento que había guardado esta mañana, buscaría con la etiqueta «hoy».

Precio: Libre

Tabbles (Windows)

Pensadores visuales, regocíjense: Tabbles fue diseñado pensando en usted. Cada etiqueta está representada por una burbuja colorida llamada «tabble». Cuando desee colocar un archivo en una pestaña, simplemente arrástrelo y suéltelo. Eso puede sonar un poco como poner un archivo en una carpeta, pero los archivos pueden pertenecer a un número ilimitado de tabbles a la vez.

¿Qué sucede si coloca los mismos tipos de archivos en las mismas tablas una y otra vez? En lugar de hacer un trabajo innecesario, establezca reglas de etiquetado. Puede definir en qué tabbles se alojan los archivos nuevos en función de su nombre, tipo de archivo, contenido o alguna combinación de los anteriores. Como ejemplo, imagine que desea que todos los archivos de Powerpoint con «conferencia de invierno» en su nombre se guarden en las pestañas «Conferencia de invierno» y «Presentaciones de trabajo».

Tabbles es gratuito para hasta 5000 archivos. Las opciones de pago ofrecen la posibilidad de guardar un número ilimitado de archivos; además, puede integrarse con servidores de sincronización en la nube y compartir sus etiquetas con sus compañeros de trabajo.

Precio: Gratis para hasta 5,000 archivos; desde 1,5 € / mes para opciones de pago, que incluyen más archivos, uso compartido de etiquetas y sincronización de etiquetas en varios dispositivos

Convierta las etiquetas en acciones

¿Le parece abrumadora la idea de revisar y etiquetar todos y cada uno de los archivos de sus archivos digitales? A mí me pasó, así que decidí empezar de nuevo. Cada archivo nuevo que guardo se etiqueta, pero no me preocupo por los antiguos. Definitivamente recomendaría esta estrategia si ya tiene una biblioteca completa de archivos y no tiene suficiente tiempo para categorizarlos todos.

Si desea llevar su etiquetado al siguiente nivel, cree un flujo de trabajo que envíe la información que etiqueta en una aplicación a otra con Zapier, una herramienta de integración de aplicaciones. Puede enviar automáticamente mensajes desde Gmail con una etiqueta específica (etiqueta) a una nueva tarjeta en Trello, por ejemplo, o crear notas con una etiqueta específica en Evernote desde una de sus otras aplicaciones favoritas.

A continuación, se ofrecen algunas ideas que le ayudarán a empezar a convertir etiquetas en acciones:

Organizar correos electrónicos y contactos

Guardar artículos etiquetados

Compartir publicaciones etiquetadas

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¡Feliz etiquetado!