¿Cuándo debería silenciarse durante una videollamada?

La gente pasa más tiempo que nunca en videollamadas, pero las grandes preguntas siguen sin respuesta. Específicamente: ¿cuándo se supone que debes silenciarte? ¿Y cuándo está bien dejar la cámara apagada?

Por lo que puedo decir, incluso las personas muy conocedoras de la tecnología no tienen idea de cuál es la etiqueta, por lo que es hora de una decisión definitiva:

Si hay cinco personas o menos en la llamada, no se silencie. Si hay seis o más, silencia a menos que seas la persona que está hablando en ese momento.

Eso es. Esa es la regla ahora. Gracias por leer.

Espera, ¿quieres que me explique? Bien, veamos por qué creo que esta es la regla objetiva y definitiva para todas y cada una de las videollamadas en el futuro, luego describa algunas excepciones. Después de eso, podemos hablar de video.

Por qué cinco personas es la línea definitiva para silenciarse en videollamadas

Todos pueden estar de acuerdo en que el silenciamiento por defecto es necesario para reuniones grandes. En Zapier, regularmente tenemos reuniones de manos libres con más de 300 participantes; sería un caos si todos dejaran sus micrófonos encendidos. Sin embargo, para reuniones con dos o tres personas, dejar los micrófonos encendidos permite que las conversaciones fluyan de forma natural.

Así que está claro que hay una línea, pero ¿cómo se me ocurrió el número cinco? Empecé encuestando a mis compañeros de trabajo de Zapier. Somos una empresa solo remota, lo que significa que pasamos tiempo en videollamadas. No todos estuvimos de acuerdo (y varias personas me siguieron), pero las respuestas más comunes fueron cinco o seis personas.

Esto parecía correcto, pero no estaba seguro de por qué, hasta que mi colega Erin habló.

Creo que esta es la verdadera razón por la que el silenciamiento es necesario para más de cinco personas. El software de videoconferencia solo muestra un número limitado de personas en la pantalla a la vez. Solo puede captar las señales no verbales de alguien si puede verlas, y las señales no verbales son esenciales para saber quién está a punto de comenzar a hablar o cuándo alguien ha terminado con lo que está diciendo. Si pierde esas señales no verbales, todos inevitablemente terminarán hablando entre sí. El retraso inherente a las videollamadas hace que esto sea aún peor, lo que significa que es imposible un flujo de conversación natural.

Básicamente, si puede ver a todos en la llamada, puede tener una conversación como si estuvieran todos en la misma habitación. Si no puede, entonces necesita apoyarse en la lejanía y silenciar.

Es cierto que esto se vuelve confuso. La cantidad de personas que puede ver a la vez depende del software de videoconferencia que esté utilizando y de cómo lo haya configurado. Se podría argumentar que el número real debería ser de cuatro, cinco o seis personas. Pero esto es Internet, y nadie se ha vuelto viral por ofrecer una visión inteligente y matizada de un tema complejo. Entonces: cinco personas es la regla.

¿Hay alguna razón para silenciar durante reuniones pequeñas?

Mi regla, que es eterna e indiscutible, tiene algunas excepciones. Aquí hay razones para silenciarse incluso si está en una reunión con menos de cinco personas:

• Alguien esta presentando. Algunas reuniones pequeñas incluyen presentaciones y es una buena idea silenciarse y escuchar. (Me gusta interrumpir las presentaciones con bromas, pero a nadie más le gusta esto de mí, así que me quedo en silencio).

• Hay obras, niños ladrando, perros gritando o cualquier tipo de ruido fuerte en las cercanías. Esto distraerá a todos; permanezca en silencio hasta que necesite decir algo.

• Estás comiendo. En general, no debes comer durante las reuniones de grupos pequeños, pero algunos días no son más que reuniones y tienes que comer en algún momento. Sin embargo, deje el micrófono apagado porque nadie quiere escuchar eso.

• Estas interrumpido. Las reuniones no ponen la vida en suspenso. A veces tendrá que levantarse para abrir la puerta o usar el baño. Solo asegúrate de silenciarte primero, especialmente si estás usando un auricular, porque de lo contrario oirás.

Probablemente pueda pensar en otras excepciones. Lo principal es no silenciarse durante una reunión pequeña a menos que tenga una buena razón.

¿Y el video? ¿Debo dejarlo encendido?

Probablemente también se esté preguntando si debería dejar el video encendido, así que tomemos otra decisión definitiva: siempre deja tu cámara encendida.

¿Por qué? Como mencionamos anteriormente, las señales no verbales hacen que sea mucho menos probable que las personas hablen entre sí. Sin embargo, incluso cuando no estás hablando, dejar la cámara encendida ayuda a que todos se sientan más como si estuvieran en la misma habitación, lo que hace que las reuniones se desarrollen mucho mejor.

Pero hay algunas excepciones. No dude en apagar su video si:

• Tu conexión a internet es mala. Una transmisión de video entrecortada es mucho peor que ningún video. Existe la posibilidad de que la gente pueda escucharlo claramente si apaga el video, así que hágalo.

• Actualmente estás en tránsito. Es probable que tu conexión no sea buena en la carretera. Tampoco podrá encuadrarse lo suficientemente bien como para que el video sea útil. Siéntete libre de apagarlo.

• Estás en una reunión grande y no planeas decir nada. No hay razón para mantener la cámara encendida si nadie te va a ver de todos modos. Si terminas hablando, debes volver a encender la cámara. Nadie se dará cuenta de que estás haciendo esto a menos que se estén desplazando por las transmisiones de video, lo que honestamente es una ofensa de etiqueta peor que dejar el video.

• Todos en la llamada acordaron hacer solo voz. El video es útil, pero a veces el audio es más fácil, especialmente para discusiones rápidas uno a uno.

Silenciar y deshabilitar el video de forma predeterminada al iniciar una reunión en Zoom

Puede que sea mejor dejar el video encendido y el micrófono sin silenciar durante una reunión, pero eso no significa que desee asistir a una reunión de esa manera, especialmente si a veces hace clic en una reunión antes de darse cuenta de que todavía está en bata de baño. A continuación, se explica cómo configurar Zoom para que el video y el audio estén apagados cuando se une por primera vez a una reunión. Luego, puede encender todo cuando esté realmente listo.

Abra Zoom y haga clic en el ícono de ajustes en la parte superior derecha.

Dirigirse a Video, Entonces revisa Apagar mi video cuando me una a la reunión.

Siguiente dirígete a Audio, Entonces revisa Silenciar mi micrófono al unirme a una reunión.

Recuerde encender su video y audio cuando comience la reunión, cuando sea apropiado.

No importa cuán asombrosa se vuelva la tecnología de videoconferencia: las videoconferencias nunca serán lo mismo que las presenciales. Llevar a cabo reuniones efectivas con esta tecnología requiere que usted sea consciente de las diferencias y desarrolle reglas informales, o definitivas, que cambien la vida, para facilitar las cosas.