Las hojas de cálculo no son bases de datos; deje de usarlas como tal

A veces, una hoja de cálculo no es suficiente. Claro, son rápidos de crear, pero tienen límites, y esos límites tienen consecuencias.

En el Reino Unido, por ejemplo, más de 15.000 personas infectadas con COVID-19 quedaron fuera de los recuentos de infecciones y de los esfuerzos de rastreo de contactos porque la hoja de cálculo utilizada para rastrear las infecciones se quedó sin espacio. La BBC informó:

… los desarrolladores eligieron un formato de archivo antiguo para hacer esto, conocido como XLS. Como consecuencia, cada plantilla podría manejar solo alrededor de 65,000 filas de datos en lugar de las más de un millón de filas de las que Excel es realmente capaz.

Esto es extremo, obviamente. Es posible que su empresa no esté trabajando en algo de este alcance y que (con suerte) no esté utilizando un formato de archivo de la década de 1990. Pero las hojas de cálculo tienen límites inherentes y vale la pena pensar en eso, especialmente si está utilizando una hoja de cálculo como una especie de base de datos improvisada.

Los límites de las hojas de cálculo y por qué las bases de datos funcionan mejor

Las hojas de cálculo ya no están limitadas a 65.000 filas, pero todavía hay un límite. Según Microsoft, Excel limita el número total de filas en una hoja de cálculo a 1.048.576 y de columnas a 16.384. Y hay algunos otros máximos a tener en cuenta, algunos de ellos extrañamente específicos.

• Las celdas pueden contener hasta 32,767 caracteres.

• Cada hoja de trabajo puede incluir hasta 65,530 enlaces.

• La fecha más temprana que puede establecer para los cálculos es el 1 de enero de 1900.

• La fecha más lejana en el futuro que puede usar para los cálculos es el 31 de diciembre de 9999.

• Los gráficos pueden extraer datos de hasta 255 hojas de trabajo.

Google Sheets también tiene límites: una hoja de cálculo puede tener cinco millones de celdas, en total, y no puede importar celdas con más de 50.000 caracteres.

La gran mayoría de las hojas de cálculo que crea nunca se acercarán a estos números. Pero algunos lo harán, y probablemente sea una buena idea pensar en cambiar a una base de datos mucho antes de eso por todo tipo de razones. Repasemos algunas de las diferencias entre bases de datos y hojas de cálculo.

Las hojas de cálculo te muestran todo, todo el tiempo

Abra una hoja de cálculo y verá, al menos, todo lo que hay en la hoja de cálculo actual. Esto es genial, a veces, hasta que su conjunto de datos crece demasiado y su computadora se detiene. Suponiendo que no posee una supercomputadora, esto sucederá mucho antes de que alcance los límites descritos anteriormente, especialmente si tiene un montón de fórmulas y scripts en ejecución.

Mientras tanto, las bases de datos almacenan datos entre bastidores. Solo cargarán lo que necesita cuando lo solicite, lo que significa que no escuchará el zumbido del ventilador de su computadora portátil cada vez que necesite extraer un registro específico. Si ha superado el punto de poder obtener algo valioso al mirar su hoja, probablemente debería configurar una base de datos para el trabajo.

Las hojas de cálculo no son excelentes para filtrar o consultar

Las aplicaciones de hojas de cálculo ofrecen algunos filtros y consultas, pero hay algunas advertencias. Ver datos en un orden particular, por ejemplo, generalmente requiere realizar cambios en la hoja misma.

Las bases de datos, mientras tanto, permiten consultas e informes realmente específicos y rápidos sin afectar realmente los datos. Esta es una forma mucho más limpia de obtener datos. Si necesita organizar los datos de diferentes maneras, de forma regular, una base de datos es la mejor opción.

Los errores tipográficos son una cosa

Las hojas de cálculo no ofrecen validación de datos de forma predeterminada, es decir, cuando se agrega una columna por primera vez, puede escribir lo que quiera donde quiera.

Digamos que hay una columna en su hoja de cálculo para registrar la edad de alguien. A menos que haya anticipado esto y haya configurado esa columna con validación, podría escribir «azul» y nada me detendría. Probablemente no conozcas a nadie que tenga años azules, yo no. Pero la hoja de cálculo no lo sabe.

Las bases de datos, mientras tanto, permiten la integridad de los datos: el sistema verifica si los datos que ingreso tienen sentido o no. A diferencia de las hojas de cálculo, esto está integrado en la propia configuración. Cuando agrega una columna a una base de datos, incluye el tipo de datos esperado y las limitaciones junto con el nombre de la columna. En el caso de la edad, esto significa verificar que los datos sean un número real. Esto puede ahorrarle muchos dolores de cabeza.

Las bases de datos son mejores para hacer conexiones

Esto es un poco técnico, pero las hojas de cálculo son algo estáticas. Cada hoja de cálculo y cada hoja de trabajo están más o menos separadas unas de otras. Puede cambiar esto con fórmulas, extrayendo información de otros lugares, pero eso no cambia el hecho de que estas son entidades separadas.

Mientras tanto, las bases de datos suelen ser relacionales de forma predeterminada. Esto significa que puede actualizar un dato en un solo lugar y se actualizará automáticamente en cualquier otro lugar.

La herramienta adecuada para el trabajo adecuado

Nada de esto quiere decir que las hojas de cálculo sean malas. Ellos no están. Simplemente no son una alternativa a una base de datos real. Si el gobierno del Reino Unido hubiera utilizado una base de datos en lugar de una hoja de cálculo para rastrear los casos de COVID, probablemente no se hubieran encontrado con los problemas que tuvieron. Esa es una lección de la que su empresa puede aprender.

Entonces, si está trabajando con muchos datos y necesita hacer conexiones regulares, es una buena idea considerar la posibilidad de configurar una base de datos adecuada. Eso podría significar contratar a alguien para configurar MySQL, o podría significar probar una base de datos fácil de usar como Airtable.