Getting Things Done®: Las 10 mejores aplicaciones para GTD®
La forma en que organiza su lista de tareas pendientes puede aumentar su productividad. No desea ver la lista de compras de su hogar mientras está en el meollo del trabajo de oficina, y no desea que le recuerden una presentación importante mientras está comprando comestibles en su día libre. Trabajar en las tareas correctas en el momento adecuado es un principio central de la metodología Getting Things Done® (GTD®), que está diseñada teniendo en cuenta la productividad. Si sigue GTD o está pensando en adoptarlo, necesita una aplicación diseñada para funcionar con este sistema único. Si bien hay cientos de aplicaciones de tareas pendientes que puede usar, probamos más de 30 opciones para encontrar las 10 mejores aplicaciones para GTD. Estas aplicaciones te ayudan a seguir GTD y hacer más cosas.
Resolviendo las cosas® y GTD® son marcas comerciales registradas de David Allen Company.
¿Qué es GTD?
GTD significa Getting Things Done, que es tanto un título de libro como un método de trabajo desarrollado por David Allen. Resolviendo las cosas contiene tanto teorías generales sobre la productividad personal como un enfoque paso a paso para organizar todo lo que necesita hacer.
Como se mencionó, un principio importante en GTD es enfocarse en las tareas correctas en el momento adecuado. Las palabras de ubicación, como «hogar» y «oficina», aparecen con frecuencia en una lista de tareas de GTD. Además, GTD lo alienta a escribir cualquier tarea o idea que se le ocurra rápidamente para que pueda sacarlas de su mente y guardarlas para más tarde sin distraerse de lo que esté haciendo en el momento. Si bien el método GTD tiene mucho más y puede implementarlo con lápiz y papel, esos dos ejemplos (usar palabras de ubicación y escribir ideas rápidamente) son razones por las que una aplicación diseñada para GTD es superior a usar papel. Además, editar sus tareas es más fácil y limpio en una aplicación que en papel, ya sea que esté volviendo a priorizar elementos, reasignando fechas de vencimiento o cambiando su idioma para ser más específico sobre lo que necesita hacer.
Algunos (incluido Allen) han argumentado que cuando recuerdas una tarea que debes escribir, es más rápido hacerlo en papel que sacar tu teléfono, abrir una aplicación y tocar los botones correctos. Pero ese no es necesariamente el caso cuando se sienta frente a una computadora todo el día o si usa el dictado de voz a texto en su teléfono.
Poder enviar una nota desde la aplicación de correo electrónico que ya está abierta en su escritorio directamente a su aplicación de tareas pendientes puede ahorrarle tiempo y evitar distracciones que pueden surgir al mirar otras ideas que ha anotado. Del mismo modo, tener un acceso directo en su teléfono que abre una nueva nota de tarea en su aplicación GTD donde puede dictar una idea no es nada tedioso. Es rápido, eficiente y simple. Capacidades como esas son parte de lo que hace que algunas aplicaciones GTD sean mejores que otras.
Una nota sobre el precio: Las aplicaciones GTD rara vez son gratuitas, y cuando hay un nivel de servicio gratuito disponible, a menudo es bastante limitado. En esta lista de las mejores aplicaciones para GTD, solo dos tienen una oferta gratuita: NirvanaHQ y Todo by Appigo. La mayoría cobran una tarifa de suscripción recurrente, entre $ 20 y $ 120 por año, o cobran en algún lugar en el estadio de béisbol de una tarifa única de $ 50 por una aplicación de escritorio.
Cómo elegimos las mejores aplicaciones GTD
Todas las aplicaciones de esta lista cumplen con tres requisitos básicos. Primero, tienen características que son específicas de GTD, como la capacidad de agregar contexto a las tareas. En segundo lugar, se puede acceder a ellos en más de una plataforma, porque es importante poder consultar su lista GTD sin importar dónde se encuentre. (En un mundo perfecto, preferiríamos las aplicaciones que están disponibles en tantas plataformas como sea posible, pero entre las aplicaciones de GTD, algunas de las mejores son solo para macOS e iOS). En tercer lugar, deben ser intuitivas de usar y bien diseñado, por lo que la gente realmente los usará. Eso es algo que determinamos mediante pruebas prácticas.
Un poco más sobre el primer punto: como muchos seguidores de GTD saben, algunas aplicaciones están diseñadas específicamente para el método, mientras que otras son flexibles y se pueden usar para ello si las configura para ese propósito. Por ejemplo, la aplicación para tomar notas Evernote no se diseñó específicamente para el método de Allen, pero puedes configurar fácilmente los ajustes y funciones para usar Evernote para GTD. Sin embargo, aquí no incluimos aplicaciones de esa naturaleza.
Si está buscando una aplicación de gestión de tareas con más flexibilidad, consulte también nuestras recomendaciones del 40 mejores aplicaciones para hacer.
Entonces, todo lo dicho, aquí, en orden alfabético, están las 10 mejores aplicaciones para GTD.
Las mejores aplicaciones para GTD
2hacer
Lo mejor para agregar detalles específicos a las tareas
2do es una aplicación rica en funciones para GTD disponible solo para dispositivos Mac e iOS. Una característica útil para las personas que siguen GTD es que 2do tiene campos integrados para agregar detalles específicos a su tarea, como el lugar para un número de teléfono cuando su tarea implica hacer una llamada o enviar un mensaje de texto. 2do admite notas de audio, estimaciones de tiempo para tareas, una vista de calendario y granularidad fina para agregar recordatorios. Cada tarea puede tener un recordatorio único en un momento determinado con un tono, mensaje emergente o cualquier otra cosa que personalice para ella. Esta aplicación de precio razonable no ofrece colaboración de forma nativa, pero puede compartir listas cuando la sincroniza a través de Apple Reminders. Tampoco le permite crear nuevas tareas por correo electrónico, a menos que lo sincronice a través de Toodledo y use la opción de correo electrónico proporcionada en esa aplicación.
Plataformas compatibles: iOS, macOS
Precio: $ 14.99 (iOS), $ 49.99 (Mac)
FacileThings
Lo mejor para capturar y revisar ideas y tareas a la manera de GTD
La aplicación web y móvil FacileThings tiene una interfaz elegante y utiliza varios ganchos específicos de GTD para hacerla atractiva. Su mejor característica es un proceso de dos pasos llamado Capturar y Clarificar. Escribe las tareas rápidamente cuando se le ocurren en una pestaña de la aplicación llamada Captura, luego, cuando es el momento adecuado, las revisa una por una en la sección Aclarar. Funciona muy bien para las personas que siguen una metodología GTD estricta, pero no es ideal si desea agregar detalles a sus tareas (como fecha límite, indicador de urgencia, cantidad estimada de tiempo para completar) cuando se le ocurren porque debe esperar. hasta el paso Aclarar para hacerlo. En general, FacileThings es una aplicación muy buena con una gran cantidad de funciones, incluida la capacidad de agregar tareas por correo electrónico y un diseño estéticamente agradable.
Plataformas compatibles: Android, iOS, web
Precio: $ 84 / año
Tarea de fuego
Lo mejor para administrar el trabajo de estilo de proyecto
Firetask es una aplicación GTD solo para Mac e iOS que se adapta bien a las personas que tienen un trabajo basado en proyectos. Firetask incluye una opción para delegar tareas asignándolas a sus contactos, aunque no ofrece una verdadera colaboración como lo hacen las aplicaciones de gestión de proyectos con todas las funciones. Otras características de GTD incluyen vistas como Hoy, que muestra todas las tareas que vencen ahora o que se han marcado con una estrella, y Siguiente para las próximas tareas y proyectos. Firetask también incluye una vista kanban de sus tareas. Las aplicaciones se venden por separado por una tarifa única razonable. Plataformas compatibles: macOS, iOS
Precio: $ 39,99 (Mac); $ 19,99 (iOS)
Focuster
Lo mejor para programar tareas
La aplicación web Focuster, a la que también se puede acceder en navegadores móviles, se creó para emprendedores ocupados que necesitan ayuda con la gestión del tiempo. Su característica distintiva es que verifica automáticamente su Calendario de Google para ver los momentos en los que está libre y luego programa las tareas en consecuencia. Usted le dice a Focuster cuándo vencen las tareas y cuánto tiempo espera que tomen, además de sus horas de trabajo y tiempo libre, y él se encarga del resto. Focuster no ofrece la capacidad de crear tareas simplemente enviando un correo electrónico a una dirección única, como lo hacen muchas otras aplicaciones GTD, pero puede lograr lo mismo mediante una integración con Zapier.
Plataformas compatibles: web (incluido el navegador móvil)
Precio: desde $ 119.88 / año
NirvanaHQ
Lo mejor para seguir GTD a la perfección
Diseñada con GTD en mente, la aplicación de administración de tareas NirvanaHQ viene preestablecida con listas etiquetadas Siguiente, En espera, Más tarde, Programado y Algún día, además de una Bandeja de entrada para capturar ideas sobre la marcha. Nirvana tiene aplicaciones móviles tanto para Android como para iOS, y una aplicación web que admite muchos atajos de teclado para cuando estás en un escritorio. Cada tarea puede contener una estimación de tiempo, así como una estimación del nivel de energía, de modo que pueda encontrar fácilmente tareas que requieran poca energía cada vez que comience a marcar, pero aún así quiera hacer las cosas.
Plataformas compatibles: Android, iOS, web
Precio: gratis con limitaciones; $ 5 / mes o $ 29 / año para Pro; Tarifa fija de $ 49 para profesionales de por vida
Nozbe
Lo mejor para usar en una amplia variedad de plataformas
Algunos creadores de aplicaciones GTD desarrollan un versión para macOS y otra para iOS, entonces llámalo un día. Nozbe, sin embargo, también tiene aplicaciones para Windows, Android, Linux, Apple Watch y la web. Es compatible con la colaboración, con niveles de servicio para personas, equipos pequeños y empresas. A diferencia de muchas otras aplicaciones GTD, Nozbe también ofrece un nivel de servicio gratuito que tiene un límite de proyecto activo de cinco.
Plataformas compatibles: Android, iOS, Linux, macOS, web, Windows
Precio: $ 96 / año
OmniFocus 3
Lo mejor para pronosticar la disponibilidad en una vista de calendario
OmniFocus, ahora en la versión 3 para iOS y con una nueva aplicación para Mac en septiembre de 2018, es una aplicación de administración de tareas sencilla y poderosa que está configurada para GTD. Tiene las características y la funcionalidad que esperaría, como diferentes áreas para recopilar nuevas ideas (Bandeja de entrada), organizar sus tareas (Proyectos), ver lo que es relevante en el momento adecuado (Contexto), etc. Es mejor para administrar el trabajo del proyecto que para todos los casos únicos, aunque no está limitado a hacer ambas cosas. OmniFocus tiene una vista de calendario que puede usar para pronosticar su mejor disponibilidad al programar nuevas tareas. OmniFocus pertenece a un conjunto de otras aplicaciones para planificar, delinear y crear gráficos, lo que lo convierte en una buena opción para cualquiera que también esté comprando otras aplicaciones de productividad.
Plataformas compatibles: iOS, macOS
Precio: $ 39.99 para la aplicación Mac o $ 79.99 para Pro; Aplicación de iOS por $ 39.99 o $ 59.99 adicionales para Pro
Cosas 3
Lo mejor para visualizar el progreso
Things 3 es otra aplicación GTD sencilla, con una bandeja de entrada para recopilar ideas y tareas a medida que se le ocurren, y secciones que le muestran las tareas relevantes para el momento, como Hoy y Próximas. Sin embargo, lo que hace que Things brille es su atención al detalle. Poder crear encabezados dentro de listas para agrupar o separar elementos, por ejemplo, facilita la evaluación de sus tareas de un vistazo. El diseño aireado de la vista del calendario también hace que la aplicación sea fácil de leer en lugar de verse desordenada. También tiene un pequeño gráfico que muestra su progreso hacia la finalización de los proyectos, un pequeño gráfico circular que se completa a medida que marca las tareas relacionadas. Things 3 se encuentra entre las mejores aplicaciones de GTD por su equilibrio de diseño y características, aunque solo está disponible para dispositivos Mac e iOS.
Plataformas compatibles: iOS, macOS
Precio: $ 9.99 (iOS), $ 49.99 (Mac)
Todo (por Appigo)
Lo mejor para ofrecer un nivel de servicio gratuito
La aplicación GTD simplemente llamada Todo tiene tres niveles de servicio: Básico, Cloud y Para Empresas. La aplicación Básica es de uso gratuito y, dado que es gratuita, es una rareza en esta categoría de aplicaciones, hace que Todo sea atractivo para cualquiera que quiera la opción de usarlo indefinidamente sin pagar. Una interfaz clara coloca listas inteligentes con temas de GTD, como Someday y Focus, en un riel del lado izquierdo, junto con sus listas personalizadas y un mini calendario. Si bien el nivel básico gratuito funciona muy bien, su principal limitación es que no se sincroniza con otros dispositivos. Para eso, tendrá que pagar $ 19,99 / año razonables.
Plataformas compatibles: Android, iOS, macOS, web, Windows
Precio: gratis para Todo Basic; $ 19,99 / año para Todo Cloud; $ 39.99 / año para Todo For Business
Zendone
Lo mejor para organizar la información en carpetas de Tickler
Aunque Zendone toma un poco de tiempo para aprender a usarlo correctamente, es una poderosa aplicación GTD una vez que la dominas. También es la única aplicación GTD que he visto que incluye carpetas Tickler, que se utilizan para organizar los elementos que necesita en días específicos, como boletos de avión (o en la era digital, números de confirmación y un enlace a una tarjeta de embarque móvil) y facturas para pagar. Al igual que otras aplicaciones GTD, Zendone le ofrece diferentes secciones para escribir, revisar y procesar sus tareas y pensamientos. También tiene muchas otras características GTD para etiquetar elementos por contexto, agregar una estimación de tiempo e indicar cuánta energía requiere la tarea. Si bien Zendone no admite la creación de tareas por correo electrónico de forma nativa, puede habilitarlo mediante una integración con Evernote.
Plataformas compatibles: Android, iOS, macOS, web
Precio: $ 60 / año
GTD tiene mucho que ofrecer, pero no es para todos. Si no le parece adecuado, intente explorar otras metodologías de trabajo diseñadas para la productividad hasta que algo le encaje.
Alternativamente, siempre puede tomar prestadas las partes de GTD que suenan en su callejón y encontrar una herramienta más flexible que le permita ejecutar el sistema a su propio estilo. Por ejemplo, hemos descubierto que el uso de aplicaciones kanban para GTD puede ofrecer una experiencia gratificante, especialmente para las personas que disfrutan organizando sus tareas visualmente.
Sigue leyendo:
Imagen superior de Freepik.
