La única característica que me hizo más productiva y menos estresada

Me esfuerzo por mantener mis tareas organizadas para no perder los plazos ni olvidar cosas. Como parte de eso, solía pasar por el mismo proceso una y otra vez:

1. Elija una tarea sin fecha de vencimiento y configúrela para que vence hoy

2. Se acabó el tiempo para hacerlo

3. Aplaza la fecha de vencimiento hasta mañana para que no aparezca como «vencida»

4. Enjuague, repita

Esto no solo es una pérdida de tiempo, sino que creó un estrés innecesario, ya que siempre estaba mirando las fechas de vencimiento y las tareas atrasadas.

Recientemente, descubrí una característica que cambió todo esto. Gracias a la comunidad de probadores beta de la nueva aplicación iOS de 2Do, encontré una manera de eliminar este proceso repetitivo y estresante. Mi administrador de tareas preferido, 2Do, tiene una fecha de inicio función, así como una fecha de vencimiento para cada tarea. No entendí por qué esta era una función útil hasta que vi cómo eliminaba el dolor de cabeza de la fecha de vencimiento que tenía para otros usuarios de la aplicación.

Una fecha de inicio hace exactamente lo que yo quería de mis fechas de vencimiento: empuja una tarea al día (generalmente hoy) en que planeo hacerlo, por lo que la veo a lo largo del día y la hago, una fecha de inicio no hace la tarea vencida si no la completo. En lugar de ver las tareas «atrasadas» de color rojo brillante al día siguiente, veré mis tareas con la fecha de inicio de ayer enumerada bajo el título «Todavía trabajando en». ¡Mucho menos estresante!

Pero aquí es donde las fechas de inicio se vuelven realmente útiles: todavía tiendo a establecer fechas de vencimiento para cualquier cosa con una fecha límite, como una factura que debe pagarse o un proyecto independiente que debo entregar. Sin embargo, desde que uso las fechas de inicio, no veo esas fechas de vencimiento con tanta frecuencia. Debido a que establezco mis fechas de inicio con suficiente anticipación para completar el trabajo temprano, estoy postergando y chocando con los plazos con mucha menos frecuencia. Qué alivio.

Así es como funcionan mis tareas ahora: cualquier cosa con una fecha límite real obtiene una fecha de vencimiento cuando creo la tarea. Luego, cada noche, cuando planeo la lista de tareas de mañana, agrego fechas de inicio a las que quiero trabajar, priorizando aquellas con fechas de vencimiento próximas.

Utilizo este proceso para asegurarme de que los borradores de las publicaciones de mi blog independiente (como este) se inicien antes de la fecha de vencimiento, por lo que no me apresuro a terminarlos en el último minuto. Para las tareas recurrentes en mi inicio, como los informes mensuales y nuestras publicaciones de blog de resumen semanal, establezco una fecha de inicio de 2 a 3 días antes de la fecha de vencimiento. Tengo una tarea recurrente para hacer mis compras los domingos, pero a veces las hago el viernes en su lugar. Agregaré una fecha de inicio para el viernes para ver la tarea en mi lista «Hoy» y no olvidar para hacerlo.

Este es solo mi propio flujo de trabajo, por supuesto. Hay otras formas de manejar este proceso, dependiendo de las aplicaciones que use para la administración de tareas. Aquí están algunos ejemplos.

Fechas elásticas con acabado y asana

Finish, una aplicación de tareas pendientes para iOS, tiene una función inteligente de fecha de vencimiento elástica. En la aplicación hay diferentes categorías de fechas de vencimiento, como «corto plazo» y «medio plazo». Puede establecer qué períodos cubren estas categorías; por ejemplo, a corto plazo podría ser cualquier fecha que se deba pagar hoy y mañana, o incluso cualquier fecha que se vence en los próximos 7 días, según cómo desee utilizar la aplicación.

Aunque Finish usa fechas de vencimiento y no fechas de inicio, puede ver (y comenzar a trabajar) todo lo que se avecina, porque a medida que se acerca la fecha de vencimiento, sus tareas se deslizarán automáticamente hacia sus categorías de mediano plazo y luego de corto plazo. Si, por ejemplo, tiene una tarea que vence en 8 días, y su configuración a corto plazo es «todo lo que se vence en los próximos 7 días», aparecerá en la sección de medio término hasta que se vence en 7 días. Luego, se abrirá camino hasta la parte superior de la sección a corto plazo para que pueda ver qué debe priorizarse con solo un vistazo.

Incluso podría usar la sección de medio término de la aplicación como una fecha de inicio de facto, para que sepa que cualquier cosa debe hacerse pronto, porque vencerá pronto.

Si usas Asana, notarás que las secciones «Hoy», «Próximo» y «Más tarde» funcionan de manera similar. A medida que se acercan las fechas de vencimiento, sus tareas se deslizan hacia las secciones apropiadas para que solo se concentre en lo que debe hacerse a continuación. Nuevamente, tendrás que confiar en las fechas de vencimiento en Asana, pero usar tu sección «Próximas» como si esas tareas comenzaran hoy (o esta semana) puede ayudarte a adelantarte a los plazos y dejar de perder el tiempo posponiendo tareas después de agregar fechas de vencimiento arbitrarias. .

«Podría hacer» con Pagico

Otra versión de la función de fecha de inicio es «podría hacer» de Pagico. Me encanta el nombre de esto porque es la forma en que pienso en las tareas cuando creo fechas de inicio: haría esto hoy, pero es posible que no lo haga, así que no quiero que esté vencido mañana.

En Pagico, su lista «Hoy» se compone de dos secciones: tareas programadas para hoy y tareas que podría realizar. Puede arrastrar y soltar tareas fácilmente dentro y fuera de estas secciones para configurar su día. Y todo lo que no marque en la columna «podría hacer» se reprograma automáticamente para el día siguiente.

Horas de inicio con Omnifocus (o 2Do)

Algo para lo que aún no he usado 2Do es agregar una hora a las fechas de inicio de mi tarea. David Sparks escribió sobre lo útil que es esta función en Omnifocus hace unos años, y puedo ver que sigue siendo cierto hoy. Con una fecha y hora específica configurada para iniciar una tarea, no la verá dando vueltas antes de que esté listo para comenzar.

El ejemplo de David es algo que necesita hacer después del trabajo, para prepararse para el día siguiente. Al establecer una hora de inicio a las 7 p. M., Se asegura de que la tarea no lo distraiga durante el día, sino que solo aparece listo para terminar a las 7 p. M.

Fechas de pseudo inicio en Wunderlist

En comparación con las suites de productividad como Omnifocus o 2Do, Wunderlist es una aplicación mucho más simple. No esperaba encontrar una opción para las fechas de inicio en Wunderlist, pero me sorprendió ver que hay una forma de configurar algo similar.

Cada tarea en Wunderlist puede tener una fecha de vencimiento, pero también puede tener un recordatorio por separado, por lo que recibe una alerta en el momento que elija, independientemente de cuándo sea la fecha de vencimiento. Puede configurar este recordatorio para que tenga lugar en la fecha en que desea realizar esa tarea, utilizándolo como una especie de pseudo fecha de inicio. Wunderlist también es gratuito, por lo que es genial que pueda hacer que esta función funcione como una fecha de inicio en lugar de tener que desembolsar una herramienta GTD® completa.

Si ha caído en la trampa de crear y aplazar fechas de vencimiento, vea si su administrador de tareas tiene una opción de fecha de inicio y pruébela. ¡Hay algo mucho más tranquilo en ver una fecha de inicio verde en su lista de tareas que una fecha de vencimiento roja enojada!