Las mejores aplicaciones de productividad en 2022

La premisa del titular de este artículo es una tontería, claro, pero no es un cebo de clics, lo prometo.

Es casi seguro que esté aquí porque buscó «las mejores aplicaciones de productividad». Entiendo ese impulso. Quieres hacer más cosas en menos tiempo, que es un sentimiento tan universal como los humanos pueden tener en este momento en particular. El problema: la productividad es profundamente personaly las palabras «herramientas de productividad» significan muchas cosas diferentes para diferentes personas. Lo que funciona para usted puede funcionar o no para mí, por lo que, después de más de una década de escribir sobre software de productividad, realmente no creo que existan objetivamente las «mejores» aplicaciones de productividad.

Sin embargo, creo que hay categorias de herramientas que pueden ayudarlo a usted, oa cualquier persona, a convertirse en una mejor versión de sí mismo. Algunos de ellos funcionan mejor para más personas que otros, y no todos necesitan una aplicación de cada categoría. Saber qué tipos de aplicaciones existen y qué debe buscar en una aplicación es más importante que saber cuál es la «mejor» aplicación en esa categoría.

Dicho esto, está aquí para recibir recomendaciones de software, no para mis reflexiones personales sobre la naturaleza de la productividad. Así que voy a repasar los principales tipos de aplicaciones de productividad que creo que la mayoría de las personas que usan dispositivos electrónicos en el trabajo deberían conocer. Explicaré por qué creo que cada categoría es importante, señalaré una aplicación o dos que creo que funcionarán bien para la mayoría de las personas, luego ofreceré enlaces a otras opciones si quieres obtener más información.

Solo recuerda: la aplicación específica no importa. La mejor aplicación de productividad es la que mejor se adapta a ti. Lo más importante es tener un sistema. ¿Suena bien? Saltemos.

Una lista de tareas pendientes como Todoist

Todos tenemos cosas que debemos hacer, en el trabajo y en el resto de nuestras vidas. En mi opinión, el peor lugar donde puedes almacenar esas cosas es en tu mente. Es simplemente estresante: recordarás, en momentos aleatorios, que hay algo que se suponía que debías estar haciendo, y ese recuerdo provocará pánico. Anotar todo lo que necesita hacer le permite hacer un plan y (lo que es más importante) significa que no tiene que entrar en pánico.

No todo el mundo se beneficia de una aplicación dedicada a la lista de tareas pendientes; algunas de las personas más productivas que conozco prefieren notas adhesivas, bandejas de entrada de correo electrónico o incluso hojas de cálculo. Creo que eso es genial, siempre y cuando tengas algunos lugar para registrar las cosas que necesita hacer.

Creo que Todoist, que se muestra arriba, es una excelente aplicación de lista de tareas para la mayoría de las personas. Es fácil de usar pero también ofrece muchas funciones. También se puede instalar básicamente en cualquier dispositivo que pueda imaginar, lo que significa que su lista de tareas está siempre disponible. Le permite asignar fechas de vencimiento a las tareas, ordenar las tareas por proyecto o incluso ver un proyecto utilizando un tablero Kanban. Sin embargo, no tienes que preocuparte por esas funciones si no quieres, por eso creo que es un gran punto de partida para alguien que necesita una lista de tareas pendientes.

Sin embargo, si Todoist no funciona para usted, consulte nuestra lista de las mejores aplicaciones de listas de tareas pendientes: tiene una amplia variedad de recomendaciones. Yo, personalmente, uso TickTick porque me gusta lo fácil que es agregar tareas, y tampoco puedo dejar de decir cosas buenas sobre Things por pura simplicidad en los dispositivos Apple. Encuentre una herramienta que le guste y que recuerde abrir. No hay nada menos útil que una aplicación llena de tareas que nunca miras.

Desafortunadamente, solo hay un número limitado de horas en el día, lo que significa que debe presupuestarlas. Un calendario es la forma de hacerlo. Puede usar un calendario de pared de papel, claro, pero una aplicación de calendario le permite invitar a otras personas a un evento. Además, en un mundo donde tantas reuniones son virtuales, las aplicaciones de calendario le brindan un lugar útil para almacenar el enlace a su llamada de Zoom.

Creo que Google Calendar, que se muestra arriba, es la aplicación de calendario adecuada para la mayoría de las personas, especialmente para las que ya usan Gmail. Google Calendar es fácil de cargar en cualquier dispositivo, le permite ver su calendario en varias vistas diferentes y facilita invitar a cualquier otra persona a cualquier evento o reunión que planee. Podría escribir varios artículos sobre las funciones de Google Calendar (y lo he hecho). Esta aplicación hace todo lo que puede hacer cualquier otra aplicación, y más, a la vez que es bastante fácil de usar.

Sin embargo, si Google Calendar no funciona para usted, consulte nuestra lista de las mejores aplicaciones de calendario para obtener más opciones. Microsoft Outlook es una alternativa sólida, al igual que la aplicación Calendario que viene con todos los dispositivos Apple.

También consideraría buscar algún tipo de aplicación para programar reuniones. Estas aplicaciones permiten que cualquiera se registre en citas con usted, lo cual es particularmente útil si tiene un calendario con muchas reuniones. Calendly, que se muestra arriba, es una opción sólida, con mucha personalización y la capacidad de sincronizarse con Google Calendar. Puede consultar nuestra lista de los mejores programadores de reuniones para obtener un resumen más completo de Calendly y otras opciones.

Una aplicación para tomar notas como Evernote

Constantemente tomo notas: antes y durante las reuniones; mientras investiga un artículo; mientras elabora cerveza. Y creo que la mayoría de las personas tienen algún tipo de información que necesitarán consultar más adelante y que no bastante cumplir con el umbral de un «documento». ¿Quién quiere una serie de carpetas en expansión con toda esa información?

Para mí, esto es para lo que sirven las aplicaciones para tomar notas: escribir rápidamente las cosas para que puedas leerlas más tarde y (con suerte) hacer un seguimiento. También funcionan bien como un diario personal o un lugar para almacenar archivos relacionados con un proyecto en particular.

Evernote, arriba, es probablemente la aplicación para tomar notas que la mayoría de la gente debería probar primero. Le brinda todo tipo de formas de organizar notas, desde carpetas hasta etiquetas y cuadernos. Tiene una búsqueda poderosa, que incluye el contenido escaneado de cualquier imagen o PDF que pueda colocar en una nota.

Pero Evernote no es la única opción, y la versión gratuita de Evernote no es particularmente buena, por lo que debe consultar nuestra lista de las mejores aplicaciones para tomar notas para obtener más opciones. La mejor opción gratuita, de lejos, es OneNote de Microsoft, que hace la mayor parte de lo que hace Evernote en una interfaz que debería ser familiar para los usuarios de Office. Y personalmente me encanta Obsidian, que convierte tus notas en una base de datos completa, con enlaces internos y una extensa colección de complementos. Hay muchas buenas opciones: encuentre algo que le permita escribir las cosas y desenterrarlas más tarde.

Un bloqueador de distracciones como Freedom

Nunca intenté trabajar en medio de un parque de diversiones, pero imagino que sería una distracción. Internet es peor. Todo lo que puedas imaginar está disponible, todo entregado por ingenieros brillantes que están haciendo todo lo posible para que sigas viendo más y más. Es comprensible si tiene problemas para hacer las cosas en ese contexto, razón por la cual las aplicaciones que bloquean las distracciones son tan útiles.

La libertad es una gran herramienta para el trabajo. Se ejecuta en todas las plataformas y puede bloquear las distracciones, tanto sitios web como aplicaciones, en todos sus dispositivos. Eso significa que no puede, por ejemplo, bloquear Twitter en su computadora solo para levantar su teléfono y mirarlo allí. Con Freedom, puede configurar varias listas de bloqueo y luego iniciar temporizadores para cualquiera de ellas.

Personalmente, amo a Serene, que combina el bloqueo de distracciones con una especie de lista de tareas pendientes. Dices lo que quieres hacer y cuánto tiempo tomará, luego comienzas una sesión libre de distracciones para trabajar en ello. También está Cold Turkey Blocker, que opcionalmente puede evitar que cambie la configuración de tiempo en su computadora como una forma de evitar el bloqueo que configuró. Sin embargo, tiene más opciones, especialmente si es usuario de Mac. Consulte nuestra lista de los mejores bloqueadores de distracciones para obtener más información.

Recuerde: Internet distrae a propósito. No hay que avergonzarse de utilizar una herramienta para fomentar la disciplina.

Un rastreador de hábitos como Streaks o Loop

Mi dentista me dice que debería cepillarme los dientes dos veces al día, y le creo, pero suelo cepillarme solo por la noche. Usé un rastreador de hábitos para cambiar eso.

Estas aplicaciones pueden parecer similares a una lista de tareas pendientes, pero son muy diferentes. No puede agregar tareas individuales a un rastreador de hábitos, solo tareas recurrentes. La idea es establecer la intención de hacer algo con regularidad y luego realizar un seguimiento de la frecuencia con la que lo hace. Con el tiempo, tienes una racha que te motiva psicológicamente a seguir así hasta que el hábito se convierta en una segunda naturaleza. No se ría, funciona.

Recomendamos revisar Streaks, que se muestra arriba, para iPhone y Loop, a continuación, para Android. Ambas aplicaciones viven en su teléfono, que es el lugar donde está lo más probable es que mire. Ambos te permiten crear una lista de hábitos que te gustaría desarrollar y luego te recuerdan esa intención. Ambos también le muestran su progreso de varias maneras.

Sin embargo, no son las únicas opciones; Consulte nuestra lista de las mejores aplicaciones de seguimiento de hábitos para obtener más ideas. También tenga en cuenta que algunas listas de tareas pendientes tienen capacidades de seguimiento de hábitos integradas. Yo, personalmente, uso el rastreador de hábitos incorporado de TickTick; me encanta. Y algunas personas usan un calendario de papel para realizar un seguimiento de un hábito simple: simplemente agregue una X todos los días.

Una aplicación para guardar cosas para después como Pocket

Me encantaría leer artículos o mirar videos de YouTube todo el día. Todos lo haríamos. A veces, sin embargo, tienes que hacer otra cosa, aunque tu amigo te acaba de enviar un artículo realmente interesante. Ahí es donde entran las aplicaciones para leer más tarde. Le permiten guardar rápidamente algo que desea leer, para que pueda volver a él cuando tenga tiempo.

Creo que Pocket, arriba, es la aplicación elegida en esta clase. Es de uso gratuito, ofrece extensiones para todos los navegadores principales y también tiene excelentes versiones móviles que sincronizan sus artículos para leerlos sin conexión. Incluso hay soporte incorporado para resaltar y luego revisar sus aspectos más destacados más tarde.

Instapaper está en segundo lugar, e incluso te permite enviar artículos a tu Kindle. Sin embargo, estas no son sus únicas opciones; consulte nuestra lista de las mejores aplicaciones para leer más tarde para conocer más opciones. También vale la pena señalar que algunas personas usan aplicaciones de marcadores o incluso aplicaciones para tomar notas con el mismo propósito, y eso es genial, ambas facilitan el almacenamiento de cosas para referencia futura.

Una herramienta de grabación de pantalla como Loom

Ya sea para una presentación rápida o para solucionar un problema, a veces grabar lo que está en la pantalla y compartirlo simplemente hace la vida más fácil. Las herramientas de grabación de pantalla son perfectas para esto, ya que le permiten grabar rápidamente su pantalla, su voz e incluso su rostro si tiene una cámara web.

Loom es una excelente primera herramienta para revisar en esta categoría. Es fácil de configurar, funciona en todas las plataformas principales y hace que compartir grabaciones sea realmente sencillo. Incluso puede agregar su rostro, a través de una cámara web, a la grabación.

Yo personalmente uso Zappy, que originalmente era una herramienta interna utilizada por Zapier. Honestamente, es la mejor herramienta de captura de pantalla que he usado en mi vida y es gratis; si usa una Mac, vale la pena intentarlo. Consulte nuestra lista de las mejores herramientas de grabación de pantalla para obtener más opciones, y tenga en cuenta que en realidad puede grabar su pantalla sin ningún software, si no le importa administrar el archivo usted mismo.

¿Quieres compartir tu pantalla en tiempo real? Necesita una herramienta para compartir pantalla (Zoom funciona bastante bien, sorprendentemente).

Otras herramientas de productividad que vale la pena revisar

Este artículo podría durar para siempre. El gran software no tiene fin y me encanta escribir sobre él. Creo que las categorías anteriores deberían ahorrarle todo tipo de tiempo, y tomar mucho tiempo para configurarlo, pero aquí hay algunas otras sugerencias si se siente particularmente motivado.

• Administradores de contraseñas, como LastPass o 1Password, lo ayudan a generar contraseñas aleatorias para todos sus diferentes servicios sin la necesidad de memorizar. Esto es excelente para la seguridad, pero también hace que el inicio de sesión en cosas sea más rápido.

• Aplicaciones de escaneo móvil, como Microsoft OfficeLens, le permite escanear documentos usando su teléfono mientras también digitaliza cualquier texto usando el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Consulte nuestra lista de las mejores aplicaciones de OCR de escaneo móvil para obtener más opciones.

• Herramientas de expansión de texto, como PhraseExpress, significa que nunca más tendrá que buscar y copiar y pegar el mismo mensaje a varias personas. Lea más sobre el software de expansión de texto o descubra cómo puede mejorarlo en las citas.

• Software de dictado, como Dragon by Nuance, le permite escribir hablando, lo que puede ahorrarle todo tipo de tiempo. Aquí está nuestra lista del mejor software de dictado.

• Aplicaciones de seguimiento del tiempo, como Toggl Track, son excelentes para realizar un seguimiento de la duración de los proyectos y asegurarse de no perder demasiado tiempo en cosas incorrectas. Eche un vistazo a nuestra lista de las mejores aplicaciones de seguimiento del tiempo para encontrar la adecuada para usted.

• Software de mapas mentales, como Coggle, le ayuda a mapear las conexiones entre diferentes ideas mientras realiza una lluvia de ideas. Aquí están nuestras selecciones para el mejor software de mapas mentales.

Una vez que haya configurado las aplicaciones en algunas de estas categorías, puede llevar todo el asunto de la productividad aún más lejos. El software de automatización como el nuestro en Zapier conecta todas las demás aplicaciones que usa, con flujos de trabajo simples que puede crear usted mismo, sin necesidad de código. Al igual que las herramientas anteriores, no resolverá todos los problemas que tiene, pero es una excelente manera de conectar herramientas que de otro modo no se integran bien, lo que significa que puede usar las mejores herramientas para usted, a diferencia de las herramientas que le suceden. jugar bien juntos. Además, si te registras en Zapier, podremos escribir artículos más útiles como este. Aquí hay cinco cosas que debe automatizar hoy para comenzar.

Esta publicación fue publicada originalmente en septiembre de 2018 por Matthew Guay.