Una guía para principiantes sobre diagramas de flujo de datos

Pregúntele a cualquier atleta profesional o ejecutivo de negocios cómo logró el éxito y le dirá que dominó un proceso. Al descubrir cuáles de sus hábitos les llevaron al éxito y cuáles no, mejoraron su eficiencia, efectividad y productividad en el trabajo.

Pero implementar un proceso en una empresa, departamento o incluso en un equipo es un animal completamente diferente a perfeccionar su propio proceso personal. Con tantas partes móviles, ¿cómo rastrea cada aspecto del proceso de su negocio y cómo lo refina?

Diagramas de flujo de datos proporcionan una forma sencilla y eficiente para que las organizaciones comprendan, perfeccionen e implementen nuevos procesos o sistemas. Son representaciones visuales de su proceso o sistema, por lo que facilitan su comprensión y poda.

Antes de profundizar en cómo los diagramas de flujo de datos pueden ayudar a refinar cualquiera de los sistemas o procesos de su empresa, repasemos qué es exactamente.

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Los DFD se hicieron populares en la década de 1970 y han mantenido su uso generalizado al ser fáciles de entender. Mostrar visualmente cómo funciona un proceso o sistema puede captar la atención de las personas y explicar conceptos complejos mejor que los bloques de texto, por lo que los DFD pueden ayudar a casi cualquier persona a comprender la lógica y las funciones de un sistema o proceso.

Hay dos tipos de DFD: lógicos y físicos. Los diagramas lógicos muestran el proceso teórico de mover información a través de un sistema, como de dónde provienen los datos, a dónde van, cómo cambian y dónde terminan.

Los diagramas físicos le muestran el proceso práctico de mover información a través de un sistema, como cómo el software, hardware, archivos, empleados y clientes específicos de su sistema influyen en su flujo de información.

Puede usar diagramas lógicos o físicos para describir el mismo flujo de información o puede usarlos en conjunto para comprender un proceso o sistema en un nivel más granular. Pero, antes de que pueda utilizar un DFD para comprender el flujo de información de su sistema o proceso, debe conocer las notaciones o símbolos estándar que se utilizan para describirlo.

Símbolos del diagrama de flujo de datos

Los símbolos del diagrama de flujo de datos son notaciones estandarizadas, como rectángulos, círculos, flechas y etiquetas de texto corto, que describen la dirección del flujo de datos de un sistema o proceso, entradas de datos, salidas de datos, puntos de almacenamiento de datos y sus diversos subprocesos.

Hay cuatro métodos comunes de notación utilizados en DFD: Yourdon & De Marco, Gene & Sarson, SSADM y Unified. Todos usan las mismas etiquetas y formas similares para representar los cuatro elementos principales de un DFD: entidad externa, proceso, almacén de datos y flujo de datos.

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Entidad externa

Una entidad externa, que también se conoce como terminadores, fuentes, sumideros o actores, es un sistema o proceso externo que envía o recibe datos hacia y desde el sistema diagramado. Son las fuentes o los destinos de la información, por lo que generalmente se colocan en los bordes del diagrama. Los símbolos de entidad externa son similares en todos los modelos, excepto en Unified, que usa un dibujo de figura de palo en lugar de un rectángulo, círculo o cuadrado.

Proceso

El proceso es un procedimiento que manipula los datos y su flujo tomando datos entrantes, cambiándolos y produciendo una salida con ellos. Un proceso puede hacer esto realizando cálculos y usando la lógica para ordenar los datos o cambiando su flujo de dirección. Los procesos generalmente comienzan en la parte superior izquierda del DFD y terminan en la parte inferior derecha del diagrama.

Almacén de datos

Los almacenes de datos contienen información para su uso posterior, como un archivo de documentos que está esperando ser procesado. Las entradas de datos fluyen a través de un proceso y luego a través de un almacén de datos, mientras que las salidas de datos fluyen desde un almacén de datos y luego a través de un proceso.

Flujo de datos

El flujo de datos es la ruta que toma la información del sistema desde entidades externas a través de procesos y almacenes de datos. Con flechas y etiquetas sucintas, el DFD puede mostrarle la dirección del flujo de datos.

Antes de comenzar a trazar diagramas de flujo de datos, debe seguir las cuatro mejores prácticas para crear un DFD válido.

1. Cada proceso debe tener al menos una entrada y una salida.

2. Cada almacén de datos debe tener al menos un flujo de datos de entrada y un flujo de datos de salida.

3. Los datos almacenados de un sistema deben pasar por un proceso.

4. Todos los procesos de un DFD deben vincularse a otro proceso o almacén de datos.

Niveles de diagramas de flujo de datos

Los DFD pueden variar desde descripciones generales simples hasta representaciones granulares complejas de un sistema o proceso con múltiples niveles, comenzando con el nivel 0. Los DFD más comunes e intuitivos son los DFD de nivel 0, también llamados diagramas de contexto. Son descripciones generales digeribles y de alto nivel del flujo de información a través de un sistema o proceso, por lo que casi cualquier persona puede entenderlo.

Nivel 0: diagrama de contexto

Este nivel de DFD se centra en los procesos o funciones del sistema de alto nivel y las fuentes de datos que fluyen hacia o desde ellos. Los diagramas de nivel 0 están diseñados para ser descripciones generales simples y directas de un proceso o sistema.

Nivel 1: Descomposición del proceso

Si bien los DFD de nivel 1 siguen siendo descripciones generales generales de un sistema o proceso, también son más detallados: desglosan el nodo de proceso único del sistema en subprocesos.

Nivel 2: inmersiones más profundas

El siguiente nivel de DFD profundiza aún más en los detalles al dividir cada proceso de nivel 1 en subprocesos granulares.

Nivel 3: Complejidad creciente

Los DFD de nivel 3 y de números superiores son poco frecuentes. Esto se debe en gran parte a la cantidad de detalles requeridos, que frustra su propósito original de ser fácil de entender.

Ejemplos de diagramas de flujo de datos

Los profesionales de diversas industrias, como ingeniería de software, TI, comercio electrónico y gestión y diseño de productos, pueden utilizar los DFD para comprender, perfeccionar o implementar mejor un nuevo sistema o proceso.

Pero, ¿cómo se ve un diagrama de flujo de datos en la práctica y cómo ayuda a su negocio? Aquí hay tres ejemplos para ayudar a contextualizar el impacto de DFD.

1. Nivel 0 DFD

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Este DFD de nivel 0 proporciona un mapa contextual de una plataforma de negociación de valores. Los datos fluyen en una dirección desde el asistente de servicio al cliente y el corredor hasta la plataforma, y ​​en dos direcciones desde los clientes a la plataforma y viceversa.

2. Nivel 1 DFD

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Este DFD de Nivel 1 desglosa el proceso del cliente con más detalle, expandiéndolo para incluir la creación de cuentas, retiros de efectivo y eventuales transacciones de valores.

3. Nivel 2 DFD

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Este DFD de nivel 2 descompone el proceso «Realizar pedido» para contextualizar los pasos necesarios para realizar un pedido. – ya sea por un cliente o por un corredor. Incluso representa un centro de bolsa de valores de terceros donde los detalles de la transacción se envían después de que se realiza un pedido.

1. Seleccione un sistema o proceso.

Comience seleccionando un sistema o proceso específico que desee analizar. Si bien cualquier sistema o proceso puede convertirse en un DFD, cuanto mayor sea el proceso, más complicado será el diagrama y más difícil será contextualizarlo. Siempre que sea posible, comience con una pequeña función o proceso que desee mejorar.

2. Categorice las actividades comerciales relacionadas.

A continuación, categorice todas las actividades relacionadas con este proceso en entidades externas, flujos de datos, procesos y almacenes de datos.

Considere un sistema de pedidos de comida en un restaurante. Los clientes son entidades externas, el sistema de pedidos de alimentos es un proceso y la interacción entre los clientes y el sistema (que va en ambas direcciones) es el flujo.

¿También vale la pena señalarlo? El sistema de pedidos funciona como un almacén de datos, por lo que para un modelo SSADA, esto significa dibujarlo como un rectángulo con esquinas redondeadas con dos líneas horizontales en el interior para representar su función dual.

3. Dibuje un DFD de contexto.

Ahora es el momento de empezar a dibujar. Los DFD se pueden crear a mano, utilizando plantillas gratuitas disponibles en línea o mediante extensiones del navegador.

Comience con un DFD simple de nivel 0: comience con su proceso o sistema, luego mapee todas las conexiones básicas y fluye.

4. Revise su trabajo.

Antes de sumergirse en DFD más complejos, verifique el trabajo que ya ha realizado para asegurarse de que sea preciso y completo. Si se perdió (o agregó) un proceso, entidad o flujo, es posible que sus DFD de siguiente nivel no tengan sentido y se vea obligado a comenzar de nuevo.

5. Cree diagramas secundarios.

Para cada proceso o sistema descrito en su DFD de nivel 0, cree un nuevo diagrama hijo con sus propias entidades y flujos. Eventualmente, puede usar estos diagramas secundarios para conectar procesos.

6. Amplíe los procesos a DFD de nivel 1.

Usando sus diagramas secundarios, debe mapear conexiones más profundas entre cada proceso. En el caso de nuestro ejemplo de restaurante, esto podría significar profundizar en el sistema de pedidos de alimentos y su conexión con proveedores, gerentes, clientes y personal de cocina.

7. Repita según sea necesario.

Cada proceso, sin importar cuán grande o pequeño sea, puede reinventarse como un diagrama de contexto de Nivel 0 y el ciclo puede comenzar de nuevo. Repita estos pasos según sea necesario para crear tantos DFD como sea necesario, o dividir los procesos aún más para desarrollar DFD de nivel 2, 3, etc.

Perfeccionando su proceso

Si bien no existe un diagrama de flujo de datos «perfecto», la práctica continua puede ayudar a agilizar el proceso y ofrecer información crítica sobre lo que funciona, lo que no funciona y dónde su empresa puede realizar mejoras que ofrezcan el mayor impacto.

¿Su mejor apuesta? Recuerde la regla: manténgalo simple. Comience con el contexto, desarrolle procesos conectados y repita según sea necesario para mapear las conexiones, los flujos y las entidades clave en toda su organización.