12 formas de mantenerse productivo en Slack

Slack está diseñado para reemplazar su bandeja de entrada y ser el único lugar donde se realizarían todas sus comunicaciones, lo que lo mantendrá a usted y a su equipo productivos e informados al mismo tiempo. Pero, como todas las herramientas de comunicación, también puede ser una distracción.

No desesperes. Aún puedes usar Slack de manera productiva sin que te distraigan las discusiones. A continuación, le mostramos cómo aprovechar al máximo las conversaciones de Slack de su equipo, sin perder el día entero manteniéndose al día con los canales de Slack de su equipo.

El problema de la sobrecarga de holgura

Intente combinar todos los mensajes de todos los miembros de su equipo, junto con las notificaciones de sus aplicaciones y bots de Slack, en un solo lugar, y es solo cuestión de tiempo antes de que las cosas se salgan de control. Si forma parte de un equipo distribuido que trabaja en diferentes zonas horarias, es probable que, independientemente de cuándo empiece a trabajar, habrá conversaciones que ocurrieron mientras no estaba. A veces, habrá muchos de ellos. No es tan raro que tenga 30 menciones o mensajes directos esperando cuando me despierto porque trabajo en la zona horaria de Indochina, mientras que la mayoría de los demás en el equipo de Zapier no lo hacen.

Combine eso con el miedo común a perderse algo (FOMO), y no solo querrá leer sus menciones, sino que también querrá ponerse al día con el chat en #general. Está bien, pero es muy poco probable que te paguen solo por leer Slack todo el día. Es fácil reconocer que las redes sociales como Facebook y Twitter distraen, pero Slack, algo que clasificamos como productivo de manera predeterminada ya que se usa con equipos, puede distraer tanto si no se tiene cuidado.

Entonces, ¿cómo puede mantenerse actualizado sobre lo que todos hablan, unirse a las conversaciones con colegas remotos que de otro modo se perdería y concentrarse en su trabajo real? Esta es la estrategia:

Ponte al día rápidamente con las conversaciones en Slack

Con todo tu equipo charlando en Slack, siempre habrá más conversaciones de las que podrías formar parte en la vida real. Tiene las mismas limitaciones en línea: no tiene tiempo ilimitado y necesita conversar lo más rápido posible. Estos consejos deberían ayudar.

Utilice el orden científico

Cuando abre Slack por primera vez, o después de estar fuera de Slack por un tiempo, la primera tentación es tocar cada canal y ponerse al día con lo que sucedió. Esa es una excelente manera de desperdiciar la primera parte de su día sin hacer nada procesable.

Hay una forma mejor. , una función de Slack lanzada en septiembre de 2016, muestra todos los mensajes que no ha leído de todos sus canales en un solo lugar. Las mismas funciones están ahí: puedes reaccionar a los mensajes con emoji, iniciar un nuevo hilo para continuar la conversación (más sobre eso en un minuto) o destacar el mensaje para recordarlo. Incluso puede hacer clic en la marca de tiempo del mensaje para saltar a ese momento en la conversación de chat del canal si lo desea.

La mayor diferencia es que es rápido. ¿Sabes cómo cuando intentas desplazarte hacia arriba para ver mensajes no leídos en un canal largo y, a veces, vas demasiado lejos? Eso nunca sucederá en.

Puede buscar los canales no leídos en orden alfabético o por aquellos con los mensajes más recientes o más antiguos. Sin embargo, la mejor forma es utilizar el pedido de Slack. Eso muestra los canales en el orden que Slack cree que son más importantes para ti, y es bastante bueno para hacerlo bien.

Algunos canales no importarán tanto. Para ocultarlos, ahora y en el futuro, simplemente toque el nombre del canal en la lista para ocultar sus mensajes. Luego use las teclas de flecha izquierda y derecha para saltar al siguiente canal no leído de la lista y toque r para marcar todo como leído.

O simplemente haga clic en el botón en la parte inferior. Créame, se siente bien.

Ahora, deja Slack en esa página y vuelve al trabajo. Cuando llegue algo nuevo, Slack actualizará la página para mostrar cuántos mensajes tienes que leer. Toque su tecla de retorno, lea el mensaje, presione r para borrarlo y volver a trabajar.

Explorar canales por grupos de conversación

¿Quieres leer todos tus mensajes no leídos a la antigua, directamente dentro del canal? Slack incluye dos herramientas para ayudarte: una línea roja que marca lo último que has leído y una línea gris que divide los días (según tu zona horaria actual). Esos le ayudan a averiguar qué leer, pero ¿cómo puede navegar rápidamente a través de más de 100 mensajes y averiguar de qué se habló?

Tendrá que confiar un poco en su propia intuición y en el estilo de comunicación de su equipo. En Zapier, usamos mucho emoji de reacción en Slack, lo suficiente como para agregar una familia completa de loros de fiesta. Entonces, cuando sucede algo nuevo y grande, o alguien dice algo gracioso o sarcástico, lo más probable es que obtenga muchos emojis de reacción. Eso simplifica su trabajo: simplemente navegue por los mensajes no leídos de Slack y haga una pausa para leer cualquier cosa con una línea de emoji. Incluso puede buscar por emoji para encontrar mensajes con emoji que su equipo tiende a usar para reacciones como atajo.

Más allá de eso, normalmente puede decir que la conversación se detiene y comienza con publicaciones o imágenes más largas que inician una conversación y respuestas cortas que la terminan. Ese ritmo y flujo se sienten lo suficientemente obvios en el chat de Zapier que realmente pensé que Slack tenía un indicador cuando había una gran brecha de tiempo entre conversaciones (algo más que buscas para identificar discusiones únicas). No: solo estaba eligiendo el estilo de chat de nuestro equipo.

Leer todas las menciones juntas

todavía tiene el problema de sobrecarga de información: obtendrá una conversación aleatoria que sucedió mientras no estaba. Para obtener una lista no leída más procesable, abra el panel Actividad de Slack haciendo clic en el @ botón en la parte superior derecha. Eso mostrará todas tus menciones, junto con las reacciones emoji de otros a las cosas que publicaste, algo que de otra manera te perderías.

Una vez que haya terminado con eso y haya respondido a todos sus mensajes directos, toque CMD+esc para borrar todos los mensajes no leídos a la vez. Perderás las conversaciones aleatorias, pero rápidamente te pondrás al día con todo lo que te involucra directamente.

Aprenda los atajos de teclado de Slack

Pídale al equipo de Zapier consejos sobre cómo administra Slack, y otras aplicaciones de productividad, y los atajos de teclado aparecen en casi todas las respuestas. Son la forma más rápida de borrar los mensajes no leídos, cambiar de canal, editar su último mensaje y más.

Estos son algunos de los mejores métodos abreviados para ahorrar tiempo, o consulte la lista de métodos abreviados de teclado de Slack para ver el resto:

• Borrar mensajes no leídos en un canal: Esc

• Borrar todos los mensajes no leídos: Shift+Esc

• Ir al canal o DM anterior: CMD+[ o Ctrl+[

• Ir al siguiente canal no leído o DM: Alt+Shift+up arrow

• Abrir todos los no leídos: CMD+Shift+A o Ctrl+Shift+A

• Abrir mensajes destacados: CMD+Shift+S o Ctrl+Shift+S

• Abrir todos los hilos: CMD+Shift+T o Ctrl+Shift+T

• Vea todos los atajos de teclado de Slack: CMD+/ o CTRL+/

Luego está el mejor atajo de Slack: CMD+T o Ctrl+T. Eso abre el cuadro de búsqueda de conversación, donde puede escribir el nombre de un canal o DM y saltar a él en segundos. Para buscar a través de los propios mensajes, CMD+F o Ctrl+F lo llevará al cuadro de búsqueda al igual que en la mayoría de las aplicaciones. Con los filtros de búsqueda avanzada de Slack, puedes usarlo para encontrar prácticamente cualquier cosa, un poco de seguridad que no te perderás incluso si no lo lees todo.

Controle sus notificaciones de Slack

No debería pasar el día saltando de un lado a otro entre Slack y sus otras herramientas solo por las notificaciones. Ahora que está al tanto de sus conversaciones, es hora de pensar cuántas de esas notificaciones necesita y luego desactivar las que no necesita.

Apaga el punto rojo

Una vez que haya vaciado su cola de Slack y haya vuelto al trabajo, hay una cosa que es más probable que lo atraiga de nuevo: el punto rojo. Quizás lo más insidioso de las notificaciones es que te hacen sentir que debes hacer algo al respecto. Ese pequeño punto rojo de notificación puede ser útil si está esperando una respuesta con urgencia. El resto del tiempo, es simplemente tentador que revises Slack, recordándote que hay algo nuevo que no has leído. aún.

Así que apágalo. Vaya a y desmarque la . Y disfruta de la paz. Ahora solo verá el punto rojo con un número cada vez que reciba menciones o mensajes directos.

Confíe en las notificaciones por correo electrónico

Slack es sorprendentemente inteligente con las notificaciones más importantes. Abra Slack en su escritorio y enviará notificaciones allí, y no a su teléfono, incluso si ha desactivado el punto rojo. Si sale de Slack allí o está inactivo demasiado tiempo, comenzará a hacer ping en su teléfono nuevamente. Y una vez que esté desconectado en ambos por un tiempo, enviará todas las notificaciones nuevas en un resumen por correo electrónico.

Esos correos electrónicos son quizás la mejor manera de ponerse al día con Slack si estás fuera por un tiempo. Recibirá todas sus notificaciones, incluidas las menciones y las palabras destacadas, en correos electrónicos que intentan combinar las notificaciones que ocurren cerca una de la otra para no abrumar su bandeja de entrada. Y puede saltar a ese punto de la conversación directamente desde el sello de fecha del mensaje, al igual que en.

Activar el modo

O tal vez desee que se le notifique sobre cualquier cosa y prefiere ponerse al día con Slack cuando comience a trabajar. Simplemente haz clic en el ícono de la campana en la parte superior derecha de Slack y desactivarás todas las notificaciones. Slack seguirá mostrando tus menciones y mensajes dentro de la aplicación, pero no recibirás notificaciones automáticas, correos electrónicos o puntos rojos hasta que vuelvas a tocar el ícono de la campana.

Si desea el silencio de cero notificaciones todo el tiempo cuando no está en el trabajo, puede programar No molestar desde la configuración de Notificaciones de Slack. Simplemente haga clic en la casilla de verificación y configure la hora en la que no desea recibir notificaciones. Entonces no se preocupe si su teléfono suena con un mensaje de trabajo durante una película nuevamente.

Termine sus discusiones de holgura

Una de las razones por las que sentirás que tienes que leer en Slack es porque, de lo contrario, es posible que te pierdas algo que un compañero de trabajo te dijo o mencionó sobre tu proyecto mientras no estabas. Algunas de las funciones más nuevas de Slack pueden ayudar, manteniendo sus conversaciones más importantes en un solo lugar para que pueda leer sin preocuparse por todo lo demás.

Siempre responde en hilos

Ahora que eliminó sus no leídos y descubrió cómo dejar de recibir notificaciones con tanta frecuencia, es hora de pensar en cómo usará Slack en el futuro sin volver a tener el síndrome de sobrecarga de mensajes. Estás de suerte: la última función nueva de Slack, los mensajes en cadena, es perfecta para eso.

Básicamente, los mensajes enhebrados te permiten responder a un mensaje en Slack sin que ese mensaje aparezca en el flujo de chat principal. Simplemente haga clic en el ícono de la burbuja de chat en un mensaje para comenzar una nueva conversación y agregue su respuesta allí en lugar de @mencionar a la persona en el chat normal. Recibirán una notificación de su respuesta y todas las respuestas posteriores se mantendrán allí en una lista ordenada.

A continuación, puede ponerse al día con todos sus hilos, junto con las respuestas en hilo que otros hayan agregado a las publicaciones, de la lista que se encuentra debajo. Puede responder rápidamente a la conversación allí mismo, una vez más en la vista normal de no leídos, y mantener toda la conversación allí para una fácil referencia.

¿Quiere mantenerse al día con los hilos que lo mencionan o se pregunta si se iniciará una conversación sobre un mensaje que otra persona publicó? Simplemente haga clic en el ... y seleccione, y aparecerá en su lista si se agregan respuestas.

Recibe notificaciones de las conversaciones más importantes

FOMO es difícil de patear, pero es un miedo válido cuando los colegas están discutiendo algo de lo que usted es responsable y no se da cuenta de la conversación y, por lo tanto, no se une.

Sin embargo, no es necesario que lea todos los mensajes de todos los canales. En cambio, deja que Slack te ayude. Siempre que alguien te mencione en un canal de Slack en el que te encuentres, te lo notificará con normalidad. Si te mencionan en un canal en el que estás, Slack les dirá que no te notificaron y les preguntará si quieren notificarte. Eso ayuda.

Para todo lo demás, confíe en. Abra la configuración de notificaciones nuevamente y agregue una lista de palabras que desea saber cada vez que se mencionan. Soy responsable de los libros y reseñas de Zapier y quiero saber cuándo alguien habla de ellos porque a menudo mencionan algo que debe actualizarse. Y soy un fanático de la fotografía, las aplicaciones de escritura y la arquitectura de la información, por lo que podría agregar esos términos para encontrar conversaciones de las que me gustaría formar parte. También puede agregar variantes de su propio nombre; la gente podría mencionar Matthew o Matt cuando mencionan algo en lo que he trabajado, por lo que tendría sentido incluir ambos en mis palabras destacadas. Agregue los términos que tengan sentido para usted, pero no los haga demasiado amplios o se le notificará sobre todo.

Destacar mensajes para recordarlos

¿No estás listo para responder algo en este momento? ¿O quieres asegurarte de recordar hacer un seguimiento de algo más tarde? Hay dos formas excelentes de hacerlo en Slack: ambas te permiten borrar la notificación por ahora y olvidarte del mensaje hasta que estés listo para lidiar con él.

En primer lugar, la función incorporada de Slack puede enviarle una notificación de Slack más tarde, desde 20 minutos a partir de ahora hasta la próxima semana, sobre cualquier mensaje. Simplemente haga clic en el ... junto a un mensaje, seleccione y la hora que desee, y recibirá una notificación de Slack al respecto.

La segunda opción es mi favorita: Destacar un mensaje. Siempre que veas un mensaje que quieras seguir, toca el ícono de estrella al lado y Slack lo guardará en el menú de estrella (que puedes abrir desde la barra de menú superior). O use la integración Zapier de Slack para crear una nueva tarea o recordatorio en su lista de tareas pendientes o aplicación de calendario cada vez que destaque un mensaje. Así es como hago mi lista de tareas diarias en minutos a partir de las tareas que otros me piden que haga en Slack.

Administra y optimiza tus canales de Slack

Ahora es el momento de organizar Slack para que usted se concentre y sea productivo, de modo que no pase cada día pensando en los otros pasos.

Sea exigente con su barra lateral

Quizás la mejor manera de no sentirse abrumado con todos los mensajes no leídos es estar en menos canales. Pero tal vez su equipo tenga algunos canales divertidos, aunque poco utilizados, como un club de lectura mensual o un canal #snacking solo para gif. Quiere ver los mensajes allí, pero tal vez no necesite que le distraigan todo el tiempo.

Configuración avanzada de Slack al rescate. Abra su configuración avanzada (en Preferencias> Avanzado), desplácese hasta la configuración y luego elija mostrar todo, solo los canales y mensajes directos no leídos, o los canales no leídos más destacados. Este último funciona bien para mí: mantiene mis canales más importantes disponibles (¡hola #marketing y #editorial!) Mientras oculta #snacking a menos que haya un nuevo gif allí.

Sin embargo, junto con eso, debes purgar tu lista de canales. Es posible que deba conversar ocasionalmente con otro equipo sobre su proyecto, pero si no es su responsabilidad principal, no dude en abandonar el canal y dejar de que aparezca. Siempre puede retroceder en cualquier momento que desee y seguir allí sus propias menciones con palabras destacadas.

Silencia los canales que no necesitas a menudo

¿No quieres salir de un canal, pero tampoco quieres ver todos los mensajes en él? Solo silenciarlo. Eso te mantendrá como miembro del canal, sin recibir notificaciones de mensajes no leídos o menciones.

Para silenciar un canal, haga clic en el ícono de ajustes en la esquina superior de ese canal y seleccione. Luego, su nombre se desvanecerá en la barra lateral; aún puede ver y abrir el canal, pero no recibirá notificaciones sobre menciones o mensajes no leídos en él.

Alternativamente, puede configurar las notificaciones de cada canal en su Slack avanzado configuración en línea en slack.com/account/notifications. Allí puede establecer si recibirá notificaciones sobre menciones, todo o nada para cada canal en dispositivos móviles y computadoras de escritorio, una buena manera de realizar sus propios ajustes de silencio personalizados para canales en los que, por ejemplo, solo desea recibir notificaciones sobre menciones.

Defina cuidadosamente el enfoque de cada canal

Este último consejo es uno que no puede implementar por su cuenta, tal vez, pero es uno en el que puede vender a su equipo y usarlo en la creación de canales. Es decir, mantenga los canales enfocados.

Es probable que sea mejor tener demasiados canales, cada uno sobre un tema muy limitado, que un puñado de canales amplios en los que todos intentan averiguar quién está hablando de qué. Establezca el propósito del canal en el cuadro de la parte superior y cúmplalo. Slack incluso recomienda usar un emoji específico para marcar mensajes fuera de tema, un paso que es un poco drástico pero que podría reducir los puntos rojos innecesarios.

Luego, asigne un nombre a sus canales de manera que sean fáciles de navegar. Un consejo que hemos copiado de otros equipos, incluido el equipo de Slack, es incluir un tema y una categoría en la mayoría de los nombres de canales no principales, como #fun- antes de cada canal no laboral y #feed- antes de cada canal relacionado con notificaciones. Eso te ayudará a administrar los canales adicionales a medida que muevas más conversaciones fuera de #general.

Para los canales en los que desea garantizar que no haya charlas innecesarias, los administradores pueden incluso restringir quién puede publicar en ese canal, tal vez para un canal de notificaciones donde solo los bots y jefes pueden compartir nuevos anuncios. Ese es otro consejo del equipo de Slack que puede mantener tus conversaciones enfocadas.

Por último, nunca tenga miedo de archivar canales. No archive sus canales importantes, obviamente, pero si su club de lectura ha muerto, podría ser el momento de archivar # fun-bookclub. Es solo otro desorden que te mantiene distraído en Slack, y los mensajes antiguos seguirán estando disponibles a través de la búsqueda si alguna vez los necesitas.

---

Controle la holgura y haga más

También hay soluciones más drásticas. Puede ignorar las menciones de forma predeterminada, como lo hace nuestro ingeniero de plataforma Bruno, y solo leer las de sus mensajes privados y los canales destacados y más importantes. Incluso podrías ignorar lo que sucede en Slack cuando no estás presente, como hace nuestro campeón de clientes Paolo, y confiar en la búsqueda para que las conversaciones cobren vida cuando las necesites. O puede adoptar el enfoque del especialista en marketing de productos Sean, confiando en la barra lateral más los marcadores emoji para mostrar la información más importante.

De cualquier manera, lo importante es encontrar lo que funcione para usted y ser honesto consigo mismo cuando Slack esté ocupando demasiado tiempo. Encuentre el equilibrio entre usar Slack para mantenerse en contacto con su equipo cuando se necesitan y evitar que Slack haga su trabajo de manera eficiente. Y apague ese punto rojo, definitivamente no ayuda.