Cómo utilizar HelloSign para agilizar la gestión empresarial

Me encanta escribir: dirijo un negocio de redacción de contenido y estoy realmente entusiasmado todos los días con el trabajo que hago para mis clientes. Pero como se puede imaginar, no estoy tan entusiasmado con las tareas administrativas que tengo que hacer. Es por eso que uso tantas herramientas como sea posible para agilizar mi trabajo.

Una pequeña herramienta que me ha ahorrado incontables horas es HelloSign, mi aplicación de firma digital. He sido usuario durante tres años y ha valido la pena la inversión.

¿Qué es HolaSign?

HelloSign es una aplicación que le permite firmar documentos virtualmente (y legalmente) o enviar documentos para recopilar firmas legalmente vinculantes. Así es como funciona:

1. Subes un documento.

2. Usted crea campos en blanco en el documento para que usted u otra persona los llene. (Piense: dirección de correo electrónico, cargo, firma, iniciales, fecha de firma, etc.).

3. Envías el documento para solicitar firmas.

4. HelloSign completa automáticamente todos los campos que ya conoce (p. ej., dirección de correo electrónico); el destinatario completa el resto. Pueden escribir su nombre para que actúe como su firma digital o pueden cargar una foto de su firma real, lo que prefieran.

5. Te notifican que han firmado; usted refrenda.

6. Ambas partes reciben un correo electrónico con una copia del contrato firmado.

Todo es completamente digital, sin necesidad de imprimir documentos, completarlos y enviarlos por fax o conservarlos. Son solo unos pocos clics y luego puede enviar, descargar o guardar el documento como mejor le parezca.

Por qué elegí HelloSign

De hecho, originalmente estaba usando un competidor importante de HelloSign, pero tenía fallas constantes y me bloqueó el acceso a mi cuenta más de una vez. Esa no es una gran apariencia cuando trato de cerrar un contrato rápidamente para poder comenzar a trabajar para un nuevo cliente.

Así que abandoné el barco. Después de revisar varias herramientas de firma electrónica e incluso probar algunas, decidí usar HelloSign por varias razones:

• La interfaz es excepcionalmente fácil de usar, casi sin curva de aprendizaje (muchas herramientas, según mi experiencia, no son así).

• Podría cargar mi contrato estándar como una «plantilla», que podría guardarse y enviarse a nuevos clientes de forma privada sin necesidad de volver a cargarlo y formatearlo constantemente.

• El precio fue justo y competitivo ($180/año por firmas).

• Mis clientes (¡y mis contratistas!) podían firmar los documentos que les enviaba sin tener que crear una cuenta o pagar para unirse. Habiendo estado en el extremo receptor de los documentos de HelloSign, puedo confirmar que el destinatario tarda solo unos segundos en completar si solo hay unos pocos campos para completar.

• Tiene excelentes funciones flexibles, como la posibilidad de elegir el orden de firma de los participantes.

Querrá probar algunas herramientas de firma digital por sí mismo, ya que las necesidades de contrato de cada persona son un poco diferentes. Eche un vistazo a la lista de Zapier de las mejores aplicaciones de firma digital y obtenga algunas pruebas gratuitas para ver cuál le gusta más. Pero esté atento a los tipos de características que mencioné anteriormente. El objetivo es hacer tu vida, así que concéntrate en la usabilidad.

Cómo uso HelloSign para mi negocio

HelloSign es útil para cualquier cosa que requiera una firma, ya sea que alguien me pida una firma o al revés. Estos son los principales casos de uso en mi trabajo diario.

1. Uso de plantillas de contrato en HelloSign

Alrededor de la mitad de mis clientes tienen su propio contrato que les gustaría que firmara. Eso significa que estoy en el anzuelo por proporcionar un contrato al otro 50%. Tengo una plantilla de contrato estándar que incluye información realmente básica: hago el trabajo, mantengo la confidencialidad, eres el propietario del contenido y (por supuesto) me pagas.

HelloSign me permite guardar una plantilla reutilizable de este contrato en su sistema, incluidos todos los campos de información solicitados (nombre del cliente, fecha, etc.). Con dos clics, estoy en la plantilla e ingreso la dirección de correo electrónico de mi cliente para que el sistema la envíe.

Hago clic en enviar y lo tendrán en su bandeja de entrada en cuestión de segundos. Una vez que todos han firmado, recibo una copia del contrato (PDF, descargable desde el mismo correo electrónico) en mi bandeja de entrada.

2. Cargar contratos que no se envían con una aplicación de firma digital

Cuando mi cliente tiene un contrato que utiliza, utilizamos por defecto el del cliente, no el mío. Pero a veces, los clientes envían un contrato por correo electrónico. Sin HelloSign, tendría que imprimir/firmar/escanear/enviar (no) o abrir mi aplicación de edición de PDF, firmarla, enviarla por correo electrónico y luego pedirles que hagan lo mismo y que me la envíen (todavía no ).

En su lugar, subo el documento a HelloSign y luego puedo solicitar rápidamente las firmas de ambas partes. En muchos casos, tendré un contrato de doble firma dentro de dos horas.

3. Guardar mis formularios W-9

Soy una LLC que elige pagar impuestos como S-corp, lo que significa que (dependiendo del país en el que se encuentren) mis clientes generalmente no necesitan un W-9 de mí. Pero algunos aún solicitan uno, y siempre estoy feliz de proporcionárselo.

En HelloSign, tengo una plantilla de un W-9 firmado y completado que solo tiene un campo para que lo complete: la fecha de la firma. Puede parecer un pequeño detalle, pero los segundos ahorrados buscando site:.gov W-9 y rellenarlo cada vez suma.

También uso HelloSign para enviar solicitudes W-9 de los contratistas que trabajan para mí. La lista de contratistas cambia cada año (y su información también puede cambiar de un año a otro), por lo que se ahorra aún más tiempo.

HelloSign tiene mi voto de confianza. Pero incluso si no opta por HelloSign, comience a usar una herramienta de firma digital. Eliminará muchas de esas pequeñas cosas que odias de tu trabajo y te ayudará a concentrarte en lo que importa.