16 de las mejores herramientas de planificación de reuniones para organizar su día

Nos quejamos de pasar incontables horas en reuniones improductivas y mal gestionadas.

Pero el mayor crimen es todo el tiempo perdido que pasamos Planificación la reunión.

La comunicación y los pasos interminables de ida y vuelta: revisar calendarios, determinar el mejor lugar para reunirse, configurar un número de llamada, agregar la reunión al calendario, invitar a todos los asistentes necesarios, etc. En pocas palabras, el proceso hace que la reunión sea una molestia incluso antes de que comience.

La mejor forma de programar reuniones

Ahí es donde entra en juego el software de programación de reuniones: esta es la forma más eficiente de optimizar su tiempo al programar reuniones (y el tiempo de todos los invitados).

Estas herramientas tienen una variedad de funciones, como la automatización de la programación de la agenda, recordatorios y notificaciones, e integraciones para conectar su software de programación a sus otras herramientas comerciales (como su CRM y software de ventas). Entonces, echemos un vistazo a algunos de los mejores programas de programación de reuniones disponibles en la actualidad.

Mejor programador de reuniones

Ya sea que esté tratando de encontrar la ventana de tiempo perfecta para ponerse al día con su equipo ocupado o buscando la mejor manera de coordinarse con sus clientes, estas herramientas de programación de reuniones lo tienen cubierto.

1.Programador gratuito de citas y reuniones de HubSpot

Precio: Gratis, $ 0 / mes (Gratis), $ 45 / mes (Starter), $ 450 / mes (Professional), $ 1200 / mes (Enterprise) para Service Hub o Sales Hub

El programador gratuito de citas y reuniones de HubSpot permite que tus prospectos reserven reuniones individuales y grupales contigo automáticamente para evitar los tediosos intercambios de tiempo que conlleva la determinación de la disponibilidad de alguien.

Los clientes potenciales pueden ver su calendario y disponibilidad, y simplemente seleccionar una hora de reunión que les funcione. Se le notificará de su selección y se agregará automáticamente a su calendario. Si hay algún dato relevante sobre el contacto con el que está teniendo una reunión, se lo revelará, ya que la herramienta está integrada con su CRM todo en uno.

HubSpot funciona con Google Calendar y Office 365 Calendar y está disponible gratis para siempre o con un plan de Sales Hub o Service Hub pagado.

2. Arrangr

Precio: Gratis, $ 3.99 / mes (Pro), $ 6.99 / mes (Pro +)

Arrangr maneja el proceso de programación de reuniones de principio a fin reservando horarios de reunión provisionales y también liberando espacios que no se toman.

Se integra con calendarios y CRM, y tiene la capacidad de programar eventos grupales. Sin embargo, lo más singular es su capacidad para sugerir el lugar de reunión perfecto para todas las partes en función de los criterios que proporcione en torno a sus preferencias (por ejemplo, dónde ir para una charla de café o una reunión para almorzar).

3. Demodesk

Precio: $ 25 / mes (Básico), $ 45 / mes (Pro), precio personalizado (Business o Enterprise)

Demodesk es un programador y asistente de reuniones todo en uno diseñado específicamente para la programación de demostraciones de ventas. No solo obtiene páginas de reserva personalizadas, sincronización de calendario y análisis de reuniones, sino que también puede aprovechar sus opciones avanzadas de uso compartido de pantalla y visualización virtual. También tiene integraciones nativas con muchas herramientas, incluidas las plataformas CRM.

4. Rallly

Precio: Gratis

Rallly te permite crear una encuesta sencilla y directa en la que los asistentes pueden votar en un día por un evento que funcione mejor para ellos. También incluye una sección de comentarios abierta en la página de la reunión para que los asistentes puedan planificar la agenda de la reunión o discutir los detalles antes del evento.

5. Calendario

Precio: Póngase en contacto con Calendar para solicitar una cotización.

Calendar es un servicio gratuito que integra los calendarios de Google y Apple. La aplicación ofrece dos formas de programar reuniones. Con el método «saliente», los anfitriones indican su propia disponibilidad, enumeran los asistentes a los que les gustaría que asistan a una reunión y utilizan el software Calendario para enviar un correo electrónico para recopilar los horarios preferidos de todos.

Una vez que Calendario determina el momento ideal para que todos se reúnan, la aplicación programa la reunión por usted. Con el método «entrante», Calendar le brinda una URL personal donde los usuarios pueden verificar su disponibilidad y solicitar horarios para reunirse con usted.

6. NeedToMeet

Precio: Gratis, $ 12 / año / usuario (avanzado), $ 19 / año / usuario (Premium)

NeedToMeet no requiere que se registre para obtener una cuenta para usar su servicio. Simplemente ingrese una breve descripción del propósito de su reunión, bloquee su disponibilidad en un calendario y envíe el enlace a los asistentes. La versión gratuita no se sincroniza con su calendario, pero ofrecen una suscripción premium que se integra con Outlook.

Esta herramienta se diferencia de servicios como Rally y Doodle porque permite a los asistentes indicar su fecha y hora preferidas, en lugar de elegir solo de una lista de fechas y horas establecidas por el anfitrión de la reunión.

7. YouCanBook.me

Precio: $ 10 / calendario / mes

Si tiene dificultades para dar a conocer su disponibilidad a los clientes, pruebe YouCanBook.me. Esta herramienta ofrece a los usuarios una URL personalizada donde los usuarios pueden ver espacios gratuitos en su Calendario de Google o Calendario de iCloud y reservar tiempo con usted. También le permite personalizar su página de reserva con diferentes diseños, coloresy el logotipo de su empresa.

8. Elija

Precio: $ 9 / mes

Pick escanea automáticamente los calendarios de Gmail de todos para encontrar espacios abiertos y entrega una lista de horarios disponibles para ambos. A continuación, puede enviar una invitación de calendario a todos los asistentes directamente desde la aplicación. Algo a tener en cuenta es que todos los miembros de su equipo deben estar en Pick para poder compartir su disponibilidad. La aplicación también proporciona a los usuarios una URL individual para que pueda compartir su disponibilidad con las personas que solicitan una reunión.

9. Doodle

Precio: $ 6.95 / mes (Pro), $ 8.95 / mes (Equipo), comuníquese para solicitar una cotización (Enterprise)

Con Doodle, seleccione una lista de posibles fechas y horarios de la reunión y luego encuesta a los asistentes para ver qué opción funciona mejor para ellos. No es necesario que se registre para obtener una cuenta de Doodle para participar en una encuesta. También puede crear una URL pública de Doodle, donde las personas pueden solicitar una reunión con usted en función de su disponibilidad indicada.

10. Calendly

Precio: Gratis, $ 8 / mes (Premium), $ 12 / mes (Pro), comuníquese para solicitar una cotización (Enterprise)

Calendly se integra directamente con su Google u Office 365 calendario y le brinda una URL personalizada donde las personas pueden ver su disponibilidad y programar sus reuniones con usted. Para ayudarlo a mantenerse organizado, la aplicación le permite configurar tipos y duraciones de reuniones personalizadas (por ejemplo, 30 minutos de registro o 60 minutos de revisión del proyecto).

Agregue preguntas personalizadas al formulario que usan las personas para registrarse y reunirse con usted, incluya un enlace a un documento o página web que las personas deben revisar antes de su reunión y haga que los eventos sean privados cuando sea necesario.

11. Clara

Precio: $ 99 / mes (Esencial), $ 199 / mes (Profesional), $ 399 / mes (Ejecutivo)

Conozca a Clara, una asistente virtual impulsada por el aprendizaje automático que puede programar todas sus reuniones y familiarizarse con sus patrones de programación. Una vez que te registras, indicas tus preferencias con respecto a los días y horarios en los que estás disponible para las reuniones, así como tu favorito lugares para esas reuniones (por ejemplo, para el almuerzo, el café, etc.).

Si alguien solicita una reunión, puede enviar un correo electrónico a la dirección de correo electrónico de Clara (que se puede personalizar para el dominio de su empresa), y el asistente virtual determinará la hora, la fecha, la duración, los participantes y la ubicación de la reunión para que usted no tenga que hacerlo. . Ella también entiende los comandos humanos como, «Estoy enferma, ¿puedes reprogramar mis reuniones el martes?»

12.Calendario de Google

Precio: Libre

Si su equipo ya utiliza GSuite (por ejemplo, Gmail) y le gustaría optimizar los procesos de programación utilizando la misma plataforma para sus calendarios y horarios, utilice Google Calendar.

Si su correo electrónico del trabajo ya es parte de una membresía de GSuite, puede ir a su calendario, buscar otro miembro del equipo en la pestaña «Reunirse con» a su izquierda, y luego hacer clic en su nombre para ver su calendario frente al suyo. Si hace clic en un intervalo de tiempo en ese calendario, puede programar una reunión tanto con usted como con ese compañero de equipo.

Si sus compañeros de equipo no forman parte de su GSuite, presione el botón «Compartir» para compartir su calendario con sus direcciones de correo electrónico. Desde allí, pueden ingresar al calendario y programar una reunión con usted.

13. Zoom

Precio: Gratis, $ 149.90 / año / licencia (Pro), $ 199.90 / año / licencia (Business), $ 240 / año / licencia (Enterprise)

Zoom es una de las plataformas de videoconferencia más populares, pero también incluye herramientas para facilitar el proceso de programación de una.

Elija agregar la reunión a su calendario (que puede enviar una invitación al destinatario por usted) o copie y pegue la invitación en un correo electrónico. Además, dos de las funciones de Zoom Meetings son la grabación y las transcripciones.

14. Chili Piper

Precio: $ 30 / usuario / mes (Licencia de usuario), $ 150 / mes (Picante), $ 400 / mes (Caliente), $ 1,000 (Inferno)

Chili Pepper es un software de programación para equipos de ingresos B2B: ofrece programación con un solo clic desde cualquier correo electrónico, así como una programación de transferencia sin problemas entre sus representantes. La herramienta reserva reuniones para sus clientes con un solo clic y actualiza automáticamente su CRM para que sus datos de contacto estén ubicados centralmente y actualizados.

También optimiza su calendario y ayuda a aumentar la productividad al configurar recordatorios de reuniones, manejar a los asistentes que no se presentan, crear búferes de reuniones, reservar espacios de tiempo en su calendario según sea necesario y permitir una reprogramación sencilla de reuniones.

15. Setmore

Precio: Gratis, $ 9 / 1-2 usuarios / mes (Premium), $ 5/3 + usuarios / mes (Pro)

Setmore es un software automatizado de reservas en línea que gestiona la programación, los recordatorios y los pagos las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Puede marcar sus reservas y programar para crear una sensación profesional; esto incluye URL de página personalizadas, logotipos, fuentes y colores.

La herramienta facilita la organización de reuniones virtuales ya que se integra con Zoom y Teleport, y puede incluir el enlace de su calendario en su sitio web y perfiles sociales como Facebook e Instagram.

16. CalendarHero

Precio: Gratis, $ 8 / mes (Profesional), $ 12 / mes (Equipo)

CalendarHero es un software de programación de reuniones en línea que automatiza el proceso de programación de reuniones para usted. Simplemente agregue su proveedor de video chat (por ejemplo, Zoom, Google Meet, Microsoft Teams Video) y comience a programar y organizar reuniones virtuales.

Las perspectivas de los asistentes y las reuniones informativas están disponibles después de sus llamadas; esos datos se pueden agregar a su software de ventas integrado o CRM. También puede automatizar las tareas de la reunión integrando CalendarHero con software como Slack y HubSpot para simplificar el proceso de agregar, consultar y actualizar registros y archivos de contactos.

Cómo programar una reunión con la herramienta de reuniones de HubSpot

Como se mencionó anteriormente, el programador gratuito de citas y reuniones de HubSpot facilita el proceso de programar reuniones y administrar los datos de contacto asociados; a continuación, revisaremos los pasos necesarios para programar una reunión con HubSpot para que pueda ver una de estas herramientas de programación en acción.

1. Regístrate en HubSpot.

Puedes usar el programador de reuniones de HubSpot si eres un usuario de Sales Hub o Service Hub gratuito o de pago.

2. Haga clic en el enlace Reuniones en la pestaña Ventas.

Esto lo llevará a la parte posterior de la herramienta Reuniones, donde puede crear su propio enlace de reunión.

3. Haga clic en el botón «Crear enlace de reunión» en la esquina superior derecha.

Puede ver la opción de elegir Personal o Equipo. Si es solo usted el que solicita la reunión, elija Personal.

4. Complete los detalles de su reunión.

HubSpot solicita el título (que aparecerá en tu Herramienta de reuniones), el nombre, cuál quieres que sea la URL de tu enlace y más detalles.

5. Configura tu reunión en HubSpot.

También hay campos adicionales para que se incluyan detalles opcionales en la invitación, como el asunto y la descripción, que se enviarán a los asistentes.

6. Designe su disponibilidad.

Esta es la característica clave que elimina el ir y venir. Al designar cuándo puede reunirse, esto mostrará solo esos horarios para que el destinatario elija.

7. Agregue preguntas del formulario para calificar.

Si está en ventas y tiene su Herramienta de reuniones visible para cualquier persona, es posible que desee permitir que solo los prospectos calificados reserven con usted. Esta sección requiere algunos campos para brindarle más información.

8. Haga clic en «Guardar cambios» y verifique su trabajo.

Una vez que haga clic en este botón, verá una ventana emergente que incluye el enlace de su página y el código de inserción.

Copie y pegue el enlace de reserva en su navegador y verifique si su Herramienta de reuniones tiene esta reunión configurada de la manera que usted desea.

Comience a programar sus reuniones

Comience a ahorrar tiempo y utilice el software de programación de reuniones: esto garantizará que todos estén de acuerdo de manera eficiente con las fechas y horas de las reuniones, lo que eliminará las comunicaciones de ida y vuelta innecesarias y que requieren mucho tiempo.

Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en julio de 2015 y se ha actualizado para que sea más actual, precisa y completa.