De la PDA Hipster a los archivos de escritorio

Hace ocho años, la fundadora de Lifehacker, Gina Trapani, escribió por primera vez sobre la herramienta de gestión de tareas que todavía usa en la actualidad. No era una aplicación recién lanzada (los iPhones, por cierto, no se lanzarían hasta dentro de un año) o una herramienta de productividad bien probada. Era, simplemente, un editor de texto.

«Hay aproximadamente 17 millones de aplicaciones de software y sitios web creados para administrar su lista de tareas pendientes», escribió en abril de 2006.

«Pero para aquellos de ustedes que se sienten cómodos con la línea de comandos y que no quieren depender del formato de datos de otra persona o del servidor de otra persona, existe un método antiguo que es perfecto para rastrear sus cosas: texto sin formato».

Trapani no es el único practicante de poner texto sin formato a trabajar para un sistema casero de gestión de tareas pendientes. Y un editor de texto no es la única alternativa a una aplicación de gestión de tareas.

Esta publicación presenta ocho lugares fuera de las aplicaciones de tareas pendientes en las que las personas confían para la administración de tareas.

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Utilice un editor de texto sin formato para mantener las tareas pendientes

Todo.txt

Trapani aplica el enfoque de David Allen para administrar las tareas pendientes en su archivo de texto. Esta es la razón de lo que parece ser una lista demasiado compleja en el ejemplo incrustado anterior, donde tomó nota de las tareas prioritarias («A») y etiquetó cada una con la tarea con su proyecto correspondiente («p: lh.com») y contexto («@mac»). Estos son tres elementos esenciales del método de Allen.

• Proyecto: «La única forma de hacer avanzar un gran proyecto es abordar una pequeña subtarea asociada a él. Su todo.txt debería poder enumerar todas las tareas específicas de un proyecto», escribe Trapani.

• Contexto: «Allen sugiere dividir sus listas de tareas por contexto, es decir, el lugar y la situación en la que trabajará en el trabajo», escribe. «Los mensajes que necesita enviar van en el contexto ‘@email’; las llamadas se harán ‘@phone’, proyectos domésticos ‘@home'».

• Prioridad: «Opcionalmente, puede asignar una prioridad a las tareas que las colocará en la parte superior de la lista», escribe.

Al seguir la regla más importante de Trapani, una tarea por línea, y agregar estas etiquetas a cada tarea, todo.txt se convierte en una herramienta poderosa. Desde aquí, puede aprovechar la búsqueda de su documento para un proyecto o contexto en particular. «Cuando tiene unos minutos en el automóvil con su teléfono celular, puede verificar fácilmente sus tareas de ‘@phone’ y hacer una llamada o dos mientras tiene la oportunidad», escribe.

Si está familiarizado con su editor de texto, Trapani ofrece un conjunto de scripts para administrar su lista más fácilmente. Y para el resto de nosotros, ahora existe una aplicación sencilla.

Today.txt

John Henry Müller, diseñador de la startup Pack, todavía usa una aplicación de tareas pendientes, pero aun así, a veces se siente decepcionado al final de un día improductivo. Para combatir esto, se le ocurrió una rutina para establecer expectativas para un día productivo.

«Lo primero que hago cada mañana (después del café pero antes del correo electrónico) escribo tres oraciones en texto plano y luego guardo este documento en mi escritorio. Lo llamo today.txt», escribe en su blog.

La primera oración, explica, nombra la única cosa, enfatiza, que es más importante para usted.

Al canalizar a David Allen, Müller usa la segunda oración para dividir una cosa en tareas más pequeñas y procesables. «Te obliga a superar esa barrera intelectual que te impide empezar», escribe.

La tercera frase, «si hago esto y solo esto, hoy será un buen día», permanece igual pero hace dos cosas por Müller.

«Primero, sirve como un recordatorio de la satisfacción que obtiene al mantenerse disciplinado al concentrarse en una sola cosa», dice. «El segundo te libera de la presión de una lista abrumadora y molesta, permitiéndote sentirte relajado e inspirado».

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Realice un seguimiento de las tareas como archivos de escritorio

Zach Holman, uno de los primeros ingenieros contratados de GitHub en 2010, compartió el año pasado su nueva «aplicación de tareas». Aunque en realidad no es una aplicación, sino un script que crea una nueva carpeta en su escritorio para cada nueva tarea que ingresa, un método que también se puede hacer agregando manualmente una carpeta.

«Tiendo a adoptar un enfoque de TOC», escribe Holman en su blog. «Mantengo un escritorio limpio: debajo de tres íconos a la vez, preferiblemente. Tenía sentido usar mi escritorio como una especie de cubo que necesitaba vaciar: siempre está allí, y puedo colocar elementos breves y procesables allí porque eso perturba visualmente lo suficiente como para querer limpiarlo (y hacer la acción) «.

En correspondencia por correo electrónico esta semana, Holman dice que todavía está usando su método de archivo de escritorio para las tareas pendientes.

«Hay cinco archivos en mi escritorio en este momento, y probablemente haga tres mañana», dice. «Supongo que no me concentro específicamente en una cosa, pero para mí se trata de hacer lo menos posible y luego cerrar las cosas».

Holman también sigue Merlín MannLa regla de la bandeja de entrada cero y está obsesionado con borrar las notificaciones de su teléfono.

«Significa que tengo que pensar menos en lo que tengo que hacer a continuación; sólo miro y veo si algo me llama la atención».

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Escriba su lista en Markdown

Para aquellos que quieren una lista de tareas pendientes con casillas de verificación, dos herramientas de escritura con soporte para Markdown, un lenguaje de formato como HTML, son una gran alternativa.

GitHub

GitHub admite listas de tareas con su propia marca de Markdown. Todo lo que se necesita para cada tarea es [ ].

- [ ] a task list item - [ ] list syntax required - [ ] normal **formatting**, @mentions, #1234 refs - [ ] incomplete - [x] completed

Al hacerlo, se obtiene una lista de casillas de verificación que, cuando están marcadas o desmarcadas, el texto también se actualiza.

Sequía

Inspirado por GitHub, desarrollador y emprendedor Nathan Kontny también agregó listas de tareas pendientes de Markdown a su aplicación de escritura, Draft.

Simplemente cree una lista de Markdown con este aspecto, que se muestra en la página de características de Draft:

Y cuando esté viendo su documento, se verá así:

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Aproveche al máximo una hoja de cálculo

Por supuesto, existe la hoja de cálculo siempre versátil, ya sea que prefiera hojas de Excel o de Google Docs.

Arquitecto de TI Bernie Michalik en 2011 compartió su método de hoja de cálculo, que usaba una nueva hoja de trabajo para cada semana, en el blog Developer Works de IBM.

Michalik describe su formato:

• La columna A es la prioridad de la tarea.

• La columna B es una bandera arbitraria que utilizo.

• La columna C es una etiqueta de categoría. Tengo tres categorías de todos: Inicio, Proyecto (ect) y Admin. (Las columnas B y C funcionan juntas. Por ejemplo, puedo agrupar todas mis actividades relacionadas con el hogar relacionadas con mis hijos poniendo «Niños» en la columna B).

• La columna DI lo explicará más adelante.

• La columna E es la tarea real en sí

• La columna F es el día en que se trabajará y completará la tarea.

• La columna G es el estado de las tareas. Tengo tres: Completo, trabajando en él (WIP = trabajo en progreso) o Pendiente (aún no trabajando en él).

• La columna H es para comentarios de forma libre.

La columna D era simplemente un asterisco que le permitía a Michalik copiar y pegar parte de su lista de tareas pendientes en otra aplicación, como Workflowly, y hacer que se representara como una lista de viñetas (cada asterisco creaba una viñeta).

El método de hoja de cálculo de Michalik es solo uno de esos sistemas y, al igual que una aplicación, una hoja de cálculo también ofrece la solidez de la automatización y las notificaciones.

Zapier, una plataforma de automatización de aplicaciones, también le ayuda a hacer más con las hojas de cálculo, sin ningún tipo de secuencia de comandos.

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Crea una PDA Hipster con una pila de tarjetas de notas

En 2004, el bloguero Merlin Mann proclamó que estaba tomando su análogo de lista de tareas pendientes, abandonando su Palm V por una pila de tarjetas y un clip de carpeta. Lo llamó «The Hipster PDA», y aunque las PDA personales han sido reemplazadas por dispositivos iPhone y Android, el método de Mann sigue siendo popular hoy en día.

«Los demás fans de verán instantáneamente la aplicación aquí», escribe en su blog. «Intente usar una tarjeta de índice separada para cada elemento potencial de la bandeja de entrada que desee rastrear. Esto requiere llevar algunas tarjetas de repuesto más, pero ayuda a asegurarse de ‘perder el bucle’ tan pronto como se le ocurra la idea».

Cuando regrese a su oficina u hogar, le indica que procese las tarjetas como lo haría con cualquier otro artículo entrante. «Puede basar todo un sistema GTD en fichas, clasificándolas en pilas para ‘Acciones siguientes’, ‘Esperando’, ‘En algún momento’, etc.», escribe.

Aunque GTD no necesita ser el método que aplique. Mann anima a sus lectores a utilizar «lo que funcione para usted».

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Limite las tareas pendientes de su día Lista con notas adhesivas

Las fiables notas autoadhesivas. Desde su introducción en 1977, estos pequeños blocs de notas han aparecido por toda la oficina, por lo que no es de extrañar que existan métodos para mantener las tareas en ellos.

El coach de negocios y autor Mark McGuinness prefiere usar Post-It Notes debido a su limitación de tamaño, dice en el blog de 99U.

«El post-it superior contiene mi lista de tareas para hoy, y solo para hoy. Debido a que mi día es de un tamaño limitado, creo que tiene sentido limitar el tamaño de mi lista de tareas. Si no puedo encajar en el tareas del día en el Post-It, no es probable que las incluya en el día «, dice.

Usa la esquina superior izquierda para su «Una gran tarea» para realizar ese día, y luego usa el resto de la nota para enumerar sus otras tareas, aproximadamente en orden de prioridad. Para las tareas a las que no puede llegar, recurre al segundo Post-It not

«Esta es una variación del enfoque de la productividad de Do It Tomorrow que propugna Mark Forster en su libro del mismo nombre», explica McGuinness. «Mark hace una distinción entre listas ‘abiertas’ y ‘cerradas’. La lista interminable de tareas pendientes que describí al principio de este artículo es una lista abierta, porque siempre se pueden agregar nuevos elementos. La lista de tareas pendientes en mi Post-It es una lista cerrada, porque tiene un tamaño finito y no le agrego nada nuevo «.

Otras técnicas que emplean Post-It Notes te permiten pegar esas notas en la pared, como el método del tablero Kanban, en las categorías «En espera», «Tareas pendientes», «Haciendo», «Espera» y «Listo». O simplemente creando una cuadrícula con la tarea de mayor prioridad en la esquina superior izquierda y las tareas de menor prioridad en la esquina inferior derecha, como sugirió la entrenadora organizadora Liz Franklin.

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Siga un nuevo método de cuaderno

Los cuadernos, por supuesto, han sido durante mucho tiempo un lugar confiable para almacenar tareas pendientes, pero ¿qué método es mejor para administrar las tareas en la página? Aquí hay dos a considerar.

Sistema de gestión del tiempo de enfoque automático

El autor de gestión del tiempo Mark Forster promueve lo que él llama el Sistema de gestión del tiempo de enfoque automático. Aunque lo explica en detalle en su sitio web, ofrece una opción de «inicio rápido» y alienta a hacerlo, agregando «Leer el resto de las instrucciones» como una de sus tareas.

Para empezar, abra su cuaderno (de 25 a 35 líneas en una idea de página, dice) y escriba una lista larga de todo lo que tiene que hacer. Cuando piense en un nuevo elemento, simplemente agréguelo al final de la lista. Luego, recorra la lista una página a la vez de la siguiente manera:

– Lea rápidamente todos los elementos de la página sin realizar ninguna acción.
– Recorra la página más lentamente mirando los elementos en orden hasta que uno se destaque para usted.
– Trabaja en ese elemento durante el tiempo que tengas ganas de hacerlo.
– Tache el elemento de la lista y vuelva a ingresarlo al final de la lista si no lo ha terminado.
– Continúe recorriendo la misma página de la misma manera. No pase a la página siguiente hasta que complete una pasada de la página sin que se destaque ningún elemento.
– Pase a la página siguiente y repita el proceso
– Si va a una página y ningún elemento se destaca en su primer paso por ella, todos los elementos pendientes en esa página se descartan sin volver a ingresarlos. (Nota: Esto no se aplica a la página final, en la que todavía está escribiendo elementos). Utilice un resaltador para marcar los elementos descartados.
– Una vez que haya terminado con la página final, vuelva a comenzar en la primera página que todavía está activa.

Foster dice que no necesita una gran cantidad de tareas para comenzar, sino que lo alienta a que simplemente agregue tareas pendientes a medida que las piensa. Y, por supuesto, asegúrese de agregar la tarea de leer el resto de las instrucciones.

Para darle un giro a su sistema de gestión de tiempo de enfoque automático, consulte el último método de Foster, la gestión de tiempo aleatorio, en el que elige una tarea en la que trabajar utilizando un generador de números aleatorios.

Bullet Journal

El diseñador de interacción Ryder Carroll ha creado un sitio web dedicado a enseñar su método para administrar tareas en un cuaderno. El sitio, Bullet Journal, explica cómo hacer lo que él llama Registro rápido.

«Rapid Logging se basa en gran medida en el uso de notación de forma corta o viñetas», explica Carroll. «Las viñetas son oraciones cortas y objetivas que utilizará para registrar rápidamente las entradas en su diario. Le ayudarán a organizar sus entradas clasificándolas en tres categorías distintas: tareas, notas y eventos».

Para agregar una tarea o subtarea, use casillas de verificación vacías. Para incluir una nota («ideas, pensamientos, observaciones y entradas no procesables»), utilice una viñeta de punto sólido. Y para agregar un evento, algo que sucede en un momento específico, use un círculo vacío.

«Tenga en cuenta que las viñetas son solo una forma rápida de organizar una entrada. Una vez que haya registrado el evento, siéntase libre de escribir extensamente sobre él en la siguiente página disponible», instruye Carroll. De hecho, una vez que tenga las pautas establecidas, él lo alienta a usar el Bullet Journal como lo desee.

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Copiar el calendario de un comediante legendario

El último en esta lista es el calendario, el tipo físico, y una técnica aplicada que proviene del legendario comediante Jerry Seinfeld. En 2007, Lifehacker presentó al mundo el método de productividad de la estrella de la comedia con una publicación invitada del desarrollador de software Brad Isaac.

En un show de stand-up de Seinfeld, Isaac se acercó al entonces prometedor comediante y le pidió escuchar algún consejo para un joven cómico. «Lo que me dijo era algo que me beneficiaría toda la vida», escribe Isaac en Lifehacker.

Reveló un sistema de calendario único que usa para presionarse a sí mismo para escribir. Así es como funciona.

Me dijo que consiguiera un gran calendario de pared que tuviera un año entero en una página y que lo colgara en una pared prominente. El siguiente paso fue conseguir un gran marcador mágico rojo.

Dijo que por cada día que haga mi tarea de escribir, puedo poner una gran X roja sobre ese día. «Después de unos días tendrás una cadena. Solo sigue y la cadena crecerá más cada día. Te gustará ver esa cadena, especialmente cuando tengas algunas semanas en tu haber. Tu único trabajo siguiente es no romper la cadena «.

«No rompas la cadena», dijo de nuevo para enfatizar.

Aunque este método no ofrece la lista estándar de tareas pendientes, como la práctica today.txt de Müller, hace que las tareas importantes se marquen de su lista.

Descubra más lugares y métodos para las listas de tareas pendientes

Si mantiene su lista de tareas pendientes fuera de la aplicación, ¿qué lugar y método encuentra que funciona mejor? Comparta con los demás en los comentarios a continuación.

También puede disfrutar de este artículo: «Por qué su lista de tareas pendientes está rota y cómo puede solucionarlo«

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Automatice su lista de tareas pendientes con Zapier

Si confía en una lista de tareas, por otro lado, deje que Zapier lo ayude a agregar y realizar un seguimiento de las tareas más fácilmente.