Por qué odias todas las aplicaciones para hacer (y cómo encontrar algo que funcione)

¿Cuántas listas de tareas abandonadas tienes? Me refiero a las aplicaciones que ha instalado, a las que ha agregado algunas tareas y que luego olvidó usarlas de inmediato. Los diarios de viñetas abandonados y las notas adhesivas que nunca miras también cuentan.

Intentaste implementar un sistema. No funcionó. Y ahora te sientes culpable por ello. Pero voy a proponer que esto no es culpa tuya.

¿Por qué abandonamos los sistemas? Porque no están trabajando para nosotros. Y eso esta bien. Cuando se trata de la gestión de tareas, lo importante no es qué sistema utiliza, es encontrar, probar y perfeccionar un sistema que funcione para usted.

Por qué necesita un sistema

Tu cerebro, si es como el mío, es un torbellino de caos. En mi caso, la mayoría de los escombros son basura: cosas tontas que dije en la escuela secundaria y probablemente debería disculparme por ellas, trivia de Pokémon o una canción pegadiza que escuché hace cinco meses.

Algunas de las cosas que están dando vueltas, sin embargo, son cosas que necesito hacer.

Y eso causa ansiedad, porque es imposible hacer un seguimiento de todo cuando sé que mi cerebro inevitablemente volverá a Baby Shark (momento en el que olvidaré absolutamente todo lo demás).

Es por eso que una lista de cosas por hacer es útil. Puede extraer los fragmentos relevantes de basura cerebral, ponerlos en una lista ordenada y luego hacer lo que necesita hacer. Pero hacer una lista no es suficiente: es necesario hacer la lista con regularidad para que sea útil.

Aquí es donde los sistemas tienden a fallar. Agregamos cosas, pero no revisamos la lista. Parte de esto es intentar usar una aplicación o sistema de lista de tareas pendientes que no encaja con su flujo de trabajo.

Cómo encontrar una lista de tareas pendientes que funcione para usted

Todos trabajan de diferentes maneras, lo que significa que todos realizan un seguimiento de su trabajo de diferentes maneras. Por eso hay tantas aplicaciones de listas de tareas pendientes. La gestión de tareas es intensamente personal. Un sistema que funciona para mí no funcionará para ti. Todoist no funciona para mí, pero varios de mis colegas lo juran. Por eso he tenido que encontrar mi propio sistema.

Pasé la mayor parte de los últimos tres meses probando y escribiendo sobre aplicaciones de listas de tareas pendientes, y he llegado a una conclusión: hay muchas aplicaciones de listas de tareas pendientes porque ninguna aplicación funcionará para todos.

Algunas personas no necesitan más que una lista y encuentran características más allá de eso para ser un desorden visual. Algunas personas dependen por completo de organizar tareas en proyectos, ordenar el proyecto usando encabezados y agregar subtareas a cada tarea. Algunas personas viven según las fechas de vencimiento, en la medida en que necesitan una lista de tareas para que sea básicamente un calendario. Otros ignoran por completo las fechas de vencimiento y prefieren establecer niveles de prioridad. Y algunas personas combinan todo.

Enfatizar una de estas cosas significa, por necesidad, restar importancia a otra. Por ejemplo, OmniFocus ofrece casi todas las funciones que pueda imaginar.

Algunos verán esto exactamente como el tipo de flexibilidad que necesitan para organizar tareas; otros verán todas las opciones como un desorden que se interpone en el camino de hacer las cosas.

Los recordatorios de Apple van en la otra dirección, ofreciendo listas, fechas de vencimiento y básicamente nada más.

Algunos encontrarán limitante la falta de otras opciones organizativas; otros apreciarán poder hacer listas rápidamente en papel.

Estos son sólo un par de ejemplos. Cada aplicación de lista de tareas prioriza elementos en diferentes grados, y no creo que sea posible que una aplicación combine todo en una sola aplicación que funcione para todos.

Es por eso que vale la pena tomarse el tiempo para probar algunas aplicaciones diferentes. Hemos descrito las mejores aplicaciones generales de listas de tareas junto con listas para Windows, Android, iPhone y iPad, y macOS. Pruebe algunos sistemas diferentes, prestando atención a qué estrategias organizacionales tienen sentido para usted y cuáles no son más que desorden.

¿Cómo es probar una aplicación de lista de tareas pendientes? Esta es mi estrategia:

• Primero, Vacía tu mente en la lista de tareas pendientes. Si ha estado tratando de recordar algo, sáquelo de su cerebro y llévelo a la aplicación.

• Próximo, Intenta organizar esas tareas. Las diferentes aplicaciones enfatizan diferentes formas de organizar las cosas; las etiquetas, las fechas de vencimiento y las subtareas funcionan de manera diferente en diferentes aplicaciones. Organice un poco las cosas usando las funciones que la aplicación hace obvias, notando lo que le gusta y no le gusta.

• Entonces, y esta es la clave, Revise su lista con regularidad. No tiene sentido tener una lista de tareas pendientes si no la vas a mirar, así que elige un momento para revisarla todas las mañanas y todas las tardes. Déjelo abierto en su computadora, fije un widget a la pantalla de inicio de su teléfono, habilite las notificaciones, lo que necesite hacer para recordar mirar la lista.

• Toma nota de lo que funciona y lo que no. ¿Hay algunas características que desearía que estuvieran allí, pero no lo están? ¿Hay algunas características que consumen energía mental sin beneficiarlo? Todo esto es útil para saber si decide probar otras aplicaciones.

Mi colega Melanie revisó la elección de una aplicación de lista de tareas pendientes, dividiendo las aplicaciones en algunas categorías. Si eres un pensador visual, las aplicaciones de estilo Kanban, que organizan las tareas en columnas, funcionarán mejor para ti. Si le gustan los sistemas de ajuste fino, debería considerar las aplicaciones GTD. O, si desea mantener las cosas simples, use una aplicación de lista de compras sencilla.

Averigüe qué funciona mejor para usted, luego manténgalo durante una semana o dos. Si encontró un sistema que funciona, ¡excelente! Sigue usándolo. Sin embargo, si no funciona, no se dé por vencido en la búsqueda de un sistema: hay uno adecuado para usted. Solo tienes que seguir intentándolo.

La otra opción: cree su propia lista de tareas pendientes

¿No puede encontrar una lista de tareas pendientes que funcione para usted? Puede ser que aún no hayas probado el correcto, pero también puede ser que tu lista ideal no exista. Eso no es un problema: simplemente cree un sistema que funcione para usted.

Deb, una de mis colegas aquí en el blog de Zapier, cree que Google Sheets debería ser su lista de tareas pendientes. Ella construyó un sistema para ella desde cero y le funciona.

Yo personalmente uso un archivo de texto plano como mi lista de tareas, gracias a todo.txt. Incluso lo configuré para que las tareas de hoy aparezcan en el escritorio de mi Mac, usando Übersicht y un widget.

¡Y hay otras posibilidades! Mucha gente usa Trello, esbozando tareas en tarjetas y arrastrándolas a la columna «Completado» durante la semana. Otros usan aplicaciones para tomar notas como OneNote o Evernote para el trabajo. Incluso conozco a algunas personas que usaron Coda para crear su propia aplicación desde cero.

Las herramientas específicas no importan: lo que importa es que encuentres alguna forma de organizar tareas que tu cerebro no rechace. Tómese el tiempo y encuentre algo que funcione para usted y eventualmente encontrará algo que se pegue. No calmará todo el caos que se arremolina en su mente, y no sacará a Baby Shark de su cabeza. Pero te ayudará a estar al tanto de las cosas, lo que significa que vale la pena el esfuerzo.