Cómo usar el formato condicional en Excel Online

Cuando escribe una publicación de blog, un correo electrónico o un mensaje de Slack, usa el formato para hacerlo más legible. Cosas simples como poner texto en negrita y dividir párrafos son muy útiles.

Pero, ¿qué pasa cuando trabajas en una hoja de cálculo? ¿Cómo puede resaltar secciones importantes o reveladoras de un gran conjunto de datos? ¿Cómo puede agregar un toque visual a ciertas filas y columnas que no solo harán que la hoja de cálculo sea más agradable a la vista, sino también más útil?

La respuesta: formato condicional.

Aquí, veremos cómo usar el formato condicional en Excel Online. Para seguirlo, use nuestro hoja de demostración. Abra la hoja de cálculo en su navegador y seleccione Guardar en OneDrive. Luego, inicie sesión en su cuenta de OneDrive y podrá manipular los datos desde allí.

¿Qué es el formato condicional?

Tal como suena, la función de formato condicional de Excel le permite cambiar dinámicamente el formato de una celda (el fondo o el texto), según las reglas que haya establecido. Una regla en Excel Online funciona como si esto, entonces eso declaración.

Aquí tienes un ejemplo de nuestra hoja de demostración. Digamos que queremos resaltar todas las ventas unitarias por debajo de 100 cambiando el color de fondo de la celda a rojo. La regla de formato condicional sería algo así como «Si algún valor de celda para el rango de celda seleccionado es menor que 100, cambie el color de fondo a rojo». Así es como se vería eso:

Cada regla de formato condicional se compone de tres partes.

• Distancia: Empiece seleccionando las celdas a las que se aplicará la regla. Esta puede ser su hoja de cálculo completa o solo una selección de filas o columnas.

• Condición: Esta es la parte «si» de la cláusula if / then. Puede elegir entre más de una docena de opciones, incluidas mayor que, menor que, entre, etc.

• Formateo: Esta es la parte «entonces» de la cláusula if / then. Excel Online tiene un estilo predeterminado para cada condición, pero puede personalizarlo.

Cómo usar el formato condicional en Excel

Existen numerosas combinaciones de condiciones y estilos de formato, pero el proceso es el mismo siempre. Aquí hay una descripción general:

1. Seleccione un rango.

2. Ve a la Casa sección y haga clic en Formato condicional.

3. Seleccione la regla (y, si lo desea, personalice la condición).

4. Seleccione el estilo de formato.

5. Hacer clic OK.

Siga a continuación para obtener instrucciones más detalladas utilizando nuestra hoja de demostración. En los pasos a continuación, describiremos cómo destacar a los empleados que realizaron más de 140 unidades de venta en 2019.

1. Seleccione un rango

Primero, vaya a la parte superior de la hoja de cálculo y desactive la Cinta simplificada característica. Esto hará que el Formato condicional botón más fácil de detectar.

Luego, incluso antes de abrir la barra de herramientas de formato condicional, resalte el rango de datos con el que está trabajando. Puede ser una fila, una columna o incluso la hoja completa. En este caso, será la columna C.

2. Seleccione la regla

Una vez que se selecciona el rango, haga clic en el Formato condicional botón del Casa sección en la barra de herramientas.

En el menú desplegable, verá las dos reglas básicas en la parte superior: Resaltar reglas de celda y Reglas superiores / inferiores.

En el Resaltar reglas de celda sección, encontrará las siguientes opciones:

• Mas grande que

• Menos que

• Entre

• Igual a

• Texto que contiene

• Una fecha que ocurre

• Valores duplicados

En el Reglas superiores / inferiores sección, encontrará las siguientes opciones:

• 10 artículos principales

• 10% superior

• 10 artículos inferiores

• 10% inferior

• Por encima del promedio

• Por debajo del promedio

Elija la regla que se adapte a sus necesidades. En este ejemplo, estamos usando el Mas grande que regla. Así que haz clic Resaltar reglas de celda > Mas grande que.

3. Seleccione Formatear

Al seleccionar su condición, aparecerá un cuadro de formato. A la izquierda, ingrese un valor en el Dar formato a celdas mayores que sección. En este caso, ingresaremos 140 ya que queremos destacar a los colaboradores que realizaron más de 140 unidades de venta.

Junto a él, verá el menú desplegable para el estilo de formato. Puede seleccionar entre las siguientes opciones:

• Relleno rojo claro con texto rojo oscuro

• Relleno amarillo con texto amarillo oscuro

• Relleno verde con texto verde oscuro

• Relleno rojo claro

• Texto rojo

• Borde rojo

Estas opciones de formato son comunes para todas las reglas. En este ejemplo, destacamos un resultado positivo (una venta), por lo que seleccionaremos Relleno verde con texto verde oscuro.

Hacer clic OK, y verá los campos relevantes resaltados con el relleno verde y el texto verde oscuro.

Para borrar todas las reglas, vaya a Formato condicional > Reglas claras y seleccione Borrar reglas de toda la hoja. Si solo desea borrar las reglas para el rango seleccionado, haga clic en Borrar reglas de celdas seleccionadas.

Tipos de estilos y reglas de formato

Ahora que sabe cómo crear reglas de formato condicional, exploraremos todas las opciones de formato disponibles en Excel Online.

Resaltar reglas de celda

Las reglas de las celdas resaltadas como Mayor que, Menor que, Igual a y Entre se explican por sí mismas utilizando el tutorial que acabamos de proporcionar. Así que veamos las últimas tres opciones.

Texto que contiene: Esta regla lo ayudará a resaltar las celdas que contienen texto en particular. Esto puede resultar útil si desea ver cuántas veces aparece un nombre. En nuestra hoja de demostración, podemos usar esta regla para separar visualmente a los empleados de Tampa.

Una fecha que ocurre: Esta es una regla dinámica. Puede resaltar las celdas que contienen la fecha del mes pasado, la semana pasada, el mes siguiente, etc.

Valores duplicados: Esta regla se utiliza para encontrar valores duplicados y únicos. Seleccione el rango y en el cuadro de opciones, seleccione entre Duplicar y Único para aplicar la regla.

Reglas superiores / inferiores

Las reglas superiores / inferiores le ayudan a resaltar rápidamente los mejores y los peores resultados de un rango seleccionado, sin necesidad de matemáticas.

No hay opciones de personalización para las reglas por encima del promedio y por debajo del promedio, pero las reglas del 10% superior y 10 principales se pueden personalizar.

Cuando haces clic en 10 artículos principales, podrá cambiarlo a cualquier número que desee, es decir, puede resaltar el elemento superior, los cinco elementos principales o los 100 elementos principales. En nuestra hoja de demostración, podemos usar esta regla para resaltar los tres mejores resultados en función de las ventas unitarias.

Es la misma historia con las reglas del 10% superior, 10 elementos inferiores y 10% inferior.

Barras de datos, escalas de color y conjuntos de iconos

Las últimas tres opciones de la sección Formato condicional son puramente visuales.

Barras de datos agrega un vista de gráfico de barras de colores en el fondo de la celda. Puede elegir entre una selección de colores degradados y colores sólidos. Resalte su rango de celda y aplique un Barras de datos regla para ver visualmente los datos en formato de gráfico de barras. Cuanto más larga sea la barra, mayor será el número.

Escalas de color es aún más interesante. Una vez que elija su rango de celdas y seleccione un ajuste preestablecido, se aplicará automáticamente un sistema de jerarquía basado en colores para que usted no tenga que hacerlo.

Hay varias opciones de escala disponibles. El primero es el más utilizado Verde, amarillo, rojo escala. Cuando se aplica, agregará un fondo verde a las celdas con los valores de celda más altos y un fondo rojo para los valores de celda más bajos. Los números intermedios se dividirán utilizando tonos de naranja y amarillo, según los valores numéricos. Excel Online presenta doce formatos diferentes para escalas de color.

Conjuntos de iconos es la última opción en la sección de formato condicional, y es mejor usarla sobre una regla de formato existente. Esta función agrega pequeños íconos en el borde de la celda. Al igual que la función Escalas de color, los iconos se agregan dinámicamente en función del valor numérico y cambiarán cuando se editen los valores. Puede elegir entre flechas, formas, círculos de colores, proporciones e iconos indicadores.

Eso cubre los conceptos básicos del formato condicional de Excel. Ahora que conoce sus opciones, use nuestra hoja de demostración para jugar con la función.