Cómo elegir un software de gestión de proyectos

¿Creías que comprometerse con una aplicación de tareas pendientes era difícil? Intente hacer que todo su equipo participe en una única solución de gestión de proyectos y convénzalos de que se apeguen a ella durante el transcurso de un proyecto importante.

Ese es el desafío a la hora de buscar un software de gestión de proyectos: debe encontrar una herramienta con las funciones potentes que necesita y obtener la aceptación de sus compañeros de trabajo. Es una tarea abrumadora.

Para aliviar un poco el proceso, les pedimos a los expertos sus consejos para elegir la mejor aplicación de gestión de proyectos. De acuerdo a Martín Müntzingjefe de producto de Podio, un buen software de gestión de proyectos es «cualquier herramienta que se alinee con la mejor manera de ejecutar los proyectos a su manera».

Entonces, ¿dónde debería empezar a encontrar una herramienta como esa? Niki Gallo Hammond, gerente senior de proyectos de la firma de tecnología Jackson River, sugiere identificar sus desafíos y limitaciones.

«¿Estás buscando algo para ayudar a organizar los activos?» dice Hammond. «¿Algo que facilite una comunicación más fluida entre los miembros del equipo o los clientes y los proveedores? ¿Algo que pueda respaldar la programación complicada o el seguimiento del presupuesto?» Enumere esas respuestas y encuentre la aplicación que coincida con ellas para la herramienta de proyecto perfecta.

Pero en lugar de atascarse con una lista interminable de preguntas, pruebe este proceso de cinco pasos, basado en los consejos que reunimos de cinco expertos en gestión de proyectos.

1. Investigue las funciones de colaboración

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2. Calcular y Justificar el Costo

3. Pruebe las alternativas

4. Obtenga comentarios de su equipo

5. Resuma su plan de implementación

1. Investigue las funciones de colaboración

Si está invirtiendo en un nuevo software, en lugar de solo usar las aplicaciones personales que usa para sus propias tareas, es probable que también desee usarlo con todo el equipo. El software que elija debe ser compatible con la colaboración de una manera que satisfaga sus necesidades.

«Soy un geek por mi cuenta con muchas herramientas, pero solo unas pocas tienen un beneficio incremental que vale la pena el costo de cambiar con un equipo de varias personas», dice Paul Cothenet, quien ha trabajado como gerente de producto en una empresa. startup respaldada por cinco años, y ahora es el CTO de MadKudu, una empresa de análisis.

Intente elegir algo que se ajuste a la forma en que su equipo ya se comunica y trabaja. Las pizarras cubiertas con Post-it Note son un elemento básico en muchas oficinas, por ejemplo. Pero para equipos dispersos, Cothenet sugiere Trello como una alternativa basada en la web. Una vez que llegue a tres o más equipos separados dentro de la empresa, intente algo más sustancioso como JIRA.

Cothenet también sugiere probar las funciones de colaboración de una herramienta con un grupo pequeño y comprometido dentro de su equipo. Es probable que este tipo de programa piloto descubra algunos de los problemas y beneficios que solo se mostrarán a escala.

Para el equipo de Müntzing, la transparencia es una parte clave de la colaboración. Y trabajar en Podio solo le ha hecho apreciar más la función de la plataforma.

«Podio me permite estructurar mi trabajo, todo el trabajo, en realidad, en el que mi equipo está involucrado, de una manera que permite una total transparencia para el resto de la organización», dice. «La forma en que elegimos implementar eso es hacer cumplir la apertura y el compromiso de todos los empleados, alentando a todos a contribuir con sugerencias, compartir conocimientos sobre el tema y expresar opiniones desde el principio y con frecuencia. Eso es lo que hemos encontrado genera el mayor valor para el equipo así como a los usuarios de nuestros productos».

2. Calcular y Justificar el Costo

A corto plazo, la introducción de un nuevo software de gestión de proyectos en su flujo de trabajo costará mucho tiempo y dinero. Pero encontrar la solución correcta hace que los proyectos sean exponencialmente más fáciles, lo que hace que el software se pague solo.

Antes de sumergirse en una nueva herramienta, evalúe el costo, considere el tiempo y el dinero que gastará en el software.

Hammond dice que cuando se trata de dólares y centavos, la variación es enorme: algunas soluciones empresariales pueden costar cientos de miles de dólares para implementarlas en una empresa, mientras que otros equipos se las arreglan con herramientas en línea de $50 por mes.

«En lugar de apuntar a un número en particular, creo que es importante investigar el panorama de los productos disponibles para satisfacer sus necesidades y comparar el costo de comprar e implementar el software con el costo de no tenerlo», dice Hammond. «Tenga en cuenta el tiempo que ahorrará, los errores evitados y las oportunidades perdidas anteriormente».

Müntzing trata de fijar el precio del software por debajo de la suma del valor que proporciona, o la suma de las licencias de otros productos que reemplaza.

«Alguien tiene que ser capaz de proporcionar un cálculo del costo total de propiedad que demuestre que invertir en este software ahorra dinero a su organización», dice. «Los productos freemium permiten una forma de probar el producto sin ningún compromiso inicial, y eso es genial, pero el ROI todavía tiene que estar allí».

Si sus opciones no están dictadas por el presupuesto, deje que la conveniencia reine. «¿Es algo que va a automatizar una parte de mi flujo de trabajo o hacer mi vida más fácil? Si es así, lo usaré», dice Johan lugargerente de producto de Wufoo.

Para medir si el costo de un software proporcionará beneficios integrales para las diversas necesidades de su equipo, pruébelo a pequeña escala.

«El mayor error que puede cometer con el software de productividad es agregar cinco minutos de trabajo adicional a cada miembro de su equipo para ahorrar cinco minutos», dice Cothenet. «Espera siempre todo lo que puedas antes de introducir una complejidad adicional».

Para el equipo actual de tres personas de Cothenet, todo lo que realmente quiere son recordatorios de estado con una descripción; cualquier otra cosa sería una pérdida de esfuerzo.

«Pero cuando estaba trabajando con 20 ingenieros, necesitaba que los informes de errores incluyeran una cierta cantidad de detalles. De lo contrario, todos perderían mucho tiempo tratando de reproducirlo», dice.

Use el sistema más simple hasta que esté claro que lo ha superado, no use software de gestión de proyectos que tarde más de 30 minutos en configurarse y venda la nueva herramienta a su equipo.

«Muestre el valor, haga demostraciones, ayude a las personas a comenzar», dice Cothenet. «Y lo más importante, predicar con el ejemplo».

3. Pruebe las alternativas (luego, pruebe más alternativas)

Elegir un software de gestión de proyectos es como buscar un apartamento: es tentador saltar al primer gran lugar al que entras. Una vez que te mudas, ves los defectos.

Afortunadamente, con el software de gestión de proyectos, puede probar un poco de todo antes de escribir el primer cheque de alquiler.

Al buscar un nuevo software, piense en lo que se necesitaría para aprender el nuevo sistema y si los beneficios de su software actual se mantienen o no.

«Para mí, el proceso de evaluación de software a menudo comienza con un enfoque de mínima resistencia, observando el comportamiento actual del equipo, lo que permite la libertad de elección como punto de partida», dice Müntzing. «Si eso demuestra que el software de elección actual no es suficiente para las necesidades del proceso, mi primera opción sería buscar conectividad e integraciones con productos con más funciones».

Si falla la actualización de la herramienta actual, Müntzing inicia el enfoque de arriba hacia abajo, encuestando a los gerentes y partes interesadas sobre sus requisitos para nuevas soluciones.

Una excelente manera de probar diferentes opciones a bajo costo o sin costo es simplemente usar la versión de prueba gratuita o solicitar acceso al proveedor. La mayoría de las veces, los proveedores de software están felices de conectarlo con una breve sesión de prueba o capacitación.

«Personalmente, a menudo busco una barrera baja o nula para comenzar (prueba gratuita o sin tarjeta de crédito) y un modelo de precios que me permita predecir lo que se necesitaría para escalar mi inversión. A partir de ahí, todo se trata de experimentación», dice Müntzing.

Si te tomas en serio un gran cambio, la directora de proyectos freelance, Heather Hendricks, advierte que no te conformes con un software sin una versión de prueba con todas las funciones.

«Simplemente no confío en ninguna compañía de software que no me permita usar el paquete de software completo durante un período de prueba gratuito específico», dice. «Como gerentes de proyecto, tenemos mucho en juego si respaldamos una plataforma que termina siendo la elección equivocada. Quiero patear los neumáticos. Duro. Quiero que otras personas de mi equipo la prueben».

«Ver una demostración simplemente no es lo mismo que explorar el software libremente y sin restricciones durante algunas semanas», dice Hendricks. «Los vendedores que fomentan este acceso sin trabas son los que yo confianza.»

Pero incluso con una mirada profunda al programa, es importante examinar lo que ofrece en su versión más sencilla. Determina si los extras son solo eso: extras. Dejando a un lado las campanas y los silbatos, la tecnología estelar de gestión de proyectos hará todo lo que necesite en su forma más simple.

Hammond sugiere buscar una interfaz de usuario que sea intuitiva y le permita realizar tareas comunes sin flujos de trabajo complejos. Busque también opciones de búsqueda avanzada, informes, énfasis en la personalización y conectividad.

«Debería funcionar bien con los demás», dice Hammond. «Es típico utilizar diferentes sistemas para la gestión de requisitos, la programación, el informe de errores y la contabilidad, pero para gestionar un proyecto estratégicamente y poder predecir y abordar los riesgos, necesitará una vista holística y resumida de todas esas cosas periódicamente. «

4. Obtenga comentarios de su equipo

Cuando comienza a probar una nueva herramienta, es más probable que obtenga comentarios (con menos frustración) si deja que su equipo sumerja los dedos de los pies en el agua, en lugar de sumergirlos en la piscina.

«Solo sé rápido y simple al respecto», dice Lieu. «No se deje atrapar por personalizar demasiado algo que puede no agregar valor a su flujo de trabajo. Me registro en algo y luego lo uso exclusivamente durante un par de días para la tarea para la que fue creado. Si es mejor de lo que estaba usando previamente, gana. Si no, volveré».

Cothenet dice que el desafío más común que puede esperar durante un período de prueba es la inercia del equipo. Asegúrese de que el período de prueba sea lo suficientemente corto como para que sea reversible, pero lo suficientemente largo como para detectar cualquier factor decisivo.

El criterio de prueba de Henricks es simple: «¿Tomaría más de 15 minutos mostrarle a una persona relativamente inteligente cómo usar esto?» ella dice. «Son las plataformas que pueden ser utilizadas casi de inmediato por los nuevos usuarios las que llaman mi atención».

Hammond dice que si bien es tentador descargar herramientas y jugar con ellas, siempre debe tener un plan sobre cómo encaja en su flujo de trabajo y acordar objetivos con su equipo.

Y después de que haya tomado una decisión basada en los comentarios, el uso y la adopción del equipo, Cothenet sugiere volver a evaluar su decisión con frecuencia, aproximadamente cada tres meses.

5. Resuma su plan de implementación

Incluso los equipos expertos en tecnología son criaturas de hábitos, por lo que es importante elaborar un plan sobre cómo integrará el nuevo software en su flujo de trabajo diario.

De buenas a primeras, Hendricks solo entrena a la parte interesada en lo que es absolutamente necesario para su función. Si solo necesitan iniciar sesión y responder a los comentarios de sus compañeros de equipo, ese es el alcance de la capacitación que brinda. Una vez que se sientan cómodos, pueden comenzar a explorar.

Luego, después de delinear un plan de implementación, asegúrese de tener las herramientas para ejecutarlo: integraciones para conectarse con software antiguo, documentación sobre cómo planea implementar la aplicación y más.

«Obtenga sus patos en una fila en cuanto a procesos antes de implementar un nuevo software», dice Hammond. «Las tareas diarias de algunas personas cambiarán, o la información que usaron para encontrar un lugar ahora estará en otro lugar. Prepare a todos para esos cambios con anticipación».

Pero a veces, es tan simple como hacer que las personas prueben la nueva herramienta. «Si el gerente de proyecto es la única persona que alguna vez toca el software de gestión de proyectos, probablemente no esté siendo utilizado en todo su potencial y tenga un alto riesgo de falla o abandono», dice Hammond.

Las selecciones de software de nuestro panel PM

Ahora es el momento de comenzar a buscar la aplicación perfecta para su equipo. Le preguntamos a nuestro panel de gerentes de proyectos qué software de gestión de proyectos recomiendan, para ayudarlo a iniciar su búsqueda:

Pablo Cothenetquien ha trabajado como gerente de producto en una startup respaldada por capital de riesgo durante cinco años y ahora es el CTO de MadKudu, una empresa de análisis, recomienda Asana para administrar la acumulación técnica de un equipo y las tareas urgentes.

brezo hendricks, un gerente de proyectos digitales sénior independiente cuya experiencia incluye siete años en la gestión de proyectos en Microsoft, recomienda Basecamp. «Su belleza está en su simplicidad», dice ella. «No me gusta abrumar a mis equipos con archivos, correos electrónicos, hojas de cálculo y otros desechos del proyecto que afectan su capacidad de concentración. Basecamp ofrece una interfaz elegante que no intenta ganarse al usuario con funciones infladas. Hace lo máximo tareas críticas de colaboración realmente bien: comunicación de proyectos, uso compartido de archivos, cronogramas de proyectos e integración de múltiples proyectos. Es como la calma en la tormenta».

Niki Gallo Hammondgerente senior de proyectos de la firma de tecnología Jackson River, confía en Smartsheet, una herramienta flexible para la gestión de proyectos con diagramas de Gantt, cronogramas, listas de tareas pendientes, inventarios y otras referencias basadas en hojas de cálculo.

«Viene con un montón de plantillas que he usado y modificado en gran medida, y está basado en la web, por lo que es excelente para la colaboración», dice. «Es lo suficientemente flexible y simple para ser útil para equipos pequeños y proyectos individuales, pero lo suficientemente potente y colaborativo para soportar proyectos medianos y grandes».

Johan lugar, gerente de productos de Wufoo, emplea a Confluence para las especificaciones técnicas y de productos. Confluence ayuda a los equipos a planificar y organizar proyectos, luego entrelaza herramientas de colaboración y documentación para ayudarlos a ejecutar. Es un centro para todo el trabajo más importante de su equipo y, lo mejor de todo, es fácil de aprender.

Encuentre nuevas aplicaciones de gestión de proyectos para probarlas

Somos nerds de aplicaciones en Zapier. Nuestro equipo siempre está a la caza de las herramientas más convincentes y poderosas del mercado. Y a medida que los ponemos a prueba, nos aseguramos de compartir las características y fallas que encontramos.

Si desea conocer las aplicaciones sobresalientes que encontramos, para la gestión de proyectos o de otro tipo, consulte nuestras reseñas de aplicaciones. Ponemos a prueba las aplicaciones para que usted no tenga que hacerlo, cubriendo características clave, precios, casos de uso y competidores en un formato fácil de digerir.

¿No está seguro de dónde comenzar su búsqueda de una plataforma de gestión de proyectos? Estas son algunas de nuestras opciones favoritas:

Más allá de su búsqueda de software de gestión de proyectos

Seamos honestos: ninguna de estas herramientas de administración de proyectos puede abordar lo que necesita hacer en el trabajo. A veces es mejor incorporar un software que maneje con maestría una parte específica de su flujo de trabajo.

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Escrito por escritor independiente jane callahan.