4 configuraciones de Gmail para ahorrar tiempo que no sabías que necesitabas

Hubo un tiempo en que responder a los correos electrónicos no ocupaba su propio doble bloque en su horario. Pero el correo electrónico interminable es la realidad ahora. Dado que no puede controlar la cantidad de correos electrónicos que recibe, lo mejor que puede hacer es que sea lo más fácil posible para usted responder. (Y sí, debes responder).

Aquí hay cuatro ajustes rápidos que puede realizar en la configuración de Gmail para reducir algunos clics aquí y allá. Porque cuando multiplica aquí y allá por la cantidad de correos electrónicos que recibe al día, hace mella.

1. Envíe y archive con un clic

Siempre que hagas clic Enviar en una respuesta, el mensaje que acaba de enviar lo mira a la cara. Inevitablemente lo lees una y otra vez, esperando que tu subconsciente te diga que sí, que fue un muy buen correo electrónico. Además, necesita un clic adicional para archivar el mensaje (lo que hace porque obviamente su bandeja de entrada está perfectamente podada).

La solución: elija el Enviar y archivar opción en su configuración.

Después de guardar los cambios, la opción predeterminada será enviar el correo electrónico y archivarlo inmediatamente, lo que le ahorrará un clic y un tiempo innecesario preocupándose por haber escrito "su" mal.

Y para aquellos de ustedes que deshacen casi todos los correos electrónicos que envían al menos una vez (hola), no se preocupen; aún pueden hacerlo si se dan cuenta de que están demasiado contentos con los clics.

2. Predeterminado para responder a todos

Antes de continuar, quiero reconocer que responder todo es una de las grandes amenazas para la sociedad. Habiendo dicho eso, especialmente en contextos profesionales, a menudo es el camino a seguir.

¿Cuántas veces ha respondido accidentalmente solo al remitente, solo para darse cuenta de que las otras personas en el correo electrónico deberían haber sido incluidas? Luego tienes que escribir otro correo electrónico agregando de nuevo a la gente con copia (y probablemente olvidándote de nuevo, solo para tener que hacerlo por tercera vez).

En su lugar, seleccione Responder a todos como su bajo en su configuración.

Una vez que guarde la configuración, en cualquier correo electrónico con más de un destinatario, su opción de respuesta predeterminada en la parte superior del correo electrónico será responder a todos. Incluso cambiará el orden de las opciones de respuesta en la parte inferior del correo electrónico.

Usa el poder sabiamente.

3. Habilite el panel de lectura

Parte del atractivo de Gmail es que es visualmente elegante, pero esa elegancia puede producirse a expensas de clics adicionales. Entonces, si se despierta con una bandeja de entrada llena de correos electrónicos y desea poder escanearlos sin hacer clic en cada uno, habilite el panel de lectura en su configuración.

Decida dónde desea que aparezca la vista previa (prefiero) y luego guarde los cambios. El panel de lectura hace que Gmail se parezca un poco más a Outlook, lo que le permite ver el contenido de cada correo electrónico mientras usa las flechas del teclado para navegar por su bandeja de entrada.

También puede elegir cuánto tiempo debe estar un correo electrónico en la vista previa antes de que se marque como leído. Creo que tres segundos es el punto óptimo, pero si tiendes a demorarte un poco más en los mensajes, puedes cambiarlo. Encontrarás esa opción en la pestaña de tu configuración.

Incluso puede controlar el panel de lectura desde su bandeja de entrada. Haga clic en el icono del panel de lectura en la parte superior derecha para activarlo y desactivarlo, o haga clic en la flecha desplegable junto a él para cambiar el lugar donde aparece la vista previa.

4. Utilice plantillas para crear respuestas automáticas.

Soy un gran admirador de las plantillas de Gmail. Son geniales por sí solos, pero puede llevarlos un paso más allá usándolos como respuestas automáticas. En lugar de seleccionar la plantilla que desea insertar para una respuesta determinada, cree un filtro que lo hará automáticamente según las reglas que establezca de antemano.

Aquí está la cosa: esto solo funciona si está seguro de que cualquier correo electrónico que coincida con su filtro requerirá la respuesta seleccionada. Lo uso, por ejemplo, para decirle a las personas que solicitan acceso de edición en mi plantilla de lista de tareas pendientes de Google Sheets que pueden hacer clic para usarlo por sí mismos. Puedo estar bastante seguro de que cualquier correo electrónico que reciba con el asunto Google Sheets To-Do List Template - Request for access necesita esa respuesta.

En tu configuración, haz clic en Crea un nuevo filtro. Luego, puede establecer las reglas para casi cualquier cosa: el remitente, el tamaño del correo electrónico, la línea de asunto, las palabras del cuerpo del correo electrónico. Luego haga clic en Crear filtro.

A continuación, podrá elegir la acción; en este caso, es Enviar plantilla. Seleccione la plantilla que desea enviar como respuesta y haga clic en Crear filtro de nuevo.

Gmail enviará automáticamente esa plantilla a cualquier persona cuyo correo electrónico coincida con los parámetros que estableció para su filtro.

Si necesita una respuesta automática más personalizada, puede usar Zapier para responder automáticamente a los correos electrónicos con mensajes personalizados (incluidos elementos como el nombre del remitente). Estos son algunos ejemplos de Zaps, nuestro término para flujos de trabajo automatizados, que puede configurar para reenviar o responder correos electrónicos en función del contenido de los mensajes que recibe.

Ahora que ha ahorrado unos segundos en cada correo electrónico al que responde, piense en lo que hará con su nuevo tiempo. El mundo es su ostra, no lo desperdicie haciendo clic en su bandeja de entrada.