La guía de categorías de software: qué hacen las aplicaciones de trabajo

«¿Cómo pudiste hacerlo sin él?» preguntó el anuncio original de VisiCalc, en sí misma la aplicación de hoja de cálculo original. Sin embargo, en 1979, esa respuesta se explicaba por sí misma. Las empresas de todo el mundo procesaban números y contabilizaban sus finanzas en papel de contabilidad, y el software de hoja de cálculo era una herramienta de 99,95 dólares para una computadora de 1.298 dólares que pocos sabían utilizar. Se llevarían bien sin VisiCalc, o eso sería fácil de pensar.

Hoy en día, difícilmente puede pasar un día sin usar docenas de programas. Un reloj despertador para despertarte, una aplicación de fitness para controlar el ritmo de tu entrenamiento, mapas y aplicaciones de tránsito y taxi para llevarte al trabajo, aplicaciones de noticias y música para acelerar el viaje, y eso es antes de comenzar el día de trabajo.

Ya conoce las aplicaciones principales, la alarma y el navegador y los calendarios de la tienda de aplicaciones. Pero, ¿qué pasa con los CRM y ERP, las herramientas de gestión de productos y proyectos, el comercio electrónico y el software ePos? Sabes cómo escribir tus propias notas y chatear con tus amigos, pero ¿dónde escribirías notas y colaborarías?

Aquí hay un glosario para ayudar: los términos con los que debe estar familiarizado cuando hable sobre software con cualquier persona.

Las 14 categorías principales de software empresarial

Correo electrónico

El correo electrónico es la forma original de comunicarse en las computadoras, con un legado que se remonta a más de cinco décadas. Es simple y gratis como consumidores, algo en lo que rara vez pensamos mucho. Sin embargo, se necesita una amplia gama de software para llenar su bandeja de entrada cada mañana.

La mayoría de los que usamos (Apple Mail, Outlook y más) son en realidad clientes de correo electrónico o agentes de usuario de correo (MUA). Son aplicaciones para recibir correo electrónico, ver y organizar mensajes, y redactar y enviar correos electrónicos a través de su agente de envío de mensajes (MSA). Ese es un servicio como Gmail, Outlook.com o Exchange Server que hace el trabajo pesado de enviar sus mensajes. Hay agentes de transferencia de mensajes que enrutan el mensaje y agentes de entrega de mensajes que colocan el mensaje en la bandeja de entrada de su destinatario.

Estos elementos funcionan juntos para que, casi por arte de magia, pueda comunicarse con cualquier otra persona en la tierra, sin importar qué cliente o servicio de envío utilice.

• Cliente de correo electronico (Apple Mail, Outlook): las aplicaciones de correo estándar que se utilizan para ver, organizar y crear mensajes de correo electrónico.

• Servidor de correo electrónico (Gmail, Exchange): el servicio de correo electrónico que se ejecuta en un servidor o aplicación web, que envía y recibe sus mensajes de correo electrónico y, a menudo, filtra el correo no deseado u organiza los mensajes.

Correo electrónico del equipo

Su cliente de correo electrónico es perfecto para mensajes personales, pero frustrante si necesita compartir correo electrónico. Cuando alguien envía un correo electrónico a todo su equipo, debe enviar el mensaje a todos o usted debe reenviar el mensaje a sus colegas.

Es por eso que muchas personas tienen dos bandejas de entrada en el trabajo. Su cliente de correo electrónico guarda sus mensajes personales. Luego, una aplicación de bandeja de entrada de equipo le permite a toda su empresa compartir una dirección de correo electrónico, tal vez support@yourcompany.com o contact@yourcompany.com. Se parecen mucho a un cliente de correo electrónico, solo que esta vez, cualquier miembro de su equipo puede ver y responder los mensajes en la bandeja de entrada.

• Bandeja de entrada del equipo (Hiver, Front, carpetas compartidas en Exchange): una aplicación de cliente de correo electrónico compartido que permite que varios usuarios compartan la misma bandeja de entrada de correo electrónico, generalmente con firmas separadas por usuario para que los destinatarios sepan quién en el equipo respondió al correo electrónico.

• Atención al cliente Software de mesa de ayuda Sistema de venta de entradas (Zendesk, Help Scout): aplicaciones avanzadas de la bandeja de entrada del equipo que incluyen herramientas adicionales para la documentación, respuestas estándar por correo electrónico e información del cliente que ayudan a su equipo a responder a tickets de soporte y correos electrónicos que solicitan ayuda. Estas aplicaciones también suelen incluir aplicaciones de chat para hablar con los clientes en tiempo real.

Correo de propaganda

Su cliente de correo electrónico solo le permite enviar correos electrónicos a algunas personas a la vez; Gmail, por ejemplo, le permite incluir a 500 personas en un correo electrónico. To, CC, y BCC total de campos. Cuando necesite enviar un correo electrónico, su cliente de correo electrónico es perfecto. Cuando necesita enviar un correo electrónico, necesita algo más.

Las más simples son las aplicaciones de boletines de correo electrónico diseñadas para enviar un correo electrónico a una lista. Supongamos que desea que los clientes sepan cuándo lanza un nuevo producto. Pedirá a las personas que se suscriban a una lista, agreguen esa lista de direcciones de correo electrónico a una aplicación de boletín de correo electrónico y luego usarán esa aplicación para diseñar y enviar un correo electrónico a todos una vez.

A medida que su empresa crezca, querrá personalizar las cosas, tal vez enviando un correo electrónico diferente a quienes compraron un producto frente a otro. ¿Quizás necesite enviar correos electrónicos de incorporación o desea compartir consejos con los usuarios de prueba para persuadirlos de que compren su producto? Una plataforma de automatización de marketing que envíe correos electrónicos por goteo funcionará. Le permite diseñar un correo electrónico o un conjunto de correos electrónicos que luego envía a cada nueva persona que agrega a su lista automáticamente.

Su empresa también necesitará enviar correos electrónicos de rutina a menudo desde sus propias aplicaciones: recibos, correos electrónicos de agradecimiento, alertas de notificación y más. Para ellos, utilizará un servicio de correo electrónico transaccional. Es como el servidor de correo electrónico que maneja sus correos electrónicos personales con esteroides. A menudo no hay una interfaz para ver o enviar mensajes; en su lugar, utilizará una API (interfaz de programación de aplicaciones) o su servidor SMTP (protocolo simple de transferencia de correo) para enviar mensajes de forma masiva desde su software interno.

• Software de boletín de correo electrónico (MailChimp, Aweber): una herramienta para enviar correos electrónicos masivos a una lista de suscriptores.

• Plataforma de automatización de marketing (ConvertKit, ActiveCampaign): una herramienta para enviar un goteo o un conjunto programado de correos electrónicos a nuevas personas a medida que se agregan a una lista, generalmente para incorporar nuevos clientes o enviar mensajes de marketing.

• Servicio de correo electrónico transaccional (Amazon AWS, Mailgun): un servicio para enviar mensajes masivos para empresas, que a menudo se utiliza para enviar recibos, notificaciones y otros mensajes de correo electrónico automatizados.

Chat

Poco después del correo electrónico llegó el chat. Cuando las computadoras personales y las conexiones a Internet aterrizaron en nuestros hogares y oficinas, el chat o la mensajería instantánea, a menudo utilizando el software AIM del proveedor de Internet de American, AOL, era la contraparte rápida y en tiempo real del correo electrónico.

El correo electrónico es para mensajes largos que no son tan urgentes, la nueva carta en papel. El chat es la nueva llamada telefónica, mensajes breves y rápidos que se han convertido en la principal forma en que muchos de nosotros nos comunicamos.

• Chat Mensaje instantáneo (IM) (iMessage, Messenger): software para hablar en tiempo real con otros, en conversaciones uno a uno por defecto aunque a menudo también con grupos. Las aplicaciones de chat populares en la actualidad a menudo también incluyen bots y otros servicios para hacer reservas y comprar productos a través del chat.

• SMS (servicio de mensajes cortos): mensajes individuales de 160 caracteres enviados a través de servicios de telefonía celular. A menudo se usa para notificaciones o para chatear sin usar una conexión a Internet.

Chat de equipo

El chat no es solo por diversión. Lo que comenzó como AIM y se convirtió en Facebook Messenger e iMessage son igualmente útiles en el trabajo, solo que en un software ligeramente diferente. Desde que se lanzó Slack a finales de 2013, las aplicaciones de chat en equipo se han convertido en una forma popular de hablar en el trabajo. Pero Slack estaba lejos de ser la aplicación de chat del primer equipo; El chat de retransmisión de Internet o IRC ha sido una forma popular de hablar con grupos de personas en línea durante décadas. Incluso puede usar la misma tecnología con sus clientes, utilizando herramientas de chat en vivo para resolver problemas y cerrar ventas sin esperar conversaciones de correo electrónico de ida y vuelta.

• Chat de equipo Grupo de chat (Slack, Google Hangouts, IRC): software para chatear con todo un equipo. A diferencia del software de mensajería instantánea, el software de chat de equipo está diseñado para chatear con grupos grandes de forma predeterminada, y cualquier persona del equipo puede ver cada conversación de grupo nueva. A menudo también incluye chat individual uno a uno llamado mensajes directos (DM) y chats grupales privados para equipos más pequeños.

• Chat en vivo (Olark, Intercom): software para chatear con clientes y personas ajenas a tu negocio. Todas las aplicaciones de chat están diseñadas para conversaciones en tiempo real, pero el software con la marca de chat en vivo generalmente está diseñado para que los equipos de soporte y ventas puedan chatear. clientes potenciales o existentes. Los clientes iniciarán la conversación de chat y, al igual que una aplicación de mesa de ayuda, su equipo verá cada conversación y puede ayudar a responder a los clientes junto con una conversación de chat.

• Mensajería transaccional SMS programables Notificaciones push (Twilio, Amazon SNS): al igual que las aplicaciones de correo electrónico transaccional, estas herramientas utilizan la misma tecnología que las aplicaciones de chat de equipo o SMS para enviar SMS, chat o mensajes de notificación automáticos a sus clientes. Puede vincularlos con un servicio de chat en vivo para responder en tiempo real, o puede usarlos más como un servicio de correo electrónico por goteo para enviar mensajes a clientes potenciales o nuevos.

Llamadas

Cada vez que realiza una llamada telefónica en un teléfono moderno, el software marca el número, enruta la llamada, elimina el ruido de fondo y más. Luego están las aplicaciones para teléfonos más sofisticadas. Las llamadas Wi-Fi integradas de su teléfono inteligente, o servicios como FaceTime y Google Hangouts, eliminan los números de teléfono normales y hacen que las llamadas sean simplemente otra comunicación digital. Esas mismas herramientas funcionan en el trabajo, por lo que puede resolver problemas y aceptar llamadas de oficina desde cualquier lugar con conexión a Internet.

• Protocolo de voz sobre Internet (VoIP) (Skype, Vonage): software para hacer llamadas a través de Internet, desde aplicaciones sencillas de llamada uno a uno como FaceTime Audio y las llamadas Wi-Fi de su proveedor de telefonía hasta los sistemas telefónicos avanzados que se indican a continuación.

• Sistemas telefónicos virtuales Centralita privada (PBX) (Dialpad, RingCentral): herramientas para enrutar las llamadas de toda una empresa a través del software. En lugar de una centralita, estos software permiten que las personas llamen a un número e ingresen una extensión o pregunten por una persona o departamento, y luego dirijan la llamada a la persona adecuada.

• Plataformas de comunicaciones en la nube API de teléfono (Twilio, Nexmo): servicio para incorporar funciones telefónicas en su software, a menudo para realizar llamadas telefónicas automatizadas o permitirle crear un sistema telefónico virtual en su software.

• Software de fax (HelloFax, Windows Fax and Scan): similar al software de correo electrónico para el sistema de correo electrónico original, el software de fax le permite enviar y recibir faxes tradicionales desde su computadora, utilizando un servicio web o un módem telefónico para enviar y recibir los datos del fax, ya sea manera, a través de la red telefónica tradicional.

Videollamadas y chat

Las videollamadas fueron el futuro original, una de las primeras promesas de cómo la tecnología mejoraría nuestras vidas. Y ahora, son tan comunes que probablemente tengas media docena de aplicaciones en tu teléfono que podrían hacer videollamadas.

Sin embargo, cuando necesite hacer una videollamada en el trabajo, es posible que aún necesite algo nuevo. Las aplicaciones básicas de videollamadas centradas en el consumidor generalmente le permiten hablar con otra persona, lo que es suficiente para agregar video a sus llamadas telefónicas estándar. ¿Necesita un equipo de cincuenta para reunirse alrededor de una mesa virtual y discutir los problemas? Necesitará una herramienta de videoconferencia que pueda manejar la carga. Luego, de manera un poco confusa, las herramientas de conferencias web están diseñadas para audiencias aún más grandes: son videoconferencias con solo video del orador, transmitidas a cientos o miles de espectadores para una conferencia o conferencia en línea.

• Videollamadas Videotelefonía (FaceTime, Messenger): las aplicaciones más simples para videollamadas, generalmente diseñadas para llamadas individuales con video en pantalla completa de la persona a la que llamó.

• Videoconferencia (Google Hangouts, GoToMeeting): software avanzado de videollamadas diseñado para más de 2 participantes, que a menudo muestra un video del orador actual o videos en vivo de todos los participantes de la llamada. Estas aplicaciones generalmente incluyen un chat de texto para compartir enlaces y notas, junto con herramientas para compartir pantalla para mostrar una presentación.

• Webinar Conferencias web (WebEx, Livestream): software para transmitir una videollamada a una gran cantidad de espectadores. En lugar de mostrar el video de todos los participantes de la llamada, las conferencias web suelen ser unidireccionales, mostrando solo el video, la presentación y / o la pantalla del orador, con chat de texto para la participación del espectador.

Social

Las llamadas telefónicas suelen ser privadas, al igual que los correos electrónicos individuales. El chat expande las cosas a grupos, con todos en un círculo de amigos o equipo profesional hablando juntos. Las redes sociales llevan las cosas a la siguiente etapa. Son como un correo electrónico público o una sala de chat de formato largo donde todos comparten sus propios pensamientos, y hoy es la forma en que muchos de nosotros nos mantenemos en contacto con las personas que conocemos. Estas herramientas también son software: software que utilizará en el trabajo, de forma espuria para comprobar Facebook durante un breve descanso, o de forma profesional para compartir sus productos más nuevos en línea.

• Redes sociales (Facebook, Twitter): software que permite a los usuarios compartir actualizaciones, fotos y videos sobre su vida, y seguir a amigos y marcas para ver las actualizaciones que publican.

• Gestión de redes sociales (Hootsuite, Buffer): software para ayudar a las empresas a utilizar las redes sociales de forma profesional, normalmente diseñado para combinar varias redes sociales en una sola interfaz y permitir que los usuarios programen publicaciones con anticipación.

• Blogs (WordPress, Medium): sistema de gestión de contenido especializado creado para publicar contenido nuevo en orden cronológico inverso, casi una de las primeras redes sociales de formato largo con solo contribuyentes aprobados.

Calendario

Hay cosas que hacer y no hay tiempo suficiente para hacerlo todo. Un calendario de papel en la pared no es suficiente para administrar su agenda hoy cuando las personas reservan citas con usted a todas horas. Las aplicaciones de calendario te ayudan a asegurarte de que no te olvides de lo que viene a continuación, y las mejores herramientas de calendario más nuevas pueden ayudar a las personas a reservar citas solo cuando en realidad estás libre. Es cómo evitar esos correos electrónicos interminables.

• Aplicaciones de calendario (Calendario de Google, Calendario de Apple): aplicaciones de base de datos que enumeran eventos y citas y los muestran en una interfaz de calendario, a menudo con una lista simple de tareas para realizar un seguimiento de las tareas.

• Seguimiento del tiempo (Harvest, Toggl): aplicaciones de temporizador avanzadas para registrar el tiempo dedicado a proyectos de trabajo, a menudo con herramientas para convertir el tiempo registrado en facturas. Las variantes incluyen aplicaciones pomodoro para recordarle que debe tomar descansos durante la jornada laboral y software de análisis personal como RescueTime que rastrea cada tarea que realiza en una computadora durante el día.

• Software de programación de citas (Acuity Scheduling, Calendly): aplicaciones de calendario especializadas combinadas con un formulario en el que los clientes y colegas pueden reservar una cita con usted a la vez que su calendario indica que está libre, a menudo con integración de procesamiento de pagos para reservar citas pagadas.

• Software de gestión de eventos (Eventbrite, Meetup): software de programación de citas especializado para reuniones con grandes grupos de personas, generalmente con opciones para reservar asientos y comprar boletos para el evento.

Contactos

Su aplicación de correo electrónico sería mucho menos útil sin el práctico compañero con el que suele venir: una aplicación de contactos. Es por eso que hoy en día pocos de nosotros recordamos números de teléfono y direcciones. Es más fácil tocar el nombre de Bob en su teléfono que recordar su número.

Ese problema es peor en el trabajo, que es donde entran las aplicaciones de CRM. Son aplicaciones de contacto con esteroides, diseñadas para realizar un seguimiento de todas las personas que conoces, lo que les dijiste y cómo se relacionan con otras personas que has conocido. reunió.

• Directorio (Contacto de Google, Contactos): software de base de datos para almacenar información de contacto, generalmente con herramientas para sincronizar con redes sociales o escanear tarjetas de presentación.

• CRM (Gestión de relaciones con el cliente) (Salesforce, SugarCRM): aplicaciones de contacto avanzadas creadas en torno a la gestión de las relaciones entre contactos y empresas, a menudo con funciones de gestión de proyectos para realizar un seguimiento de posibles acuerdos y proyectos de clientes. Las versiones especializadas incluyen Sistemas de gestión de datos de pacientes (PDMS) para la atención médica, Gestión de relaciones con proveedores (SRM) y Gestión de la cadena de suministro (SCM) para fabricación, y más. A menudo, está vinculado al software ERP o Back Office para vincular los datos del cliente con otras partes del negocio.

• RRHH (recursos humanos) Software de gestión de capital humano (HCR) (BambooHR, SAP HCM): software CRM especializado para gestionar a los empleados de una empresa con contacto, compensación, estructura de gestión y otros datos importantes.

Documentos

El software como Microsoft Word es omnipresente desde las escuelas hasta las salas de juntas, y se usa para escribir documentos simples y tesis pulidas por igual. Y su editor de texto y sus parientes editoriales le permiten plasmar sus ideas en papel digital y crear algo nuevo, o simplemente convertir su computadora en una máquina de escribir más elegante.

• Editor de texto (Bloc de notas, iA Writer): software para escribir texto sin formato sin formatear, muy parecido a lo que hubiera ofrecido una máquina de escribir antes que las computadoras. Puede escribir, editar y ver texto, pero no puede agregar ningún formato más allá de escribir caracteres especiales.

• Procesadores de palabras (Microsoft Word, Google Docs): software para crear documentos formateados, generalmente diseñado alrededor de un documento estándar de tamaño de papel. Los procesadores de texto actuales le permiten diseñar rápidamente la mayoría de los documentos estándar con herramientas de formato y gráficos, junto con ayudas para la escritura que incluyen revisiones ortográficas y gramaticales y corrección automática. Y sus versiones más recientes funcionan en línea para que pueda editar documentos de manera colaborativa.

• Aplicaciones de esquema Software de mapas mentales (OmniOutliner, MindManager): procesadores de texto especializados creados en torno a enumerar ideas y organizarlas en un esquema, generalmente con opciones para contraer subpuntos y notas para ver la estructura más grande. A menudo, incluya también herramientas de mapas mentales para visualizar las ideas del bosquejo gráficamente en lugar de en una lista de texto.

• Aplicaciones de escritura (Scrivener, Ulysses): procesadores de texto diseñados para escribir trabajos de larga duración que a menudo abarcan varios documentos. Son casi más similares a las aplicaciones de notas a continuación, pero con un mayor enfoque en el formato y la organización del texto, y son el software más utilizado por autores y periodistas para tareas de escritura más largas.

• Software de autoedición (Microsoft Publisher, Adobe InDesign): una mezcla entre procesadores de texto y software creativo, estas aplicaciones le ayudan a diseñar texto y elementos gráficos en una página. Normalmente se utiliza para diseñar carteles, folletos, libros y otros documentos de texto que necesitan más formato que el que ofrece un procesador de texto.

Notas

Aquí es donde finalmente nos encontramos con las bases de datos (aunque algunas menciones anteriores, incluidas las aplicaciones de correo electrónico, también incluyen una base de datos para almacenar sus mensajes). Toma un procesador de texto, agrega una base de datos y listo: tienes una aplicación de notas.

Las aplicaciones de Notes vienen en todas las formas y tamaños, tanto para uso personal como público. Puede usar uno para almacenar sus pensamientos e ideas, las cosas que es más probable que se pierdan si las guarda en un archivo de Word aleatorio. En su equipo, los usará para compartir ideas y enseñar a los clientes cómo usar sus productos. Siempre puede volver a un procesador de texto estándar, pero las características de búsqueda y organización que agrega la base de datos hacen que su texto digital sea mucho más valioso. Y, por fin, su texto no está atado a una hoja de papel A4 falsa.

• Aplicaciones para tomar notas Aplicaciones de depósito (Evernote, OneNote): editor de texto simple o aplicaciones de procesador de texto combinadas con una base de datos para almacenar todas sus notas, junto con fotos, grabaciones y archivos relacionados, en un lugar en el que es fácil buscar. Puede arrojar cualquier cosa en ellos y aún así encontrarlo fácilmente, lo que lleva al apodo.

• Base de conocimientos (KB) Documentación de ayuda (Intercom, Zendesk): una aplicación de notas públicas diseñada para mostrar información e instrucciones sobre un producto en línea. Las notas las escribe su equipo, luego sus clientes pueden leerlas y buscarlas en línea desde su sitio web de documentación. A menudo se incluye como parte del software de soporte al cliente por correo electrónico.

• Intranet Software de gestión del conocimiento (Confluence, Microsoft Sharepoint): aplicaciones de notas diseñadas para equipos, estas herramientas lo ayudan a enumerar las mejores prácticas, flujos de trabajo de procesos internos, pautas de recursos humanos y otra información interna importante de la empresa.

Publicación en línea

Los procesadores de texto originales se diseñaron para crear documentos que imprimirías en papel. Ese era el objetivo principal. Hoy en día, es mucho más probable que comparta su documento en línea y necesita un nuevo procesador de texto para hacerlo posible.

Los sistemas de gestión de contenido son aplicaciones de notas para la web. Son software con base de datos que lo ayudan a escribir publicaciones de blog y páginas web, y también facilitan su administración. O bien, opte por una wiki y deje que todo el mundo lo ayude a escribir su sitio web.

• Sistema de gestión de contenido (CMS) (WordPress, Drupal): una herramienta de documentos impulsada por una base de datos, algo así como una aplicación de notas más avanzada, generalmente para ejecutar un sitio web. Los CMS generalmente lo ayudan a organizar el contenido con categorías y etiquetas y a publicarlo en un sitio web público. En lugar de escribir páginas HTML individuales para un sitio, el CMS convierte su sitio web en una aplicación donde es fácil agregar y editar publicaciones y páginas.

• Wiki (MediaWiki, PBworks): un sistema de gestión de contenido donde cualquier lector puede editar el texto de cualquier documento o agregar uno nuevo; del significado de una palabra hawaiana. Una de las primeras aplicaciones web fue una wiki, WikiWikiWeb, y décadas más tarde, MediaWiki impulsa a Wikipedia, la enciclopedia más grande del mundo. A menudo se utiliza internamente como software de gestión del conocimiento.

• Sistema de gestión de aprendizaje (LMS) (Moodle, Teachable): un sistema de administración de contenido especializado para la educación, LMS incluye herramientas de contenido estándar para agregar lecciones y conferencias, junto con herramientas para administrar a los estudiantes y realizar un seguimiento de su progreso a través de un curso.

Archivos

Innumerables aplicaciones han prometido reemplazar archivos, con bases de datos que almacenan todos nuestros datos y facilitan la búsqueda de cosas. Y lo han hecho, para algunas cosas, no hay razón para mantener contactos y notas en archivos individuales cuando en su lugar podría usar una libreta de direcciones o una aplicación de notas. Para muchas otras cosas, especialmente proyectos más grandes, como documentos de formato largo, videos y trabajos de diseño de gráficos, los archivos tradicionales siguen dominando.

La aplicación de administración de archivos de su computadora es suficiente para sus archivos personales. En el trabajo, sin embargo, necesitará una amplia gama de herramientas de archivos para compartir datos y obtener los archivos que necesita en los lugares donde deberían estar.

• Aplicación de administrador de archivos (Explorador de Windows, Buscador de macOS): el software generalmente integrado en el sistema operativo de una computadora para administrar archivos en el almacenamiento de la computadora. Tradicionalmente usa carpetas para organizar archivos; hoy puede usar etiquetas y otros metadatos (o detalles sobre los archivos) para ordenar y agrupar archivos.

• Compartición de archivos Sincronización de archivos (Dropbox, Box): similar a un administrador de archivos en línea, las aplicaciones para compartir archivos sincronizan archivos y carpetas con un servicio de almacenamiento en línea (a menudo llamado «nube»), sus otros dispositivos y los dispositivos de amigos y colegas con los que ha compartido archivos .

• Almacenamiento en la nube (Amazon S3, Google Cloud Storage): almacenamiento en línea simplificado, los servicios de almacenamiento en la nube están diseñados para guardar archivos en línea sin las funciones de sincronización o uso compartido de una aplicación para compartir archivos. Son los mejores para archivar los datos de su empresa; considérelos como discos duros externos a los que accede en línea.

• Archivador de archivos Software de compresión (WinZip, ImageOptim): software para reducir el tamaño de un archivo y hacer que ocupe menos espacio de almacenamiento, ya sea guardando los archivos en una carpeta ZIP comprimida o optimizando el formato del archivo (generalmente con formatos de imagen, video y audio para disminuir tamaño de archivo con una pequeña pérdida de calidad).

• Conversión de formato de archivo (CloudConvert, Handbrake): software para convertir un archivo de un formato a otro, generalmente especializado en un tipo de archivo (por ejemplo, para convertir un documento de Word a PDF o un archivo de audio WAV a MP3). Es el software que desea si tiene un archivo que no funciona con su software.

• FTP (Protocolo de transferencia de archivos) o software de transferencia de archivos (Transmitir, Cyberduck): herramientas para copiar archivos entre computadoras, generalmente utilizadas para cargar archivos a un servidor. Las aplicaciones de transferencia de archivos de hoy en día, utilizadas tradicionalmente con FTP o SFTP, a menudo funcionan con servicios de almacenamiento en la nube y para compartir archivos como un explorador de archivos más potente que funciona con archivos locales y remotos.

• Software de respaldo (Time Machine, Backblaze): software para almacenar una copia separada de sus archivos en un disco duro externo o almacenamiento en la nube, generalmente con versiones de cada cambio en un archivo, para restaurar sus datos si su computadora o disco duro falla.

• Reproductor multimedia Mediateca Visor de archivos (Vista previa de Apple, Spotify, Netflix): una amplia categoría de software para ver y reproducir archivos, a menudo con una biblioteca para organizar y seleccionar archivos para ver. Todo, desde herramientas de reproducción básicas como VLC o iTunes hasta servicios de transmisión modernos como Netflix y Spotify, o las aplicaciones Word y AutoCAD Viewer para obtener una vista previa de archivos específicos y aplicaciones de libros electrónicos como Kindle e iBooks, realizan el mismo trabajo: mostrar archivos que se crearon en otros aplicaciones.

Datos

Necesitas información. Estas aplicaciones son la forma de obtenerlo, organizarlo y sacar conclusiones de él. Comenzará con un formulario o una de sus muchas variantes para recopilar datos, una base de datos o una hoja de cálculo para almacenarlos, y luego examinará los datos para encontrar tendencias y aprender de ellos.

En muchos sentidos, estas aplicaciones son el núcleo de todas las aplicaciones basadas en bases de datos. Lleva una libreta de direcciones. Tiene un formulario para ingresar una dirección, una base de datos para almacenarlo y un visor para ver todas las direcciones en la base de datos. Puede utilizar estas aplicaciones para crear sus propias aplicaciones, sin necesidad de codificación. Todo comienza con alguna forma de recopilar datos.

• Constructor de formularios (Wufoo, Typeform): software para recopilar datos, generalmente con una variedad de tipos de campos para crear formularios que pueden recopilar información detallada, incluidos archivos e imágenes.

• Software de encuestas (SurveyMonkey, SPSS): software de formulario especializado creado para hacer preguntas de encuestas, a menudo con preguntas integradas para ayudarlo a eliminar el sesgo de las respuestas.

• Aplicación de encuesta (Polldaddy, Twitter Polls): una encuesta con una sola pregunta de opción múltiple para una forma rápida de obtener comentarios sobre un solo elemento.

• Recopilación remota de datos (Device Magic, Fulcrum): software de formulario diseñado para funcionar en dispositivos móviles, incluso sin conexión, para recopilar datos de los sitios de trabajo, a menudo con funciones enfocadas en dispositivos móviles para geolocalización, escaneo de códigos de barras y firmas. También encontrará software especializado para cada una de estas tareas, con lectores de códigos de barras dedicados, aplicaciones de fotos, monitores meteorológicos y más que recopilan datos de un sensor y los almacenan en su computadora.

• Software analítico Software de monitorización (Google Analytics, Pingdom): software que observa su aplicación o equipo en busca de datos: visitantes del sitio web, estadísticas de confiabilidad, incluso monitoreo de temperatura o contaminación del aire.

• Software de escáner (Prizmo, Windows Fax and Scan): software para recopilar datos de documentos en papel escaneando o tomando una foto del documento, generalmente con OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para reconocer texto y habilitar la copia de texto del documento.

• Software de dictado (Dragon NaturallySpeaking, Dictado por voz de Google Docs): una alternativa a su teclado, el software de dictado reconoce su voz y escribe lo que dice para una manera más fácil de ingresar datos en su computadora; normalmente integrado en los sistemas operativos de computadoras y dispositivos móviles más nuevos.

Software de almacenamiento y manipulación de datos

Una vez que haya reunido sus datos, es hora de almacenarlos y ponerlos a trabajar. La mayoría de las herramientas de recopilación de datos y software de formularios incluyen una forma sencilla de ver sus datos. Sin embargo, para obtener más poder, querrá almacenar los datos en una hoja de cálculo o base de datos donde pueda ordenar y organizar la información, calcular números, crear gráficos y diagramas y descubrir qué significa todo. Tal vez desee un tablero para visualizarlo y generar informes, o necesitará software informático y de big data para convertir los datos en acción.

• Hoja de cálculo (Excel, Hojas de cálculo de Google): documento especial dispuesto en una cuadrícula, diseñado para calcular valores. Al igual que una aplicación de documentos, son el reemplazo directo de los libros de contabilidad en papel utilizados durante décadas para enumerar las ventas y hacer la contabilidad a mano. El software de hoja de cálculo le agrega inteligencia, con funciones para calcular valores y formatear texto automáticamente. Es la forma más probable de utilizar los datos de su formulario.

• Sistema de gestión de bases de datos (DBMS) (MySQL, Microsoft SQL Server): software para administrar bases de datos o conjuntos de datos estructurados. Estas herramientas incluyen las bases de datos que impulsan muchos de los CRM, CRM y otro software basado en bases de datos, y también se pueden usar para almacenar y clasificar datos por sí mismos.

• Generador de aplicaciones de base de datos (Airtable, Microsoft Access): software de base de datos simplificado construido alrededor de un formulario para recopilar datos, una base de datos similar a una hoja de cálculo para organizar los datos y gráficos o tablas para ver los datos. Estas herramientas facilitan la creación de su propio software básico basado en bases de datos sin codificación.

• Cuadros de mando Software de visualización (PowerBI, Cyfe): similares a las herramientas de gráficos y diagramas integradas en las aplicaciones de hojas de cálculo, estas herramientas le permiten crear representaciones visuales de sus datos a menudo en una pantalla dedicada o en un informe para ver fácilmente las tendencias.

• Cálculo Software de análisis numérico (Mathematica, R): el software que hace que compute en computer reales, estas herramientas le permiten resolver matemáticas, encontrar tendencias en los datos y realizar investigaciones científicas avanzadas.

• Big Data Procesamiento de datos Aprendizaje automático (OpenRefine, BigML): una amplia categoría de software diseñada para organizar, almacenar, clasificar y encontrar tendencias a partir de grandes conjuntos de datos, similar a las herramientas que ofrecería una hoja de cálculo, solo para conjuntos de datos mucho más grandes que los que Excel podría manejar.

Diseño

El software de diseño, las herramientas que brindan música electrónica, películas animadas, imágenes con Photoshop y los intrincados íconos en la pantalla de inicio de su teléfono, son tecnología en su forma más creativa. La gente ha pintado murales y compuesto sinfonías durante generaciones. Las computadoras lo revolucionaron, permitiéndote componer tu sinfonía al mismo tiempo o animar tu arte conceptual en videos realistas. Estas son las herramientas que probablemente verá exhibidas cada vez que se lance una computadora nueva; se ven bien.

• Editor de imagen Editor de gráficos (Adobe Photoshop, GIMP): software de gráficos de trama (o gráficos basados ​​en píxeles) para crear y editar fotografías e imágenes tradicionales.

• Procesador de fotos Organizador de imágenes (Adobe Lightroom, Apple Photos): software diseñado para emular un cuarto oscuro de fotografía con herramientas para ajustar el brillo y el color en fotografías RAW junto con herramientas de biblioteca para organizar fotos.

• Software de gráficos vectoriales (Sketch, Adobe Illustrator): software de diseño de gráficos que utiliza vectores o puntos en un eje x / y para definir formas, lo que permite ampliar los gráficos sin pérdida de calidad. Normalmente se utiliza para iconos, pintura digital e ilustración.

• CAD (diseño asistido por computadora) (AutoCAD, Google SketchUp): herramientas para diseñar diseños y planos 2D o modelos 3D para arquitectura, fabricación y gráficos digitales para animación. A menudo se utiliza para CAM (fabricación asistida por computadora, o el término más antiguo CAD / CAM) con software CNC (control numérico por computadora) para controlar impresoras 3D, fresadoras, tornos y otros equipos de fabricación para convertir los diseños en productos terminados.

• Software de gráficos por computadora Software de animación (Maya, Blender): software para construir modelos 3D y usar diseños CAD en gráficos digitales, y para animar esos modelos y gráficos para la producción de juegos y películas. El software más simple de esta categoría, como After Effects y Apple Motion, está diseñado únicamente para agregar animaciones y efectos más pequeños a las secuencias de video.

• Software de edición de video (Adobe Premiere, Final Cut Pro): software para editar y combinar clips de video en un clip o película terminado con créditos de audio y texto. A menudo se usa en combinación con software de animación o gráficos por computadora para agregar efectos, y aplicaciones de conversión y compresión de archivos para exportar el trabajo terminado, y puede incluir herramientas de grabación de pantalla para capturar videos directamente desde una computadora.

• Estación de trabajo de audio digital (Adobe Audition, Audacity): software para grabar y editar sonido, a menudo con una interfaz que se parece a una caja de resonancia física. A menudo se usa con sintetizadores para generar sonidos digitalmente.

• Composición musical Software de notación (Finale, Noteflight): software de edición de documentos diseñado específicamente para escribir partituras de forma digital.

Desarrollo

¿Quiere crear un nuevo software? Estas son las herramientas que necesita. Para aplicaciones web y software más simple, un editor de código por sí solo podría ser suficiente, o tal vez una herramienta de automatización que le permita realizar las mismas tareas sin crear un nuevo programa. O, para lograr el próximo éxito de la App Store, un IDE pone todas las herramientas que necesita en un solo lugar para codificar, diseñar y enviar su nueva aplicación.

• Editores de código (Sublime Text, Notepad ++): editores de texto especializados con funciones adicionales para ayudar en el desarrollo de software. Los editores de código se centran en texto sin formato sin formato, pero agregan herramientas para completar automáticamente la sintaxis de codificación estándar y las opciones de búsqueda que pueden examinar varios documentos a la vez.

• Repositorios de código (GitHub, BitBucket): un editor de texto y una base de datos especializados para almacenar código fuente, rastrear cambios en él y ayudar a los equipos a colaborar en el desarrollo; normalmente se aloja en el servidor de una empresa o se ejecuta como un servicio web.

• Compilador (gcc, Visual Basic): utilidad software que convierte el código fuente en código de máquina para crear aplicaciones.

• IDE (editor de desarrollo integrado) (Visual Studio, Xcode): software que incluye un editor de código, herramientas de diseño para crear una interfaz y cumplidores para crear software completo, todo en un solo paquete.

• Máquina virtual (VM) (VMware, VirtualBox): software que emula una computadora para que pueda ejecutar otro sistema operativo al mismo tiempo que el sistema operativo principal de su computadora, generalmente para probar el software.

• Automatización Integración Software de flujo de trabajo (Zapier, macOS Automator): herramientas para conectar otras aplicaciones y realizar tareas automáticamente en su nombre. Cuando se usa dentro de aplicaciones de chat, a menudo se las denomina bots.

Comercio

El software le permite crear cosas nuevas y fantásticas y también puede ayudarle a venderlas. Hoy en día, pocas tiendas funcionan sin software: software para administrar el inventario, pedir productos a los proveedores y ayudar a los clientes a pagar sus compras. Y si desea vender en línea, todo su negocio estará impulsado por software, con un sitio web y un software de comercio electrónico para enumerar sus productos y manejar las ventas de clientes de todo el mundo.

• Software de punto de venta (POS) (Square, SAP for Retail): software para escanear códigos de barras, calcular totales de pedidos, procesar pagos, imprimir recibos y otras tareas relacionadas con el comercio minorista. Las versiones especializadas incluyen software POS para pedidos de restaurantes, recepción y reserva de hoteles, sistemas de autopago y más.

• Plataforma de comercio electrónico (Shopify, WooCommerce): software POS para ventas en línea, típicamente construido alrededor de un CMS para agregar contenido de marketing para productos, un carrito de compras en línea donde los clientes pueden realizar pedidos y sistemas de inventario que ajustan automáticamente el stock a medida que se realizan los pedidos.

• Mercado en línea (eBay, proveedor de Amazon): plataformas de comercio electrónico especializadas creadas para almacenar productos de una amplia gama de proveedores, con características similares para los vendedores pero menos características, con el beneficio de una base de clientes potencial más grande. Algunos, como Etsy, incluyen funciones de redes sociales para que los clientes sigan las tiendas y reciban actualizaciones sobre nuevos productos.

• Software de cumplimiento de pedidos Software de gestión de la cadena de suministro (SAP, ShipStation): software para administrar el inventario de productos que se venderán y enviarán, o piezas que se ensamblarán en productos. Similar a un CRM o software de gestión de proyectos, construido alrededor del desarrollo de productos y ventas.

Finanzas

Las hojas de cálculo se denominaron la «aplicación asesina» original para PC, ya que fueron la razón principal por la que muchas empresas decidieron comprar computadoras en primer lugar. A menudo, eso se debía a que las hojas de cálculo ayudaban tanto al trabajo de contabilidad que se pagaban solas. Hoy en día, aún podría usar una hoja de cálculo para mantener un presupuesto personal, pero para algo más avanzado, probablemente use una herramienta de contabilidad basada en bases de datos que está diseñada para ayudarlo a rastrear los ingresos y gastos hasta el último centavo.

• Procesador de pagos (Stripe, PayPal): software para aceptar tarjetas de crédito y otra información de pago de los clientes y aceptar dinero en su nombre. Normalmente se utiliza con software de comercio electrónico o facturación. Las variantes incluyen software de suscripción para facturar a los clientes de forma regular.

• Generador de facturas Software de propuesta (Wave, FreshBooks): editores de documentos diseñados para crear rápidamente propuestas o facturas por el trabajo que ha realizado, a menudo con integraciones de procesadores de pago para recibir pagos directamente.

• Software de gestión financiera (Quicken, Mint): software de consumo para importar información bancaria y administrar sus finanzas personales. Las variantes incluyen software de preparación de impuestos como TurboTax con formularios especializados para administrar sus finanzas generales y presentar su declaración de impuestos.

• Programa de contabilidad (QuickBooks, Xero): software financiero profesional con una base de datos para registrar detalles sobre cada transacción financiera, a menudo con herramientas de contabilidad que incluyen contabilidad de dos dígitos, seguimiento de inventario, pago de facturas y herramientas de facturación.

Tareas

Puede escribir las cosas que necesita hacer en una hoja de papel o usar un editor de texto o un procesador de texto para enumerarlas. Una aplicación de notas podría funcionar un poco mejor, con una base de datos para organizar esos documentos de tareas.

O simplemente use una lista de tareas pendientes. Esencialmente una aplicación de notas simple solo para tareas, con una base de datos para almacenar todo y una nota que se centra en el título de cada tarea, las aplicaciones de lista de tareas se aseguran de que nada se pierda. Luego, a medida que su carga de trabajo crezca, puede actualizar a herramientas de proyectos cada vez más poderosas para darle a sus tareas un flujo de trabajo y mantener a toda su empresa avanzando en la misma dirección.

• Aplicaciones de lista de tareas pendientes (Todoist, Asana): un cruce entre un editor de texto, un calendario y una base de datos, estas aplicaciones enumeran las tareas que debe realizar y, por lo general, las muestran en la fecha en que deben completarse.

• Software de gestión de proyectos (Trello, Basecamp): aplicaciones avanzadas de listas de tareas pendientes para el trabajo en equipo, las herramientas de gestión de proyectos normalmente organizan las tareas en una lista, kanban o flujo de trabajo scrum, programan tareas en un calendario o diagrama de Gantt y le permiten asignar tareas a otros miembros de un equipo .

• Software de gestión de productos (¡Ajá !, ProdPad): software para gestionar toda la dirección de su empresa, un paso alejado de la gestión de proyectos estándar. El software de gestión de proyectos organiza las tareas pendientes en flujos de trabajo; la gestión de productos hace lo mismo con los proyectos, ayudando a los equipos a planificar el panorama general de su desarrollo de productos y crecimiento empresarial.

• Software de gestión de procesos (KiSSFLOW, Process Street): similar al software de gestión de proyectos para el trabajo de rutina, estas herramientas enumeran las tareas en el orden en que deben completarse para volver a hacerse en una lista de verificación cada vez que se inicia el proyecto.

• ERP (planificación de recursos empresariales) o software de back office (SAP, Sage): un cruce entre un CRM y un software de gestión de proyectos, ERP lo ayuda a planificar los recursos de su empresa, programar cuándo los miembros del equipo y el equipo están libres para trabajar y garantizar que todo esté en su lugar para hacer el trabajo que su equipo necesita. Las versiones especializadas incluyen sistemas de control de inventario, sistemas de gestión de almacenes y más.