Cree un panel de Business Analytics con Google Sheets

Los datos significan poco por sí solos. Abra una hoja de cálculo repleta de números y será difícil saber qué está mejorando y dónde debe concentrar sus esfuerzos.

Esa es una de las cosas que hace que los informes sobre números (el tráfico de su sitio, las ventas en la tienda o el crecimiento de registros) sean tan frustrantes. Tienes que encontrar los datos, descubrir cómo darles sentido y escribir sobre lo que muestran los datos.

¿No sería mejor si pudiera crear un tablero que convierta automáticamente sus números en información clara y procesable?

Con una hoja de cálculo y algunas integraciones de datos, puede crear el tablero personalizado de sus sueños. Combinemos sus habilidades con las hojas de cálculo con el complemento de Google Analytics para Hojas de cálculo de Google y aprendamos cómo convertir su hoja de cálculo en la aplicación de datos que siempre quiso crear.

Las herramientas para construir un tablero personalizable

Hay dos cosas que necesita para crear un tablero de informes: una aplicación de hoja de cálculo y una fuente de datos para usar en el informe.

Existe una amplia gama de aplicaciones de hojas de cálculo, pero Google Sheets es la mejor herramienta para este trabajo, ya que está en línea y puede extraer datos de aplicaciones web como Google Analytics automáticamente.

Luego, necesita las métricas para realizar un seguimiento en su tablero. Usaremos los datos de Google Analytics para mostrar las estadísticas de tráfico de nuestro blog en un tablero. Pero puede importar cualquier dato que desee en su hoja de cálculo y seguir estos pasos para convertirlo en un tablero. Simplemente copie los datos de sus aplicaciones, use funciones integradas como =finance() para importar datos financieros, o use las integraciones de Zapier para registrar suscriptores, ventas, acciones y más en la hoja de cálculo de su tablero automáticamente.

Decidir qué incluir en el tablero

Ahora es el momento de comenzar a crear su tablero. El primer paso es determinar qué métricas son más importantes.

Cualquier cosa ser rastreada. Puede configurar fácilmente un informe que rastree sus nuevos seguidores de Twitter o la cantidad de tickets de atención al cliente entrantes. Pero estos números no tienen sentido si no tienes una razón para rastrearlos.

Entonces, para comenzar, considere cómo se mide su desempeño. Para que un blog se considere un éxito, hay un puñado de métricas básicas que se pueden rastrear:

• Usuarios: ¿Cuántas personas vienen a tu blog?

• Sesiones: ¿Cuántas veces visitan tu blog?

• Porcentaje de rebote: ¿Se van justo después de visitar tu blog, o se quedan?

• Tráfico Orgánico: ¿Cuánto de su tráfico proviene directamente de los resultados de búsqueda orgánicos?

• Crecimiento mes a mes: ¿Cómo crece el tráfico de su sitio mes tras mes?

Estas son las métricas básicas que querrá vigilar, y las que incluiremos en nuestro tablero en este tutorial.

Su equipo puede tener diferentes métricas que son más importantes para su empresa: ventas, tasas de registro, tasas de conversión de campañas publicitarias y más. Si es así, decida cuáles de ellos son más importantes, luego agregue secciones al tablero para rastrearlos también.

Obtenga datos para su tablero

Ahora, necesitamos datos para cada una de esas métricas, para que podamos convertirlo en un informe. Y, para que todo sea automático, necesitamos que los datos se agreguen y actualicen automáticamente en nuestra hoja de cálculo.

Eso es fácil de hacer para el análisis de sitios web, con el complemento de hoja de cálculo de Google Analytics. Una vez conectado a su cuenta, automáticamente importará datos en vivo sobre su sitio web a su hoja de cálculo.

Si necesita importar otros datos, aquí hay otras opciones:

• Las integraciones de Zapier Google Sheets anteriores podrían agregar automáticamente datos sobre suscriptores, ventas y más a su hoja de cálculo

• Las hojas de Google import Las funciones pueden importar fuentes RSS, sitios web y datos XML, e información de otras hojas de cálculo, algo sobre lo que puede obtener más información en el tutorial de CRM de hoja de cálculo del capítulo 3 de este libro.

• Los complementos preconstruidos de Hojas de cálculo de Google pueden obtener datos de una amplia gama de fuentes, incluidas bases de datos públicas, herramientas de marketing y anuncios, y más. Pase al capítulo 6 para encontrar detalles sobre algunos de los mejores complementos de Hojas de cálculo de Google, o explore la Tienda de complementos de Google para encontrar más.

• Utilice Google Apps Script para crear complementos personalizados para Hojas de cálculo de Google e importar datos automáticamente desde otras fuentes. Avance a la guía de Google Apps Scripts en el Capítulo 7 para comenzar a crear sus propios complementos, si lo desea.

Cree un panel de informes en Hojas de cálculo de Google

Es hora de la parte divertida: ¡realmente construir nuestro panel de control!

Empecemos. Lo primero que debe hacer es instalar el complemento Google Analytics para Google Sheets si aún no lo ha hecho. Necesitaremos esto para crear nuestro informe.

Con eso instalado, abra una nueva hoja de Google, haga clic en el menú y seleccione el complemento Google Analytics. Hay algunas opciones para los informes y, para este panel, comenzaremos con .

Eso abrirá un nuevo panel de Informe en el lado derecho de su hoja de cálculo. Aquí nombraremos nuestro informe y seleccionaremos desde qué cuenta, perfil y propiedad de Google Analytics se ejecutará el informe. Voy a utilizar mi blog personal para este informe; debe seleccionar el sitio sobre el que necesita crear un informe de tráfico.

Ahora, elija qué métricas rastrear con este informe. En el cuadro de entrada debajo de la información de su cuenta, haga clic en el cuadro para ver una lista de métricas, luego elija las que seleccionó anteriormente y haga clic en .

Luego, la extensión agregará una nueva hoja de «Configuración del informe» a su hoja de cálculo y se completará automáticamente con los datos analíticos de su sitio. Aquí es donde obtendremos los datos para su tablero.

De manera predeterminada, la hoja de cálculo mostrará datos de los últimos siete días, pero puede cambiar eso cambiando el número en la columna B7 junto a , o eliminándolo y agregando fechas de inicio y finalización. Por lo general, encuentro que los datos de los últimos 30 días, y compararlos con los dos períodos anteriores de 30 días, dan la mejor idea del crecimiento mes a mes.

Para agregar los días de manera que podamos editarlos fácilmente, agreguemos una nueva hoja a nuestra hoja de cálculo para las fechas. Esto nos ayudará a obtener información dinámica para nuestro informe, utilizando los últimos dos meses en este tutorial, pero puede ingresar cualquier fecha que desee.

Primero, agregue una hoja, luego agregue la fecha de inicio y finalización para este mes y el mes anterior, como se muestra en la captura de pantalla a continuación. Luego puede actualizar las fechas en el futuro cuando desee nuevos informes, o usar las Hojas de cálculo de Google. today o date funciones para capturar automáticamente la fecha o el mes actual para el informe si lo desea.

Ahora, regrese a su Hoja de configuración del informe y seleccione su celda Fecha de inicio. Introduce un = firme, luego regrese a la Hoja de fechas que acaba de crear y seleccione la primera fecha para este mes actual. Presione la tecla y se completará automáticamente en la configuración de su informe. Ahora repita este paso para la fecha de finalización.

Una vez que haya establecido las fechas de inicio y finalización del mes actual, copie y pegue el informe para que tengamos uno para el tráfico del mes anterior. Puede hacer esto tantas veces como desee, dependiendo de cuánto tiempo atrás desee realizar un seguimiento de su tráfico para este informe. Para este tutorial, retrocedamos tres meses, así que copiaremos los datos y los agregaremos en dos columnas más. Recuerde agregar las fechas correctas a cada uno y darles un nombre único en la Fila 2.

Ahora que tiene las fechas de sus tres informes, es hora de ejecutar el informe. En el menú superior de Hojas de cálculo de Google, seleccione .

La extensión de Google Analytics agregará automáticamente tres hojas nuevas. Cada uno de ellos es un informe basado en las métricas y el período de tiempo que eligió, uno para cada mes, con el título que agregó a sus respectivas filas en la hoja de configuración.

Es hora de tomar estos datos de Google Analytics y convertirlos en un tablero. Para eso, seleccione la hoja original, haga clic en la flecha a la derecha y cambiarle el nombre a . También puede arrastrarlo hacia la izquierda, de modo que sea la primera pestaña que vea cuando abra esta hoja de cálculo.

Ahora, agreguemos datos y más al tablero. Puede hacer esto tan simple o elegante como desee, pero lo mantendremos básico por ahora, y puede agregar estilo más adelante.

Comience escribiendo las métricas que desea mostrar en el tablero. Luego, lo completaremos con datos tal como lo hicimos con el campo de fecha anteriormente. Seleccione la celda para los datos de ese mes, presione =, luego navegue a la hoja donde se encuentra la información correspondiente, seleccione la celda y presione enter. Repita eso para cada celda para obtener los datos adecuados para su informe.

Una vez que esto haya terminado, tendrá un tablero simple con los datos de tráfico de su sitio durante los últimos tres meses. Puede agregar un formato rápido para que las cosas se vean mejor, tal vez con colores de fondo para cada mes y formato de número para que los valores se destaquen.

Todavía es un poco difícil de leer, así que convertiremos estas métricas en gráficos que le permitirán ver qué crecimiento, o no, ha tenido en los últimos tres meses.

Simplemente resalte las celdas que desea representar visualmente, tal vez los 3 meses de datos para , primero, luego haga clic en en el menú superior.

Hojas de cálculo de Google le mostrará las opciones de gráfico. Seleccione cuál prefiere para representar sus datos. Elegiré un gráfico de volumen de línea para estos datos.

Eso colocará el gráfico en un lugar aleatorio, a menudo encima de sus datos. Simplemente haga clic y arrastre el gráfico para moverlo al lugar que desee, o arrastre los cuadrados en la esquina para cambiar su tamaño. Y si seleccionó los datos incorrectos, haga clic en el icono del lápiz para editar los datos, las etiquetas o el estilo del gráfico.

Ahora, repita este proceso para cada métrica y organice los gráficos como desee. He organizado los gráficos en una cuadrícula a la derecha, como una forma rápida de ver las estadísticas de un vistazo.

Nuestro tablero ahora tiene nuestras métricas principales a la izquierda y gráficos visuales a la derecha. Agreguemos nuestro crecimiento mensual al tablero y formateemos todo automáticamente con formato condicional.

En el área en blanco debajo de nuestras métricas principales, agregue etiquetas para las cifras de crecimiento mensual.

En las celdas A15 y A18, agreguemos formato condicional. De esa manera, cuando creamos nuestra fórmula para el crecimiento mensual, la hoja de cálculo sabrá cómo formatear la celda.

Primero, seleccione la celda A15, luego seleccione en el menú superior. Eso abrirá un panel a la derecha donde configuraremos nuestros criterios de formato condicional.

Vamos a establecer dos condiciones para las celdas A15 y A18. Si el valor de estas celdas es inferior a 0, se mostrará en rojo. Si el valor es mayor que 0, aparecerá en verde. Ahora podremos ver si el tráfico está creciendo con solo revisar los colores.

Para llenar la celda, simplemente agregue una fórmula simple. En A15, escriba: =Sum(luego haga clic en la celda con los usuarios del mes actual, luego escriba - y haga clic en la celda con los usuarios del mes anterior y presione . Esto le dará la diferencia entre los dos meses y mostrará automáticamente el color correcto gracias al formato condicional.

Repita este proceso de creación de un formato condicional para la celda A18 y complete la celda con datos del Mes anterior y el Mes anterior siguiente.

Puede repetir este proceso tantas veces como desee, según las métricas que desee para realizar un seguimiento del crecimiento mensual. Por ahora, solo vamos a realizar un seguimiento de los usuarios mensuales.

Si el cambio total en sus métricas, mes a mes, no es suficiente, puede agregar el cambio porcentual en la celda al lado con esta fórmula: =(Value1 - Value2) / Value2. Incluso podría agregar formato condicional nuevamente para ver la diferencia porcentual de mes a mes fácilmente.

¡Felicidades! Acaba de crear un panel de informes de análisis del sitio en Hojas de cálculo de Google sin necesidad de personal de ingeniería, uno que puede modificar fácilmente para mostrar exactamente las estadísticas que desea.

Agregue métricas adicionales a su tablero

Ha creado un excelente panel básico, uno que lo ayudará a realizar un seguimiento de las métricas más importantes para la mayoría de los sitios. Pero, ¿y si tu equipo quiere ver más? El complemento de Google Analytics puede obtener más datos, así que agreguemos más dimensiones a nuestro tablero para ver un desglose de cómo los nuevos usuarios encontraron nuestro sitio.

Para hacer eso, necesitamos volver a la pestaña. Aquí es donde establecemos las métricas que queremos rastrear, y es donde agregaremos las nuevas métricas a nuestro tablero. Haga clic nuevamente y elija su cuenta, propiedad y perfil tal como lo hicimos en el primer paso.

Como puede ver, en la parte inferior del informe hay una opción denominada «Dimensiones». Originalmente ignoramos esta opción, pero la usaremos para este próximo informe. Las dimensiones nos brindan una capa adicional de información para nuestras métricas: un desglose de dónde proviene la métrica sin procesar.

Echemos un vistazo de dónde provienen nuestros nuevos usuarios, para que podamos ver si la mayoría de las personas descubren nuestro sitio a través de la Búsqueda de Google o las redes sociales. En el campo «Métricas», agregue . Luego, debajo de eso en Dimensiones, agregue el campo.

Haga clic en , luego configure las fechas para el período de tres meses que hemos estado monitoreando como antes. Una vez hecho esto, vuelva al menú y vuelva a ejecutar el informe.

Eso creará una hoja más en su hoja de cálculo: «Fuentes de nuevos usuarios». Incluirá los datos que solicitamos, con el total de usuarios desglosados ​​según la fuente que los trajo a nuestro sitio.

Agreguemos estos datos a nuestro panel de informes. Debido a que hay muchos más datos en este informe que en los informes anteriores, solo veremos las 10 principales fuentes de tráfico para nuevos usuarios en el tablero. Si alguna vez desea profundizar en las fuentes más pequeñas, simplemente vuelva a la pestaña.

Primero necesitaremos formatear los datos de origen para que se vean bien en nuestro tablero. Seleccione los datos en el ga:source columna del Desglose de resultados, luego córtelo y péguelo en la columna directamente a la derecha de ga:newUsers. Alternativamente, puede copiar los datos seleccionando la celda de la derecha, presionando = y luego seleccionando el correcto ga:source el elemento que desea, luego presione Entrar, y podría ocultar el ga:source columna para limpiar la hoja de cálculo.

Ahora, ordenemos las columnas para ver los sitios que enviaron la mayor cantidad de visitantes. Resalte ambas columnas, luego seleccione en el menú. Su columna ahora mostrará la fuente con la mayor cantidad de usuarios nuevos en la parte superior.

Ahora que tenemos nuestros nuevos usuarios ordenados, seleccionaremos las diez fuentes principales y las convertiremos en un gráfico. Simplemente seleccione los diez sitios principales y sus usuarios, haga clic en la opción en el menú y elija el gráfico circular para visualizar los datos.

Algo no está bien aquí: el gráfico no está en nuestro panel principal de informes. Para corregir esto, simplemente seleccione el gráfico circular y cópielo, simplemente presione CMD+C o Ctrl+C.

Luego, abra la pestaña principal del panel de informes, pegue el nuevo gráfico y muévalo donde desee. Ahora su tablero muestra de dónde provienen sus nuevos usuarios, de un vistazo.

Si alguna vez decide volver a ejecutar el informe con nuevas fechas, simplemente replique estos pasos excepto por el pegado final. El gráfico en su panel de informes se actualizará automáticamente según el gráfico que tenga en su informe.

Una última cosa: podríamos hacer que el tablero se parezca menos a una hoja de cálculo, eliminando las líneas de cuadrícula entre sus tablas y gráficos. Para hacer esto, simplemente desmarque la opción de líneas de cuadrícula en el menú.

Lo mejor de crear un panel de informes en Hojas de cálculo de Google es que puede personalizarlo como desee. Puede cambiar el tipo de letra o los colores, modificar los estilos de gráficos y obtener más métricas según lo necesite.

Ahora, todo lo que queda es compartir sus datos o convertirlos en una presentación para su próxima reunión de la junta. Si desea compartir los datos para que otros los vean en una hoja de cálculo, simplemente haga clic en el botón en la esquina superior derecha y agregue los correos electrónicos de sus colegas para invitarlos a ver y/o editar la hoja de cálculo.

O bien, puede descargar la hoja de cálculo en formato Excel o PDF, o publicarla en la web donde puede insertarla en una publicación de blog o informe interno. Para obtener más información sobre las opciones de publicación, regrese al final del tutorial de Google Sheets 101 en el capítulo 1.

Más allá de Google Analytics: cómo extraer datos de cualquier aplicación en su tablero

Hay tantas métricas diferentes que su equipo podría estar rastreando, a menudo distribuidas en docenas de herramientas. Sus ventas están en una aplicación, sus suscriptores de correo electrónico están en otra y los detalles de rendimiento de su sitio pueden estar ocultos dentro de sus herramientas internas.

Encontrará complementos de Hojas de cálculo de Google para algunas de esas herramientas. Para todo lo demás, las más de 600 integraciones de aplicaciones de Zapier pueden ayudar. Puede copiar automáticamente nuevas entradas de formularios, asistentes a eventos, correos electrónicos, menciones de Twitter, ventas de PayPal y mucho más en su hoja de cálculo. Y si tiene aplicaciones internas con pocas integraciones, las integraciones de Webhooks o MySQL de Zapier también podrían extraer esos datos en su hoja de cálculo.

Estas son algunas de las formas más populares en que las personas agregan datos a las hojas de cálculo con Zapier (o consulte la lista completa de integraciones de Hojas de cálculo de Google en Zapier para obtener más ideas).

Todo lo que necesita hacer es usar Zapier para conectar su aplicación a una nueva hoja en su hoja de cálculo de Dashboard. A partir de ahí, puede usar los datos de esa aplicación en sus informes.

Para comenzar, agregue una nueva hoja a su hoja de cálculo para los datos de su aplicación. Agregue una columna para cada elemento que desee rastrear en el informe; aquí, he agregado columnas para la dirección de correo electrónico de cualquier nuevo suscriptor de correo electrónico, la fecha en que se registró y el formulario con el que se registró.

Ahora, en el panel de control de Zapier, cree un nuevo Zap y seleccione la aplicación con sus datos como disparador. Utilizo un formulario de Wufoo para mis correos electrónicos y lo seleccioné aquí. Asegúrese de seleccionar el formulario correcto o cualquier otra opción que pueda tener su aplicación Trigger.

Luego, seleccione Hojas de cálculo de Google como la aplicación Acción y elija la Acción. Seleccione su cuenta de Hojas de cálculo de Google, la hoja de cálculo del panel y la nueva hoja que creó para los datos de esta aplicación. Luego, haga clic en el ícono + al lado de cada fila y seleccione los datos correctos de su aplicación original.

Pruebe y encienda su Zap, y cada vez que se agregue un nuevo elemento a su aplicación, como un nuevo suscriptor o una venta, se agregará automáticamente a su hoja de cálculo de Hojas de cálculo de Google. A continuación, puede sumar los totales con simples =count() o =sum() funciones y agréguelas a su tablero con gráficos como arriba.

O, si desea contar automáticamente el número total de suscriptores, ventas o cualquier otra cosa, y se siente cómodo escribiendo código, aquí hay un tutorial sobre cómo usar la integración de código de Zapier para contar el total. Luego, use la acción en Hojas de cálculo de Google para actualizar el número en su tablero automáticamente cada vez que ingrese una nueva venta o un suscriptor.

Cree sus propios tableros de hojas de cálculo

Independientemente de los datos que necesite rastrear, Hojas de cálculo de Google puede convertirlos en un informe fácil de hojear. Las celdas y fórmulas tradicionales de la hoja de cálculo facilitan la organización y el formato de los datos, mientras que las integraciones modernas le permiten copiar estadísticas, ventas, suscriptores y más en su cuenta automáticamente. Y con un poco de ajuste, tendrá esos datos convertidos en un panel de aspecto profesional con los números más importantes de su equipo en un solo lugar.

Ahora es su turno: averigüe qué datos desea rastrear más allá de las estadísticas básicas de Google Analytics y agréguelos a su hoja de cálculo. Siga estos pasos para crear sus propios tableros simples a partir de esos datos y descubra cómo actualizar esos datos cuando lo necesite, tal vez simplemente cambiando las fechas o con las integraciones de Zapier.

Entonces, la próxima vez que su gerente solicite estadísticas, sabrá exactamente dónde verificar. Nunca más tendrá que agrupar un informe en PowerPoint.

Para obtener esos datos adicionales para tableros más detallados y para formatearlos automáticamente para que no tenga que pasar tanto tiempo en su hoja de cálculo, necesitará más complementos de Hojas de cálculo de Google. Hay cientos de complementos en la tienda, por lo que probamos y encontramos 50 de los mejores complementos de Google Sheets para ayudarlo a aprovechar al máximo Google Sheets.