Las 7 mejores aplicaciones de seguimiento de gastos para viajes de negocios más inteligentes

Los informes de gastos no son divertidos. Revisar manualmente los recibos en papel y luego ingresar cada transacción del mes anterior es estresante, otra cosa para la que no tiene tiempo al final del mes.

No tiene por qué ser tan difícil. Puede tomar fotos de los recibos con su teléfono, o con una aplicación de informes de gastos, puede registrar rápidamente los gastos y enviarlos a finanzas para revisarlos, aprobarlos y reembolsarlos automáticamente. Podría ser incluso más simple: las mejores aplicaciones pueden encontrar automáticamente los gastos comerciales por sí mismas.

No escriba esos recibos de su billetera. En cambio, aquí hay siete de los mejores software de informes de gastos, con herramientas para autónomos, equipos comerciales e incluso para aquellos que necesitan realizar un seguimiento de las millas recorridas. Son las herramientas que su empresa necesita para perfeccionar el proceso de informes de gastos y darle a su equipo más tiempo para hacer su trabajo.

Las mejores aplicaciones de informes de gastos

Después de años de ingresar manualmente los gastos después de cada viaje de negocios, era hora de encontrar una mejor manera de crear y procesar informes de gastos. Investigamos y probamos doce aplicaciones de informes de gastos y redujimos nuestras favoritas a las siete principales. Los criterios para que las aplicaciones de informes de gastos lleguen a las siete principales incluyen:

• Tener una interfaz intuitiva tanto para los empleados de campo como para las finanzas

• Haga que sea realmente más fácil para los empleados y las finanzas completar y aprobar informes de gastos

• Tener una característica destacada que diferencie dicha aplicación de la competencia.

Cada una de estas aplicaciones le ayuda a realizar un seguimiento de los gastos, con muchas de las mismas funciones, como la importación de gastos y el seguimiento del kilometraje. Luego, cada uno tiene su propio enfoque especial, con herramientas para usar el GPS para rastrear millas, escanear recibos desde su teléfono y más.

Aquí están las aplicaciones que hicieron el corte:

Expensify (Web, Android, iOS)

Lo mejor para el seguimiento de gastos automatizado de servicios comerciales populares

Expensify hace que los informes de gastos se escriban prácticamente por sí mismos. Vincula tu cuenta de Expensify a servicios comerciales comunes, incluidos Uber, SaneBox, Oracle y más. Cuando se realiza una compra, Expensify registrará automáticamente el monto de la compra, adjuntará el recibo y lo enviará a quien sea responsable de aprobar las compras.

Expensify también tiene otras características interesantes, incluido el Reembolso al solicitante. Esto le permite crear cuentas Expensify temporales para solicitantes de empleo cuando viajan a su oficina para entrevistas o consultores que trabajan con su equipo en un proyecto corto. Su equipo puede establecer límites de gastos diarios y los solicitantes reciben un reembolso a su cuenta corriente al día siguiente. Además, el reembolso del solicitante se integra con el software de contratación Greenhouse para que pueda realizar un seguimiento del estado de la solicitud y las compras de un solicitante en un solo lugar.

A su departamento de finanzas le encantará Expensify. Se integra directamente con QuickBooks y otro software financiero que su equipo ya está usando para equilibrar fácilmente los libros al final de cada mes. El panel de Expensify también es excelente, con fácil acceso a las compras de su equipo en tiempo real para que la gerencia pueda aprobar o rechazar los gastos con un clic.

Expensar precio: desde $ 5 / mes por usuario Plan de equipo para seguimiento de gastos básicos, reembolso en línea e integración de QuickBooks y Xero

Automatice el seguimiento de sus gastos desde miles de aplicaciones con Integraciones Expensify de Zapier.

Zoho Expense (Web, Android, iOS, Windows)

Lo mejor para informes de gastos automatizados desde tarjetas de empresa

¿Tienes una tarjeta de empresa? Zoho Expense es la aplicación de seguimiento de gastos que debe utilizar. Se integra directamente con la mayoría de los principales emisores de tarjetas de crédito corporativas en los Estados Unidos, Canadá y Europa, y automáticamente registra sus compras con tarjeta de crédito todos los días. Todo lo que tiene que hacer es codificar los gastos y agregar imágenes de los recibos usando la aplicación móvil de Zoho Expense, o cargar escaneos desde su computadora.

Si su banco no es compatible (o si no desea vincular su tarjeta), puede cargar manualmente los extractos de su tarjeta de crédito y Zoho Expense analizará automáticamente cada transacción en un gasto separado en su informe, algo que funcionó bastante bien. en nuestras pruebas.

Zoho Expense es mejor en dispositivos móviles. No solo puede escanear recibos, sino que también puede enviar informes completos de gastos y realizar un seguimiento de las millas recorridas en el trabajo. Incluso puede enviar y aprobar informes de gastos de iMessage en iOS.

Precio de gastos de Zoho: Gratis para 3 usuarios y 100 escaneos de recibos; desde $ 15 / mes para 10 usuarios, más $ 2 por usuario adicional Plan estándar para almacenamiento y escaneos ilimitados de recibos, junto con herramientas de flujo de trabajo

Xpenditure (Web, Android, iOS)

Lo mejor para conocer los gastos de la empresa

Si es un empleador, quiere saber a dónde van los fondos de la empresa, especialmente cuando confía en que los empleados carguen las cosas en las cuentas de la empresa. Para conocer mejor los gastos de su empresa, no busque más, Xpenditure.

Como era de esperar, Xpenditure facilita que los empleados registren los gastos. No solo puede registrar los gastos en la aplicación móvil y el sitio web, sino que también puede reenviar recibos a Xpenditure por correo electrónico. Esto facilita el gasto de estadías en hoteles, boletos de avión y compras de Amazon sin tener que cargar un recibo manualmente, simplemente reenvíe el recibo desde su bandeja de entrada.

Luego, puede desglosar las compras de los empleados por categoría, proyectos o ubicación de la oficina, lo que le brinda datos útiles para la planificación presupuestaria futura y una manera fácil de rastrear a dónde va el dinero de la empresa. Además, puede agregar políticas de gastos de la empresa a Xpenditure para que se le notifique instantáneamente cuando un empleado envía un gasto que no está en línea con el código de la empresa.

Precio de gasto: desde $ 4.27 / mes por usuario Plan único (facturado anualmente) para las reglas del informe de gastos

MileIQ (Web, Android, iOS, Windows Phone)

Lo mejor para el seguimiento del kilometraje

Cualquiera que conduzca por motivos de trabajo sabe lo tedioso que puede ser registrar millas. Debe verificar el odómetro de su automóvil antes y después de cada viaje, calculando exactamente cuántas millas condujo para recoger el papel de copia de la tienda de suministros de oficina. Tiene que haber una forma más fácil, ¿verdad?

Hay: MileIQ.

MileIQ es un software de informes de gastos creado para personas que conducen al trabajo. Cuando suba a su automóvil, simplemente abra la aplicación móvil MileIQ y comience a registrar sus millas con un toque. Al final de su viaje, verá cuánto es elegible para el reembolso. Luego, puede exportar sus registros de manejo como un informe de gastos generado automáticamente para entregárselo a su empleador al final del mes.

Sin embargo, MileIQ no es solo para usuarios corporativos y de pequeñas empresas. Los conductores de Uber y Lyft, los conductores de reparto y otros contratistas independientes pueden usar la aplicación para realizar un seguimiento de las millas recorridas en el trabajo. Esto hace que sea más fácil deducir gastos de gasolina y otros gastos relacionados con el vehículo en sus declaraciones de impuestos.

Precio MileIQ: Gratis para hasta cuarenta viajes por mes; Plan Premium de $ 5.99 por mes para viajes ilimitados

Abacus (Web, Android, iOS)

Lo mejor para flujos de trabajo de aprobación automatizados

Una vez que se envían los informes de gastos al final de cada mes, finanzas tiene que leer cada transacción en cada informe de gastos, asegurándose de que estén en línea con la política de la empresa. Esto puede tardar días en completarse y desviar un tiempo valioso de otras necesidades de la empresa.

Abacus acelera este proceso con flujos de trabajo de aprobación de gastos. En el panel de administración de la aplicación, configuras ciertos gastos para que se aprueben automáticamente y otros para que requieran automáticamente una revisión manual. Por ejemplo, puede configurar todas las compras de viajes aéreos por debajo de $ 300 para que se aprueben automáticamente, pero requiere que todos los gastos de tecnología superiores a $ 1000 sean aprobados por el director financiero antes del reembolso. Puede agregar tantos de estos parámetros como desee para automatizar su proceso de aprobación de gastos, devolviendo a su departamento de finanzas su valioso tiempo.

Precio del ábaco: desde $ 9 / mes por usuario Plan inicial para informes de gastos básicos y flujos de trabajo de automatización

Automatice el seguimiento de sus gastos desde miles de aplicaciones con Integraciones de ábaco de Zapier.

Caja de zapatos (Web, Android, iOS)

Lo mejor para escanear recibos enviados por correo

¿Tiene muchos recibos en papel que deben digitalizarse? Antes de sacar su escáner de escritorio, considere Shoeboxed. Su plataforma de informes de gastos incluye una característica ingeniosa llamada El sobre mágico. Shoeboxed le enviará uno (o más) sobres con franqueo pagado cada mes que puede llenar con recibos y dejarlos en su buzón. En unos días, sus recibos se escanearán, cargarán y analizarán en informes de gastos de Shoeboxed mágicamente.

Magic Envelope tampoco se limita a los informes de gastos. Puede usar Magic Envelope para digitalizar recibos para el seguimiento de gastos personales, seguimiento de cancelaciones de impuestos y administración de tarjetas de presentación. El servicio promete que todos sus escaneos son verificados por humanos y aceptados por el IRS y la CRA, por lo que puede estar seguro de que no habrá sorpresas en el Día de los Impuestos.

Tenga en cuenta que los informes de gastos de Shoeboxed están dirigidos a autónomos y pequeñas empresas. Esto se debe a que, a diferencia de otros en esta lista, no tiene un panel de administración para aprobar y denegar gastos. Sin embargo, genera hermosos informes de gastos en PDF que puede enviar por correo electrónico a los clientes o al equipo financiero de su empresa.

Precio: desde el plan Lite de $ 15 / mes por cincuenta recibos digitalizados cada mes

Certificar (Web, Android, iOS)

Lo mejor para tomar mejores decisiones de compra

Como la mayoría de las otras aplicaciones de esta lista, Certify facilita que los empleados envíen informes de gastos y que su equipo de finanzas apruebe los gastos para su reembolso. Sin embargo, Certify se destaca porque ayuda a su equipo a realizar mejores compras de viajes con SpendSmart—Su junta de revisión centrada en viajes de negocios.

Después de enviar un informe de gastos con Certify, la aplicación pregunta a sus empleados si les gustaría completar una encuesta opcional sobre el viaje del mes anterior. Estas encuestas son simples y solo solicitan una calificación rápida y una revisión de texto opcional de los lugares que visitaron. Luego, su equipo puede ver estos datos y usarlos para tomar decisiones mejor informadas al reservar viajes y reuniones fuera del sitio.

Para los viajeros de negocios, esto es más útil que un servicio tradicional de reseñas de viajes como TripAdvisor, ya que las reseñas son creadas por otros viajeros de negocios, no por turistas. Si su empresa está planificando una conferencia en un hotel de Orlando, es probable que sus empleados no necesiten saber qué tan cerca está de Disney World; se preocupan por la conexión Wi-Fi rápida, el café gratis y las grandes salas de conferencias.

Certificar precio: desde $ 8 / mes por usuario Plan Now para funciones principales

Otras aplicaciones de informes de gastos

¿Sigues buscando la aplicación de informes de gastos perfecta? Aquí hay algunas opciones más para considerar:

Y ahí lo tienes: las mejores aplicaciones de informes de gastos. Es posible que no alivien todo el dolor de completar un informe de gastos de fin de mes, pero aceleran el proceso de informe de gastos para los empleados y el proceso de aprobación para su equipo de finanzas.

¿Su equipo utiliza una aplicación de informe de gastos en esta lista? ¿Tienes un favorito que no incluimos? Apague el sonido abajo en los comentarios.

Credito de imagen: Foto de encabezado de Josh Sorenson vía Pexels.