Control de misión para su contenido: cómo utilizar hojas de cálculo para su calendario editorial

Las hojas de cálculo son infinitamente flexibles. Es por eso que son la aplicación asesina original: pueden administrar cualquier cosa, desde las finanzas de una corporación hasta su presupuesto personal. Y también son excelentes para enviar mensajes de texto.

Su próximo calendario editorial podría estar en una hoja de cálculo. Su diseño ofrece infinitas oportunidades para rastrear artículos, propietarios, canales y métricas dentro de su calendario editorial mientras mantiene su calendario de publicaciones al día. Si bien un calendario editorial de hoja de cálculo es el tipo de calendario más complicado, también es el más personalizable. Si integra su hoja de cálculo con otras aplicaciones clave, también puede convertir una hoja de cálculo en el sistema nervioso central para todo su equipo de contenido (le mostraremos cómo más adelante). ¡Es casi tan fácil de configurar como un calendario editorial básico!

¿Qué tipo de equipo se beneficia de un calendario editorial de hoja de cálculo?

Dado que las hojas de cálculo son tan versátiles, los equipos de todos los tamaños pueden beneficiarse de un calendario editorial basado en hojas de cálculo. Sin embargo, puede ser complejo de administrar y personalizar, por lo que una hoja de cálculo es más adecuada para equipos con muchas partes móviles que administrar. Si su equipo de contenido necesita realizar un seguimiento de muchas variables o métricas para cada contenido, una hoja de cálculo le brinda el espacio para hacerlo de manera visual.

¿Realizas muchas promociones de contenido? ¿Realizar un seguimiento de las métricas de contenido de otros departamentos o clientes? ¿Tiene un equipo de contenido grande o distribuido? Una hoja de cálculo es probablemente su mejor opción para mantener toda la información que necesita en un lugar accesible.

Probablemente no sea para ti si …

Un calendario editorial de hoja de cálculo puede volverse engorroso rápidamente si requiere que su equipo revise constantemente la hoja de cálculo o que copie y pegue tareas y detalles importantes. Su hoja de cálculo editorial puede ser completa, pero si le dificulta a su equipo tomar medidas, terminará con una pérdida neta.

Sin que alguien actualice manualmente los datos en su calendario editorial (o configure un flujo de trabajo que lo haga automáticamente), su hoja de cálculo se volverá obsoleta e ignorada rápidamente.

Entonces, si su equipo tiene poco tiempo, o si la jerarquía de su equipo de contenido es muy plana, es posible que tenga dificultades para hacer que una hoja de cálculo funcione bien para usted.

También debe considerar los flujos de trabajo estándar de su equipo: ¿Tienen este nivel de detalle? Quizás solo una persona necesite todas las métricas. Tal vez el resto de su equipo funcione bien con un enfoque simple de hoja de cálculo o calendario. Si su equipo está trabajando bien con una solución más simple, o si quieren algo más centrado en la acción y menos centrado en las métricas, no mueva el barco a menos que sea por una muy buena razón.

Trabajé para gerentes que implementaron un enfoque de hoja de cálculo complejo, cuando los empleados estaban acostumbrados a un enfoque de calendario simple. ¿El resultado? Duplica las reuniones y más confusión para todos.

Introducción a un calendario editorial de hojas de cálculo

¿Listo para crear un calendario editorial basado en hojas de cálculo? La mayoría de las aplicaciones de hojas de cálculo funcionan de manera similar entre sí, pero Google Sheets a menudo funciona mejor para esto, ya que es fácil de compartir con su equipo e integrar con otras aplicaciones. Otra opción es Airtable, una herramienta de base de datos híbrida que es tan fácil de usar como una hoja de cálculo, con mayor flexibilidad. A continuación, se explica cómo crear un calendario editorial en ambos:

Calendario editorial de Google Sheets

Google Sheets es la herramienta clásica de hoja de cálculo con un giro: puede colaborar fácilmente con un equipo. Simplemente envíe el enlace para compartir a su equipo o agréguelos a través de sus cuentas de Google, ¡y listo! Combine esto con un espacio infinito para fechas, recuentos de palabras, temas, estado, presupuesto y todo lo que impulsa su proceso editorial, y obtendrá una potente herramienta de calendario editorial.

Crear un calendario editorial en Google Sheets es muy sencillo. Cree una nueva hoja de cálculo y agregue columnas para todo lo que desea rastrear, algo que será un poco diferente para cada blog, boletín o editor en línea.

Luego, agregue cada pieza de contenido para su calendario editorial en una nueva fila. Es posible que no necesite completar cada columna para cada pieza: he incluido una columna de mes que solo lleno una vez al mes para agrupar artículos, algo que podría funcionar igualmente bien para organizar los artículos de un blog por día o el contenido de un editor por autor. .

¿Quieres ocultar objetos viejos? Seleccione las filas de ese mes u otra categoría, haga clic con el botón derecho y seleccione. Esto mantiene su vista principal limpia y enfocada.

Eso es todo, ¡tienes tu calendario editorial de Hojas de cálculo de Google! Pero si desea agregar alguna funcionalidad adicional, también puede agregar algunas características especiales que ayudarán a agilizar su flujo de trabajo editorial.

Realice un seguimiento de su presupuesto editorial en Hojas de cálculo de Google

¿Tienes que mantener el contenido de este mes dentro del presupuesto? Simplemente agregue una columna para rastrear cuánto cuesta cada artículo, junto con quizás otra columna para rastrear el presupuesto de este mes. A continuación, puede utilizar fácilmente =sum() y =Cell-Cell funciones para ver qué tan cerca está de su presupuesto. (Puede obtener más información sobre eso en nuestra Guía de Hojas de cálculo de Google). O bien, agregue un formato condicional de para que Hojas de cálculo de Google cambie el color de la celda de su presupuesto una vez que haya superado el presupuesto. Una vez que configure este formato, siempre podrá medir su presupuesto de contenido mensual de un vistazo.

Agregue rápidamente nuevas ideas de contenido

Facilite a su equipo agregar nuevas ideas a su calendario de contenido con Formularios de Google. Configure el formulario y, en la parte superior del formulario, seleccione «Respuestas». Aquí, puede optar por almacenar todas las respuestas del formulario en la hoja de cálculo de su calendario editorial. Considere agregar una nueva hoja para estas ideas. Esta función es simple, pero le ayudará a usted y a su equipo a agregar, catalogar y revisar ideas rápidamente.

Utilice su hoja de cálculo como base de operaciones

La mejor parte de usar Google Sheets como su calendario editorial es que puede ser el punto de partida para flujos de trabajo automatizados que le ahorrarán mucho tiempo a su equipo.

Optimice la publicación. Una vez que haya planeado el contenido que publicará, es hora de convertir esas ideas en nuevas publicaciones. No hay razón para pegar sus títulos en WordPress manualmente; La plataforma de integración de aplicaciones Zapier puede buscar nuevas filas, o filas recientemente actualizadas, para buscar solo ideas de artículos que están marcados, por ejemplo, y convertirlos en nuevos borradores de publicaciones en WordPress.

Otro paso en el Zap podría agregar el enlace al borrador de la publicación de nuevo a la hoja de cálculo. Todo lo que tendrá que hacer es pegar el contenido de su artículo y presionar Publicar.

Vincula tu calendario editorial a tu aplicación de productividad. Supongamos que está usando varias aplicaciones para su calendario editorial y use Trello para administrar las etapas de cada contenido. Cada vez que una tarjeta de Trello se mueve a la lista Publicada, una automatización de Zapier podría registrar ese artículo publicado en su hoja de cálculo para un registro de lo que se ha publicado, incluida información como el recuento de palabras y el autor.

También puede optar por algo un poco más básico y, en su lugar, usar filas nuevas o actualizadas en Hojas de cálculo de Google para activar tareas en la aplicación de lista de tareas que elija.

Programar publicaciones automáticamente. Si usa la hoja de cálculo para administrar la programación y el flujo de trabajo editorial de su blog, una automatización de Zapier podría crear eventos en su aplicación de calendario y tareas en su aplicación de lista de tareas para que recuerde editar y publicar artículos a tiempo.

Colabora en tiempo real. Una de las debilidades de un calendario editorial de hoja de cálculo es que puede resultar difícil mantener a todos al día y actualizados. Si su equipo no quiere revisar una hoja de cálculo varias veces al día, puede configurar un sistema automatizado que notifique a su equipo cuando haya nueva información para revisar o discutir.

Puede configurar una notificación que se active cada vez que se agrega nueva información a sus Hojas de cálculo de Google, o puede usar un paso de Filtro que se asegura de que un miembro del equipo solo sea notificado si el contenido está asignado.

Más información sobre Hojas de cálculo de Google

La belleza de Google Sheets es que hay tantas cosas diferentes que puedes hacer con él. Por lo tanto, mientras configura su calendario editorial, no tenga miedo de experimentar y explorar hasta que encuentre las funciones y los flujos de trabajo adecuados para usted.

Airtable como su calendario editorial

Airtable es una herramienta con la versatilidad de una hoja de cálculo y la funcionalidad de una base de datos. Al ofrecer múltiples formas de ver sus datos, campos ricos que pueden incluir imágenes y párrafos de texto, y hojas interconectadas para hacer referencia a los datos, Airtable es una herramienta poderosa para administrar su calendario editorial.

Profundice en los detalles sin comprometer la claridad

Dado que Airtable es, en esencia, una base de datos estilo hoja de cálculo, es ideal para equipos que desean incluir una gran cantidad de datos enriquecidos en su calendario editorial. De las asignaciones de autor al contenido costos y notas del editor, puede mantener tantos datos como desee en su calendario editorial.

Configúrelo exactamente de la misma manera que lo haría con un calendario de hoja de cálculo estándar, con columnas para todo lo que necesita para realizar un seguimiento. Airtable luego tiene dos características adicionales notables para incluir en su calendario editorial que lo distinguen de su hoja de cálculo promedio:

Campos únicos. Airtable le permite personalizar su base de datos con estilos de columna adicionales, como archivos adjuntos, opciones desplegables, casillas de verificación y casillas de opciones de opción múltiple. Podría tener un menú desplegable, por ejemplo, de las etapas de edición de su artículo para marcar rápidamente qué tan cerca está un artículo de estar terminado, o podría incluir la copia HTML y una foto de encabezado en un campo adjunto.

Registros vinculados. Esta función similar a una base de datos le permite crear varias tablas, como hojas adicionales en una hoja de cálculo, y luego vincular esos registros. Por ejemplo, podría tener una tabla con sus nombres de autor e información de contacto, luego usar un registro vinculado en su calendario editorial para seleccionar al autor. Esta función le ayuda a mantener organizado su calendario editorial principal, sin dejar de ofrecer un fácil acceso a los perfiles de los autores, correos electrónicos, tarifas, zona horaria, lo que sea.

Visualice cada paso del proceso con múltiples vistas

El peor problema de las hojas de cálculo es que sus filas de texto pueden dificultar la búsqueda de lo que está buscando. Airtable corrige eso con la opción de agregar múltiples vistas a su base de datos. Airtable ofrece cuatro tipos de vista para su contenido, cada uno de los cuales puede agregar a su base y personalizar según sus especificaciones:

• Vista en cuadrícula es la vista de estilo de hoja de cálculo predeterminada. Puede agregar varias vistas de cuadrícula y usar filtros para definir mejor lo que aparece en esta vista. (Por ejemplo, si desea ver todo el contenido futuro sin datos históricos, simplemente puede agregar una nueva vista y usar filtros para eliminar los artículos publicados anteriormente).

• La vista Kanban le permite ordenar su calendario editorial en etapas kanban. A través de un sistema de etiquetado, puede mantener los detalles en su hoja de cálculo maestra al mismo tiempo que usa una pantalla kanban limpia con tarjetas ricas en datos.

• La vista de calendario es exactamente lo que parece. Si necesita una descripción general simple del calendario, puede agregarla fácilmente a su calendario editorial. Agregue varias vistas de calendario para realizar un seguimiento de los plazos y publicar fechas por separado.

• La vista de la galería es una vista visual que enfatiza los archivos adjuntos (como imágenes y documentos) en tarjetas grandes. Si intentas mantener una estética coherente para tu blog, esta vista puede ayudarte a mantener la coherencia visual.

Colabore fácilmente con los miembros del equipo

Airtable está diseñado para que la colaboración en datos complejos sea lo más simple posible. Sus funciones principales de colaboración son, en muchos sentidos, muy similares a las que encontrará en Hojas de cálculo de Google. Tiene varias opciones para compartir en Airtable, que van desde permisos limitados de solo lectura hasta acceso completo para colaboradores.

También puede colaborar directamente en un contenido específico abriendo el registro de contenido como una tarjeta y utilizando la herramienta de comentarios para colaborar con las personas directamente involucradas.

Como cereza en la parte superior, Airtable le permite enviar correos electrónicos a compañeros de trabajo o clientes que incluyen fragmentos de las entradas de su base de datos, perfectamente formateados para correo electrónico.

Agregue funcionalidad con integraciones

Con el diseño de la base de datos nativa de Airtable, su calendario editorial también puede convertirse en una poderosa base de operaciones para la organización de contenido automatizada y los flujos de trabajo de promoción. Tomemos el ejemplo de la empresa de software de flujo de trabajo Process Street. Usan Airtable como su base de datos maestra de marketing de contenido. Su base utiliza diferentes tipos de campos para contener diferentes tipos de información relacionada con un contenido. Los campos de fecha identifican las fechas límite, mientras que los campos de selección única rastrean el estado actual de cada historia, marcan la sección del blog donde se compartirá y asignan un editor responsable.

Cuando se conecta a Zapier, el calendario de contenido se transforma en mucho más que un simple punto de referencia. Para la curación de contenido, un Zap agrega automáticamente nuevas publicaciones de RSS a la base. Las listas de verificación de lanzamiento se ejecutan en Process Street para mantener la responsabilidad y el orden, y los contactos en la aplicación CRM Close.io reciben alertas del nuevo material. Puede usar Airtable y Zapier juntos para crear automatizaciones similares.

Más información sobre Airtable

Airtable proporciona mucha flexibilidad y funcionalidad para los equipos editoriales que buscan realizar un seguimiento de una gran cantidad de contenido y detalles del contenido. También proporciona las herramientas que necesita para adaptar su proceso a un equipo con diversos estilos de trabajo.

• Precio: Libre; $ 12- $ 24 / mes para mayores capacidades de soporte y datos

• Para una mirada más profunda a las características y posibilidades con Airtable, consulte nuestro .

• Vea las integraciones de Airtable en Zapier: Conecte Airtable a Buffer, Twitter, LinkedIn y más.

Más aplicaciones de hojas de cálculo

Google Sheets y Airtable son las dos principales aplicaciones de hojas de cálculo para administrar un calendario editorial. Pero si está buscando algo un poco diferente, existen muchas otras aplicaciones de hojas de cálculo que puede usar para crear un excelente calendario editorial de hojas de cálculo. Estas son algunas de las mejores opciones que existen:

¿No está seguro de si un calendario editorial de hoja de cálculo es adecuado para usted? Conozca los otros 3 tipos de calendario editorial y cómo puede usarlos para su equipo.

El calendario editorial básico

El calendario editorial Kanban

El calendario editorial de gestión de tareas