16 opciones gratuitas de software de gestión de proyectos para mantener a su equipo encaminado

El 92% de los trabajadores estadounidenses sienten que podrían colaborar mejor con sus colegas.

Administrar varios proyectos a la vez, delegar tareas y colaborar entre equipos es difícil en un buen día, pero puede volverse absolutamente imposible cuando se interponen obstáculos imprevistos. Los datos demuestran que la gestión de proyectos no es un paseo por el parque para la mayoría de nosotros.

Cuando eso afecta al negocio, se convierte en un problema aún mayor. La falta de comunicación y las ineficiencias en su proceso de gestión de proyectos pueden generar experiencias confusas y estresantes para sus empleados. Puede obstaculizar la capacidad de su empresa para satisfacer las necesidades de sus clientes o alcanzar los objetivos de fin de año.

Afortunadamente, hay muchas aplicaciones gratuitas de gestión de proyectos para mantener a su equipo al día sin arruinarse.

En una herramienta de gestión de proyectos gratuita, normalmente podrá crear varios proyectos, elaborar listas de tareas pendientes, asignar tareas a los miembros del equipo y realizar un seguimiento del progreso de un proyecto hasta su finalización. Las herramientas de gestión de proyectos de pago ofrecen más almacenamiento, más proyectos y más puestos para el equipo. Pero para equipos pequeños, una herramienta de gestión de proyectos gratuita funcionará.

El bajo buy-in lo convierte en una elección natural. Con el software de gestión de proyectos gratuito, su equipo puede colaborar mucho mejor, reduciendo el riesgo de errores de comunicación y manteniendo a todos al tanto de los proyectos de todo el equipo. También es útil para los miembros individuales del equipo. Pueden usarlo para aumentar su productividad y asegurarse de que van por buen camino.

Para agilizar su proceso y asegurarse de que todos los miembros de su equipo estén en la misma página, eche un vistazo a estas excepcionales herramientas gratuitas de gestión de proyectos.

1. Software de gestión de proyectos de HubSpot

La herramienta de gestión de proyectos de HubSpot incluye creación de tareas, automatización de tareas y listas de tareas pendientes. Está diseñado específicamente para equipos de marketing y se integra perfectamente con Marketing Hub. Con esta herramienta, puede realizar un seguimiento de las tareas junto con sus proyectos de marketing, de modo que ambos estén integrados y no se gestionen en diferentes herramientas.

Las características incluyen:

• Gestión de tareas junto con sus flujos de trabajo de marketing
• Capacidades de adjuntar archivos para realizar un seguimiento de los activos importantes
• Listas de tareas prefabricadas para lanzar proyectos de inmediato
• Plantillas personalizadas para proyectos recurrentes
• Páginas de destino, correos electrónicos y flujos de trabajo disponibles en la misma herramienta

Precios: Gratis con HubSpot Marketing Hub

2. Project.co

Project.co es un sistema de gestión de proyectos orientado al cliente que conecta a su equipo con los equipos de sus clientes en un solo lugar. Cada trabajo que realiza se puede configurar como su propio proyecto, con su propio canal de discusión, notas, tareas, equipo y pagos. También puede registrar el tiempo dedicado a cada proyecto.

Se encuentran disponibles una variedad de vistas de tareas y proyectos diferentes, incluido el calendario, el programador y la vista Kanban, para brindarle una descripción general del trabajo que está sucediendo dentro de su equipo.

Las características incluyen:

• Capacidad para agregar / invitar rápidamente a usuarios internos y externos
• Feed de discusión para cada proyecto, con alertas por correo electrónico (y la capacidad de responder por correo electrónico sin iniciar sesión)
• Variedad de vistas de tareas, que se pueden filtrar, que brindan a todo su equipo, cada departamento e incluso a los usuarios individuales sus listas de tareas diarias / semanales
• Herramientas de informes que miden sus proyectos más y menos rentables o eficientes
• Capacidad para integrar soluciones de pago y aceptar pagos con tarjeta de forma rápida y segura a través del sistema

Precios: Gratis durante 14 días; $ 10 / usuario / mes

3. Plan Toggl

Toggl Plan es una herramienta de gestión de proyectos eficaz para automatizar el proceso de delegación de tareas y visualizar qué tareas del proyecto se han completado y cuáles no. Si su equipo colabora a menudo con otros departamentos en proyectos, esta podría ser una herramienta útil para usted.

Las características incluyen:

• Visualización de diagramas de Gantt para rastrear plazos y proyectos importantes
• Integraciones con Slack, Github, Evernote y otros
• Opción de colaboración en equipo a través de calendarios compartidos y notas de tareas.

Precios: Gratis durante 14 días; $ 8 / usuario / mes (Equipo); $ 13,35 / usuario / mes (Business)

4. ClickUp

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ClickUp proporciona algunas características impresionantes para personalizar la herramienta de administración de proyectos todo en uno para que se adapte a los miembros de su equipo, incluida la opción para que cada usuario elija una de tres formas diferentes de ver sus proyectos y tareas según sus preferencias individuales. Si su equipo de marketing se superpone con el de ventas, diseño o desarrollo, esta es una solución eficaz, ya que proporciona funciones para esos cuatro equipos.

Las características incluyen:

• La capacidad de organizar sus proyectos en función de la prioridad y asignar tareas a grupos.
• La opción de establecer metas para recordar a los equipos lo que pretenden lograr.
• Sincronización bidireccional de Google Calendar
• Una manera fácil de filtrar, buscar, ordenar y personalizar opciones para administrar tareas específicas.
• Flujo de actividad con capacidad de menciones
• Maquetas de imágenes
• 57 aplicaciones integradas

Precios: Libre; $ 5 / usuario / mes

5. nTask

Otro software gratuito que viene con una variedad de funciones para administradores de proyectos y tareas es nTask. Este programa tiene un par de herramientas gratuitas para cualquiera que busque trabajar como gerente de proyecto individual o profesional.

nTask admite múltiples proyectos y creación de tareas. Los usuarios también pueden definir los roles del líder del equipo, el presupuesto, los hitos y los criterios de seguimiento del tiempo que son específicos para los proyectos relevantes. Al comprender las necesidades de los gerentes de proyectos avanzados, nTask también ofrece una función de diagrama de Gantt interactivo. Se puede personalizar con un simple mecanismo de arrastrar y soltar para alinear el proyecto con los cambios en curso de la vida real.

Las características incluyen:

• Un potente sistema de colaboración en la aplicación
• Integración con Slack y muchas otras aplicaciones de terceros
• La capacidad de invitar a las partes interesadas a ver los proyectos en curso.
• Administracion de recursos
• Gestión del equipo a través de un proceso controlado por el administrador
• Múltiples espacios de trabajo dedicados a diferentes proyectos y tareas.

Precios: Gratis (Básico); $ 2.99 / usuario / mes (Premium); $ 7,99 / usuario / mes (Business); Personalizado (Enterprise)

6. Trabajo en equipo

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Teamwork es un software de gestión de proyectos y una plataforma de colaboración que ayuda a los equipos internos y remotos a mantenerse organizados y productivos. Cada proyecto le permite cargar fácilmente archivos, asignar tareas y fechas límite, y conversar con sus compañeros de equipo. Al centralizar la información de su proyecto, puede ayudar a eliminar más malentendidos y plazos incumplidos.

Las características incluyen:

• Fácil integración con HubSpot
• Teamwork Chat Instant Messenger para ayudarlo a mantenerse en su flujo de trabajo y ser más productivo
• Seguimiento del tiempo para comprender la capacidad y dónde pasa el tiempo un equipo
• Cuadros de mando, subtareas e hitos para ayudar a realizar un seguimiento del progreso de los proyectos

Precios: Libre; $ 10 / usuario / mes (Entrega); $ 18 / usuario / mes (crecer); Personalizado (Enterprise

7. Freedcamp

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Freedcamp es una herramienta de gestión de proyectos con muchas funciones que está diseñada para uso personal y profesional. Cada proyecto tiene sus propias tareas, hitos, archivos, discusiones y cronogramas, así como un seguimiento de problemas y un calendario. El panel le brinda una descripción general clara y concisa de lo que está sucediendo en su equipo, incluida la actividad, los proyectos y las tareas.

Las características incluyen:

• Feed de discusión del tablero de mensajes, con la capacidad de crear y llevar a cabo discusiones sobre cualquier tema
• Potente vista de calendario que muestra todos los próximos eventos
• Tercero integraciones que incluyen Google Drive, Google Calendar, Dropbox y más

Precios: Libre; $ 1.49 / usuario / mes (MInimalist); $ 7,49 / usuario / mes (Business); $ 16,99 / usuario / mes (Enterprise)

8. Asana

Asana, una de las soluciones de gestión de proyectos más conocidas, tiene una interfaz limpia y fácil de usar. La herramienta todo en uno le permite crear tableros para visualizar en qué etapa se encuentra su proyecto y usar informes para realizar un seguimiento de las tareas terminadas y las tareas que necesitan su atención.

Las características incluyen:

• La capacidad de crear plantillas para automatizar tareas mundanas.
• La capacidad de colaborar y compartir información con todo el equipo, de forma privada y segura.
• La opción de establecer controles de seguridad y designar administradores.
• Más de 100 integraciones para un proceso de principio a fin más eficiente
• La capacidad de crear campos de proyectos personalizados, compartir documentos y filtrar tareas.
• Integración de HubSpot para una sincronización perfecta de los flujos de trabajo y la actividad de los contactos

Precios: Gratis (Básico); $ 10,99 / usuario / mes (Premium); $ 24,99 / usuario / mes (Business); Personalizado (Enterprise)

9. Monday.com

Monday.com, una herramienta de gestión de proyectos que también ofrece herramientas de recursos humanos y TI, le permite crear actualizaciones de estado de los miembros del equipo para que sus equipos remotos y flexibles conozcan los horarios de sus compañeros de trabajo. Le permite acceder fácilmente a las actualizaciones del proyecto de un vistazo para que nada quede entre las grietas.

Las características incluyen:

• Flujos de trabajo personalizables para priorizar las necesidades de su equipo y encargarse de las tareas menores
• Diagrama de Gantt para visualizar fechas de vencimiento y cronogramas de proyectos
• Integraciones con herramientas populares como Slack, Microsoft Teams y Google Calendar
• Actualizaciones de estado de los miembros del equipo para miembros del equipo remotos o flexibles
• Integración de HubSpot para que todos puedan colaborar en la gestión de contactos y acuerdos

Precios: Gratis durante 14 días; $ 8 / usuario / mes (básico); $ 10 / usuario / mes (estándar); $ 16 / usuario / mes (Pro); Personalizado (Enterprise)

10. Wrike

Wrike se destaca como una herramienta de gestión de proyectos excepcional para los equipos que desean la opción de personalizar los flujos de trabajo y editar y revisar proyectos desde la propia plataforma. La herramienta ofrece la capacidad de codificar colores y calendarios de capas, y su aplicación móvil permite a los colegas actualizar la información del proyecto sobre la marcha. Puede agregar comentarios a secciones, videos o documentos, y crear campos personalizados para exportar los datos más relevantes para su empresa.

Las características incluyen:

• Medidas de seguridad para garantizar que solo el personal autorizado pueda acceder a la información
• Flujo de actividades para permitir que los gerentes de proyectos controlen pequeñas tareas, vean las actividades en orden cronológico y etiqueten a los miembros del equipo.
• La opción de dejar de seguir actividades para ordenar su propia transmisión personal
• Sincronización de correo electrónico y calendario
• Funciones integradas de edición y aprobación

Precios: Libre; $ 9.80 / usuario / mes (Profesional); $ 24,80 / usuario / mes (Business); Personalizado (Enterprise)

11. Paymo

La versión gratuita de Paymo solo permite el acceso de un usuario, pero si tienes un equipo pequeño o eres un autónomo, esta podría ser una opción eficiente para rastrear las horas facturables y facturar a los clientes. Junto con el seguimiento de las finanzas, Paymo también le permite organizar los cronogramas de los proyectos, crear listas de tareas pendientes y estar al tanto de sus presupuestos para varios proyectos a la vez.

Las características incluyen:

• Tableros Kanban para actualizaciones de proyectos fáciles y de un vistazo
• Seguimiento del tiempo para mantener a todos en el mismo horario
• Uso compartido de archivos y extensión Adobe CC para compartir fácilmente activos
• Informes de horas trabajadas para mantener informados a los interesados
• Plantillas de proyectos para impulsar proyectos con un clic

Precios: Libre; $ 9.95 / usuario / mes (oficina pequeña); $ 15.79 / usuario / mes (Business)

12. Trello

Trello es una herramienta de arrastrar y soltar que le permite mover proyectos, personales o profesionales, a través de las etapas del flujo de trabajo hasta su finalización.

Usted define cuáles son esas etapas, ya sean estados de proyectos de trabajo como ‘En espera’ o categorías de proyectos personales como ‘¡Cosas para comprar!’ – con tareas representadas como «tarjetas». A cada tarjeta se le puede dar un nombre, asignar a una persona, darle una fecha de vencimiento y tener archivos, como imágenes, adjuntos.

Las características incluyen:

• Plantillas para una variedad de diferentes tipos de proyectos, desde negocios hasta educación y productividad personal.
• Posibilidad de agregar archivos adjuntos como imágenes a cualquier tarjeta en cualquier tablero
• Personalice las etapas de su flujo de trabajo para reflejar su proceso real
• Movimiento simple de arrastrar y soltar de tarjetas a través de etapas de flujo de trabajo
• Integración de HubSpot para sincronizar flujos de trabajo de marketing, ventas y servicios en listas de tareas pendientes

Precios: Libre; $ 10 / usuario / mes; Personalizado (Enterprise)

13. Todoist

Todoist es una herramienta simple pero poderosa que te permite crear listas de tareas poderosas e interactivas. A las tareas pendientes se les puede asignar niveles de prioridad, asignarlos a personas de su equipo y marcarlos, con recordatorios personalizables (aunque son una función premium). Los elementos procesables también se pueden categorizar en diferentes proyectos, creando una estructura simple y fácilmente comprensible donde cada ‘lista’ tiene un título (nombre del proyecto) y una serie de acciones. Todo esto lo convierte en una herramienta extremadamente flexible y personalizable para realizar el trabajo.

Las características incluyen:

• Listas de plantillas para inspirarte y guiarte
• Fechas de vencimiento periódicas para tareas periódicas
• Visualizaciones de productividad y puntos de ‘Karma’ para tareas y rachas completadas
• Etiquetas, notificaciones y canales de discusión para mantenerte organizado

Precios: Libre; $ 3 / usuario / mes (Pro); $ 5 / usuario / mes (Business)

14. MeisterTask

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MeisterTask es una herramienta de gestión de proyectos que le permite crear tableros Kanban, establecer tareas recurrentes, realizar un seguimiento de los tiempos de los proyectos y crear campos personalizados. Puede importar automáticamente datos de otras herramientas como Trello y Asana, lo que le permite ponerse a trabajar inmediatamente sin perder tiempo.

Las características incluyen:

• Hasta 3 proyectos en la versión gratuita
• Archivos adjuntos para proyectos
• Iconos de proyectos personalizados para que las tareas se destaquen
• Seguimiento del tiempo para que no se pierdan los plazos

Precios: Libre; $ 8.25 / usuario / mes (Pro); $ 20,75 / usuario / mes (Business); Personalizado (Enterprise)

15. Bitrix24

El software de gestión de proyectos de Britrix24 incluye tableros Kanban, diagramas de Gantt, contadores de tareas para una fácil priorización e informes para analizar la intensidad de tiempo de las diferentes tareas. También puede crear listas de tareas pendientes dentro de las tareas.

Las características incluyen:

• Tareas recurrentes para una fácil creación y automatización de tareas
• Integración con Horas facturables, que es especialmente útil si trabaja con autónomos
• Estados de las tareas para realizar un seguimiento del progreso fácilmente
• Informes mensuales sobre el tiempo dedicado a las tareas.

Precios: Libre; $ 19 / mes (Inicio +); $ 55 / mes (CRM + y Project +); $ 79 / mes (plan comercial estándar); $ 159 / mes (Plan de negocios profesional)

16. Mesa de aire

Airtable es una aplicación de base de datos y hoja de cálculo personalizable que se puede utilizar para crear una herramienta de gestión de proyectos para su equipo. Su plantilla de seguimiento de proyectos le permite administrar proyectos fácilmente en un entorno familiar similar a una hoja de cálculo, lo que lo hace ideal para los entusiastas de Excel y Google Sheets.

Las características incluyen:

• Creación de subtareas dentro de las tareas
• Capacidad para asignar tareas y establecer estimaciones de tiempo.
• Plantillas adicionales para mantener alineados a los equipos remotos, como un centro de equipo y un rastreador de activos
• Altamente personalizable para diferentes equipos
• Integración con herramientas populares como HubSpot, Asana, Dropbox, Google Workspace y Slack

Precios: Libre; $ 10 / usuario / mes (más); $ 20 / usuario / mes (Pro); Personalizado (Enterprise)

Optimice los flujos de trabajo con una herramienta de gestión de proyectos

El uso de una aplicación de gestión de proyectos permitirá a su equipo trabajar de manera más eficiente y colaborar de manera más fluida. Una vez eliminados los obstáculos, puede garantizar que su equipo pueda concentrarse en lo que importa: atraer más clientes potenciales, vender a más clientes potenciales y capacitar a más clientes para que crezcan junto con su negocio.

Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en agosto de 2018 y se ha actualizado para exhaustividad.