Cómo organizar un evento virtual exitoso: 10 consejos
Mucha gente usa Internet para conectarse con amigos y familiares. Pero los eventos virtuales también son una forma rentable de conectarse con otros profesionales. Durante la pandemia de COVID-19, muchos negocios, redes y vida social cambiaron en línea, y la industria de eventos virtuales está actualmente en auge.
En este artículo, exploraremos qué son los eventos virtuales, cómo funcionan y cómo puede organizar un evento atractivo que hará que sus invitados regresen por más.
¿Qué son los eventos virtuales?
Los eventos virtuales son eventos que se llevan a cabo en línea. Dependiendo del propósito, se pueden organizar en forma de seminarios web solo por invitación, transmisiones en vivo disponibles públicamente, conferencias en línea que requieren pases pagados o eventos informales de redes sociales, por ejemplo, tweeting en vivo o sesiones AMA (pregúnteme cualquier cosa).
Los eventos virtuales generalmente tienen lugar en plataformas en línea como Instagram, Twitter o Clubhouse, donde puede conectarse con su audiencia a través de un chat de video o una llamada de voz. También existe un mercado creciente de plataformas de eventos virtuales especializadas para seminarios web y conferencias.
El mayor beneficio de organizar un evento virtual es que es relativamente económico, ¡no es necesario alquilar espacio! Además, puede hablar con una audiencia global desde la comodidad de su hogar.
Sin embargo, también existen algunas desventajas en la organización de eventos virtuales, a saber, que no estás físicamente frente a tus invitados. Es posible que algunos asistentes se sientan desconectados o tengan problemas para concentrarse en lo que está diciendo mientras luchan con la calidad del video y el audio, la insonorización deficiente o el ruido de fondo.
Tipos de eventos virtuales
Si bien puede organizar un evento virtual prácticamente por cualquier motivo y ocasión (¡sin juego de palabras!), Aquí hay algunos tipos populares de eventos virtuales:
Eventos de networking virtual
Los eventos de redes virtuales permiten que los asistentes se reúnan y trabajen en red en un entorno virtual. Se puede organizar una amplia gama de eventos de networking, incluidos happy hours, reuniones después del trabajo y más.
Eventos virtuales de formación de equipos
Los eventos virtuales de formación de equipos permiten a los participantes participar en una variedad de actividades de formación de equipos y fomentar la moral del equipo, todo desde la comodidad de sus propias oficinas en casa.
Eventos virtuales de recaudación de fondos
Alguna vez fue difícil para una organización benéfica o sin fines de lucro hacer oír su voz, pero con los nuevos avances tecnológicos, la recaudación de fondos virtual ha despegado y es uno de los métodos más populares para recaudar dinero en línea.
Eventos de contratación virtual
Los eventos de contratación virtual ofrecen una excelente manera de reducir el grupo de solicitantes e identificar candidatos calificados sin requerir que los empleadores dediquen demasiado tiempo o dinero a la contratación.
Eventos de compras virtuales
Los expertos creen que las compras por transmisión en vivo son la próxima gran novedad en las redes sociales y el comercio electrónico. Los eventos de compras virtuales son esencialmente demostraciones de productos en línea donde los asistentes pueden «comprar» virtualmente ropa, cosméticos y otros productos.
Dirígete a nuestro sitio de Actualizaciones de redes sociales para conocer el evento de compras virtuales de Facebook, Live Shopping Fridays.
Fuente: Facebook
Eventos sociales virtuales
Los eventos virtuales no son todos negocios. También puede configurar pequeños eventos sociales virtuales informales y, por ejemplo, jugar juegos de mesa en línea con su familia o amigos.
Ideas para eventos virtuales
Ahora que sabes por qué es posible que desee lanzar un evento virtual, aquí está el cómo. Considere estas plataformas y formatos de eventos en vivo para su próxima gran reunión en línea.
Tuiteando en vivo
Twittear en vivo es publicar tweets de manera activa, ofreciendo comentarios sobre un evento en vivo que su audiencia conoce y que probablemente esté siguiendo, por ejemplo, un concierto, una conferencia o un evento deportivo.
Talleres virtuales
Este tipo de evento es la manera perfecta de brindar capacitación práctica cuando es imposible brindar instrucción tradicional en vivo cara a cara. También son excelentes para capacitaciones donde puede que no haya suficiente espacio para acomodar a todos los participantes.
Conferencias virtuales
Las conferencias virtuales le permiten organizar grandes reuniones sin la necesidad de un lugar costoso o un gran equipo. Al igual que su contraparte tradicional en persona, las conferencias virtuales brindan muchas oportunidades para que los asistentes interactúen entre sí y colaboren en nuevas ideas.
AMA en Reddit
AMA significa «ask me anything» y es una forma de que las personas obtengan respuestas reales de alguien que les interese. Puedes iniciar una AMA yendo a Reddit y preguntando a los demás: «¿Soy lo suficientemente interesante para hacer una AMA?»
Cuando responda preguntas en su publicación, asegúrese de que sus respuestas sean completas para que la audiencia tenga una idea de quién es usted y qué es importante para usted. Una mejor práctica es que aquellos involucrados con la AMA incluyan enlaces a su sitio o perfiles de redes sociales para obtener nuevos seguidores potenciales.
Fuente: Reddit
Seminarios web
Los seminarios web son una forma sencilla de conectarse con otros profesionales de todo el mundo. Organizar un seminario web es una excelente manera de construir su reputación y expandir su red en el espacio virtual.
Transmisiones sociales en vivo
Las transmisiones en vivo en plataformas como Instagram o Facebook pueden ayudarlo a establecer conexiones con clientes existentes y potenciales, y otras personas en su industria o nicho. Son una excelente manera de generar conciencia sobre su producto, compartir nuevas ideas y opiniones, presentarse a clientes potenciales y expandir su alcance.
10 consejos para organizar eventos virtuales
Organizar un evento virtual puede ser una tarea abrumadora, pero no tiene por qué serlo. Hay algunos excelentes consejos y mejores prácticas que lo ayudarán a garantizar que su evento virtual sea exitoso y deje a todos con una experiencia increíble:
1. Establezca metas claras desde el principio
Antes de comenzar a planificar la agenda de su evento virtual o elegir la mejor plataforma de eventos virtuales, asegúrese de saber por qué desea realizar un evento. Establezca metas INTELIGENTES y asegúrese de que todo el equipo a cargo del proyecto comprenda lo que desea lograr.
Fuente: The Reserves Network
2. Elija la plataforma adecuada para albergar su evento virtual
Hay muchas plataformas que ofrecen diferentes características, desde el co-alojamiento con otra organización o empresa hasta herramientas avanzadas de moderación.
3. Elija el momento adecuado para su evento
Desea tener en cuenta cuántas personas podrán asistir, si están o no en diferentes zonas horarias y cuánto tiempo necesita para preguntas y respuestas.
Recuerda: ¡Los diferentes países tienen diferentes horarios de vacaciones!
4. Promocione su evento virtual
No planee que una audiencia se acerque a usted; asegúrese de anunciar su evento con suficiente anticipación para que los asistentes sepan cuándo está sucediendo y cómo pueden participar.
5. Desarrollar una agenda clara que incluya oradores y calendarios
No desea que sus asistentes estén esperando durante largos períodos de tiempo. Proporcione una agenda clara con los horarios claramente marcados e incluya los enlaces relevantes, para que los participantes puedan planificar con anticipación.
6. Incluya moderadores en su evento.
Desea asegurarse de tener suficientes moderadores disponibles durante su evento virtual en caso de que las cosas se salgan de control. Recuerde: ¡No todo el mundo es tan educado en línea como fuera de línea!
7. Involucra a tu audiencia
Su audiencia no necesita una “conferencia de una hora”; en cambio, planifique actividades que involucren una participación activa. Anime a sus participantes a conversar entre ellos y a hacer preguntas a los anfitriones.
8. Prepárese para solucionar problemas
Es posible que desee considerar el uso de más de una plataforma. En caso de que haya alguna dificultad técnica con su video o audio, puede cambiar a un servicio diferente y continuar el evento según lo planeado.
9. Envíe un seguimiento posterior al evento.
Asegúrese de comunicarse con sus participantes sobre cómo pueden obtener acceso a las grabaciones del evento posteriormente. ¡Esto también los animará a unirse nuevamente la próxima vez!
10. Informe
Una vez que finalice el evento, tómate un tiempo para conectarte con tu equipo y repasar qué funcionó y qué no. ¡De esa manera, estará mejor preparado para su próximo evento virtual!
Plataformas de eventos virtuales
Si nunca antes ha organizado un evento virtual, una de estas 4 plataformas lo ayudará a comenzar.
Instagram en vivo
Si tiene muchos seguidores en Instagram, la transmisión en vivo en la plataforma es su mejor opción. Use Instagram Live Rooms para realizar una transmisión con hasta 3 oradores más. Sus espectadores podrán comentar en la transmisión y hacer preguntas, y podrá acceder a los análisis de la transmisión una vez que haya terminado.
Casa club
Esta aplicación de audio de rápido crecimiento es perfecto para eventos que son más una discusión que una presentación. Puede enviar invitaciones a eventos con enlaces para crear salas, y luego cualquiera que tenga la aplicación instalada podrá escuchar y comentar lo que se dice en vivo.
Si tiene muchos seguidores en Twitter, pruebe la alternativa de la plataforma a Clubhouse: Twitter Spaces.
Y si desea obtener más información sobre Clubhouse, consulte nuestra guía de la aplicación Clubhouse, donde exploramos cómo pueden utilizarla las empresas.
GoToWebinar
GoToWebinar es un popular software de eventos virtuales perfecto para eventos con un número limitado de asistentes. La opción de pantalla compartida asegura que todos puedan ver todas las diapositivas en tiempo real y garantiza una excelente experiencia para los asistentes.
BigMarker
Una herramienta de seminarios web sin descarga y fácil de usar. BigMarker le permite crear pizarras digitales para su evento en vivo. Los asistentes pueden comentar en el tablero y publicar preguntas en un chat grupal en tiempo real.
Ejemplos de eventos virtuales
Si está buscando inspiración, aquí hay algunos ejemplos de eventos virtuales que las empresas y personas influyentes han organizado en las redes sociales y más allá.
Tutoriales de maquillaje de Benefit Cosmetics en Facebook Live
Más de 2.4K espectadores sintonizaron para aprender cómo crear un resplandor asombroso.
Prueba de pub en vivo de The Earful Tower Podcast
Oliver Gee, presentador del podcast The Earful Tower, presenta eventos de trivia de temática parisina en su canal de YouTube e incluso ofrece premios para los ganadores.
Concierto en vivo de Facebook de Garth Brooks y Trisha Yearwood
Las superestrellas del país realizaron una jam session en Facebook Live, atendiendo solicitudes de los fanáticos en jefe de tiempo y durante la transmisión.
La gira detrás de escena de Antron Brown en Twitter
El conductor de la NHRA mostró a los espectadores de Twitter su tienda, que alberga dragsters y trofeos, entre otros tesoros de los engranajes.
.@AntronBrown te está dando un recorrido por su tienda! Eche un vistazo detrás de escena a @NHRAJrLeague dragsters que él y sus hijos construyen, trabajan y conducen. pic.twitter.com/n7538rPwqU
– #NHRA (@NHRA) 23 de marzo de 2020
Lecciones de repostería en vivo del chef pastelero ejecutivo de LinkedIn
El chef de repostería de LinkedIn muestra a los miembros cómo hacer croissants y budín de pan.
El sueño de Purple Mattress en Facebook Live
Más de 295 mil personas vieron este video de 45 minutos de una mujer bostezando y cepillándose la peluca.
Doodles de almuerzo de Mo Willems
Todos los días, a la hora del almuerzo, el artista residente de Kennedy Center Education organiza sesiones de doodle para niños en YouTube.
Transmisiones en vivo de Yoga de Lululemon
Los embajadores globales de la marca de yoga lideran clases de entrenamiento, meditación y yoga en Instagram en vivo.
Exposiciones en línea del Museo VanGogh
El Museo VanGogh en Ámsterdam permite a los seguidores realizar recorridos por la galería desde la comodidad de su sofá.
¡Nuestro recorrido continúa! Hoy nos sumergimos en las pinturas brillantes y vívidas que Vincent hizo en París: https://t.co/Yz3FpjxphC ¿Cuál es tu obra de arte favorita de esta parte del museo? #museumathome pic.twitter.com/k8b79qraCX
– Museo Van Gogh (@vangoghmuseum) 24 de marzo de 2020
El Museo Británico abre sus puertas a Google Street View
Se pueden visitar más de 60 galerías del Museo Británico desde Google Street View.
🏛 ¿Sabías que el Museo es el espacio interior más grande de Google Street View?
Examine más de 60 galerías a su gusto mientras #MuseoDesdeHome – visita la Galería de Esculturas Egipcias aquí: https://t.co/y2JDZvWOlM pic.twitter.com/0FyV4m6ZuP
– Museo Británico (@britishmuseum) 23 de marzo de 2020
Fire Drill Fridays se vuelve virtual
La organización de Jane Fonda lleva el activismo climático en línea con manifestaciones virtuales todos los viernes.
Entrar @JaneFonda, @greenpeaceusa y @SenMarkey este viernes a las 2 p.m. ET / 11 a.m. PT para un #FireDrillFriday 🔥 enseñar sobre la importancia de mantenerse comprometido en la edad de #COVID-19.
Para unirse, regístrese aquí y haga correr la voz: https://t.co/7eE9aZV57I pic.twitter.com/W7JdPLco7T
– Viernes de simulacro de incendio (@FireDrillFriday) 24 de marzo de 2020
Girlboss Rally se vuelve digital
La fundadora de Girlboss, Sophia Amoruso, planea organizar la conferencia anual de su marca completamente en línea este año.
Cumbre en línea de viajes de negocios de Skift
Skift utilizará Zoom para organizar esta cumbre en línea con varios oradores y asistentes. Los invitados tienen la oportunidad de hacer preguntas y tendrán acceso a una grabación del evento.
Anuncio de una nueva cumbre en línea de Skift para viajes de negocios @Skift
– Rafat Ali, propietario y operador de medios (@rafat) 23 de marzo de 2020
3% Presentaciones transmitidas en vivo en conferencias
Esta organización, fundada para remediar el hecho de que solo el 3% de los directores creativos eran mujeres, ofrece transmisiones en vivo de sus conferencias a costos reducidos. El grupo también organiza regularmente adquisiciones de historias de Instagram para inspirar a los seguidores.
Hootsuite puede ayudarlo a promover sus eventos virtuales en las redes sociales y conectarse con los asistentes. Programe todas sus publicaciones en las redes sociales, interactúe con los seguidores y mida el rendimiento desde un panel. Pruébalo gratis.
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