10 consejos y trucos para el zoom
Las mejores aplicaciones de videoconferencia pueden hacer más que simplemente habilitar una reunión virtual cara a cara. Le permiten mostrar lo que está en su pantalla a todos los demás en la llamada, pasar sin problemas el control de la reunión a otra persona y grabar la llamada como un video.
El servicio de conferencias web Zoom ofrece estas funciones y más, algunas de ellas opciones ocultas en menús avanzados. Los siguientes trucos y consejos le mostrarán cómo utilizar mejor la aplicación para trabajar, aprender y comunicarse con otros de forma virtual.
Algunos de estos consejos incluyen formas en las que puede conectar Zoom con otras aplicaciones populares para automatizar su trabajo. Zapier es una plataforma de automatización que le permite conectar sus aplicaciones favoritas para ahorrar tiempo, reducir las tareas tediosas y concentrarse en el trabajo que más importa. Nuestras automatizaciones se llaman Zaps, y verá varios Zaps prefabricados (que llamamos plantillas Zap) a lo largo de esta pieza. Para comenzar con una plantilla Zap, simplemente haga clic en ella y lo guiaremos para personalizarla; solo le llevará un par de minutos. Puede leer más sobre la configuración de Zaps aquí. Nota: Para configurar integraciones entre Zoom y Zapier, necesita una cuenta de Zoom paga. Los titulares de cuentas gratuitas no tienen acceso a la API de Zoom.
1. Programe reuniones automáticamente y déjelas saber a las personas
Si lleva a cabo muchas reuniones, por ejemplo, con clientes, pero no tiene un asistente, es posible que desee conectar su aplicación de programación, Zoom y su calendario. Cada vez que alguien reserva una cita en una aplicación de programación, por ejemplo, Zapier puede crear automáticamente una nueva reunión de Zoom y agregarla a cualquier aplicación que use para su calendario personal. Aquí hay algunos Zaps prediseñados para impulsar este flujo de trabajo, pero puede crear un Zap con cualquier aplicación que use.
Para que esta automatización sea aún más poderosa, puede agregar un paso que comparta los detalles de la reunión con su equipo a través de una aplicación de chat como Slack. Usamos esta automatización todo el tiempo aquí en Zapier; cada vez que se inicia una nueva reunión de equipo en Zoom, el enlace de Zoom se publica automáticamente en el canal apropiado en Slack.
2. Cree reuniones periódicas con la configuración guardada y una URL
Para reuniones semanales, registros mensuales y otras llamadas programadas regularmente, Zoom le permite crear una reunión periódica. Hay dos ventajas de utilizar esta configuración. En primer lugar, le permite bloquear todos los ajustes de llamada que desee una vez y tenerlos en su lugar cada vez que se reúna. En segundo lugar, las llamadas recurrentes utilizan la misma URL de unión cada vez, por lo que nunca tendrá que enviar una nueva a los asistentes.
Además, si se reúne con el mismo grupo regularmente pero no en un horario regular, puede elegir una opción llamada Sin tiempo fijo, que le permite usar la misma configuración e ID de reunión una y otra vez con el mismo grupo, sin importar cuándo llegue juntos. Esta opción es popular entre los grupos educativos que utilizan Zoom como su aula virtual.
La forma en que lo haga dependerá de la plataforma que esté utilizando, pero puede consultar la documentación de Zoom para configurar su reunión periódica.
Una advertencia justa de que para cualquier reunión periódica, no puede programarla con su ID de reunión personal (también llamado PMI en Zoom; es un espacio virtual de reuniones privadas para usted y el enlace nunca cambia). Además, sepa que todos los ID de reuniones recurrentes caducan después de un año, por lo que tendrá que generar uno nuevo en ese momento.
3. Ver quién asistió
Supongamos que está utilizando Zoom para realizar un evento obligatorio, como una conferencia universitaria o una sesión de capacitación en seguridad. Probablemente quieras saber quién asiste. Puede obtener esa información de un informe una vez finalizada la reunión.
La lista de asistentes para todas las reuniones se encuentra en la sección Administración de cuentas de Zoom> Informes. Busque Informes de uso y luego haga clic en Reunión para encontrar la reunión que desea, seleccione el tipo de informe y el rango de fechas, y genere el informe.
Requerimientos: Para generar una lista de asistentes, debe ser 1) el anfitrión de la reunión, 2) en un rol con los Informes de uso habilitados o 3) un administrador o propietario de la cuenta. También necesita un plan Pro, API Partner, Business o Education.
4. Recopila información de los asistentes.
Además de obtener una hoja de asistencia, también puede recopilar información sobre ellos mismos de los asistentes a la reunión antes de unirse a la llamada. Por ejemplo, es posible que desee solicitar que los asistentes proporcionen su nombre, afiliación de la empresa o industria.
Para recopilar esta información, primero debe solicitar el registro, una opción que se encuentra en la pestaña Mis reuniones de la aplicación web Zoom. Luego, puede configurar un formulario que los asistentes deben completar antes de poder unirse a la reunión.
Para el formulario de registro, Zoom proporciona campos estándar, como el nombre y la afiliación de la empresa, que puede agregar mediante casillas de verificación. Para agregar nuevas preguntas o campos, vaya a la pestaña llamada Preguntas personalizadas.
Sin embargo, si está utilizando Zoom para ejecutar un evento digital como un seminario web, es posible que desee permitir que los asistentes se registren a través de un formulario en su sitio web o una aplicación de gestión de eventos. La automatización es una excelente manera de asegurarse de que todos los que se inscriban en su seminario web estén registrados en Zoom. Estos Zaps prediseñados son perfectos para comenzar:
Puede hacer que esta automatización sea aún más poderosa asegurándose de que cualquier información del registrante que recopile también se agregue a su CRM o herramienta de marketing por correo electrónico, para que pueda realizar un seguimiento más fácilmente.
Requerimientos: Para solicitar la información de los asistentes en Zoom, el anfitrión debe tener una cuenta Pro. Además, la reunión no puede ser su ID de reunión personal.
5. Grabe la llamada como un video
Zoom le permite grabar sus llamadas de conferencias web como videos, una función útil para compartir la reunión con personas que pueden haberse perdido o para revisar lo que se dijo.
Cuando grabe, debe elegir si desea utilizar la opción local o en la nube. Local significa que usted mismo almacena el archivo de video, ya sea localmente en su computadora o en otro espacio de almacenamiento que usted proporcione. Con Cloud, que es solo para miembros que pagan, Zoom almacena el video por usted en su almacenamiento en la nube (los diferentes tipos de cuentas vienen con diferentes cantidades de almacenamiento). Una de las ventajas de la opción en la nube es que las personas pueden transmitir el video en un navegador web una vez que esté listo.
Al crear un video a partir de una llamada de conferencia, hace una gran diferencia en la calidad final optimizar algunas configuraciones de antemano. Por ejemplo, algunas llamadas pueden ser de estilo de transmisión, donde solo el anfitrión aparece en la pantalla. En ese caso, configure Zoom para que solo grabe el audio y el video del anfitrión. Otras llamadas pueden tener el estilo de una reunión colaborativa, en cuyo caso desea grabar a todos. Asegúrese de explorar la configuración de Zoom al menos unos minutos antes de grabar una llamada.
Requerimientos: Para grabar videos, necesita Zoom en macOS, Windows o Linux. Si no ve la opción para grabar, verifique su configuración en la aplicación web (en Configuración de Mi reunión) o haga que el administrador de su cuenta la habilite.
Si necesita compartir la grabación más tarde, pruebe uno de estos Zaps para compartir automáticamente una vez que finalice la grabación.
Si graba el video o el audio de los asistentes a la reunión, es una cortesía común, y en algunos lugares un requisito, informarles antes de hacerlo.
6. Tener una sesión de anotación colaborativa
El uso compartido de pantalla permite que el anfitrión de una llamada muestre lo que está en su pantalla a todos los demás en la llamada. Las herramientas de anotación permiten que todos los participantes de la reunión dibujen y resalten lo que está en la pantalla, lo que puede ser de gran ayuda cuando se habla de materiales visuales, como maquetas, diseños gráficos, etc.
Para realizar anotaciones mientras ve la pantalla compartida de otra persona, seleccione Opción de vista en la parte superior de la ventana Zoom y luego elija Anotar. Aparece una barra de herramientas con todas las opciones para realizar anotaciones, incluido el texto, el dibujo, la flecha, etc. El presentador puede usar el botón Guardar en la barra de herramientas para capturar la imagen completa con anotaciones como captura de pantalla. También puede deshabilitar la anotación de asistentes por completo.
7. Coanfitriones de llamadas
Las reuniones pueden tener más de una persona al mando. Un representante de relaciones públicas puede querer controlar de manera cooperativa una reunión junto con un ejecutivo, o un equipo con más de un líder puede preferir a cada coanfitrión en lugar de elegir a una persona sobre la otra. Cualesquiera que sean sus circunstancias, puede iniciar una llamada de Zoom y tener más de una persona a cargo.
Para utilizar las herramientas de cohospedaje, primero debe habilitarlo en la configuración de la reunión de Zoom. Busque la pestaña Reunión y elija la opción Coanfitrión. Luego, cuando inicie una reunión, espere a que su coanfitrión se una y agregue a la persona haciendo clic en los tres puntos que aparecen cuando pasa el cursor sobre su cuadro de video. Alternativamente, puede ir a la ventana Participantes, elegir Gestionar participantes, coloca el cursor sobre el nombre del coanfitrión y selecciona Más para encontrar el Make Co-Host opción.
Requerimientos: Para usar el cohospedaje, necesita una cuenta Pro, Business, Education o API Partner con Zoom, y debe ejecutar en macOS, Windows, Android o iOS (no en Linux ni en la web). Si la opción no aparece, solicite al administrador de su cuenta que habilite la configuración en la pestaña Reunión para privilegios de co-hospedaje.
8. Dar a los asistentes una sala de espera.
Zoom permite a los asistentes participar en una videollamada con o sin la presencia del anfitrión. A los grupos pequeños a veces les gusta esta opción porque pueden tener unos minutos para charlar antes de que la reunión comience oficialmente. En algunas situaciones, sin embargo, podría ser deficiente tener asistentes en una sala virtual juntos, esperando a que comience. Una mejor solución es crear una sala de espera virtual, donde los asistentes permanezcan en espera hasta que los deje entrar todos al mismo tiempo o uno por uno.
Precisamente, cómo habilita una sala de espera depende del tipo de cuenta que tenga. Sin embargo, cuando configura uno, puede personalizar lo que ven los asistentes mientras esperan su gran entrada.
9. Deje que otra persona programe sus reuniones
A las personas que trabajan con un asistente les encantará esta opción en Zoom que otorga privilegios de programación a otra persona. Quien administre su calendario ahora puede programar llamadas de Zoom por usted.
Para configurar el privilegio del asistente de programación, inicie sesión en Zoom, abra Configuración de la reunióny busque en Otro. Verá un signo más junto a Asignar privilegio de programación. Agregue sus asistentes de programación escribiendo sus direcciones de correo electrónico y termine haciendo clic en Asignar.
Después de agregar a sus asistentes de programación, deben cerrar la sesión de Zoom y volver a iniciarla para que la función surta efecto. A partir de este momento, los asistentes pueden crear reuniones para otros utilizando la herramienta Programar. Busque Opciones avanzadas u Opciones de reunión (según la versión de Zoom que utilice) y siga las indicaciones para crear una nueva reunión.
Requerimientos: El titular principal de la cuenta de Zoom y todos los que reciben privilegios de programación deben tener licencias Pro o Corp. Y para los webinars, tanto el titular de la cuenta como el programador deben tener licencias de webinars.
10. Aprenda algunos atajos de teclado esenciales
Si usa Zoom más de una vez a la semana, hay un par de atajos de teclado que vale la pena aprender para ahorrarle mucho tiempo.
prensa Cmd+I (macOS) o Alt+I (Windows) para ir a la ventana Invitar, donde puede tomar el enlace a la reunión o enviar invitaciones a otras personas por correo electrónico.
prensa Cmd+Ctrl+M (macOS) o Alt+M (Windows) cuando es el anfitrión de la reunión y desea silenciar a todos los demás en la línea.
prensa Cmd+Shift+S (macOS) o Alt+Shift+S (Windows) para compartir su pantalla.
Para obtener más inspiración sobre cómo usar Zoom de manera más eficiente, explore más Zaps que puede crear con Zoom y Zapier.
