Rompe los malos hábitos laborales con la ayuda de estas 10 aplicaciones

Probablemente trabajará alrededor de 90.000 horas a lo largo de su carrera, una cantidad de tiempo increíble. Lamentablemente, gran parte se desperdicia. Entre las llamadas telefónicas, las trampas de Internet y las reuniones retrasadas, más el tiempo que lleva volver a concentrarse después de esas distracciones, a menudo puede ser difícil lograr algo.

En su lugar, puede realizar un seguimiento de su tiempo, identificar hábitos suyos que regularmente ayudan o perjudican la productividad, y luego cambiar efectivamente su rutina para impulsar los hábitos positivos y deshacerse de los negativos. Es alcanzable y solo tomará unas pocas semanas.

Exploremos el arte del cambio de hábitos y aprendamos cómo identificar sus propios hábitos que deben cambiarse y cómo hacerlo de manera efectiva. Luego, veremos los peores hábitos de trabajo que tenemos la mayoría de nosotros y cómo puedes solucionarlos también.

Cuatro pasos para cambiar sus hábitos

Existen decenas de teorías sobre cómo cambiar hábitos. Algunos expertos dicen que se necesitan 21 días para cambiar un hábito; otros dicen que debería darse 66 días o más. Algunos dicen que puede cambiar cualquier hábito creando señales sólidas y recompensas relacionadas con un comportamiento que desea cambiar; otros dicen que debe concentrarse en una meta pequeña y fácil y desarrollar cambios de hábitos más difíciles a medida que avanza.

Tal vez le lleve más tiempo de lo esperado, y tal vez necesite engañarse a sí mismo para adquirir un nuevo hábito, tendrá que encontrar lo que funcione para usted. De cualquier manera, hay cuatro «cosas que debe hacer» para cambiar sus hábitos:

1. Descubra cómo gasta su tiempo

2. Hacer que adherirse a nuevos hábitos sea fácil y gratificante

3. Adopte el nuevo hábito todos los días

4. Seguimiento de su progreso

1. Descubra cómo pasa su tiempo

¿Cómo pasaste tu tiempo esta mañana? Parece una pregunta básica, pero en realidad es más difícil de responder de lo que parece. La única forma de averiguar exactamente qué está en juego si cambia un hábito es determinar el tiempo, la energía y el potencial de ingresos que está perdiendo si permanece igual. Y, al mismo tiempo, puede averiguar exactamente qué debe solucionarse o qué es lo que ya está haciendo bien y que se puede mejorar.

Empiece por dedicar una semana completa a realizar un seguimiento de cómo emplea su tiempo. Simplemente divida su día en intervalos de 20 o 30 minutos y escriba todo lo que pueda sobre ese período para obtener una visión detallada de cómo pasa su tiempo cada día. Junto a cada entrada de registro de tiempo, coloque en +, 0, o - para indicar si cree que el tiempo se empleó de manera productiva, neutral o no productiva.

Puede realizar un seguimiento de todo con lápiz y papel, en un cuaderno o con un registro de tiempo impreso.

No importa qué tan emocionado esté con la idea de cambiar un hábito, eventualmente la vida real entra en acción y tendrá que manejar contra las fluctuaciones diarias (y seamos honestos, incluso cada hora) en la fuerza de voluntad. Es por eso que necesita que sea fácil y gratificante desarrollar o cambiar su hábito.

Debes tener un hábito que quieras mejorar o cambiar, basado en tus listas positivas y negativas, junto con los resultados que ese hábito debería traer. Digamos que quieres despertarte todos los días a las 6 a. M. En lugar de a las 8 a. M. Observa que los días en que se despierta a las 6 a. M., Casi siempre tiene programada una reunión o una clase de ejercicio temprano por la mañana. En otras palabras, tiende a levantarse más temprano cuando tiene planeado algo formal. También nota que cuando no usa su teléfono después de las 9 pm la noche anterior, es más fácil levantarse temprano en la mañana.

Ha identificado dos «desencadenantes» positivos: programar una reunión o una clase de entrenamiento temprano en la mañana y apagar el teléfono más temprano en la noche la noche anterior. De estos dos factores desencadenantes, elija el que crea que lo llevará con más éxito a despertarse constantemente a las 6 am todos los días. Ese es tu detonante, lo que te ayudará a seguir con este nuevo hábito.

3. Adopte el nuevo hábito todos los días

Una vez que haya elegido un desencadenante de hábito positivo para ayudarlo a lograr su objetivo de hábito, es importante participar en el desencadenante y el nuevo hábito todos los días durante un par de meses (por ejemplo, apagar el teléfono antes de las 9 p.m. y despertarse a las 6 a.m. todos los días de la semana) . El tiempo que le toma establecer un nuevo hábito depende completamente de usted y del comportamiento que busca cambiar. Encontrar lo que funciona mejor para usted.

Hay algunos hábitos que es posible que no desee tener en un solo día. Supongamos que quiere despertarse a las 6 a. M. Los días laborables, pero no durante el fin de semana. Piense en modificar la meta para que sea un hábito que pueda repetir a diario. En lugar de hacer de «despertarse a las 6 am» su objetivo habitual, puede intentar hacer de «despertarse sin presionar el botón de repetición» su objetivo. Para este último objetivo, puede configurar su alarma para las 6 am durante la semana y una hora para despertarse más tarde los fines de semana. Pero, todavía está creando un comportamiento desencadenante positivo todos los días de la semana; una vez que escuche el despertador, sabrá que es hora de levantarse.

4. Realice un seguimiento de su progreso

El seguimiento de su progreso le ayuda a ser consciente del proceso de cambio de hábitos. Recomiendo el método de productividad de Jerry Seinfeld: obtenga un calendario impreso y marque un gran «X«a través de cada día una vez que haya hecho su cambio de hábito. Lo único que debe hacer es no romper la cadena, no permita que haya un día sin una X, durante el período de tiempo que estableció para cambiar su hábito.

Si prefiere lápiz y papel, puede utilizar cualquier calendario de papel normal o imprimir este calendario descargable de Karen Kavett para seguir su progreso:

O bien, puede usar la aplicación gratuita Don’t Break the Chain para iOS para mantenerse encaminado:

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Cinco de los peores hábitos laborales y cómo solucionarlos

Ahora que sabe cómo identificar los hábitos que debe mejorar para ser más productivo, es hora de limpiar su día de trabajo. Exploremos cinco de los asesinos de la productividad más comunes en el lugar de trabajo y veamos herramientas y estrategias para ayudar a evitarlos.

1. Responder llamadas telefónicas y mensajes personales

Quizás como era de esperar, dado lo atados que estamos muchos de nosotros a nuestros teléfonos, se informa que responder llamadas y mensajes de texto en el trabajo es la interrupción número uno en el lugar de trabajo. ¿Cuándo fue la última vez que estuvo todo un día de trabajo sin revisar su teléfono? Exactamente.

Por lo general, podemos justificar una razón para mantener nuestros teléfonos cerca. «¿Qué pasa si hay una emergencia? ¿O estoy esperando una llamada importante? ¿O quiero estar disponible durante todo el día en caso de que mi cónyuge, hijos, padres, hermanos o amigos necesiten algo urgente?»

Si piensa en cuántas veces tiene que contestar una llamada o enviar un mensaje de texto debido a una emergencia, probablemente sea casi ninguna. Sin embargo, apagar completamente el teléfono durante todo el día laboral puede parecer francamente irresponsable, especialmente si eres el cuidador de alguien, como tus hijos o tus padres.

No tienes que mantener tu teléfono encendido todo el día solo por eso. En su lugar, proporcione a la familia y a quienes absolutamente deben ponerse en contacto su número de teléfono del trabajo o use una configuración o aplicación de teléfono.

Para iOS y Android: modo «No molestar»

Al habilitar el modo «No molestar», algo integrado en iOS (junto con una función similar en las versiones más recientes de Android), solo los contactos marcados como «Favoritos» pueden comunicarse contigo. Puede programar esta función, configurándola, por ejemplo, para que comience a las 8 a. M. Y termine a las 5:30 p. M.

Cuando está activado, tu teléfono solo suena cuando alguien de tu lista de «Favoritos» llama, o si alguien llama varias veces seguidas, si quieres asegurarte de que sigan recibiendo otras llamadas importantes. El modo No molestar también puede desactivar las notificaciones. , ya sea cuando su teléfono está bloqueado o incluso cuando está usando su teléfono (lo que recomiendo si realmente está tratando de evitar distraerse con su teléfono).

Esta es una forma realmente sencilla de asegurarse de seguir recibiendo llamadas telefónicas urgentes sin distraerse con llamadas desconocidas o notificaciones de aplicaciones.

Para Android: llamada urgente

¿Quiere estar absolutamente seguro de que recibirá una llamada cuando sea importante, pase lo que pase? Prueba Urgent Call en Android, que te proporciona un número de teléfono de emergencia que puedes dar a tu familia.

Luego, si hay una emergencia, cualquier persona con ese número puede comunicarse con usted y su teléfono no dejará de sonar hasta que lo conteste, incluso si su teléfono está en modo silencioso. Si su teléfono tiene la batería agotada o está fuera de alcance, la aplicación comenzará a sonar tan pronto como se vuelva a conectar, por lo que nunca más tendrá que preocuparse por perder una llamada urgente.

2. Navegar por Internet de forma aleatoria

Es difícil no tener una relación de amor / odio con Internet. Muchos de nosotros no podemos hacer nuestro trabajo sin él; y, sin embargo, tampoco parece que podamos centrarnos por completo en trabajar con él.

Es posible que estés sentado en una reunión cuando de repente recuerdes que tienes que comprarle un regalo de cumpleaños a tu mamá. ¡Ahora, te vas a Amazon.com! O tal vez revises Twitter ocasionalmente para trabajar y ver un artículo que desea leer; antes de que te des cuenta, ha pasado una hora y has leído dos artículos, has visto una perorata de Gary Vaynerchuk en YouTube y has comenzado a escuchar una charla TED inspiradora.

Una vez que empiece a prestar atención a la cantidad de veces que se distrae con objetos brillantes en Internet, se dará cuenta de lo fácil que es dejar de hacer sus tareas todos los días. Afortunadamente, hay una serie de aplicaciones que lo ayudarán a mantenerse concentrado y concentrado en la tarea durante la jornada laboral. Aquí están mis favoritos:

RescueTime

Si está buscando crear su entorno de máxima productividad, RescueTime es una herramienta imprescindible. Realiza un seguimiento de su tiempo a lo largo del día y califica su productividad en función de cuánto tiempo dedica a tareas productivas frente a no productivas.

Instale RescueTime, luego de un día con el software en ejecución, verifique su tablero para ver una estimación del tiempo perdido. Puede actualizar a una cuenta premium para que RescueTime bloquee automáticamente los sitios web que más distraen también.

Una de las mejores características de RescueTime es su conjunto de integración con otras aplicaciones. Uno de mis favoritos es la integración de Zapier para . Cada vez que te relajas (), tu alerta RescueTime se publica automáticamente en Twitter, lo que le permite a todo el mundo de Twitter saber que te estás distrayendo. Si eso no es suficiente responsabilidad para evitar que pierda el tiempo en Internet, ¡no sé qué es!

Auto control

SelfControl, o SelfRestraint, una aplicación similar de Windows, es una herramienta súper simple (y muy efectiva) que bloquea el acceso a los sitios web que consideras que te distraen. Simplemente establezca un período de tiempo que desea bloquear, agregue sitios a su lista de bloqueados y presione «Iniciar». Hasta que expire ese temporizador, no podrá acceder a ninguno de los sitios bloqueados, incluso si intenta reiniciar la computadora o eliminar la aplicación.

Esta es una aplicación estricta, pero es muy efectiva si está buscando mantenerse enfocado en sus tareas laborales más importantes. Solo asegúrese de no bloquear los sitios que pueda necesitar para trabajar; no es necesario que revise su correo electrónico en este momento, pero debe verificarlo antes de salir por el día.

3. Llegar tarde a las reuniones

Esperar 5 minutos adicionales para que comience una reunión porque alguien llega tarde es molesto, y con el trabajador promedio que asiste a 62 reuniones cada mes, ese tiempo se acumula rápidamente. Si usted es el que siempre llega tarde a las reuniones de trabajo, ¿qué puede hacer para no perder el tiempo de los demás?

Si normalmente llega tarde porque está en reuniones consecutivas que se prolongan, configure un temporizador para que suene 5 minutos antes de su próxima reunión (suponiendo que no le tome más de uno o dos minutos llegar a la próxima reunión). uno). Cuando suena el temporizador, sabe que es hora de concluir su reunión actual. Tómese unos minutos para resumir las conclusiones y los próximos pasos, luego diríjase rápidamente a su próxima reunión. Incluso puede configurar un segundo temporizador para asegurarse de que no demore demasiado.

Si llega tarde a las reuniones porque se olvida de consultar su calendario, una integración de Zapier podría ser su solución. Simplemente haga que Zapier publique los eventos del Calendario de Google en Slack o HipChat, u obtenga también un recordatorio por SMS. Configúrelo para que le notifique una hora específica antes de que comience la reunión (tal vez media hora para que no lo tomen por sorpresa), y recibirá una alerta automática cada vez que se acerquen las reuniones.

4. Responder a los mensajes de chat de inmediato

Por supuesto, si su equipo usa Slack para comunicarse entre sí a lo largo del día, es fácil meterse en otro lío de productividad: sentirse constantemente distraído por el tirón de cada ping que recibe. Cuando no puede desconectarse por completo durante parte del día para realizar un trabajo concentrado, aquí tiene una solución eficaz:

Intente conectar RescueTime a su cuenta de Slack, con su función FocusTime. Configúrelo para que le dé una cantidad específica de tiempo para concentrarse en el trabajo, y automáticamente enviará una notificación a un canal designado de Slack, para que sus compañeros de equipo sepan que se está concentrando en el trabajo por el momento. Esto les permite a todos saber que no deben molestarlo a menos que surja algo urgente e importante. Su presencia en Slack se restaurará automáticamente una vez que finalice su sesión de FocusTime.

5. Uso de su bandeja de entrada como lista de tareas pendientes

La mayoría de los empleados reciben más de 300 correos electrónicos relacionados con la empresa cada semana. De esos correos electrónicos, muchos requerirán que tomemos una acción, deleguemos una tarea o hagamos un seguimiento en el futuro. En resumen, nuestras bandejas de entrada pueden comenzar a duplicarse fácilmente como listas de tareas pendientes. ¿El problema? A menudo terminamos haciendo un seguimiento de nuestras tareas pendientes en varios lugares, lo que dificulta la priorización de nuestro trabajo.

Si es culpable de usar su bandeja de entrada como lista de tareas pendientes, aquí hay tres soluciones que pueden ayudar:

Para usuarios de Evernote

Si mantienes tu lista de tareas pendientes en Evernote, o trabajas con notas con frecuencia, puedes usar esta automatización de Zapier para convertir tus correos electrónicos de Gmail en notas de Evernote. Haga que mire una etiqueta específica en Gmail, para que pueda ordenar sus correos electrónicos y solo guardar los correos electrónicos que necesitan un seguimiento.

Úselo para mantener todo lo procesable en un solo lugar para que no pierda de vista las tareas importantes, especialmente las importantes pero no urgentes.

Para usuarios de Trello

¿Prefieres organizar tareas en Trello? Utilice esta integración de Zapier para crear automáticamente una tarjeta Trello a partir de nuevos correos electrónicos de Gmail. Simplemente elija una etiqueta que desee que Zapier observe si hay mensajes nuevos y copiará la información en una lista predeterminada en su tablero de Trello como una tarjeta nueva, completa con una línea de asunto, contenido y archivos adjuntos.

Para devotos de la bandeja de entrada

Si prefiere utilizar su bandeja de entrada real como lista de tareas pendientes, consulte Sortd. Transforma su interfaz de Gmail en listas organizadas. Puede personalizarlo de la manera que mejor se adapte a su flujo de trabajo, con listas de «Leer más tarde», «Delegar», «Hoy», «Esta semana», «Seguimiento» y cualquier otra cosa que necesite.

Si se usa bien, Sortd lo ayudará a mantener su bandeja de entrada organizada y se asegurará de que no deje que los correos electrónicos importantes se escapen y queden sin respuesta durante días o, trago, semanas a la vez.

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Comience a transformar la productividad de su lugar de trabajo

Una vez que comience a controlar su tiempo, es posible que observe que hay varios cambios en los hábitos en el lugar de trabajo que desea realizar. Intente concentrarse en un cambio de hábito a la vez. Esto no significa que no pueda esforzarse por progresar con hábitos fuera de su hábito de enfoque, pero sí significa que en un momento dado, está concentrando su energía en no «romper la cadena» específicamente con un cambio de hábito.

Si adopta un nuevo hábito una vez al mes durante el resto de 2016, habrá formado ocho nuevos hábitos para fin de año. ¿Qué ocho hábitos, si los adoptara, revitalizarían completamente la productividad de su lugar de trabajo para mejor? Haga una lista de esos ocho hábitos y comience a abordarlos uno a la vez.

A finales de este año, se sorprenderá de lo mucho más eficaz y concentrado que estará a diario.

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¿Busca otras formas de mejorar su productividad? Aquí hay algunos otros tutoriales para ayudar a administrar mejor las tareas con trucos, consejos y herramientas: