Cómo usa Trello Trello para colaborar, planificar y comunicarse como equipo
Trello es una herramienta de colaboración flexible utilizada por más de 17 millones de personas de diversas formas. Los especialistas en marketing, gerentes de proyectos, desarrolladores de software, maestros de secundaria, gerentes de recursos humanos, planificadores de bodas, padres que se quedan en casa y planificadores de viajes, entre otros, han personalizado la herramienta visual para que se ajuste a sus necesidades.
Pero, ¿cómo utiliza la herramienta el equipo de 100 personas detrás de Trello?
Con la misma increíble cantidad de variedad que los ávidos usuarios de Trello.
El diseño simple de Trello, que gira en torno a espacios en blanco llamados «tableros» y notas Post-it virtuales llamadas «tarjetas», le brinda espacio para rastrear, planificar u organizar cualquier cosa que elija. El equipo de Trello se basa en más de 150 placas Trello para hacer crecer el producto y brindar soporte a los usuarios de Trello en todo el mundo. Y eso ni siquiera incluye los tableros de Trello personales y privados de los empleados.
Es seguro decir que Trello, la compañía, no funcionaría tan eficientemente sin su propio producto.
«Al administrar todo nuestro negocio en Trello, no solo todos los miembros del equipo se benefician de nuestro propio producto, sino que todos tenemos una comprensión integral del mismo», dice la gerente de marketing de contenido Lauren Moon. «Los puntos débiles de nuestros usuarios son nuestros puntos débiles, y sus delicias también son las nuestras».
Hablamos con cuatro empleados de Trello para averiguar cómo utilizan su propio producto para gestionar su trabajo diario. Únase a nosotros para mirar por la ventana de la oficina de Trello y obtenga consejos de Trello, directamente de la fuente.
Descubra cómo el equipo de Trello usa Trello para:
Cómo el equipo de Trello usa Trello para estructurar proyectos y tareas
Anna Lewis, directora de contratación, y su equipo hablan con los gerentes de la empresa para evaluar las necesidades de contratación. Para agilizar ese proceso, se basa en gran medida en una junta de «Recruiting Hub».
Las listas en la pizarra van desde «Anticipando la necesidad», donde se agregan tarjetas para las vacantes de trabajo que están por venir, hasta «Activamente abiertas y publicadas», donde las tarjetas se mueven una vez que están activas en la página de trabajos de Trello). El equipo de reclutamiento inserta una lista de verificación en cada tarjeta para asegurarse de que se completen todas las tareas antes de que la tarjeta se pueda mover a otra lista.
«Las listas de verificación incluidas en las tarjetas nos ayudan a tomar decisiones desde el principio», dice Lewis. «Nos impide llegar a la etapa de entrevistas para un puesto y seguir discutiendo qué ejercicios dar a los candidatos. En ese momento, ya estamos listos para comenzar».
Para maximizar la transparencia, el equipo de reclutamiento completa los detalles sobre el rol en el campo de descripción de cada tarjeta de Trello. Una tarjeta de plantilla en el extremo izquierdo del tablero ayuda a asegurarse de que cada tarjeta siga el mismo formato de rebajas.
«Si alguien que no ha sido informado sobre el rol aparece brevemente en el tablero de Recruiting Hub, puede mirar el campo de descripción de la tarjeta de Trello y obtener una vista muy rápida de los conceptos básicos para ese proceso de reclutamiento en particular», dice Lewis. .
El equipo de reclutamiento creó su junta hace solo tres meses. A medida que aumentaban las necesidades de contratación de Trello, desarrollaron una forma más organizada y transparente de preparar nuevos puestos de trabajo.
Esa es una gran ventaja de usar Trello, según Moon: puede cambiar sus tableros de Trello a medida que avanza, lo cual es especialmente útil para crecer y cambiar de equipo. «Es muy interesante ver que los tableros evolucionan a medida que los equipos crecen y los proyectos cambian», dice Moon. El equipo de Moon, por ejemplo, cambió la forma en que etiquetan las tarjetas en su tablero de «Calendario editorial» para reflejar mejor cómo se ha desarrollado la estrategia de contenido de Trello con el tiempo.
Es muy interesante ver que los tableros evolucionan a medida que los equipos crecen y los proyectos cambian.
Lauren Moon, directora de marketing de contenidos
«En lugar de etiquetar las tarjetas con etiquetas basadas en la persona (como ‘Trello para profesores’), etiquetamos cada tarjeta de acuerdo con cuál de nuestros parámetros de contenido encaja», dice Moon. «También comenzamos a agregar etiquetas a las tarjetas en función de si el contenido encaja en la parte superior, media o inferior del embudo de ventas. Ese fue un gran cambio y te obliga a pensar en el contenido de manera diferente».
Otros cambios recientes que el equipo ha realizado en el tablero del Calendario editorial incluyen convertir una de las listas del tablero en un tablero completamente separado.
«Solíamos tener una lista en la que simplemente añadíamos ideas o enlaces a artículos o recursos interesantes», dice Moon. «Terminó esencialmente convirtiéndose en una lista de ‘cajón basura’ porque no era procesable. Fue abrumador de ver. Ahora tenemos dos tableros: el tablero del Calendario editorial es solo para piezas que estamos escribiendo actualmente y que tienen un fecha de vencimiento. Si no tiene una fecha de vencimiento, va al tablero de ‘Recursos’ «.
La creación de este tablero de recursos derivado ayudó a informar lo que ahora es un mantra de Trello de Moon: siempre separe las tareas procesables de los elementos de referencia no procesables mediante el uso de diferentes tableros de Trello.
«Me ha resultado útil hacer una distinción clara entre un tablero que es procesable (con listas de» por hacer «,» haciendo «y» hecho «) y un tablero que sirve como depósito de información», dice Moon. «Esos tableros no contienen elementos de acción, solo elementos de referencia».
Consejo profesional de Trello: Personalizar sus tableros Trello con diferentes fondos no es solo por diversión, también puede ayudarlo a aumentar su productividad. Moon se llama a sí misma una «conocedora del fondo de tablero» porque cada uno de sus tableros Trello tiene un fondo diferente (preferiblemente, uno de colores brillantes). De esa manera, cuando ella tiene unos pocos muchas pestañas de Trello se abren en la misma ventana, ella puede saber qué tablero es cuál con solo un vistazo.
Los tableros accionables son especialmente útiles para abordar proyectos en equipo. El CMO JD Peterson dice que usa principalmente tableros de Trello para rastrear proyectos a corto plazo, como lanzamientos de productos: «Los tableros basados en proyectos generalmente se crean para lanzamientos importantes que involucran a más de una persona. Es posible que esté mirando un tablero constantemente en este momento, pero una vez que se lance el producto, la placa se archivará y desaparecerá de mi mundo «.
Por ejemplo, Peterson y el resto del equipo de lanzamiento crean una placa Trello para cada lanzamiento de un nuevo Trello Power-Up (también conocido como un conjunto adicional de características para mejorar la funcionalidad principal del producto). Cada placa de lanzamiento de Power-Up está configurada de la misma manera, dice Peterson. La lista de la izquierda en cada tablero se reserva como una lista de «Información útil», que incluye detalles específicos del proyecto, como el cronograma, el objetivo y la descripción. De esa manera, los detalles importantes son lo primero que ven los miembros del equipo.
“Luego, a la derecha, están las listas que usamos para realizar un seguimiento de las tareas de lanzamiento, que incluyen: ‘Pendientes’, ‘En progreso’, ‘Listo para el lanzamiento’ y ‘En vivo’”, dice Peterson. «Nos gusta la estructura de estas listas en nuestro tablero de lanzamiento de Power-Up, así que simplemente lo clonamos para el próximo lanzamiento».
Bonificación: cómo el equipo de Trello usa Trello fuera del trabajo El equipo de Trello no solo usa Trello en la oficina, sino también en casa. Lewis y su esposo usan una tabla Trello para rastrear el trabajo doméstico. Peterson usa un tablero de Trello para obtener ideas de regalos para su esposa durante todo el año, por lo que no se queda perplejo cuando se acercan las vacaciones y los cumpleaños: «Si la escucho mencionar algo que le gusta, agrego una tarjeta al tablero», dice Peterson. «¡Quizás debería incluso invitar a sus amigos a la junta!»
Cómo el equipo de Trello usa Trello para mejorar la comunicación
El uso de tableros de Trello en toda la organización de Trello en su conjunto ayuda a aumentar la transparencia y simplificar la comunicación entre equipos, dice la especialista en soporte Michelle Earhart. Esto es especialmente importante para Earhart y el equipo de soporte, ya que pasan gran parte de sus días recibiendo comentarios de los clientes y haciéndolos llegar a las personas adecuadas.
Cuando un cliente escribe en Trello sobre un posible error, por ejemplo, en lugar de un especialista de soporte que depende de la mensajería instantánea o un sistema de seguimiento de problemas, canalizará los comentarios directamente al tablero de Trello del equipo correcto.
«Cada uno de nuestros equipos de ingeniería, incluidos los equipos web, iOS y Android, tiene sus propios tableros», dice Earhart. «Las estructuras de sus juntas dependen del equipo, pero una característica común es que todos sus directorios tienen una lista de «entrantes». De esa manera, un agente de soporte puede colocar una tarjeta en la lista ‘entrante’ sobre un posible error. Sabemos que el equipo revisará esa lista al menos una vez a la semana «.
Al agregar tarjetas de Trello al tablero de otro equipo, el equipo de soporte puede estar seguro de que se tomarán medidas sobre cualquier posible error (en lugar de preocuparse de que se pasen por alto accidentalmente en un lugar como Slack).
De manera similar, el equipo de soporte agrega solicitudes de funciones a la lista «Bandeja de entrada» en el tablero de «Solicitudes de funciones» de la gestión de productos.
«Cuando los usuarios escriben con comentarios y solicitudes de funciones, lo agregamos como una tarjeta en el tablero ‘Solicitudes de funciones’ y le damos a esa tarjeta un plazo de 2 semanas», dice Earhart. «Entonces los gerentes de producto pueden suscribirse a esas tarjetas».
Por supuesto, si el equipo quiere hablar sobre un comentario en particular de un cliente de inmediato, crean una tarjeta de Trello en el tablero correspondiente y luego pegan el enlace a la tarjeta en Slack. Los detalles clave sobre la tarjeta, como la descripción de la tarjeta, aparecen para que la gente los discuta de inmediato.
«Todo nuestro trabajo ya está hecho en Trello, por lo que es muy útil para nosotros ‘desplegar’ tarjetas de Trello en Slack», dice Earhart. «Le brinda toda la información allí mismo, en lugar de un enlace misterioso en el que hace clic y abre por separado».
El equipo de contenido de Moon también usa una lista «entrante» en su tablero de «Calendario editorial», que les ayuda a recopilar ideas de contenido de toda la organización. Almacenar las ideas en la lista «entrante» permite al equipo echar un vistazo a cada idea antes de mover la idea a otra lista o tablero.
«Cuando alguien coloca una tarjeta en nuestra lista ‘entrante’, el equipo de marketing analiza el contenido», dice Moon. «Incluso si decidimos que no es adecuado para nuestro blog, nos gusta pensar en dónde más se podría publicar el contenido».
Cómo el equipo de Trello usa Trello para realizar reuniones
En algunas empresas, la palabra «reunión» se ha convertido en sinónimo de «chupar el tiempo». Pero el equipo de Trello combate esto usando tarjetas de Trello para ayudar a guiar las agendas de las reuniones y mantenerse eficiente. La eficiencia del tiempo es especialmente importante para Peterson, quien pasa la mayor parte de su tiempo en reuniones.
«Definitivamente tengo un programa de reuniones muy pesado, con varias reuniones de equipo, reuniones individuales, reuniones basadas en proyectos y reuniones ejecutivas», dice Peterson. «Pero, la mayoría de nuestras reuniones terminan temprano. El producto Trello en sí es una gran parte de por qué las reuniones son mucho más eficientes en Trello que en otras empresas en las que he trabajado».
La mayoría de nuestras reuniones terminan temprano. El producto Trello en sí es una gran parte de por qué las reuniones son mucho más eficientes en Trello que en otras empresas en las que he trabajado.
JD Peterson, director de marketing
Peterson organiza al menos cinco reuniones semanales individuales con sus subordinados directos. Utiliza tableros de Trello para todos ellos. De esa manera, ambas personas en la reunión pueden ver lo que hay sobre la cubierta para discutir y agregar a la agenda ellos mismos.
«Mientras pensamos en las cosas durante la semana, colocamos las cartas en el tablero uno a uno», dice Peterson. «También tenemos tarjetas recurrentes que representan metas de desarrollo, profesionales y trimestrales. Hace que las reuniones sean grandiosas porque nos mantiene al día con el tiempo. Y, lo más importante, tiene un registro de lo que discutió cada semana».
Otros equipos también llevan a cabo sus reuniones semanales utilizando Trello: el equipo de soporte, por ejemplo, basa sus reuniones en tarjetas en la lista de la izquierda de su tablero de Trello.
«Revisamos esta lista y asignamos tarjetas a los propietarios de proyectos agregando miembros a las tarjetas», dice Earhart. “Luego, cada semana revisamos cada tarjeta de la lista y nos preguntamos: ‘¿Movimos la aguja aquí? Si no lo hicimos, ¿qué sucedió?’ A veces, el propietario del proyecto decide que la tarjeta necesita su propio espacio y la convierte en un tablero separado. Luego, se vincula a ese tablero desde la tarjeta original «.
El equipo de contenido también sigue estrictamente un tablero de Trello durante las reuniones para que sigan funcionando de manera eficiente, pero usa etiquetas para decidir qué se discutirá en la reunión:
«Usamos la etiqueta ‘discutir’ como un marcador de lo que vamos a discutir en la próxima reunión», dice Moon. «Si hay algo que alguien quiere discutir, etiquetan una tarjeta de Trello, lo discutimos en esa reunión y luego lo asignamos. Durante toda la reunión, solo discutimos estas tarjetas. Si no está etiquetado en la pizarra, no discutirlo.»
Fuera de las reuniones semanales del equipo de reclutamiento, también se reúnen con varios equipos sobre las próximas necesidades de contratación: cada tarjeta en el tablero de Recruiting Hub tiene su propia reunión. El equipo de reclutamiento dirige cada reunión escribiendo una agenda en Google Docs y luego vincula el documento a la tarjeta de Trello correspondiente.
«Tenemos una reunión inicial para cada función cuando estamos en las primeras etapas», dice Lewis. «Realmente pone a todos en la misma página, por lo que hacemos menos cambios en la función más adelante. En la agenda de Google Doc, todos intervienen con comentarios. Vinculamos a todo eso justo en la parte superior de la descripción de la tarjeta de Trello campo.»
Cómo el equipo de Trello usa Trello para mantenerse al día, sin sobrecarga de notificaciones
Debido a que el equipo de Trello usa tanto Trello, podría pensar que los miembros del equipo lidian con una avalancha de notificaciones por correo electrónico de Trello durante todo el día; cada vez que un miembro del equipo comenta en una tarjeta, por ejemplo, podría recibir tanto una notificación en la aplicación como un correo electrónico. Así es como el equipo de Trello usa las notificaciones, para que estén siempre al tanto, sin demasiado ruido.
Moon aprovecha el hecho de que puede administrar sus notificaciones de Trello suscribiéndose solo a foros específicos.
«Vivo en Trello, así que no necesito tanto las notificaciones por correo electrónico», dice Moon. «Solo estoy suscrito a dos tableros de Trello, por lo que no recibo ningún correo electrónico de otros tableros a menos que alguien me mencione con una @ mención».
Incluso cuando Moon recibe notificaciones por correo electrónico de Trello, se esfuerza por minimizar esas distracciones.
«Para esos correos electrónicos, los filtro a una carpeta determinada, para que no me notifiquen en mi teléfono», dice Moon. «Soy un poco exigente con las notificaciones móviles. De esa manera, solo interactúo con los correos electrónicos cuando estoy frente a mi computadora y listo para lidiar con ellos, no mientras estoy distraído en casa, preparando la cena, etc. «
Además de activar o desactivar sus notificaciones de Trello, Earhart administra sus notificaciones de Trello dentro de Slack mediante la aplicación Trello para Slack.
«Estoy literalmente siempre en Slack; no lo apago», dice Earhart. «La aplicación es muy útil porque despliega tarjetas automáticamente dentro de Slack. Desde allí, puedo suscribirme a tarjetas específicas cada vez que veo ciertas tarjetas y pienso, ‘Oh, quiero escuchar más sobre esto'».
Peterson, por otro lado, opta por no recibir notificaciones por correo electrónico y se basa únicamente en las notificaciones en la aplicación de Trello para mantenerlo actualizado.
«Apago las notificaciones por correo electrónico porque encuentro que se vuelve demasiado ruidoso debido a todos los tableros de Trello en los que estoy involucrado», dice Peterson. «En su lugar, utilizo las notificaciones en la aplicación: cada pocas horas durante el día, miro el ícono de la campanita roja y busco cosas a las que deba saltar de inmediato».
Cómo el equipo de Trello maximiza sus horarios
Además de las notificaciones de domesticación, los miembros del equipo de Trello también tienen estrategias para manipular otras distracciones. Por ejemplo, Trello ayuda a Lewis a mantener un horario diario que funcione para ella, no según las marcas de hora en un calendario o listas largas e inaccesibles de tareas pendientes. Lewis se basa en un tablero de Trello «To-Dos» para mantenerla al día con las tareas diarias recurrentes.
Su primera tarea matutina es constante: encuestar todos los roles abiertos y obtener las actualizaciones necesarias de los reclutadores. Una vez hecho esto, mueve la tarjeta a una lista de «hechos». Luego, va y viene entre revisar el correo electrónico y completar una tarjeta en su tablero de Trello.
«Me siento responsable de estar al tanto de mis correos electrónicos porque algunos elementos pueden ser urgentes con la contratación; tengo que ser bastante receptivo», dice Lewis. «Así que haré una tarjeta de Trello a la vez, pero no revisaré mi correo electrónico en el medio de esa tarjeta. Soy bastante disciplinado a la hora de asegurarme de obtener una sola tarjeta de Trello. tarjeta. De esa manera, no me interrumpirán durante las tareas importantes. Eso me ayuda a crear un poco de estructura en un rol que requiere una enorme capacidad de respuesta «.
Con solo tres listas en su tablero diario de Trello: «diario», «ventanas emergentes» (que se utilizan para capturar tareas aleatorias a lo largo del día) y «listo», Lewis simplifica su día.
«Se necesitan diferentes cantidades de tiempo en un día determinado para hacer diferentes cosas», dice Lewis. «Así que mi tablero personal de Trello es muy fluido. Se trata menos de un horario exacto o una lista de tareas, y se trata mucho más de tener un ritmo diario. Soy un gran creyente en los ritmos. De lo contrario, estaría dividiendo mi atención demasiado.»
Peterson dice que encuentra que limitar las actividades, como las llamadas telefónicas o las conversaciones de Slack, a solo ciertos momentos del día lo mantiene productivo.
«Una cosa importante para mí es el tiempo libre», dice Peterson. «Me he visto atrapado mirando constantemente a Slack, así que me tomo dos horas de mi día para apagarlo. De lo contrario, definitivamente me encuentro atrapado en demasiado ruido. Otra táctica para mí es que literalmente no conteste mi teléfono a menos que tenga un conjunto de llamadas específico, lo que me ayuda a mantener el rumbo del tiempo «.
Para ser más productiva, Earhart recurre a una técnica llamada «fragmentación» en la que divide su día en tres categorías: mañana, tarde y noche. Luego, asigna tareas a cada uno, según corresponda.
«Puedo meterme fácilmente en las malas hierbas programando demasiado día a hora, así que en lugar de eso me pregunto: ‘¿En qué trabajas esta mañana?'», Dice Earhart. “Entonces me digo a mí mismo: ‘Escribe tus correos electrónicos y luego trabaja en estos dos artículos’. Entonces, ¿qué estás haciendo por la tarde? ‘Bueno, responderé mis correos electrónicos, monitorearé Twitter y luego trabajaré en este proyecto’. Llevo un registro de este horario impreciso en papel y lápiz. De esa manera, no es demasiado intimidante «.
Cómo el equipo de Trello usa Zapier con Trello
Como habrás adivinado, en Zapier estamos obsesionados con las integraciones. Trello es una de las principales herramientas que las personas incorporan en sus integraciones de Zapier (también conocidas como «Zaps»). Aquí algunos ejemplos:
Es por eso que teníamos especial curiosidad por preguntar al equipo de Trello cómo usan Zapier.
El equipo de soporte de Trello dice que utilizan Zapier para automatizar su proceso de solicitudes de swag de Trello. Establecieron un Zap simple que envía nuevas entradas desde la herramienta de formulario en línea Wufoo a Trello.
«Cuando los empleados quieren enviar regalos, tenemos un formulario que pueden usar para asegurarse de que tenemos información estandarizada de ellos», dice Earhart. «De esa manera, quienquiera que esté manejando el botín no se va a volver atrás y decir, ‘Oh, olvidaste un número de teléfono’ o ‘No sé qué talla de camisa quiere esta persona'».
Ahora, en lugar de que el equipo de soporte copie y pegue manualmente las nuevas entradas de Wufoo en Trello, Zap se encarga de ello automáticamente. Entonces, pueden cumplir con la solicitud de botín más rápidamente.
Independientemente de la información que esté capturando con un formulario en línea, puede enviarla automáticamente a Trello, como lo hace el equipo de soporte de Trello, con Zaps como estos:
El equipo de marketing de contenido de Trello también utiliza Zapier para integrar la herramienta de formulario en línea Jotform con Trello. Este Zap ayuda al equipo a examinar rápidamente las ideas editoriales de sus autónomos, sin transferir manualmente las ideas de Jotform a Trello.
En lugar de ingresar manualmente las ideas de los autónomos en Trello, el equipo de contenido puede sentarse y dejar que Zap haga el trabajo. Luego, el equipo puede concentrarse en compartir pensamientos sobre la idea editorial.
«Un Zap envía los datos del formulario a un tablero de Trello que solo nosotros vemos», dice Moon. «Etiquetaré la nueva tarjeta con una etiqueta de ‘sí’, ‘no’ o ‘tal vez’. Me gusta poder ver la tarjeta en Trello de inmediato cuando hay nuevas presentaciones».
El equipo de marketing de contenido también usa Zapier para agregar automáticamente los mensajes de Gmail enviados a una dirección de correo electrónico compartida en particular a un tablero de Trello. De esa manera, el equipo de marketing de contenido puede reclamar los correos electrónicos entrantes y colaborar en las respuestas antes de enviarlos.
El equipo de soporte también usa una variedad de Zaps para enviar información desde varios lugares, como la aplicación de soporte al cliente Help Scout y Trello, a Slack. Debido a que estos Zaps envían información crucial a Slack, el equipo de soporte recibe una notificación de inmediato y puede atender las solicitudes más rápido.
Dado que los usuarios de Trello viven en todo el mundo y hablan diferentes idiomas, el equipo de soporte también usa Zapier para traducir automáticamente los correos electrónicos al inglés. El hecho de que los correos electrónicos ya estén traducidos al inglés «es un gran ahorro de tiempo», dice Earhart.
Consejo profesional: El equipo de Trello también usa Zaps para automatizar tareas personales importantes. Para Earhart, la oportunidad de ver el musical «Hamilton» es importante. «Tengo un Zap configurado para enviarme un mensaje directo con los resultados de la lotería de Hamilton todos los días a las 4 pm», dice. Con los resultados de la lotería de Hamilton enviados directamente a Slack, puede mantenerse informada sin cambiar de aplicación ni perder la concentración durante la jornada laboral.
El equipo de Trello y el futuro de Trello
El equipo de Trello colabora de forma única utilizando su propio producto. Funcionan de una manera que el CEO Michael Pryor prevé que hagan todos los equipos mientras usan Trello, dijo en una entrevista con Intercom:
«Pienso en Trello como un lugar para que todos se preocupen por lo mismo», dice Pryor. «Por eso tienes esa pizarra en tu oficina. Estamos enfocados en la vista del equipo, de la misma manera que si estuvieras en el bosque y te perdieras, querrías tener tu mapa o tu GPS. Lo miraba, y todos lo miraban para ver dónde estaban y adónde tenían que ir «.
Pienso en Trello como un lugar en el que todos se preocupan por lo mismo.
Michael Pryor, director ejecutivo
A medida que el equipo de Trello haga crecer su producto en el futuro, también lo hará la forma en que utiliza su propio producto.
Sigue leyendo: Trello Everything: 28 formas de maximizar su trabajo con la herramienta Visual Task Management
O comience a crear sus propias integraciones de Trello hoy mismo.
Fotos tomadas por Rob Tannenbaum de Rob T Photo
