Administre tareas personales con una aplicación de gestión de proyectos

Cuando Mike Chan trató de convencer a su esposa, Vicky, de crear un tablero de Trello para su vida personal, ella se mostró un poco escéptica al principio. "¿Vas a hacer que me inscriba en otra cosa?" ella preguntó.

Como CMO de Thorn Technologies y anfitrión del Podcast Ir y Crecer, Chan ya estaba usando la aplicación de administración de proyectos kanban Trello para administrar su trabajo. Quería llevar ese tipo de organización al resto de su vida.

"Solo estábamos haciendo cosas por mensajes de texto y correo electrónico", dice Chan. "No hubo suficiente colaboración con esas herramientas, y muchas de nuestras conversaciones no fueron documentadas". Así nació el tablero de Trello "Mike and Vicky Life Stuff".

Las aplicaciones de gestión de proyectos son la opción predeterminada para los equipos de trabajo, ya que dividen los proyectos complejos en objetivos alcanzables. Pero también tienes proyectos personales: redecorar la casa, planificar unas vacaciones en Bangkok, planear una cena o cualquiera que sea tu próxima aventura. No dejas de ser productivo cuando salimos del trabajo.

Las aplicaciones de lista de tareas pueden ayudarlo a abordar esas tareas, pero una aplicación de administración de proyectos con todas las funciones le brinda la flexibilidad para administrar frutas más pequeñas y fáciles de alcanzar. y proyectos a largo plazo, de múltiples capas.

Poner todo en un solo lugar lo ayuda a coordinar su vida y lograr las cosas que debe hacer para que tenga más tiempo para los proyectos apasionantes que realmente le importan. Así es como puede comenzar a usar aplicaciones de gestión de proyectos para la gestión de la vida.

¿Por qué utilizar una aplicación de gestión de proyectos?

Las aplicaciones de lista de tareas pueden ser excelentes para marcar tareas simples. Cuando se trata de proyectos más complejos que tienen muchas partes móviles y requieren más colaboración, almacenamiento de activos e informes, es posible que desee algo más sólido. Las aplicaciones de gestión de proyectos pueden estar diseñadas para empresas con grandes equipos, pero también pueden funcionar para proyectos personales y, a menudo, son gratuitas para un par de proyectos y colaboradores.

Chan se sintió atraído por Trello en lugar de una aplicación de gestión de tareas debido a las funciones centradas en el equipo. "La mensajería es muy útil si está colaborando con un equipo y necesita tener esa interacción sobre tareas y proyectos", dice Chan. "Puede vincular todo a una tarea y tener una conversación dentro de esa tarjeta en Trello y tener un registro en papel de todo lo que hizo referencia".

Eddie Park, pastor ejecutivo adjunto de la Iglesia EvFree Fullerton en Fullerton, California, confía en Evernote tanto para su trabajo como para su vida personal. Pero cuando se trataba del programa de pasantías en su iglesia, quería algo un poco diferente, así que recurrió a Trello. Park crea un tablero de Trello para cada pasante, donde almacena papeleo, artículos, actividades y tareas. También les pide a los pasantes que publiquen información sobre ellos mismos, como su tipo de personalidad Myers-Briggs y fotos de ellos mismos, para ayudar a Eddie a conocerlos como personas.

"Los tableros de Trello son una ventanilla única para cada pasante con el que trabajo", dice Park. "Es muy útil porque me da una vista panorámica de quién es esta persona y en qué está trabajando".

Luego, Park llevó a Trello a su vida personal, donde ahora tiene una tabla con su esposa. Cada uno tiene una lista de tareas pendientes y recordatorios, y también publican notas alentadoras para los demás.

Piénsalo de esta manera: las aplicaciones de tareas pendientes te ayudan a marcar las tareas del día a día, pero las aplicaciones de gestión de proyectos tienen que ver con objetivos a largo plazo. Son un depósito para su investigación, planos e ideas de "algún día". Y si quiere involucrar a un cómplice en su proyecto, las aplicaciones PM son lo suficientemente flexibles como para trabajar para "nosotros" en lugar de solo para "mí".

Elija una aplicación de gestión de proyectos

Hay muchos factores a considerar al elegir una herramienta de gestión de proyectos, ya sea solo para usted o para un grupo.

Pero su consideración principal debe ser encontrar una aplicación que funcione para su flujo de trabajo. Una herramienta que cura mágicamente los problemas organizativos de un equipo podría terminar haciéndote desear nunca presionar el botón "registrarse". Eso está bien, cada proyecto conlleva diferentes requisitos.

Emily Stewart tuvo que usar diferentes aplicaciones antes de encontrar la correcta. Para ayudar a administrar el valioso tiempo libre que dedicó a construir su proyecto paralelo Compeer, una aplicación de iOS que permite a las personas calificar la compatibilidad de las ubicaciones con la ADA, Stewart y su cocreador usaron Basecamp por primera vez.

"Funcionó bien para almacenar activos, conversaciones y grandes ideas para más adelante", dice Stewart. "Puedes decir: '¿Qué fue eso de lo que hablamos y lo pusimos en espera?' y búscalo".

Funcionó muy bien, hasta que dejó de funcionar. A medida que avanzaba el desarrollo, Stewart notó que no usaban Basecamp tanto como antes. "Nos dimos cuenta de que las cosas que se habían hecho no se estaban marcando", dice ella. "Si descubre que no usa algo, es posible que esté desperdiciando esfuerzos en una herramienta que no funciona para usted".

Debido a que solo tenían noches y fines de semana para trabajar en la aplicación, necesitaban una herramienta que maximizara la productividad. Lo que realmente necesitaban era algo que pudiera rastrear mejor las solicitudes de funciones e integrarse con Github. Probaron Pivotal Tracker hasta que un amigo sugirió Waffle, que están usando actualmente.

"Cuando tienes un trabajo atrasado y estás tratando de mover una cosa a la vez, tener esa imagen lineal de izquierda a derecha es realmente útil", dice Stewart. "Necesitábamos saber el estado y dónde estaba algo en la tubería".

Chan, que era usuario de Asana antes de cambiarse a Trello, dice que una gran consideración para él era la interfaz de usuario. "Creo que lo primero que hay que tener en cuenta es con qué te sientes cómodo mirando", dice. "Hay tantas opciones por ahí que puedes volverte bastante quisquilloso. Si una no se siente muy bien, habrá algo con lo que te sientas cómodo".

Fiona Silke, consultora de sustentabilidad y cofundadora de Loop & Co, probó recientemente LiquidPlanner y Trello.

"La mayoría de mis proyectos, para bien o para mal, tienen plazos cambiantes, y la mayoría de los pasos del proceso dependen de que se complete el paso anterior", dice. "Trello me ayuda a mirar a más largo plazo para trazar lo que se debe hacer. También uso Trello para capturar tareas en las que pienso durante una fase del proyecto, pero que no es necesario realizar hasta otra fase posterior".

No tenga miedo de darse una vuelta hasta que encuentre una aplicación que se sienta bien. Trabajar en proyectos personales debería ser divertido, y su herramienta de gestión de proyectos debería reflejarlo. No se fuerce a usar una aplicación que no esté a la altura.

Crear un flujo de trabajo de productividad

Una vez que se haya decidido por una herramienta, debe asegurarse de que la está utilizando de manera efectiva. Es probable que no necesite todas sus características, ya que su "equipo" puede ser solo usted o un puñado de personas. Pero aún necesitará una forma de administrar sus tareas de manera efectiva y completarlas.

Estos son algunos consejos para aprovechar al máximo su nueva aplicación de gestión de proyectos:

Seguir un sistema de gestión de proyectos

El problema con las listas simples de tareas pendientes es que no le dan ninguna estructura a tus tareas. Eso es lo que ofrece un sistema de administración de proyectos: lo ayuda a crear un flujo de trabajo para saber en qué necesita trabajar a continuación.

Hay muchos métodos de gestión de proyectos para elegir: cascada, lean, scrum, kanban y más. Cada uno tiene sus propias fortalezas y debilidades. (Y sí, tienen nombres extraños, pero obtienen resultados reales).

Stewart y su co-creador decidieron usar el método de puntuación de Agile para estimar cuánto esfuerzo se necesitará para completar las tareas. "Asignamos puntos a las características, por lo que podemos ver que esta solicitud de extracción vale tantos puntos", dice. "El sistema de puntos es útil porque es motivador".

Silke usa códigos de colores para comprender rápidamente dónde se encuentran sus proyectos. "Rojo significa urgente, verde significa completado", dice ella. "Esto me ayuda a mí y a otros a saber dónde estamos todos".

Park, que sigue el método Getting Things Done, compara la búsqueda de un método o sistema con la alimentación: "Cuando se trata de hacer dieta, he hecho Paleo, he hecho Whole30, he contado macros", dice. "Cuando lo hago, puedo hacerlo por un tiempo, como 60 días, y me va muy bien, pero no es una solución a largo plazo. Quieres encontrar algo que pueda ser un estilo de vida".

Las aplicaciones de administración de proyectos tienen que ver con la planificación, y mapear un sistema antes de comenzar lo ayudará a mantenerse en el camino. Sabrá qué tareas son las siguientes, ya sea crear una página o enviar invitaciones a cenas, y cuáles son las más urgentes.

Asegúrese de que las tareas sean Realizable

La creación de tareas procesables es una parte importante de cualquier sistema de gestión de proyectos. Se trata de decidir una dirección: debe elegir un punto en el que concentrarse si desea alcanzar su objetivo. Defina la tarea claramente, y será mucho más fácil de completar.

"Cuando una tarea es demasiado limitada, es difícil ver cómo esta pequeña cosa afectará a otras tarjetas más adelante", dice Stewart. "O si es demasiado vago, puede ser realmente difícil comenzar".

La función de puntuación Agile de Waffle le permite a Stewart estimar qué tan grande es una tarea y hacer que el trabajo sea más manejable. "Si una carta es un 11 o algún otro número alto, dirías, está bien, tal vez dividamos esa carta para que no sea tan grande".

Para el podcast Go and Grow, Chan coordina la producción con su gerente de producción a través de Trello, creando tareas claras y procesables que describen la realización de un episodio de principio a fin. "Hay 27 pasos para crear un podcast", dice. "Usamos la lista de verificación y las funciones de comentarios para asegurarnos de que estamos al tanto del flujo de trabajo para crear un episodio. Usamos tarjetas para llegar al orden y asegurarnos de que todo esté en línea".

Configurar integraciones

Las integraciones pueden ayudar a reducir la carga de trabajo cognitiva, lo que le permite mantener todo en un solo lugar en lugar de verificar y actualizar por separado un montón de aplicaciones y herramientas.

Eso es lo que le encanta a Silke de sus integraciones de calendario LiquidPlanner. "Me doy cuenta de que no reviso constantemente las listas de tareas pendientes", dice Silke. "Sin embargo, reviso mi calendario todo el tiempo, por lo que controlo mi vida diaria inmediata a través de mi calendario".

Chan ahorra tiempo al automatizar tareas repetitivas. Utiliza la aplicación de automatización Zapier para crear tareas repetitivas en Trello, por lo que no tiene que agregarlas manualmente cada semana.

Stewart usa la integración Github de Waffle para adjuntar código a tarjetas o tareas específicas en Waffle. "En Github, dirías 'Oye, este trozo de código está relacionado con esta tarjeta'", dice. "Ayuda a que las cosas avancen porque no es necesario tener tantas conversaciones".

Han pasado algunos meses y Trello se quedó con las tareas personales de Mike Chan y su esposa, y es especialmente útil porque Chan y su esposa están planeando un gran movimiento. "Estamos organizando todo allí, como las cosas que debemos hacer para alquilar nuestro condominio y todos los documentos y la ridícula cantidad de papeleo que conlleva", dice Chan.

"Ha sido realmente bueno. Mi esposa descubrió que valía la pena inscribirse para una cosa más".

Ya sea que esté buscando estar en la misma página que su cónyuge o abordar algunos elementos de la lista de deseos, el uso de una aplicación de gestión de proyectos para la gestión de la vida y los proyectos personales puede ayudarlo a evitar sentirse abrumado o dejar que las cosas se escapen.

Encontrar la herramienta adecuada y usarla de manera efectiva puede ayudarlo a mantenerse organizado, alcanzar sus objetivos más rápido y mejorar la comunicación con las diferentes personas con las que colabora.

La gestión de proyectos es una tarea interminable. Ya sea que esté planeando proyectos personales o diseñando el próximo módulo de aterrizaje de Marte con su equipo, siempre hay otro proyecto que abordar, otra tarea que marcar, otra nueva idea que pide ser explorada. Gestionará más proyectos y creará más cosas geniales.