8 funciones de Google Calendar que debería comenzar a usar ahora

Probablemente no pases mucho tiempo en Google Calendar ni te obsesiones con las nuevas funciones de Google Calendar. Eso es algo bueno: los calendarios son para planificar su tiempo, no para gastarlo. Pero Google Calendar obtiene nuevas funciones con regularidad, y es muy probable que se haya perdido algunas en los últimos años.

Te tenemos cubierto. Estas son algunas de las funciones de Google Calendar agregadas hace relativamente poco tiempo que es posible que se haya perdido.

1. La vista Programación

Este está ligeramente oculto: una vista de Programación que puede mostrarle a usted y los calendarios de sus colegas uno al lado del otro. Funciona mejor con cuentas de Google Workspace (anteriormente G Suite) en una empresa donde se comparten los calendarios de todos. Agregue los calendarios de sus compañeros de trabajo desde la barra lateral izquierda, luego seleccione el Día ver desde el menú en la parte superior izquierda de Google Calendar.

Ahora, haga clic en la marca de verificación junto al calendario de un compañero de trabajo y podrá ver su horario al lado del suyo para ese día. ¿Necesitas ver un día diferente? Utilice el minicalendario de la barra lateral izquierda para seleccionar un día diferente o las flechas de la parte superior para pasar por los eventos día a día.

No puede mover eventos entre los calendarios; después de todo, los otros calendarios son propiedad de otras personas, pero es una forma práctica de ver cuándo otras personas de su equipo están libres u ocupadas.

2. Programar salas de reuniones

Los calendarios son por tiempo, pero Google Calendar también puede ayudarlo a organizar el espacio. O espacios, al menos. Justo al lado de la pestaña donde agrega asistentes al evento, hay una pestaña fácil de perder, donde puede buscar en las salas de reuniones disponibles de su empresa, ver qué características tienen y agregarlas a un evento directamente.

Al igual que agregar asistentes a un evento, debe escribir el nombre de la sala para ver las salas que coinciden, luego puede filtrar por disponibilidad para ver solo las salas que estarán libres durante el tiempo de su reunión. Una vez que haya guardado la cita, no tendrá que preocuparse por la reserva doble de una sala de reuniones (o la necesidad de recordarle a su equipo dónde se reunirá en el último minuto).

Y no hay razón para limitar esta función al espacio físico. En Zapier, lo usamos para reservar cuentas compartidas de Zoom.

3. Herramienta de espacios para citas simplificada

Google agregó un botón debajo del nombre del evento hace unos años, junto con las opciones y. Es una forma de marcar el tiempo en su calendario como gratuito para reuniones, con un enlace que puede compartir con otros para que puedan reservar una cita con usted durante uno de esos intervalos de tiempo.

Para agregar espacios para citas, abra la vista Día, Semana, 4 días o Programación, y haga clic y arrastre sobre el período de tiempo en el que desea programar reuniones. Haga clic en el botón, luego elija cuánto tiempo desea que dure cada reunión. O haga clic en el botón para hacer que esos espacios se repitan y para agregar una descripción, invitados y sala de reuniones al espacio de tiempo.

Una vez agregado, haga clic en el evento, luego haga clic en el enlace en la descripción para abrir un calendario de reserva en una nueva pestaña. Copie ese enlace y compártalo con otras personas para que puedan reservar una cita con usted desde uno de los espacios disponibles para citas. Incluso podría incluir el enlace en su firma de correo electrónico para compartirlo fácilmente con todos.

Ahora, cuando alguien quiera reunirse contigo, puede abrir tu calendario, ver cuándo estás ocupado y reservar una cita en un momento en el que te hayas marcado como libre, no solo cuando haya un espacio en blanco en el calendario. Es una excelente manera de simplificar la reserva de reuniones sin correos electrónicos de ida y vuelta.

4. Informe a sus compañeros de trabajo cuándo estará desconectado

Cancelar todas las reuniones a las que de otro modo tendría que asistir es quizás la mejor parte de planificar unas vacaciones. Sin embargo, también es la peor parte, porque tienes que revisar tu calendario y rechazar individualmente todas esas reuniones.

Pero debido a la función fuera de la oficina de Google Calendar, no es necesario.

Esta es otra de las opciones a la hora de crear un nuevo evento. Marque un bloque de tiempo como fuera de la oficina y todas las citas durante ese tiempo se rechazarán en forma masiva. Google Calendar también rechazará cualquier invitación futura que reciba durante ese tiempo.

Continúe y evite que sus compañeros de trabajo reserven reuniones a las que no puede asistir.

5. Ver más con una vista de año

Google Calendar tiene una vista de año. Probablemente no se dio cuenta de que lo agregaron, pero lo hicieron. Puedes usarlo.

Haga clic en el menú de vista en la parte superior derecha y seleccione Año (o presione Y en el teclado) para ver todo el año de un vistazo. Las fechas con eventos no están resaltadas en absoluto, pero puede hacer clic en una fecha para ver todo lo programado en una ventana emergente. O haga doble clic en una fecha para abrirla en la vista Día.

6. Encuentra cualquier cosa con la búsqueda avanzada

Google Calendar solía tener una función de búsqueda bastante mala, lo cual es irónico viniendo literalmente de Google. Eso cambió hace unos años; ahora hay una búsqueda avanzada.

Haga clic en el ícono de búsqueda y escriba su consulta, y Google encontrará contactos y eventos que coincidan instantáneamente. Haga clic en un evento para abrir una vista previa rápida; haga clic en un contacto y Google Calendar mostrará una lista de todos los eventos con ese contacto.

¿Necesitas encontrar un evento específico? Haga clic en la flecha hacia abajo a la derecha del cuadro de búsqueda para abrir la Búsqueda avanzada de Google Calendar. Puede elegir en qué calendarios buscar, invitados y ubicaciones para buscar, términos de búsqueda para buscar (o no encontrar) y un rango de fechas específico para buscar. Eso debería ser suficiente para encontrar lo que necesita.

7. Controle el tiempo con un reloj mundial

Las herramientas de programación de Google Calendar te ayudan a ver cuándo las personas están ocupadas, pero si estás trabajando en diferentes zonas horarias, es posible que no sea tan obvio cuando lo están. Hay una nueva herramienta de Google Calendar para ayudar con eso: un reloj mundial que probablemente ya haya notado en las capturas de pantalla.

Escondido debajo del calendario mensual en la barra lateral, el reloj mundial muestra la hora actual, la ciudad o zona horaria, y un sol o luna para saber si alguien debería estar durmiendo de un vistazo. No muestra la fecha si alguien está en el futuro, pero sí muestra la fecha oficial. GMT+/- zona horaria si pasa el mouse sobre el reloj.

Primero tendrá que habilitar el reloj mundial de Google Calendar. Haga clic en el icono de engranaje en la parte superior derecha y seleccione, luego desplácese hacia abajo hasta el panel y verifique. Luego, haga clic y seleccione la hora correcta que desee. En unos segundos, debería poder obtener una descripción general rápida de la hora actual de todo su equipo como una práctica contraparte de la vista Programación.

8. Falta el tiempo (pero puedes traerlo de vuelta)

Google regala y Google quita (RIP Google Reader). Una característica de Google Calendar que desapareció en los últimos años son las previsiones meteorológicas. Sin embargo, no se preocupe, puede volver a agregarlo. Describí cómo en mi artículo sobre cómo convertir Google Calendar en un centro de productividad, así que léelo para obtener más detalles. Sin embargo, la esencia es que debe utilizar este servicio de terceros.

No es tan bonito como la antigua función meteorológica, pero funciona.

¿Quieres más consejos de Google Calendar? Consulte nuestra lista de configuraciones de Google Calendar para reducir el estrés que no sabía que necesitaba.