La guía de tareas de Google: todo lo que necesita para crear un flujo de trabajo de lista de tareas sencillo y productivo

Es la aplicación de lista de tareas más simple, oculta detrás de un botón en Gmail y Google Calendar. Y, sin embargo, Google Tasks es una de las listas de tareas pendientes más populares gracias en parte a esa simplicidad. No siempre necesita un sistema de gestión de proyectos completo para realizar un seguimiento de su trabajo. A veces, cuanto más simple, mejor.

Imagine una lista de tareas pendientes en papel con una lista de verificación de las cosas que necesita hacer. Quizás debería aplicar una sangría a algunas tareas que son parte de una tarea más grande; tal vez garabatearía una nota rápida debajo de una tarea con más detalles, o escribiría una fecha de vencimiento junto a las tareas críticas.

Digitalice esa sencilla lista de tareas pendientes y tendrá Google Tasks.

Probablemente ayude, por supuesto, que Google Tasks esté integrado en Gmail y Google Calendar, incluso si está un poco oculto. A continuación, le mostramos cómo encontrar Tareas de Google y cómo aprovecharlas al máximo.

¿Dónde está Google Tasks?

Google Tasks está integrado en Gmail, y ese es probablemente el lugar más fácil para comenzar a usarlo. Simplemente haga clic en el icono de Tareas en la barra lateral derecha.

Después de una breve animación, obtendrá una nueva cuenta de Tareas de Google.

También encontrará Tareas en la barra lateral de Google Calendar.

O, si está en movimiento, Google Tasks está disponible para dispositivos móviles, con aplicaciones iOS y Android con todas las funciones. Honestamente, la versión móvil es una opción simple para dispositivos móviles, incluso si no usa Gmail.

Agregar tareas a Tareas de Google

Abra Tareas de Google en la barra lateral de Gmail, haga clic en Agregar una tarea hacia la parte superior y escriba su tarea. Presione la tecla Intro para guardar la tarea y podrá escribir otra tarea al instante. ¿Necesitas editar una tarea? Haga clic en él para seleccionar o editar texto directamente en la lista.

O puede agregar más detalles a las tareas desde su vista Editar. prensa Shift+Enter al guardar una tarea para ver su vista de edición, o haga clic en el botón de lápiz junto a la tarea. Allí, puede agregar una descripción, una fecha de vencimiento o subtareas. También puede moverlo a una lista diferente, más sobre eso más adelante.

No podrá agregar toneladas de detalles, por supuesto, pero son características suficientes para la mayoría de las personas.

Agrega correos electrónicos de Gmail a tu lista de tareas pendientes

Aparte de su simplicidad, la mejor característica de Google Tasks es su profunda integración con Gmail. Su bandeja de entrada no es la mejor lista de tareas pendientes, por lo que Tareas de Google le brinda un lugar para enumerar los mensajes importantes que necesitan una respuesta o una acción de su parte.

Arrastre un correo electrónico desde cualquier lugar de Gmail a la barra lateral de Tareas de Google para convertirlo instantáneamente en una tarea. Mantendrá el asunto del correo electrónico como el nombre de la tarea, con un enlace al correo electrónico debajo. Luego puede archivar o mover el mensaje y aún así abrirlo fácilmente desde el enlace de Tareas de Google.

Organice las tareas de Google con listas y arrastre y suelte

Al igual que una lista de tareas en papel, la forma más directa de usar Google Tasks es anotar las cosas básicas que debe hacer y marcarlas a medida que se completan. Pero si prefiere planificar, reorganizar sus tareas en el orden en que debe completarlas, también puede hacerlo. Simplemente haga clic en una tarea y arrástrela al orden que desee. ¿Mover una tarea con subtareas? Simplemente arrastre para mover todo el conjunto. O, si decide que una subtarea debe ser su propia tarea, arrástrela y se convertirá en una tarea independiente.

Los atajos de teclado también funcionan aquí: seleccione una tarea, luego presione alt+↑ o ↓ para mover la tarea.

¿Necesita ver las próximas tareas primero? Haga clic en el menú de tres puntos y seleccione Ordenar por fecha para agrupar sus tareas por su fecha de vencimiento, con las tareas que vencen antes en la parte superior. Abra el menú nuevamente y seleccione Mi pedido para recuperar las tareas en el orden en que las arrastró y soltó.

Hay una forma más de ordenar las tareas: listas. Cuando abra Google Tasks por primera vez, comenzará una nueva lista y colocará todas sus tareas anteriores en una lista con su nombre. Haga clic en el Mis tareas (u otro nombre de lista) en la parte superior de Tareas de Google para seleccionar la lista que desea o agregar otra.

Para mover tareas a una lista diferente, abra su vista de edición y seleccione la lista que desee.

Administra las tareas de Google con atajos de teclado

Es divertido arrastrar correos electrónicos a Google Tasks y mover sus subtareas, pero la forma más rápida de administrar Google Tasks es con su teclado. Aquí hay una lista de los accesos directos más útiles como referencia, o puede encontrarlos en cualquier momento en Tareas de Google presionando Ctrl + / en Windows o Command + / en Mac:

• Abrir Tareas de Google: g+k

• Cambiar entre Tareas de Google y Gmail: Ctrl+Alt+, en Windows o CMD+Alt+, en Mac

• Agregue una conversación de correo electrónico de Gmail a las tareas de Google: Shift+t

• Agregar nueva tarea: enter

• Tarea completa: space

• Mover la tarea hacia arriba o hacia abajo: alt+↑ o alt+↓

• Tarea con sangría o sin sangría: Ctrl+[ or Ctrl+] en Windows o Command+[ en Mac

• Salir del modo de detalles: Esc

Use las aplicaciones Google Tasks para administrar tareas sobre la marcha

Es posible que su teléfono sea el lugar más práctico para mantener una lista de tareas pendientes, ya que probablemente siempre la tenga consigo. Las aplicaciones móviles de Google Tasks son perfectas para eso.

Instale Google Tasks en su dispositivo iOS o Android, y si ya ha iniciado sesión en cualquier otra aplicación de Google con su cuenta de Google, Google Tasks incluirá sus listas de tareas pendientes automáticamente. Funciona de la misma forma que en Gmail. Toque en el Agregar una nueva tarea para escribir una tarea, luego toque la tarea para agregar una fecha de vencimiento, descripción o subtareas. Luego toque y arrastre las tareas para organizarlas como desee.

El menú en la esquina inferior izquierda de la aplicación le permite cambiar entre listas de tareas o agregar nuevas. Y, lo mejor de todo, te permite cambiar entre cuentas de Google. Si tiene una cuenta de Google Workplace (anteriormente G Suite) para trabajar junto con una cuenta personal de Gmail, toque su avatar en la aplicación Tareas de Google para alternar entre su trabajo y listas de tareas personales.

Al igual que con la mayoría de las otras aplicaciones móviles de listas de tareas pendientes, Google Tasks puede notificarle cuándo vencen las tareas. Nunca olvidará sus tareas importantes, incluso si no abre Gmail.

Automatizar las tareas de Google

Google Tasks es una simple lista de tareas pendientes, pero con listas, subtareas y notificaciones móviles, tiene lo básico que necesita para mantenerse productivo y realizar un seguimiento de las cosas más importantes que debe hacer.

Y con Zapier, puede hacer aún más con Google Tasks. Las integraciones de Google Tasks de Zapier pueden agregar nuevas tareas y actualizar las existentes automáticamente, o crear nuevas listas y llenarlas con tareas como una manera fácil de iniciar proyectos. O, Zapier puede ver sus listas de tareas de Google para tareas nuevas o completadas e iniciar flujos de trabajo en torno a sus tareas.

Explore algunas de las integraciones de Google Tasks más populares. Mientras tanto, aquí hay algunas ideas que le ayudarán a empezar.

Mover tareas entre aplicaciones

Crea tareas desde otras aplicaciones

Automatice sus tareas de correo electrónico

Simplifique sus tareas pendientes con Google Tasks

A veces, una herramienta más simple es lo que se necesita para mantener su productividad. Si desea una aplicación de lista de tareas pendientes más simple y básica o desea poder sacar sus tareas de su bandeja de entrada y convertirlas en algo más manejable, Google Tasks es una herramienta mejor que nunca para manejarlo.

Y con un poco de organización y automatización de listas, puede convertirlo en la herramienta que rastrea todo lo que necesita hacer.