Cómo generar automáticamente gráficos e informes en Google Sheets and Docs

Ha recopilado datos, tal vez estadísticas sobre su última campaña de marketing o sus datos de ventas del año pasado. Necesita descubrir las tendencias, crear algunos gráficos y convertirlos en un informe o presentación. ¿No sería bueno tener un asistente que pudiera hacer eso por usted?

Las computadoras no son tan buenas para soñar con nuevas ideas. Sin embargo, son excelentes para encontrar tendencias en datos y procesar números, perfectos para ese trabajo de creación de gráficos. A continuación, le mostramos cómo puede utilizar los últimos bits de inteligencia artificial de Google para encontrar tendencias en su próxima hoja de cálculo, documento o presentación con la herramienta.

Explorando los datos de su hoja de cálculo

Explore es una de las funciones más nuevas del conjunto de aplicaciones de Google. En toda la suite, Explore intenta recomendar los mejores conocimientos para agregar a su documento o las mejores formas de formatear sus datos. Es mejor en Hojas de cálculo, donde en realidad puede responder preguntas sobre sus datos en un lenguaje sencillo. Es una herramienta que definitivamente querrá formar parte de su flujo de trabajo habitual. Así es como funciona.

Simplemente cree una hoja de cálculo como de costumbre, llena con sus datos y organizada con encabezados de columna. Las mejores hojas de cálculo para Explore son hojas de cálculo reales formateadas como las usarías realmente, con datos diseñados para ser comparados o resumidos. Una lista de nombres de ciudades o títulos de libros no le daría a Explore mucho con lo que trabajar; Sin embargo, una lista de ciudades con sus puntajes de índice de población y contaminación o una lista de libros con sus números de ventas y fechas de publicación funcionan bien.

Ahora que tiene su hoja de cálculo, toque el botón Explorar en la esquina inferior derecha de Hojas de cálculo de Google. Eso abrirá una barra lateral con Respuestas, Formato y Análisis, cada uno diseñado específicamente para sus datos en esa hoja de cálculo.

Análisis es el más sencillo: gráficos y estadísticas prefabricados extraídos de sus datos. Google examinará su hoja de cálculo, decidirá algunas de las mejores formas de visualizar los datos y las convertirá en gráficos. Debajo del gráfico, explicará los hallazgos, tal vez indicándole el rango de los datos o cuánto cambiaron por año. Toque la lupa para ver una copia a pantalla completa del gráfico, o toque el + icono para insertarlo en su hoja de cálculo.

Formateo es la herramienta más sencilla: simplemente toque uno de los esquemas de color sugeridos para rediseñar su hoja de cálculo. O haga clic en el botón para abrir las herramientas de diseño de la hoja de cálculo.

Respuestas es la parte más poderosa y fascinante de Explore, la herramienta que se siente como un asistente de IA muy simple integrado en su hoja de cálculo. Hojas de cálculo de Google muestra algunas preguntas predeterminadas como «Promedio de» o «Correlación entre y» en la parte superior de la barra lateral Explorar. Tócalos para obtener esa respuesta, para una manera fácil de explorar tus datos. O seleccione algunos datos en la hoja de cálculo, digamos una columna de números, y la pestaña Explorar mostrará su suma, promedio y otros cálculos rápidos en la parte superior derecha.

Para llevar Respuestas más lejos, escriba su propia pregunta en el cuadro de búsqueda Explorar. Pregunte algo que sea fácil de encontrar con una fórmula de hoja de cálculo estándar, como «¿Qué año tuvo las mejores ventas?» en una hoja de cálculo con una columna y, y Explorar probablemente encontrará la respuesta correcta. Para confirmar la respuesta, o simplemente para ver cómo la encontró Hojas de cálculo de Google, haga clic en el enlace en la parte inferior del bloque de respuestas. Eso también puede ayudarlo a ver si la respuesta fue incorrecta. Por ejemplo, Hojas de cálculo utilizó el =Max() fórmula en la columna del año cuando pregunté cuál era el mejor año de ventas en mi hoja de cálculo, algo que solo decía qué año era el más alto (que siempre devolvería el año más reciente).

Por lo tanto, no es perfecto, pero es divertido, y los gráficos y los datos son una excelente manera de extraer información rápidamente de sus datos.

Explorando sus documentos

Explorar no es tan inteligente en todas partes, pero sigue siendo útil. En Google Docs, la aplicación de procesamiento de texto de Google, Explore lo ayudará a investigar sin tener que abrir otra pestaña.

Simplemente comience a escribir su documento y Google Docs reconocerá las tendencias y los temas sobre los que está escribiendo. Extraerá los 3 primeros y los mostrará en la barra lateral Explorar. A continuación, mostrará imágenes e «investigaciones relacionadas» con un enlace y una vista previa de la Búsqueda de Google.

Las imágenes son una forma rápida de hacer que su documento se vea mejor sin mucho trabajo, aunque su relevancia puede variar según el tema. Para el informe de un estudiante de la escuela, puede ser una forma útil de encontrar imágenes de los animales o países sobre los que están escribiendo; para la redacción de negocios, quizás menos. Simplemente haga clic en el + junto a una imagen para insertarla en su documento, o arrástrela y suéltela en el lugar que desee.

La parte más útil de Explorar en Documentos es el cuadro de búsqueda. Escriba lo que desee, o haga clic en uno de los temas sugeridos en la parte superior, para buscarlo en Google, Google Imágenes o Google Drive. La primera es una forma rápida de hacer una investigación de su doc; este último es el más útil para abrir rápidamente sus archivos y documentos más antiguos. Simplemente toque el documento o la hoja de cálculo correspondiente para abrirlo en una nueva pestaña.

Explorando sus presentaciones

En Presentaciones de Google, el compañero de presentación de Documentos y Hojas de cálculo, Explore intenta ser una herramienta de diseño. Agregue texto e imágenes sin procesar a sus diapositivas, luego toque Explorar y le sugerirá los mejores diseños de diapositiva para esos datos. Funciona mejor con 2 elementos centrales en la diapositiva, digamos una imagen y un cuadro de texto, o dos imágenes, o un encabezado y un cuadro de texto, y hace un trabajo decente ayudándole a armar presentaciones más rápido.

También tiene la misma barra de búsqueda, una forma práctica de buscar en la web y en sus propios documentos. La búsqueda de imágenes también puede ser aún más útil aquí, ya que es más probable que necesite imágenes para sus presentaciones.

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