Explicación de la automatización del flujo de trabajo y los 6 mejores software de flujo de trabajo para 2021

La entrada manual de datos puede ser una de las tareas más tediosas e ineficientes del mundo empresarial. No solo lo pone a dormir, sino que también desperdicia un tiempo y recursos valiosos, reduciendo su productividad a pedazos.

Afortunadamente, existe una tecnología que puede automatizar estas tareas abrumadoras, eliminando los errores humanos y permitiéndole concentrarse en el trabajo que realmente importa: la automatización del flujo de trabajo.

Al aprovechar los procesos autooperativos que ejecutan tareas manuales, la automatización del flujo de trabajo puede ayudar a su empresa a ahorrar tiempo y dinero, disminuir los errores y aumentar la productividad.

¿Cómo funciona la automatización del flujo de trabajo?

La automatización del flujo de trabajo generalmente se basa en una serie de declaraciones if / then para desencadenar otra tarea. Luego se ramifica dependiendo de la acción que haya tomado un cliente potencial, un empleado u otra parte interesada.

Analicemos un flujo de trabajo de ejemplo para convertir el envío de un formulario en una oportunidad de trato.

• Un visitante del sitio web envía un formulario.
• La acción inscribe automáticamente al visitante en una campaña de goteo. Crea una nueva oferta y establece el estado en «Nuevo».
• El primer correo electrónico de la campaña de goteo se envía al cliente potencial, solicitando programar una reunión.
• El cliente potencial hace clic en el programador de reuniones y crea una cita.
• Se envía un correo electrónico de agradecimiento al cliente potencial, confirmando la fecha y la hora.
• El CRM crea una nueva tarea y la asigna a un representante de ventas.
• Luego, el representante de ventas se comunica personalmente y finaliza el flujo de trabajo automatizado.

Así es como puede verse un flujo de trabajo de principio a fin.

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Casi todos los departamentos de su empresa pueden beneficiarse de la automatización del flujo de trabajo. Ya sea en marketing, recursos humanos o finanzas, la tecnología puede ayudarlo a trabajar de manera más inteligente, no más ardua.

A continuación, cubriremos algunos de los ejemplos de automatización del flujo de trabajo más populares.

La automatización del flujo de trabajo se puede utilizar en prácticamente cualquier equipo y en cualquier escenario empresarial. Si bien está relacionado principalmente con el marketing y las ventas, también se puede utilizar en el servicio al cliente, las operaciones, los recursos humanos y las finanzas.

Automatización del flujo de trabajo de marketing

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Algunas de las tareas más repetitivas en marketing, como enviar correos electrónicos y publicar actualizaciones en las redes sociales, se pueden automatizar con la automatización del flujo de trabajo. Con el software de automatización de marketing, puede programar todo su calendario de redes sociales y configurar flujos de trabajo que nutran a ciertos tipos de clientes potenciales con ofertas por correo electrónico.

Los flujos de trabajo automatizados en marketing incluyen:

• Suscribir a un usuario a una campaña de goteo cuando descarga un recurso de su sitio web
• Dar la bienvenida a un usuario a su empresa después de que compra un producto
• Recordarle a un usuario que realice el pago después de haber agregado varios artículos a su carrito
• Programación de publicaciones en redes sociales en múltiples plataformas
• Distribuir las tareas de marketing entre los miembros del equipo.

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Automatización del flujo de trabajo de ventas

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La automatización del flujo de trabajo de ventas agiliza las tediosas tareas de gestión de prospectos y prospectos, de modo que los representantes puedan concentrarse en vender, no en ingresar datos. Además de tomar clientes potenciales automáticamente a través de la canalización en función de sus acciones, un flujo de trabajo de ventas automatizado puede inscribir prospectos en campañas de goteo y actualizar las etapas del trato a medida que avanza el trato.

Las tareas automatizadas en ventas incluyen:

• Colocar cada cliente potencial en una etapa diferente de la canalización cuando realizan una determinada acción.
• Sacar un cliente potencial de la canalización si ha dejado de responder a los correos electrónicos
• Enviar un correo electrónico de presentación de un representante de ventas a un cliente potencial después de descargar un libro electrónico
• Actualizar la etapa del trato una vez que el cliente potencial haya programado una cita o reunión
• Crear tareas para los representantes de ventas una vez que un cliente potencial ha programado una reunión

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Automatización del flujo de trabajo del servicio al cliente

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La automatización del flujo de trabajo es increíblemente útil en el servicio al cliente. Además de lanzar encuestas, la automatización del flujo de trabajo puede encargarse de tickets, casos y preguntas comunes mediante el envío de una serie de correos electrónicos o la creación de tareas.

Las tareas automatizadas en el servicio al cliente incluyen:

• Crear un nuevo ticket en el sistema cuando alguien se comunica a través de las redes sociales o el correo electrónico.
• Incorporación de clientes con una serie de correos electrónicos útiles
• Enviar encuestas NPS® e inscribirlas en diferentes campañas de correo electrónico en función de su calificación
• Asignar a los tickets una etiqueta de prioridad según el tono del mensaje o correo electrónico
• Resolver y archivar tickets una vez que se haya alcanzado una resolución

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Automatización del flujo de trabajo de operaciones

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Las operaciones son el elemento vital de cualquier organización y también se pueden automatizar para reducir los casos de entrada manual de datos.

Las tareas automatizadas en las operaciones incluyen:

• Eliminar duplicados una vez detectados o fusionar dos propiedades si son iguales
• Administrar los permisos del equipo para los nuevos miembros del equipo
• Establecer prioridades para diferentes procesos comerciales.
• Recopilación automática de informes al final de cada trimestre
• Crear tareas en herramientas de terceros como Asana, Slack o Zoom

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Automatización del flujo de trabajo de recursos humanos

En lugar de tener que ingresar manualmente toda la información personal de sus nuevos empleados, como direcciones, números de seguro social y otra información de los empleados en los sistemas de nómina, gastos y seguros, el software de automatización de recursos humanos puede hacerlo por usted en minutos.

Las tareas automatizadas en recursos humanos incluyen:

• Eliminar candidatos de la base de datos si han estado inactivos durante un período de tiempo
• Envío de correos electrónicos a candidatos que no han pasado a la ronda final.
• Filtrar candidatos con determinadas palabras clave en su historial laboral
• Envío de W2 a empleados actuales
• Recopilar los comentarios de los empleados después de que hayan estado en la empresa durante un período de tiempo.

Automatización del flujo de trabajo financiero

Al permitirle crear formularios, diseñar flujos de trabajo y realizar un seguimiento de los procesos, el software de automatización de procesos financieros puede agilizar todas sus solicitudes de viajes, reembolsos y aprobaciones presupuestarias.

Las tareas automatizadas en finanzas incluyen:

• Realización de un proceso de aprobación de gastos de principio a fin
• Gestión de aprobaciones de proveedores y contratos
• Asignar prioridades a ACH y solicitudes de transferencias
• Gestionar las solicitudes de gastos de viaje según la ubicación y la actividad.
• Aprobar presupuestos basados ​​en un conjunto predeterminado de parámetros

Ahora que sabe todo sobre el uso de flujos de trabajo automatizados, echemos un vistazo a las principales herramientas que puede utilizar.

Mejor software de automatización de flujo de trabajo en 2021

1. HubSpot: el mejor software de automatización de flujos de trabajo todo en uno

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El software de marketing, ventas, servicio y operaciones de HubSpot opera en una sola plataforma, lo que lo convierte en una de las mejores opciones para la automatización del flujo de trabajo todo en uno. Todo está vinculado, lo que le permite alinear todos los procesos de sus equipos y reducir la fricción de una tarea a otra.

Puede transferir fácilmente clientes potenciales de marketing a ventas, conectar un ticket de servicio con un registro de contacto existente y limpiar los datos del cliente, todo en una plataforma fácil de usar.

Mejor para: HubSpot es muy recomendable para empresas en crecimiento que aún no han probado la automatización del flujo de trabajo y para empresas con procesos establecidos. Puedes empezar con una suscripción inicial, luego actualícela a medida que necesite más funcionalidades. Especialmente recomendado para departamentos de marketing, ventas, servicio y operaciones.

Precios para Marketing Hub: Libre; $ 50 / mes (principiante); $ 890 / mes (profesional); $ 3,200 / mes (Enterprise)

Precios para Sales Hub: Libre; $ 50 / mes (principiante); $ 500 / mes (profesional); $ 1,200 / mes (Enterprise)

Precios de Service Hub: Libre; $ 50 / mes (principiante); $ 400 / mes (profesional); $ 1,200 / mes (Enterprise)

Precios para Operations Hub: Libre; $ 50 / mes (principiante); $ 800 / mes (Profesional)

2. Nintex: el mejor software de automatización del flujo de trabajo empresarial

Con más de 3 millones de aplicaciones de flujo de trabajo operando en su plataforma en este momento, Nintex ayuda a más de 8,000 clientes empresariales a administrar, automatizar y optimizar sus procesos comerciales, sin necesidad de experiencia en codificación.

Al ofrecer una multitud de herramientas de automatización de flujo de trabajo, como mapeo de procesos, flujos de trabajo avanzados e inteligencia de procesos, su empresa puede mapear cada uno de sus procesos, ejecutarlos y monitorear su desempeño.

Mejor para: Nintex es muy recomendable para empresas con procesos establecidos. Es un software robusto que combina una herramienta de diseño de flujo de trabajo fácil de usar con integraciones poderosas que conectarán todas y cada una de sus aplicaciones. Especialmente recomendado para departamentos de TI, derecho, recursos humanos y finanzas.

Precios: $ 910 / mes (estándar); $ 1,400 / mes (Enterprise)

3. Kissflow: el mejor software de automatización de flujos de trabajo para principiantes

Con la confianza de más de 10,000 empresas, incluidas Domino’s, Michelin y Pepsi, Kissflow ofrece un software de automatización de flujo de trabajo todo en uno que le permite a su empresa crear flujos de trabajo que automatizan tareas en sus departamentos de recursos humanos, ventas, finanzas, administración, marketing y compras. .

Con más de 50 aplicaciones de gestión de procesos empresariales preinstaladas, como órdenes de venta y gastos, condiciones y desencadenantes, y paneles de informes para sus flujos de trabajo, Kissflow puede optimizar casi todos sus procesos empresariales.

Mejor para: Kissflow es muy recomendable para pequeñas empresas que recién ahora están comenzando a probar la automatización del flujo de trabajo. La simplicidad y facilidad de uso de la herramienta facilitarán el inicio de la automatización de procesos. Especialmente recomendado para departamentos de adquisiciones, recursos humanos y finanzas.

Precios: $ 200 / mes (básico); $ 495 / mes (avanzado); $ 1,900 / mes (completamente cargado)

4. Integrify: el mejor software de automatización de flujo de trabajo de administración diaria

Integrify es un software de automatización de flujo de trabajo que le permite crear flujos de trabajo en un generador de arrastrar y soltar y ejecutar flujos paralelos o secuenciales. Al poder colaborar en tareas y solicitudes, probar sus procesos y configurar recordatorios, puede optimizar fácilmente sus procesos comerciales y automatizar las tareas manuales.

Integrify también ofrece ejemplos de flujo de trabajo y una base de conocimientos del usuario, una API abierta basada en descanso que le permite integrarse con bases de datos externas y la capacidad de importar y exportar datos desde Excel e incluso archivos PDF.

Mejor para: Integrify es muy recomendable para las pequeñas y medianas empresas que buscan automatizar las tareas diarias. Su «Generador de procesos» de arrastrar y soltar hace que sea sencillo y fácil llevar un proceso de principio a fin. Especialmente recomendado para departamentos de administración.

Precios: Precios disponibles a pedido

5. Zapier: el mejor software de automatización de flujos de trabajo para conectar aplicaciones

Con la capacidad de conectarse y compartir datos con más de 1,000 aplicaciones web, como Facebook, QuickBooks y Google Drive, Zapier puede automatizar casi cualquier tipo de proceso comercial. Todo lo que tiene que hacer es crear un flujo de trabajo en su editor, elegir las aplicaciones que desea incluir en su flujo de trabajo y diseñarlo.

Por ejemplo, si desea poder guardar todos sus archivos adjuntos en Dropbox, puede diseñar un flujo de trabajo que copie automáticamente cualquier archivo adjunto de su bandeja de entrada de Gmail a Dropbox y luego le envíe un mensaje de Slack sobre la descarga.

Mejor para: Zapier es muy recomendable para autónomos y pequeñas y medianas empresas que utilizan una amplia variedad de herramientas que no se comunican entre sí. Por ejemplo, si usa MailChimp para enviar correos electrónicos y Typeform para recopilar clientes potenciales, puede conectar esas dos herramientas usando Zapier. Especialmente recomendado para departamentos de marketing y servicios.

Precios: Libre; $ 19,99 / mes (principiante); $ 49 / mes (Profesional)

6. Flokzu: el mejor software de automatización de flujos de trabajo de gestión de proyectos

Sin escribir ningún código, Flokzu le permite crear tareas, plazos, reglas comerciales y notificaciones. Su software también envía tareas pendientes a cada una de las bandejas de entrada de los asignados de su proyecto y, a medida que se completa cada etapa de un flujo de trabajo, asignará automáticamente cada nueva tarea a un usuario o función.

Además, Flozku ofrece un panel de informes que muestra los procesos de su negocio

rendimiento y métricas, como la cantidad de tareas actualmente retrasadas, las tareas asignadas a cada usuario y rol, las tareas completadas y el tiempo que tomó cada tarea, lo que le brindará los datos necesarios para refinar y optimizar sus flujos de trabajo futuros.

Mejor para: Flokzu es muy recomendable para equipos individuales que desean optimizar la gestión del tiempo y el flujo de trabajo de las tareas. Una característica clave de esta herramienta es que los usuarios recibirán tareas pendientes en su bandeja de entrada, lo que la convierte en una excelente herramienta de gestión de proyectos. Recomendado para cualquier equipo.

Precios: Libre; $ 19,99 / mes (principiante); $ 49 / mes (Profesional)

La automatización del flujo de trabajo lo ayudará a crecer mejor

La automatización del flujo de trabajo es fundamental para las empresas que desean escalar y crecer sin dejar que nada se escape. Al permitir que la tecnología complete las tareas manuales, puede hacer crecer su negocio de manera efectiva sin problemas de crecimiento.

Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en enero de 2019 y se ha actualizado para que sea más completa.