Cómo colaborar en Google Docs

Probablemente haya escuchado que Google Docs ofrece excelentes funciones de colaboración, pero tal vez no esté seguro de cómo comenzar. ¡No te preocupes! A continuación, se explica cómo colaborar en Google Docs, explicado en términos simples con capturas de pantalla útiles.

Tenga en cuenta que estas funciones también se ofrecen en Hojas de cálculo de Google y Presentaciones de Google, y son igualmente útiles allí.

Compartir un documento directamente

Para comenzar, deberá compartir su documento usando el gran azul Cuota botón en la parte superior derecha.

Haga clic en este botón y verá sus opciones para compartir.

La primera forma de compartir cualquier documento es escribir la dirección de correo electrónico de la persona con la que le gustaría compartir el documento. Esta es la forma más segura de compartir un documento de Google porque solo las personas exactas a las que invites pueden abrirlo. Escriba la dirección de correo electrónico de la persona con la que le gustaría compartir. Su cuenta de Contactos de Google está integrada, por lo que en la mayoría de los casos puede comenzar a escribir un nombre y ver la dirección que está buscando.

Al hacer clic en el lápiz, puede decidir los permisos para el documento.

De forma predeterminada, cualquier persona con la que comparta a través de su dirección de correo electrónico puede editar, pero puede configurar esto para que solo puedan dejar comentarios o simplemente ver el documento.

Compartir un documento copiando una URL

También puede obtener un enlace para compartir para el documento, lo que le permite compartir el documento pegando una URL en la aplicación de chat que elija.

Para hacer esto, haga clic en el Obtener un enlace para compartir botón en la parte superior derecha.

Obtendrá la URL después de hacer clic.

Si su cuenta de Google pertenece a una organización, el enlace solo funcionará para otras personas dentro de la organización de forma predeterminada, como se muestra arriba. Si tiene una cuenta de Google estándar, el enlace estará abierto para cualquier persona de forma predeterminada.

De forma predeterminada, las personas con la URL solo podrán ver el artículo. Puede cambiar esto haciendo clic en la flecha junto a las palabras puedo ver:

Como antes, puede elegir si las personas pueden ver, dejar comentarios o editar el documento.

Colabora en tiempo real

¿Está acostumbrado a enviar documentos de un lado a otro para realizar ediciones? Entonces te espera un regalo. Las ediciones en Google Docs se pueden ver en tiempo real.

Esto facilita la colaboración con solo mirar la pantalla. Es incluso mejor si se conecta por teléfono o chat de video: puede hablar sobre las ediciones en tiempo real y luego realizarlas.

Dejar comentarios

Sin embargo, la edición no tiene que ocurrir en tiempo real. En su lugar, puede dejar comentarios para sus compañeros de trabajo, recomendando ediciones o señalando cosas que ya funcionan realmente bien. Para hacer esto, resalte cualquier texto y haga clic en el botón de comentarios, que estará a la derecha de lo que está editando en este momento.

Ahora puedes dejar un comentario.

También puede responder a los comentarios, lo que le permite tener una conversación con sus compañeros de trabajo sobre las ediciones que pueden ser necesarias o no.

¿Demasiado desorden? Hacer clic Resolver cuando termine una conversación, y se archivará. Puede ver todos los hilos de comentarios de sus archivos haciendo clic en el botón de comentarios en la parte superior de la pantalla, a la izquierda de la Cuota botón.

Recomendar ediciones

Los editores también pueden recomendar ediciones, en lugar de editar el documento directamente. Para comenzar, haga clic en el lápiz en la parte superior derecha, luego haga clic en Sugerencia.

Ahora edite el documento como lo haría normalmente. Notarás que las cosas se ven un poco diferentes.

Todas las modificaciones que realice aparecerán ahora como recomendaciones, que el propietario principal del documento puede aceptar o rechazar. Cualquiera también puede hacer comentarios sobre las ediciones, lo que permite la colaboración en todo el proceso de edición.

Integre Google Docs con otras aplicaciones

¿Quieres colaborar fuera de Google Docs? Con Zapier, conecta sus documentos con más de 1000 aplicaciones más. Por ejemplo, puede enviar automáticamente cada nuevo documento de Google a Dropbox:

O al revés:

Puede recibir automáticamente un correo electrónico cada vez que se agrega un nuevo documento de Google:

O puede recibir una notificación de Slack en su lugar:

Este es solo el comienzo. Consulte nuestra lista de integraciones de Google Docs para conocer más formas en las que puede automatizar sus colaboraciones de Google Docs.