Cómo potenciar la productividad con las herramientas de Microsoft 365

Microsoft 365 proporciona un conjunto de programas ricos en funciones que se integran a la perfección en el ecosistema de cualquier organización. Con la proliferación del trabajo remoto, las oficinas híbridas y las políticas de WFA (trabajo desde cualquier lugar) generalizadas, un programa central que una a los equipos distribuidos es aún más esencial. Y las herramientas de Microsoft 365 ofrecen opciones sólidas para satisfacer las diversas necesidades de nuestra fuerza laboral actual.

Ya sea que sea nuevo en las herramientas de Microsoft 365, cambie de otro servicio empresarial o sea un usuario experimentado, siempre es útil repasar consejos y trucos específicos que pueden aumentar su productividad diaria.

Herramientas de Microsoft 365 para mejorar su negocio

Las siguientes herramientas de Microsoft 365 mejorarán su flujo de trabajo, aumentarán la eficiencia y permitirán a los equipos distribuidos maximizar su colaboración:

1. Mejore la comunicación con Microsoft Teams.

2. Combatir la fatiga de la bandeja de entrada con Outlook.

3. Energice la toma de notas con OneNote.

4. Domine la creación de contenido y la colaboración con Word, Excel y PowerPoint.

Siga leyendo para saber cómo cada una de estas herramientas de Microsoft 365 puede mejorar su negocio.

1. Mejorar la comunicación con Microsoft Teams

Microsoft Teams es un espacio de trabajo basado en chat con funcionalidad de mensajería, llamadas y videoconferencia. Teams sirve como centro de comunicación y administrador de proyectos. A medida que el mundo se apoyó en gran medida en el uso de reuniones de video durante el año pasado, Microsoft desarrolló su plataforma Teams para satisfacer las necesidades de los usuarios, incluida la adición de salas virtuales para grupos pequeños y pantallas en modo Juntos.

La plataforma de mensajería permite a los usuarios nombrar hilos de conversación y organizarlos por tema, similar al popular programa de chat Slack.

El valor real de Teams proviene de las integraciones.

Las herramientas de Microsoft 365, como Word o Outlook, están disponibles en el panel de control. Esta funcionalidad es útil cuando está chateando por video con colegas y desea consultar rápidamente un documento o marcar un elemento para su seguimiento en Outlook.

Otro lanzamiento reciente es la capacidad de compartir archivos a través de Microsoft OneDrive con su cuenta de Teams. Con esto, los usuarios también pueden almacenar grabaciones de reuniones y llamadas dentro de OneDrive.

Para aquellos que trabajan con múltiples servicios y herramientas externos, ¡están de suerte! Teams también ofrece conectores con aplicaciones comerciales populares para la gestión dinámica de proyectos. Los programas notables que puede conectar con su cuenta de Teams incluyen Zoom, Google Analytics, Evernote, GitHub, Asana, Salesforce, Survey Monkey y Adobe Creative Cloud.

Consejo profesional de Teams: ¿Trabaja con colegas internacionales? Para combatir las barreras del idioma, Teams tiene una opción de traductor en línea dentro de cada chat. Simplemente haz clic en el botón «Más opciones» y luego en «Traducir» en la parte superior del mensaje.. Et voilà – la opción de traducir texto instantáneamente a 36 idiomas diferentes.

2. Combatir la fatiga de la bandeja de entrada con Outlook

Los estudios han demostrado que las bandejas de entrada son una fuente de estrés abrumador y el uso fuera de horario puede afectar el bienestar general. Una nueva investigación también encontró que con el aumento vertiginoso del uso del correo electrónico durante COVID, los correos electrónicos pueden generar angustia para los empleados, causando emociones negativas, incertidumbre e incluso afectando el sueño. Además, Sanebox descubrió que solo el 38 por ciento de los correos electrónicos en la bandeja de entrada promedio son relevantes o importantes. Todas las señales apuntan a la importancia de la gestión del correo electrónico, especialmente para su salud mental. Además, reducir la cantidad de correos electrónicos y mejorar su flujo de trabajo puede liberar un tiempo valioso para concentrarse en tareas de nivel superior.

Como cliente de correo electrónico, Outlook ofrece funciones que pueden ahorrar tiempo a los usuarios y eliminar los dolores de cabeza de la bandeja de entrada.

El desorden es una función opcional dentro de Outlook que ordena los mensajes de baja prioridad de su bandeja de entrada. Los usuarios pueden optar por enviar correos electrónicos a una carpeta de desorden automáticamente o dejarlos en su bandeja de entrada y etiquetados como desorden. La función de desorden es adaptable: analiza el comportamiento del correo electrónico y los hábitos de lectura de un usuario para determinar qué correos electrónicos son importantes. Esto significa que esta función intuitiva se vuelve más efectiva a medida que continúe usándola con el tiempo.

Otra herramienta útil de Outlook es la función de ignorar. Todos lo hemos abordado: las temidas cadenas de correo electrónico Responder a todos que no tienen nada que ver contigo. Si constantemente se encuentra en correos electrónicos de distribución larga sin información esencial, pruebe la opción «ignorar conversación» en Outlook. La función no solo eliminará las conversaciones de correo electrónico no deseadas de su bandeja de entrada, sino que también silenciará las conversaciones futuras.

Consejo profesional de Outlook: Pruebe Boomerang, un software de productividad que le permite programar correos electrónicos, posponer mensajes o configurar recordatorios de respuesta. Boomerang es útil si trabaja con personas en diferentes zonas horarias porque puede programar un correo electrónico para enviar al comienzo de su día y estar al frente de su mente.

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3. Energice la toma de notas con OneNote

OneNote es un programa de toma de notas digital con capacidades para tomar notas mecanografiadas o escritas a mano. Los usuarios también pueden grabar audio, crear un boceto rápido o cargar y anotar imágenes.

Esta es una de las mejores herramientas de Microsoft 365 porque está precargada con plantillas como listas de tareas y planificadores.

Al igual que la mayoría de los programas de notas interactivos, el verdadero poder de OneNote entra en juego con las integraciones de Microsoft 365. Un escenario de ejemplo: está en una llamada y abre OneNote para anotar detalles de alto nivel. Una vez que cuelga, las notas escritas a mano se traducen a texto. Luego, convierte rápidamente la nota en una lista de tareas. Agrega un compañero de trabajo como colaborador, agrega indicadores de Outlook para establecer recordatorios y termina vinculando una tarea a una cita del calendario de Outlook para el seguimiento.

El acceso a todas sus herramientas de Microsoft 365 dentro de OneNote permite a los usuarios convertir fácilmente las notas en tareas procesables.

Consejo profesional de OneNote: Descargue la aplicación OneNote para tomar notas en su teléfono inteligente y acceder a su cuenta de Microsofte 365 sobre la marcha. Los usuarios de iPhone y iPad pueden descargar Office Lens, que accede a su cámara; incluso tiene un modo de pizarra para capturar sesiones de lluvia de ideas.

4. Dominar la creación de contenido y la colaboración con Word, Excel y PowerPoint.

La evolución constante de las herramientas de Microsoft 365, combinada con la creciente popularidad del competidor Google Drive, ha dado lugar a sólidas capacidades de colaboración. Word, Excel y PowerPoint permiten a los usuarios ser coautores de documentos, hojas de cálculo y archivos de PowerPoint.

La coautoría es una herramienta poderosa.

Los equipos distribuidos pueden trabajar con varios colaboradores, ver las ediciones en tiempo real y agregar sugerencias o comentarios. La retroalimentación en un lugar central ahorra tiempo cuando se trabaja con muchas partes interesadas.

Dependiendo de su flujo de trabajo, puede habilitar AutoGuardar, que guardará cada iteración de su archivo. Si necesita ver versiones anteriores para ver el trabajo antes de las ediciones, puede acceder a esto dentro de su historial de versiones. Esto puede ser útil si envía un documento, los editores pasan por la edición de copia y desea comparar el trabajo original con el producto final.

Otra actualización interesante es la función de dictado que le permite utilizar la tecnología de voz dentro de Word. Para aquellos que realizan múltiples tareas, o si desea grabar notas de reuniones o simplemente grabar y transcribir audio, esta función les facilitará la vida.

Consejo profesional de Word: Una función única de las herramientas de Microsoft 365 es Smart LookUp. Esta herramienta es un asistente de investigación digital donde puede seleccionar un término o frase para buscar. Un panel de información extrae información de los resultados de búsqueda de Bing. La búsqueda inteligente no es solo un diccionario simple, sino que incluye el contexto del documento en su conjunto y las palabras que rodean la frase. No tener que copiar y pegar en un navegador separado acelera la creación de contenido.

¿Listo para empezar a trabajar?

La mayoría de los profesionales podrían utilizar más tiempo y una mayor eficiencia a lo largo de su día, especialmente cuando son de la FMH o con un equipo distribuido. El objetivo general de las herramientas de Microsoft 365 es la productividad y la conectividad del equipo. Si bien el uso adecuado de los programas generalmente logra eso, las herramientas pequeñas también pueden tener un gran impacto cuando se trata de ahorrar tiempo.