5 pasos para ajustar su software para un trabajo más productivo
Las computadoras nos ayudan a ser más productivos. Pero también son quizás los dispositivos más distractores jamás inventados.
Las primeras computadoras personales eran poco más que una pantalla en blanco con una terminal en la que se escribían comandos de texto. Cada año, se agregaría alguna característica nueva que los haría más fáciles de usar, y también distraerían un poco más.
Hoy en día, las computadoras apenas se pueden usar sin una conexión a Internet, con su infinito depósito de distracciones. Son lo suficientemente inteligentes como para conocer los horarios de nuestras próximas citas y los últimos titulares que nos interesarían, y también nos mantienen informados de todos estos detalles. Entonces, mientras trabaja en su computadora, le tocará el hombro de vez en cuando con información.
Claro, es bueno saber cuándo llega un nuevo mensaje y es útil poder hacer ping a un compañero de trabajo cuando lo necesite. Pero esa conveniencia tiene un costo. Gloria Mark, profesora de informática de la Universidad de California, Irvine, descubrió en un estudio de 2012 que el trabajador promedio es interrumpido una vez cada 3 minutos, y que puede tomar hasta 23 minutos para volver a su tarea original. ¡Es una maravilla que logremos algo!
Es posible que necesitemos estar informados, pero debemos concentrarnos mucho más. Estos son los pasos que me ayudan a mantener a raya las distracciones, sin dejar de estar informado de la información que necesito. Con suerte, pueden ayudarlo a lograr un equilibrio entre estar «conectado» y mantener su concentración.
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Ocultar su base o barra de tareas
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Simplifique sus aplicaciones
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Ocultar otras aplicaciones
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Sea selectivo con las notificaciones
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Seguimiento de su productividad
1. Oculte su Dock o barra de tareas, o vaya a pantalla completa
El iPad de primera generación estaba lejos de ser la computadora más poderosa de su época. Sin embargo, de alguna manera, cuando necesitaba escribir, me encontraba mucho más productivo en su pantalla de 9.7 «que en mi computadora portátil.
Lo que marcó la diferencia fue que todas las aplicaciones se hicieron cargo de la pantalla completa. Aparte de las notificaciones, no había nada que pudiera distraerte, y en ese momento, cambiar de aplicación era lento y engorroso. Era seguir trabajando en el documento actual que cambiar a otra cosa.
Noté el mismo efecto en mi Mac cuando trabajaba en aplicaciones de pantalla completa. Solo sin las pequeñas notificaciones no leídas de la base en la parte inferior de mi pantalla, no estaba tan tentado de revisar Slack una docena de veces por hora. Y cuando obtuve una pantalla externa y el Dock se quedó en la pantalla de mi computadora portátil, un poco fuera de la vista, el efecto continuó.
Y por eso me deshice del muelle.
Su computadora y su navegador están diseñados para ejecutar tantos programas a la vez como desee. Esas pequeñas notificaciones en su Dock y en la bandeja del sistema pueden ser solo pequeños puntos rojos, pero llaman su atención, desvían su atención de la tarea en cuestión y lo tientan a cambiar el enfoque. Hay dos formas de simplificar las cosas sin tener que trabajar en una tableta pequeña.
Cómo ocultar su base o barra de tareas
Ocultar su Dock es simple. Simplemente haga clic con el botón derecho en un lugar en blanco del muelle (la barra separadora en el medio es un buen lugar) y seleccione.
Su Dock luego se deslizará fuera de la vista. Siempre que necesite abrir una aplicación, simplemente arrastre el mouse a la parte inferior de la pantalla, o al borde, si colocó el Dock a un lado, y el Dock se deslizará nuevamente a la vista el tiempo suficiente para que pueda abrir lo que necesita .
La barra de menú en la Mac no distrae tanto, y es donde están escondidas muchas de las funciones de su programa. Pero también puedes ocultarlo si quieres. Simplemente abra sus Preferencias del sistema, seleccione, luego marque el
En Windows, su barra de tareas incluye el menú de inicio, los íconos de las aplicaciones y la bandeja del sistema con sus notificaciones que distraen. Puedes ocultarlo todo en un solo paso. Simplemente haga clic con el botón derecho en la barra de tareas, seleccione y luego marque. Luego se deslizará fuera de la vista, al igual que en la Mac.
Cómo trabajar en pantalla completa
A partir de OS X Yosemite, lanzado a finales de 2014, las Mac han incluido una vista de la aplicación en pantalla completa. Al igual que en el iPad, las aplicaciones de pantalla completa ocultan tanto el dock como la barra de menú, mostrando esa aplicación para mantenerte concentrado.
Para tomar una aplicación en pantalla completa, simplemente haga clic en el ícono verde en su barra de título y se expandirá para tomar el control de su pantalla completa. Para ver la barra de menú o el dock, coloque el cursor sobre la parte superior o inferior de la pantalla, respectivamente. Para volver a la pantalla principal, deslice 3 dedos hacia la derecha en el panel táctil o presione CTRL + ← (tecla de flecha izquierda).
¿Desea ver las aplicaciones una al lado de la otra y también ocultar el dock y la barra de menú? Simplemente presione y mantenga presionado el ícono verde para colocar esa aplicación en la mitad izquierda de su pantalla. Luego, seleccione otra aplicación y obtendrá solo esos dos programas en la vista de pantalla completa. Incluso puede cambiar su tamaño con el divisor central para darle el espacio que necesita para trabajar.
¿Utilizas Windows? Windows 8 agregó un nuevo estilo de aplicación moderno, donde los programas se ejecutan más como aplicaciones en una tableta en modo de pantalla completa. Esa característica estaba un poco oculta en Windows 10 y todos los programas se ejecutan en ventanas estándar de forma predeterminada. Sin embargo, para ir a pantalla completa, puede habilitar para que las aplicaciones modernas se ejecuten en pantalla completa, incluso si su dispositivo no es una tableta con Windows.
Simplemente haga clic en el icono de notificaciones en la bandeja del sistema y haga clic en. Eso reducirá su barra de tareas y aumentará el tamaño de los botones para que sean más fáciles de usar en las pantallas táctiles. Y ejecutará cualquier aplicación moderna de la Tienda Windows en modo de pantalla completa.
De lo contrario, para el software de Windows más tradicional, simplemente haga clic en el botón de maximizar, o arrastre la ventana a la parte superior de la pantalla, para que sea lo más grande posible. Si ha ocultado su barra de tareas, será bastante similar al modo de pantalla completa de Mac.
¿Trabaja en línea en Google Chrome? Allí también puedes ir a pantalla completa. Simplemente haga clic en el ícono verde + en una Mac o presione F11 en una PC para ir a pantalla completa, luego desmarque en el menú. Eso ocultará todo, excepto la aplicación o el sitio que está viendo actualmente.
2. Simplifique sus aplicaciones
Con su barra de herramientas desaparecida y sus aplicaciones en pantalla completa, hay mucho menos que lo distraiga. Pero sus propios programas, con todas sus opciones de menú, aún pueden distraer. Es mucho más fácil cambiar los tipos de letra y los colores en lugar de cambiar el documento que tienes delante.
Ocultar esas herramientas no evitará que modifiques las cosas, pero ocultará la distracción y alejará la tentación.
Podría usar aplicaciones sin distracciones, algo que es popular para las herramientas de escritura. Aplicaciones como Byword, iA Writer y Ommwriter, e incluso editores de código como Sublime Text, ocultan todas las herramientas, dejándote con solo un espacio en blanco para escribir. A menudo encontrará características como la de iA Writer, que difumina todo excepto la oración que está escribiendo actualmente.
Muchos otros programas le permiten ocultar herramientas que no necesita actualmente. En las aplicaciones de Office, simplemente haga doble clic en las pestañas de la barra de herramientas para ocultar las barras de herramientas de la cinta y haga clic en la flecha hacia abajo en la barra de herramientas superior para ocultar las aplicaciones de acceso rápido. En la mayoría de las otras aplicaciones, simplemente haga clic con el botón derecho en una barra de herramientas para mostrar una lista de barras de herramientas que puede mostrar u ocultar.
Google Docs incluye opciones similares. Puede hacer clic en la flecha hacia arriba en el lado derecho de su barra de herramientas para ocultar el menú y las opciones para compartir, dejando solo la barra de herramientas principal. O, para deshacerse de todas las distracciones, haga clic para ocultar todo lo que no sea su documento (y presione Esc para recuperar las barras de herramientas cuando haya terminado de escribir).
A veces, incluso puede personalizar las herramientas que se muestran. Haga clic con el botón derecho en la barra de herramientas en Safari, digamos, y puede personalizar la barra de herramientas, arrastrando y soltando las herramientas que desea usar y eliminando las que no. Ese truco funciona en muchos Mac aplicaciones.
Muchas aplicaciones creativas, incluidas Adobe Lightroom y Photoshop, incluyen vistas de pantalla completa personalizables. El modo de pantalla completa de Photoshop oculta todo, por lo que puede cambiar de herramienta con atajos de teclado o colocar el cursor sobre el costado para mostrar los paneles de herramientas. En Lightroom, haga clic en las flechas de las barras de herramientas para ocultar los paneles que no necesita en este momento. Y en Word, el nuevo muestra solo su documento, con la barra de herramientas visible cuando se desplaza sobre la parte superior.
Examine sus aplicaciones; es probable que encuentre configuraciones para ayudar a eliminar funciones que no necesita y mantenerlo enfocado en lo que más importa: su contenido.
3. Ocultar otras aplicaciones
¿No quieres trabajar solo en pantalla completa? Puede abrir solo las aplicaciones que necesita para trabajar y dejar todo lo demás cerrado.
Eso funcionará al principio, pero pronto terminará distrayéndolo y tentándolo a realizar múltiples tareas, tal vez un GIF en Slack en la esquina de su pantalla o el navegador que acecha justo debajo.
Así que esconde todo lo demás. La escritora principal de Zapier, Melanie Pinola, sugiere usar la aplicación Mac de $ 4,99 HazeOver para hacer precisamente eso. Desaparecerá todo lo demás que no sea la aplicación que estás usando actualmente, por lo que puedes tener todos tus programas abiertos sin que te distraigan tanto.
¿Utilizas una PC? El WindowFX de $ 9.99 puede hacer lo mismo, y también puede agregar una cantidad de funciones adicionales a sus ventanas.
O puede usar una aplicación gratuita como Quitter para sus aplicaciones cuando no las ha usado por un tiempo. Por ejemplo, si abre Twitter, no volverá a distraerse si cierra la aplicación unos minutos después de dejar de usarla.
¿Quieres evitar abrir sitios que te distraigan, como Facebook? Puedes editar tu archivo HOSTS o usar una de las muchas aplicaciones para bloquear sitios que te distraigan.
4. Sea selectivo con las notificaciones
Ya conoce el ejercicio: descargue una nueva aplicación, ábrala la primera vez y le pedirá que le envíe notificaciones. Es muy fácil hacer tapping y olvidarse de él, es decir, hasta que suena justo cuando estás en medio de algo.
Pero necesita notificaciones de mensajes importantes de sus colegas y recordatorios de próximas citas. El truco consiste en recibir solo las notificaciones importantes, y nada más.
Estos consejos pueden ayudar:
No habilite las notificaciones en aplicaciones nuevas por defecto. En cambio, cuando pruebe algo nuevo, desactive las notificaciones hasta que esté seguro de que desea recibirlas.
Ajustar la configuración de notificaciones de cada aplicación. La mayoría de las aplicaciones te permiten elegir sobre qué quieres recibir notificaciones, como cuando llegan correos electrónicos de un contacto favorito o cuando te mencionan en un canal específico de Slack. Verifique sus aplicaciones y modifique la configuración para recibir solo las notificaciones que desea.
Cancelar la suscripción a notificaciones de correo electrónico extrañas. Quizás todo lo que necesita sea una notificación diaria de los cambios en su proyecto, en lugar de detalles minuto a minuto. O tal vez tampoco necesite ese correo electrónico diario. Simplemente haga clic en el enlace en la parte inferior de las notificaciones por correo electrónico que no desea; es una forma rápida de dejar de recibir ese tipo de notificación. O use una herramienta como Unroll.me para limpiar todos sus correos electrónicos de suscripción a la vez.
Equilibrar las notificaciones push y por correo electrónico. Trello, Slack, Basecamp, Google Docs y otras aplicaciones son inteligentes con sus notificaciones. Si la aplicación está abierta, le enviará notificaciones automáticas; si está cerrado, agrupará las notificaciones y se las enviará por correo electrónico. Si su aplicación ofrece eso, los correos electrónicos pueden ser una excelente manera de asegurarse de no perderse las cosas más importantes, mientras mantiene cerradas las aplicaciones que distraen cuando no las necesita.
Silencia todo cuando necesitas concentrarte. O simplemente puede desactivar las notificaciones cuando realmente no necesite distracciones y tampoco tenga que apagar Internet. Así es como en macOS y Windows:
En macOS, simplemente abra el panel de notificaciones deslizando 2 dedos desde el borde de su trackpad o haciendo clic en el ícono de notificaciones en la barra de menú. Luego, desplácese hacia arriba y aparecerá un interruptor para desactivar las notificaciones temporalmente.
En Windows 10, haga clic en el icono de notificaciones en su barra de tareas, luego toque el botón para silenciar todas las notificaciones.
Cree sus propias notificaciones personalizadas
Otra opción es crear sus propias notificaciones personalizadas. Supongamos que desea un mensaje en Slack cuando se acerquen sus citas, pero solo si no son las reuniones de rutina del equipo. O tal vez le gustaría revisar todas sus notificaciones en una nota de Evernote a la vez. La herramienta de automatización de aplicaciones Zapier puede ayudar.
Con más de 500 integraciones de aplicaciones, Zapier se conecta a sus aplicaciones favoritas y puede buscar notificaciones, nuevas menciones, próximas citas, tareas atrasadas y mucho más. Luego, puede enviarle correos electrónicos, SMS, chat o notificaciones automáticas con exactamente la información que desea, o registrar las notificaciones para que puedan revisarlas juntos.
Aquí hay algunas integraciones prefabricadas para comenzar, o busque sus aplicaciones favoritas en el directorio de aplicaciones y cree sus propias notificaciones personalizadas.
5. Realice un seguimiento de su productividad
Es fácil llegar al final del día y sentir que ha estado ocupado todo el día, pero que tiene poco que mostrar de su tiempo. Es por eso que puede ser inteligente hacer un seguimiento de su tiempo con una herramienta como .
RescueTime monitorea el uso de su computadora todo el día para ver dónde pasa su tiempo. Luego, clasifica automáticamente sus aplicaciones (Facebook como muy distraído, correo electrónico como distractor y Microsoft Word como muy productivo) para priorizar las aplicaciones en las que pasa la mayor parte del tiempo. Calculará su «pulso de productividad», mostrará dónde ha mejorado (o no) con el tiempo y, con la versión de pago, incluso puede bloquear aplicaciones y sitios que le distraigan.
También puede recibir notificaciones de RescueTime para mostrarle qué tan productivo es o para advertirle cuando lo está haciendo. Esa es una notificación por la que vale la pena distraerse.
La productividad tiene más que ver con su propio enfoque que con cualquier cosa que su software pueda ofrecer. Pero el software que distrae no puede ayudar.
No es necesario apagar la conexión a Internet o cambiar a una máquina de escribir, aunque eso también podría ayudar. En su lugar, simplemente domine su software. No es necesario que acepte todas las funciones y notificaciones predeterminadas, y puede alejar las distracciones de la vista.
Y sin darse cuenta, dejará de cambiar de enfoque y comenzará a hacer más cosas.
