El mejor software de gestión de oficina, elegido a mano por profesionales de TI

Es fácil empantanarse con las tareas de administración de la oficina, como buscar una sala de conferencias vacía, ingresar detalles de un formulario escrito a mano en una computadora o enseñar a los nuevos empleados cómo usar sus teléfonos de escritorio. Todas son partes necesarias para administrar una oficina, pero no son el mejor uso de su tiempo.

Piense en todo el trabajo increíble que podría hacer si no fuera responsable de ninguna de estas cosas. Puede darse una vuelta para encontrar descuentos en suministros de oficina. Podría investigar nuevos diseños de oficina que mejoren la productividad de los empleados. Podría impulsar cambios importantes y rentables para su empresa.

Puede parecer un sueño imposible, pero no lo es. Liberar su agenda no requiere magia, solo software de administración de oficina mágico. Aquí hay 9 herramientas que automatizan esas tediosas tareas de administración de oficina.

El software de gestión de oficina más popular

Nunca podrá deshacerse de esas pequeñas tareas que ocupan gran parte de su jornada laboral, pero puede automatizar algunas de ellas. Pero nos preguntamos: ¿Qué programas de software hacen el mejor trabajo para automatizar esas herramientas de administración de oficina más frustrantes? Accidentalmente lo hicimos colectivamente. Nuestro equipo en Spoke durante los últimos meses elaboró ​​un kit de TI, pidiendo a los profesionales de TI que compartieran las aplicaciones en las que confían.

Esperábamos que la lista incluyera herramientas para habilitar la autenticación de múltiples factores, automatizar la implementación y monitorear el rendimiento de la red, pero nos sorprendió descubrir que el software recomendado era útil para una audiencia mucho más amplia que solo TI. Y así, encontramos las mejores aplicaciones para administrar su oficina.

Muchas de las herramientas recomendadas son el tipo de cosas de las que los gerentes de oficina podrían beneficiarse tanto (¡o incluso más!) De los equipos de TI. Así es como obtuvimos esta lista: extrajimos las nueve aplicaciones que los profesionales de TI experimentados recomiendan más para ayudar a administrar su oficina:

¿Estás cansado de apresurarte para firmar un paquete o recibir llamadas cada vez que alguien necesita reunirse con alguien de tu equipo? Envoy Visitors automatiza el registro de invitados, la recopilación de formularios y firmas y la aceptación de entregas. Evitará que los invitados se queden sin rumbo fijo mientras esperan a una recepcionista y liberará a su recepcionista para que se concentre en tareas más importantes.

Cuando los visitantes llegan, se registran en un iPad y Envoy notifica a las partes correspondientes. Sabes cuándo llegan los invitados incluso si no hay nadie para recibirlos. Si el visitante necesita completar algún papeleo o firmar documentos, lo hace directamente en el iPad para que no tenga que escanear formularios escritos a mano o documentos firmados nuevamente.

Para las oficinas con un gran volumen de visitantes, Envoy le ayuda a identificar de un vistazo si los visitantes se registraron o no. Su función de impresión de credenciales imprime credenciales temporales para cada huésped después del check-in. Las insignias también son personalizables: cree diseños específicos de la empresa o incluya detalles importantes como la hora de entrada, la fecha de entrada y la fecha de vencimiento de la insignia. Es algo pequeño que se sumará a un gran ahorro de tiempo.

• Precio de Envoy: Plan básico gratuito para inicios de sesión de visitantes ilimitados y notificaciones por correo electrónico; desde $ 99 / mes Plan estándar para con características premium como impresión de credenciales y firma de documentos a partir de $ 99 por mes

• Para una mirada más profunda a Envoy, consulte nuestra revisión de Envoy

• Automatice su trabajo de inicio de sesión con las integraciones de Envoy en Zapier

Es hora de que los teléfonos de escritorio sigan el camino del dinosaurio, pero su equipo aún necesita hacer llamadas. Dialpad es un sistema telefónico comercial que puede impulsar sus llamadas hacia el futuro. Permite a los empleados aceptar llamadas en su computadora o teléfono inteligente, liberando espacio en el escritorio y reduciendo los gastos de su teléfono fijo.

Los empleados instalan Dialpad en los dispositivos que utilizan para el trabajo y, cuando alguien llama al número de teléfono de su empresa, aparece una notificación telefónica entrante en la pantalla. El teclado de marcación admite llamadas de solo voz y videollamadas, así como funciones tradicionales de línea fija como conmutación de llamadas, llamadas entre tres y correo de voz.

Para los equipos administrativos que aceptan y enrutan llamadas entrantes, Dialpad ofrece todas las funciones que necesita para hacer todo lo que está acostumbrado a hacer con un teléfono de escritorio. Acepte y transfiera llamadas, ponga a las personas que llaman en espera y vea quién está en la fila y cuánto tiempo han estado esperando. Incluso puede usar su computadora para enviar documentos por fax cuando sea necesario.

Si necesita limitar el acceso al edificio de su oficina, o áreas específicas dentro de su oficina, a personas aprobadas, necesita algo más que un candado. El sistema de bloqueo inteligente de Kisi le permite administrar el acceso y no requiere un equipo de seguridad de TI para configurarlo y mantenerlo.

Después de que Kisi instale cerraduras y equipos en su empresa, cualquier administrador puede usar la aplicación Kisi para configurar a los empleados con derechos de acceso. Agregue usuarios rápidamente y elimine el acceso inmediatamente cuando los empleados abandonen la empresa. El tablero de Kisi facilita mantener seguras las áreas restringidas y monitorear quién ingresa a ellas.

La mejor parte para los administradores es que los empleados pueden usar una tarjeta de acceso o sus teléfonos para desbloquear las puertas. Esto evita que los miembros de su equipo tengan que contestar llamadas y abrir puertas para los empleados que olvidaron sus tarjetas de acceso en casa; podrán usar sus teléfonos como respaldo.

De todas las tareas de gestión de la oficina, encontrar espacios para reuniones es quizás la que lleva más tiempo. Si trabaja para una empresa mediana o grande, encontrar la sala de reuniones perfecta puede significar llamar a otros administradores para verificar la disponibilidad y las comodidades o caminar por el campus de la empresa para verificarlo usted mismo.

Robin se deshace de la molestia. Los administradores ingresan detalles sobre todas las salas de reuniones disponibles en su empresa, incluida la cantidad de personas que caben en la sala y las comodidades disponibles (proyector, pizarra, teléfono, etc.). Robin recopila todos estos detalles y compila toda la información de la sala de reuniones en una base de datos con capacidad de búsqueda.

Luego se encarga de mantener el horario para cada habitación disponible. Las habitaciones que ya están reservadas no aparecen en una búsqueda, y la fuente de registro centralizada evita la doble reserva y el robo de habitaciones. Simplemente buscará una sala que cumpla con sus criterios y la reservará para su reunión sin tener que preocuparse de que esté llena cuando llegue.

Contratos, NDA, políticas de HIPAA, W-9: los administradores dedican mucho tiempo a recopilar firmas en formularios y documentos. Pero escanear documentos firmados para digitalizarlos es una tarea mundana y requiere mucho tiempo, y no todas las personas con las que trabaja tienen la tecnología (o los conocimientos técnicos) para enviarle copias legibles de formularios firmados por correo electrónico.

HelloSign facilita la recopilación de firmas de forma electrónica. Use la aplicación para agregar campos editables a los documentos que más envía, luego guárdelos y envíelos. Los destinatarios pueden leer el documento y completar cualquier información adicional que pueda necesitar, luego firmar el documento electrónicamente en su computadora. O incluso puede usar las aplicaciones móviles de HelloSign para recopilar firmas en persona, tal como lo haría en formularios en papel.

Si recibe muchas quejas sobre la temperatura en la oficina, su oficina necesita Comfy. Es una aplicación diseñada para mantener a todos en la oficina felices y cómodos, con aplicaciones móviles que los empleados pueden usar para ajustar la temperatura y la iluminación en sus espacios de trabajo.

Comfy se integra con los sistemas existentes de su oficina y ayuda a la productividad del equipo al crear un entorno en el que nadie se sienta miserable porque hace demasiado calor, frío, poca luz o mucha luz. También es útil para las salas de reuniones. Comfy lo ayuda a encontrar y reservar salas de reuniones y ubicar puntos de interés cercanos en la oficina, como ascensores, baños, cafeterías y quioscos de café. Y si hace demasiado calor en la sala de conferencias, el termostato está a solo un toque de distancia.

Precio cómodo: El precio está disponible solo por cotización

Slack es la aplicación de chat en equipo que arrasó en el lugar de trabajo, una herramienta de colaboración que apenas necesita presentación. También es útil para mucho más que solo chatear. Puede distribuir información a toda la empresa y solicitar comentarios, enviar mensajes instantáneos a los miembros del equipo y obtener respuestas rápidas, o compartir documentos de solución de problemas para la impresora, todo desde Slack.

Y aunque los gerentes de oficina se benefician de aprovechar Slack como herramienta de comunicación, algunas de sus mejores funciones para los administradores provienen de sus aplicaciones complementarias. Por ejemplo:

• ¿Pedir un almuerzo con servicio de catering? Todo lo que tiene que hacer es seleccionar el restaurante del que desea ordenar en Caviar, y el bot recopila los pedidos de comida de los empleados y realiza el pedido por usted.

• ¿Tiene problemas para recordar los cumpleaños de los empleados? BirthdayBot le envía un mensaje unos días antes del próximo cumpleaños de un empleado para que nunca se olvide de pedir un pastel.

• ¿Estás cansado de encontrar una cafetera vacía cada vez que vas a recargarte por la mañana? WhoMadeCoffee utiliza la gamificación para recompensar a los empleados por refrescar la bebida de la mañana.

Hay más de 100 aplicaciones diseñadas específicamente para la administración de oficinas en el directorio de Slack que lo ayudarán a automatizar todo, desde solicitar suministros de oficina hasta programar reuniones.

• Precio de holgura: Plan básico gratuito para el historial de mensajes de 10k; desde $ 8 / mes por usuario Plan estándar para historial ilimitado

• Para una mirada más profunda a Slack, consulte nuestra revisión de Slack

• Cree un flujo de trabajo de chat automatizado o sus propios bots de Slack con las integraciones de Zapier de Slack

Muchos programas de gestión de proyectos y tareas están diseñados para proyectos de TI complejos y flujos de trabajo corporativos importantes. Están llenas de funciones, pero también son más complicadas de lo que necesitan la mayoría de los equipos de administración. Trello es una excepción. Es un tablero Kanban de tareas básicas que funciona como una línea de ensamblaje, lo que permite a los equipos agregar y asignar tareas, compartir y monitorear el progreso, y más desde un solo lugar.

El tablero público «Regalos corporativos para las fiestas» que se muestra arriba es un gran ejemplo de las formas únicas en que puede usar Trello. Cada tarjeta representa un obsequio que debe solicitar y cada línea representa el estado del pedido del obsequio. Mientras selecciona, ordena y envía regalos, lleve un registro del progreso arrastrando y soltando tarjetas en los carriles correspondientes.

El directorio de tableros de inspiración pública de Trello incluye una amplia gama de proyectos, incluidos muchos que son excelentes para los gerentes de oficina:

O cree sus propios tableros para realizar un seguimiento de los proyectos que necesita el equipo de administración de su oficina.

Precio Trello: Gratis para tableros ilimitados y funciones principales; desde $ 9.99 / mes (pagado anualmente) Plan Business Class para potenciadores ilimitados y grupos de tableros de equipo

La tecnología ha hecho que sea más fácil que nunca para los empleados repartidos por todo el mundo comunicarse y colaborar. Pero cuando intenta organizar una gran videoconferencia, no siempre se siente así. Las malas conexiones a Internet provocan que los videos se congelen y la calidad del sonido sea deficiente, lo que frustra tanto a los participantes como a los organizadores.

Zoom es una aplicación de videollamadas amada por su calidad. No requiere que todos los participantes tengan conexiones a Internet perfectas para un video nítido y un audio claro, por lo que es una cosa menos de qué preocuparse cuando se trata de organizar reuniones. Se las arregla para que las llamadas funcionen bien incluso cuando su conexión a Internet es inestable.

Si su empresa realiza muchas videoconferencias entre oficinas, también vale la pena buscar en Zoom Rooms. Es una solución de sala de conferencias completa con monitores de pantalla táctil, cámaras de sala de conferencias montadas y parlantes inalámbricos que facilitan la celebración de reuniones con dos salas de personas, incluso si esas salas están a miles de kilómetros de distancia.

Precio: Plan básico gratuito para hasta 100 participantes de la reunión en llamadas de hasta 40 minutos de duración; desde $ 14.99 / mes plan Pro para una duración ilimitada de la reunión y grabación de llamadas

Después de aprender las alegrías de automatizar el registro de visitas, los recordatorios de cumpleaños y la programación de salas de reuniones, es posible que tenga ganas de más. Si es así, es hora de echar un vistazo a Zapier. La aplicación final de nuestra lista de software recomendado por TI, las integraciones de Zapier le permiten automatizar tareas en más de 1,000 aplicaciones.

Siempre que desee automatizar algo, lo más probable es que pueda hacerlo con un Zap, el término de Zapier para los flujos de trabajo de aplicaciones automatizados. Elegirás un disparador, la aplicación donde sucede algo que inicia tu automatización. Luego, puede agregar tantas acciones como necesite para terminar una lista completa de tareas a la vez.

Consulte los Zaps a continuación para obtener ideas para automatizar las herramientas de administración de la oficina en este resumen, o explore el directorio de aplicaciones de Zapier para encontrar más formas de integrar, automatizar y mejorar su productividad:

La administración de la oficina puede ser tediosa, pero con esta lista de aplicaciones, tendrá menos tareas de las que preocuparse. En lugar de tener que correr para abrir la puerta, buscar una nueva sala de conferencias en el último minuto y pasar la mitad de su llamada preguntando si las otras personas pueden escucharlo, podrá concentrarse en su trabajo principal y dejar que sus aplicaciones se administren. la oficina.