Automatice su bandeja de entrada con estos consejos, herramientas y plantillas

El correo electrónico nos ayuda a conectarnos, comunicarnos y colaborar, pero ¿ayuda? Recibimos un promedio de 94 correos electrónicos comerciales todos los días y dedicamos casi un tercio de nuestro tiempo en el trabajo a la administración del correo electrónico. En pocas palabras: los beneficios del correo electrónico a menudo se obtienen a expensas de la productividad.

Para recuperar su tiempo, automatice su bandeja de entrada. Estos son los consejos, herramientas y plantillas que necesita para comenzar.

Introducción a la automatización de la bandeja de entrada

Comencemos con una definición:

La automatización de la bandeja de entrada es el proceso de configurar flujos de trabajo que completan automáticamente las tareas repetitivas del correo electrónico, para que usted no tenga que hacerlo.

Cuando lo piensas, muchos de los correos electrónicos que recibimos son redundantes. Respondemos las mismas preguntas una y otra vez, vamos y venimos buscando un buen momento para programar una reunión y trasladamos los boletines a una carpeta de correos electrónicos que leeremos … uno de estos días. Estas tareas son necesarias, pero suelen ser repetitivas y sin sentido.

Son ideales para la automatización.

Incluso si solo está automatizando el proceso de mover los boletines a una carpeta de tareas pendientes, una tarea que no lleva más de cinco segundos, el tiempo que ahorra se suma. Y cuantos más flujos de trabajo de automatización de la bandeja de entrada cree, más tiempo ahorrará y más tiempo tendrá para concentrarse en las tareas importantes que ocurren fuera de su bandeja de entrada.

Empiece por decidir qué tareas debe automatizar

Antes de automatizar su bandeja de entrada, debe determinar qué tipos de tareas de administración de la bandeja de entrada debe automatizar. Hay un par de maneras de hacer esto:

1. Examine los correos electrónicos de un mes en su archivo para buscar ejemplos de tareas repetitivas que completó recientemente.

2. Realice un seguimiento de los tipos de tareas que completa en su bandeja de entrada durante un mes. Tome notas sobre los tipos de cosas que hace con regularidad.

A continuación, se muestran algunos ejemplos de correos electrónicos comunes que hacen perder el tiempo:

• Preguntas más frecuentes: Preguntas que respondes una y otra vez.

• Solicitudes de disponibilidad: Personas que buscan vacantes en su agenda para programar una reunión.

• Boletines y correos electrónicos de marketing: Cosas que desea leer o revisar … más tarde.

• Solicitudes no solicitadas: Extraños que quieren que hagas algo por ellos.

• Tareas: Tareas pendientes que pertenecen a su sistema de gestión de tareas.

Revisar los correos electrónicos de un mes probablemente no captará todas las tareas que debe automatizar, pero lo ayudará a identificar las que consumen su tiempo con más frecuencia.

Una vez que sepa los tipos de correos electrónicos que desea automatizar, es hora de configurar sus flujos de trabajo automatizados. Siga las instrucciones a continuación para configurar flujos de trabajo para las tareas de administración de la bandeja de entrada más comunes que hacen perder el tiempo y comience a recuperar el tiempo que pierde en su bandeja de entrada.

Automatice las respuestas a las preguntas frecuentes

Cuando trabajaba como gerente de producto, era el experto en la materia (SME) de referencia para mi producto. Ser una PYME suena mucho más elegante de lo que es: en su mayor parte, solo significa responder las mismas preguntas una y otra vez, generalmente por correo electrónico.

Hay algunas formas de lidiar con la respuesta a las preguntas frecuentes. Tú podrías

• vuelva a crear y vuelva a escribir la respuesta cada vez.

• busque una respuesta anterior y cópiela y péguela en el nuevo correo electrónico.

• use una herramienta para guardar respuestas de uso común y agregarlas a nuevos correos electrónicos con un solo clic.

La puerta n. ° 3 requiere la menor cantidad de tiempo y esfuerzo. Y con la herramienta adecuada, es fácil de configurar. Aquí hay varias opciones a considerar.

TextExpander

TextExpander le permite crear y guardar fragmentos de texto e insertarlos en nuevos correos electrónicos y respuestas instantáneamente usando un atajo de teclado.

A continuación, le indicamos cómo configurarlo:

1. Cree una cuenta y descargue la aplicación desde el sitio web de TextExpander.

2. Cree un fragmento en la aplicación TextExpander para cada respuesta que envíe con frecuencia. Asegúrate de darle un nombre a tu fragmento en el campo «Etiqueta» y crea un atajo de teclado en el campo «Abreviatura».

3. Después de crear sus fragmentos y atajos de teclado, simplemente escriba la abreviatura adecuada en una respuesta de correo electrónico y TextExpander insertará automáticamente el fragmento.

Lo mejor de TextExpander es que funciona en todas las aplicaciones, no solo en el correo electrónico. Entonces, si también responde preguntas en Slack o por mensajería instantánea, también puede usar TextExpander en esos programas.

Precios de TextExpander: Desde $ 3.33 / mes para el plan Life Hacker después de una prueba gratuita de 30 días.

Piezas rápidas de Outlook 365

Si usa Outlook 365 y no desea pagar una tarifa mensual por TextExpander, use la función Quick Parts de Outlook para crear e insertar respuestas predeterminadas. A continuación, le indicamos cómo configurarlo:

1. Busque una respuesta escrita previamente que desee guardar o escriba una nueva respuesta en un nuevo correo electrónico. Resalta todo el texto y haz clic en la pestaña «Insertar».

2. Haga clic en «Piezas rápidas» y seleccione «Guardar selección en la galería de piezas rápidas».

3. Ponle un nombre a tu parte rápida para poder identificarla fácilmente más tarde y haz clic en «Aceptar».

4. Ahora, cuando desee insertar esa respuesta en un nuevo correo electrónico o respuesta, haga clic en la pestaña «Insertar», haga clic en «Partes rápidas» y seleccione la respuesta que desea insertar.

5. El texto aparecerá automáticamente en el cuerpo de su correo electrónico.

Precios de Quick Parts: Quick Parts es una función predeterminada gratuita de Outlook 365.

Plantillas de Gmail

Gmail también ofrece una solución para respuestas repetidas: plantillas. Las plantillas son una función opcional gratuita disponible en el menú de configuración. A continuación, le indicamos cómo configurarlo:

1. Inicie sesión en su cuenta de Gmail.

2. Haga clic en el icono de rueda dentada y seleccione «Configuración».

3. Haga clic en la pestaña «Avanzado». Junto a «Plantillas», seleccione el botón de opción «Activar». Desplácese hacia abajo hasta la parte inferior de la página para guardar sus cambios.

4. Con las plantillas habilitadas, comience a crear sus fragmentos. Coloque el texto que desea guardar en un nuevo correo electrónico. Haz clic en los tres puntos verticales en la parte inferior derecha del formulario de redacción de correo electrónico, coloca el cursor sobre «Plantillas» y selecciona «Guardar borrador como plantilla».

5. Para insertar una plantilla guardada en un nuevo correo electrónico o respuesta, haga clic en los tres puntos verticales en la parte inferior derecha del formulario de redacción de correo electrónico, coloque el cursor sobre «Plantillas» y seleccione el título de la respuesta que desea insertar.

6. Lo has adivinado: el texto aparecerá automáticamente en el cuerpo de tu correo electrónico.

Precios de las plantillas de Gmail: Plantillas es una función gratuita de Gmail.

Comparte tu disponibilidad automáticamente

La mayoría de las empresas ofrecen a los compañeros de trabajo una forma de ver la disponibilidad de los demás, lo que facilita la programación de reuniones internas. Pero cuando intentas programar un tiempo con alguien de otra organización, bueno, esa es una historia diferente.

Suele ser algo como esto:

Y así.

Revisa su calendario, escribe todos sus espacios abiertos en un correo electrónico y espera que ambas partes tengan una hora abierta compartida. No es un buen uso del tiempo de nadie.

En su lugar, recupere su tiempo mediante la adopción de una herramienta que comparte automáticamente su disponibilidad para usted.

Calendly

Calendly extrae automáticamente su disponibilidad de su calendario y comparte las vacantes en su agenda con cualquier persona que tenga su enlace de Calendly. Se integra directamente con los calendarios de Google, Office 365 e iCloud para que nunca más tenga que enviar un diario de su disponibilidad.

A continuación, le indicamos cómo configurarlo:

1. Regístrese para obtener una cuenta en el sitio web de Calendly.

2. Siga las instrucciones de Calendly para configurar su cuenta y los tipos de reuniones.

3. Tome el enlace a su página de programación y envíelo a cualquier persona que pregunte por su disponibilidad.

4. Las personas pueden seleccionar el día y la hora de la reunión en la página de programación de Calendly, y Calendly agrega la reunión a su calendario y envía notificaciones a todos los participantes.

Calendly también tiene una opción para insertar su página de programación en su sitio web, una función útil para los vendedores que buscan programar llamadas o demostraciones con clientes potenciales y evitar el correo electrónico por completo.

Precios calendly: Gratis para el plan básico que incluye un tipo de evento y un enlace de programación Calendly personalizado.

Mixmax

Si no desea que todo su calendario esté disponible para extraños, Mixmax ofrece una solución diferente: le permite elegir los horarios disponibles e incrustar un horario de esos horarios directamente en un correo electrónico.

A continuación, le indicamos cómo configurarlo:

1. Haga clic en el botón «Instalar gratis» en la página de inicio de Mixmax y acepte la confirmación de Google de que desea instalar la extensión.

2. Abra su cuenta de correo electrónico y haga clic en el botón «Activar Mixmax».

3. Después de navegar por la instalación y los flujos de trabajo de bienvenida, abra un nuevo correo electrónico, haga clic en el icono de calendario y seleccione «Compartir disponibilidad».

4. Seleccione las horas que desea compartir y haga clic en «Insertar horas». Mixmax incrusta las horas que seleccionó en el correo electrónico. Los destinatarios solo necesitan hacer clic en la hora que prefieran, y Mixmax programa la reunión y envía notificaciones automáticamente.

Mixmax también ofrece un correo electrónico función de plantilla, por lo que si decide que es la herramienta de programación adecuada para usted, úsela también para las preguntas frecuentes en lugar de las herramientas enumeradas en la sección anterior.

Precios de Mixmax: Desde $ 9 / mes por usuario para el plan Starter que incluye programación ilimitada.

x.ai

Si desea brindar una experiencia más personalizada, use X.ai. Amy de X.ai es un asistente personal con tecnología de inteligencia artificial que se comunica contigo y tus destinatarios de correo electrónico de la misma manera que lo haría una persona real. Simplemente copie a Amy en cualquier correo electrónico y pídale que programe una reunión, y ella se encargará de toda la coordinación y la programación por usted.

Claro, es un poco como HAL, pero funciona.

Precios de X.ai: Desde $ 17 / mes para el plan Individual que incluye todas las funciones de programación para un solo usuario.

Obtenga correos electrónicos promocionales de su bandeja de entrada automáticamente

Cuando veo una notificación de que tengo un correo electrónico, se necesita mucho autocontrol para no revisarlo de inmediato. Mi descripción favorita de este fenómeno proviene de Jocelyn K. Glei, autora de. Ella dice que el correo electrónico es como una máquina tragamonedas: la mayoría de las veces, pierdes, pero a veces, encuentras algo asombroso.

Y por eso es adictivo.

Los increíbles correos electrónicos vienen a la mente cuando ve una nueva notificación, pero a menudo lo que encuentra es un correo electrónico de marketing, el boletín de alguna compañía o un recibo de Amazon por algo que literalmente acaba de ordenar y aún logró olvidar.

Manejar este tipo de correos electrónicos no requiere mucho tiempo, pero cada uno que recibe es una distracción. Y considerando que se necesitan 16 minutos para volver a enfocarse después de una interrupción, las notificaciones de correo electrónico entrantes tienen un impacto mayor que los 5 segundos que se necesitan para tratar con ellas.

Para evitar que los correos electrónicos promocionales afecten su productividad, utilice las siguientes herramientas y trucos para sacarlos de su bandeja de entrada y colocarlos en una cola más apropiada.

Filtros de Gmail

Configure algunos filtros en Gmail para mover los correos electrónicos promocionales a una carpeta de tareas pendientes, archivarlos o eliminarlos automáticamente. He aquí cómo hacerlo:

1. Cuando reciba un correo electrónico promocional, haga clic en la flecha hacia abajo (Gmail 2012) o en los tres puntos verticales (Gmail 2018) en la parte superior derecha del correo electrónico y seleccione «Filtrar mensajes como este».

2. Gmail completará automáticamente los detalles correctos en el campo «De» del formulario de creación de filtro, por lo que en la pantalla que aparece, simplemente haga clic en «Crear filtro con esta búsqueda» (Gmail 2012) o «Crear filtro» (Gmail 2018). .

3. En la siguiente pantalla, elija qué desea que Gmail haga con los correos electrónicos de ese remitente. Seleccione «Omitir la bandeja de entrada (Archivarlo)» para archivar automáticamente esos correos electrónicos, «Eliminarlo» para eliminar automáticamente esos correos electrónicos o «Aplicar la etiqueta» para mover automáticamente los correos electrónicos de ese remitente a su lista de tareas pendientes. Finalmente, haga clic en «Crear filtro» para aplicar sus cambios.

Haga esto para cada correo electrónico de marketing que reciba para asegurarse de que los correos electrónicos futuros salten su bandeja de entrada y vayan al lugar correcto, o consulte nuestra guía de filtros de Gmail para descubrir consejos adicionales sobre el uso de filtros para mantener su bandeja de entrada organizada.

Precios de los filtros de Gmail: Los filtros son una función de Gmail gratuita y predeterminada.

Reglas de Outlook

Las reglas de Outlook hacen lo mismo que los filtros de Gmail: le permiten establecer flujos de trabajo para eliminar o mover correos electrónicos automáticamente. A continuación, le indicamos cómo configurarlos:

1. Haga clic con el botón derecho en un correo electrónico promocional al que desee aplicar una regla, coloque el cursor sobre «Reglas» y seleccione «Crear regla».

2. Elija los criterios para la regla y seleccione «Mover el elemento a la carpeta». A continuación, seleccione la carpeta a la que desea que vayan los correos electrónicos. Elija «Elementos eliminados» para eliminar automáticamente los correos electrónicos futuros de ese remitente, o seleccione una carpeta de tareas pendientes para mover los correos electrónicos futuros a una cola de tareas pendientes. Haga clic en «Aceptar» para aplicar sus cambios.

3. Haga esto para cada correo electrónico promocional que reciba para asegurarse de que los correos electrónicos futuros salten su bandeja de entrada y vayan al lugar correcto.

4. Precios de las reglas de Outlook: Reglas es una función predeterminada gratuita de Outlook.com y Outlook 365.

Reglas en Mail para Mac

Si administra su correo electrónico con el programa Mail de Apple, configure reglas para manejar automáticamente los correos electrónicos promocionales entrantes. A continuación, le indicamos cómo configurarlo:

1. En el menú principal del programa, haga clic en «Correo» y seleccione «Preferencias».

2. Seleccione «Reglas», luego «Agregar regla».

3. Asigne un título a su regla, seleccione los criterios para la regla y seleccione lo que debe suceder al aplicar la regla. Para eliminar automáticamente el correo electrónico, seleccione «Papelera» en el menú desplegable «Al buzón». Para mover el correo electrónico a una cola de tareas, seleccione la carpeta de tareas en el menú desplegable «al buzón». Haga clic en «Aceptar» para aplicar sus cambios.

4. Haga esto para cada correo electrónico promocional que reciba para asegurarse de que los correos electrónicos futuros salten su bandeja de entrada y vayan al lugar correcto.

Reglas de precios por correo: Rules es una función predeterminada gratuita del programa Mail de Apple.

Responder a menos solicitudes no solicitadas

No hace mucho, recibí un correo electrónico de alguien que me pedía que vincule uno de sus artículos, de mi carpeta de trabajos. No me molesté en escribir para explicar que la página es una lista de enlaces a cosas escritas. Incluso el más mínimo esfuerzo por parte del remitente lo habría dejado claro.

Los correos electrónicos masivos y los remitentes perezosos generalmente no merecen una respuesta, pero hay ocasiones en que las personas envían correos electrónicos que obviamente fueron escritos solo para usted. Odio ser grosero e ignorar estos correos electrónicos. Pero cada respuesta que envío me quita tiempo de mi trabajo, lo que paga las facturas.

Las solicitudes no solicitadas son un verdadero desafío para muchas personas influyentes de la industria y ejecutivos de empresas. Estas personas reciben frecuentes solicitudes de entrevistas de periodistas, solicitudes de asesoramiento de especialistas en marketing que buscan crear artículos de resumen de influencers y consultas generales de otros profesionales que buscan ayuda de los expertos que admiran.

Para minimizar la cantidad de solicitudes no solicitadas a las que debe responder, use Earn.com para cobrar una tarifa por cada respuesta de correo electrónico.

Así es: haz que paguen.

Earn.com te permite ganar bitcoins por cada correo electrónico al que respondas. Configure un perfil de Earn.com y elija la cantidad que desea ganar por responder correos electrónicos ($ 1, $ 5, $ 20 o $ 100). Puede optar por quedarse con el dinero que gana o donarlo a organizaciones benéficas.

Una vez que haya configurado y verificado su cuenta, puede comenzar a redirigir a los remitentes de correo electrónico no solicitados a su página en Earn.com para pedirles que paguen por una respuesta.

Si usa Gmail, Earn ofrece una extensión que rebota automáticamente los correos electrónicos de remitentes desconocidos a su perfil de Earn.com. A continuación, le indicamos cómo configurarlo:

1. Inicie sesión en Earn.com y seleccione el enlace «Rebotes».

2. Haga clic en el botón «Activar».

3. Conecte Earn.com a su cuenta de Gmail.

4. Personalice la respuesta que reciben los remitentes no solicitados cuando la extensión devuelve correos electrónicos a su perfil de Earn.com. Consulte las plantillas sugeridas a continuación para obtener ideas sobre cómo pedir cortésmente a los remitentes que paguen por una respuesta.

5. Elija si desea o no devolver automáticamente a los remitentes no reconocidos. Nota: Si activa esta función, cualquier remitente que no esté en sus contactos de Gmail, o que no haya agregado manualmente a una lista de permitidos, recibirá un correo electrónico de devolución automática. Esto podría causar problemas si, por ejemplo, recibe un correo electrónico inesperado de alguien que le ofrece un trabajo o de un cliente con el que no ha tenido correspondencia antes.

6. Permita que ganen remitentes o dominios específicos que no desea que reboten automáticamente.

Si no usa Gmail, o si solo desea un control total sobre qué remitentes rebotan en Earn.com, cree una plantilla de respuesta predeterminada para los correos electrónicos no solicitados utilizando una de las herramientas / funciones en la sección de preguntas frecuentes y responda con a cualquier remitente que desee rebotar a través de Earn.com.

Pedirle a la gente que pague por su tiempo puede ir en contra de su naturaleza, pero si es un influencer en su campo, ayuda a limitar la cantidad de solicitudes y preguntas no solicitadas a las que tiene que dedicar tiempo a responder. La mayoría de las personas no estarán dispuestas a pagar por una respuesta, lo que reducirá la cantidad de tareas pendientes en su bandeja de entrada y lo ayudará a identificar a las personas que realmente necesitan una respuesta.

Precios de Earn.com: Gratis para crear un perfil de Earn.com y aceptar mensajes en la plataforma.

Plantillas sugeridas

Hola,

¡Gracias por comunicarte! Lamentablemente, mi carga de trabajo actual me impide responder a todas las solicitudes que recibo. Sin embargo, respondo a todos los correos electrónicos pagos enviados a través de Earn.com y dono todos los ingresos a [name of charity]Si todavía está interesado, no dude en volver a enviar su mensaje mediante el siguiente enlace: [Earn.com profile URL].

Atentamente, [Your Name]

Hola,

¡Gracias por contactarnos! Desafortunadamente, mi carga de trabajo actual me impide responder a todas las solicitudes que recibo. Sin embargo, respondo a todos los correos electrónicos pagos enviados a través de Earn.com. Esto me ayuda a administrar mejor mi tiempo y le da la seguridad de una respuesta garantizada. Si aún está interesado, no dude en volver a enviar su mensaje mediante el siguiente enlace: [Earn.com profile URL].

Atentamente, [Your Name]

Sacar tareas automáticamente de su bandeja de entrada de Gmail

La mayoría de la gente recibir elementos de tareas por correo electrónico, pero muchos de nosotros administramos nuestras listas de tareas en una aplicación separada.

Por ejemplo, trabajo con la mayoría de mis editores por correo electrónico, pero administro mis asignaciones y fechas de entrega en Trello. Podría copiar y pegar manualmente todas las nuevas solicitudes de asignación de Gmail a Trello, pero no es un gran uso de mi tiempo. En su lugar, uso Zapier para crear automáticamente una tarjeta en Trello para cualquier correo electrónico que etiquete como pendiente.

Y no es solo para Trello. Zapier ofrece integraciones de Gmail a las aplicaciones de gestión de proyectos / tareas más populares:

Para usar estos Zaps, cree una etiqueta en Gmail que usará para activar el flujo de trabajo. Para crear una nueva etiqueta:

1. Haga clic en el icono de rueda dentada, seleccione «Configuración» y elija la pestaña «Etiquetas».

2. Haga clic en el botón «Crear nueva etiqueta», asigne un nombre a su etiqueta y haga clic en «Crear».

3. A continuación, visite Zapier, inicie sesión en su cuenta y seleccione Gmail y su programa de administración de tareas preferido para ver los Zaps disponibles.

4. Busque un Zap que se active en nuevos correos electrónicos de Gmail etiquetados y siga las instrucciones para configurar el Zap.

Ahora, cuando reciba un correo electrónico que contenga una tarea pendiente, simplemente aplique la etiqueta correcta y su Zap copiará automáticamente los detalles en su sistema de administración de tareas.

Precios de Zapier: El plan gratuito de Zapier le permite usar hasta cinco Zaps y ejecutar hasta 100 tareas cada mes.

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Independientemente de si trabaja para una corporación y recibe casi 100 correos electrónicos al día o si es un profesional independiente que recibe menos de 100 en el transcurso de un mes completo, cada correo electrónico es una distracción. Cada uno desvía tu atención de trabajos más importantes. E incluso si solo toma unos segundos lidiar con eso, esa pequeña distracción afecta su productividad general.

Automatizar su bandeja de entrada y dejar que la tecnología se encargue de las tareas repetitivas y que requieren mucho tiempo lo libera para concentrarse en el trabajo más importante, para lograr más cada día.