Sistemas de telefonía virtual: las 5 mejores aplicaciones para mover el teléfono de su empresa a la nube en 2021

Los informes sobre la desaparición del teléfono fijo son solo un poco exagerados. No, este aparato aún no se ha ido, pero es probable que se una al fax, disquete y Rolodex en el cementerio de las pequeñas empresas en la próxima década.

Hoy en día, puede hacer llamadas usando FaceTime, Messenger, Google Voice o docenas de otras aplicaciones de llamadas, y los sistemas telefónicos virtuales hacen lo mismo con su número de oficina. Los sistemas telefónicos virtuales, también conocidos como VoIP (protocolo de voz sobre Internet) y teléfonos en la nube, son simplemente mejores opciones que un teléfono fijo: son menos costosos, más flexibles y funcionan en los dispositivos que más usa: teléfonos móviles, computadoras de escritorio y laptops. En lugar de desplegar yardas de cables de cobre en cola de teléfonos de oficina conectados para hacer y recibir llamadas, las llamadas virtuales se realizan utilizando una conexión a Internet de banda ancha.

Y con tanto trabajo que se realiza en casa o en combinación con una oficina, la necesidad de teléfonos alámbricos que acaparan el escritorio parece poco práctica. Los teléfonos virtuales le permiten estar sin ataduras y libre para hacer y recibir llamadas comerciales desde cualquier lugar, siempre que tenga una conexión a Internet.

Hicimos pruebas en profundidad de docenas de sistemas telefónicos virtuales, y aquí están las cinco mejores soluciones de VoIP.

Los 5 mejores sistemas de telefonía virtual

• Teclado para transcribir conversaciones

• GoToConnect para escalar las operaciones comerciales

• Aircall para equipos de soporte y ventas

• 8×8 para un sistema de comunicación todo en uno ilimitado

• OpenPhone para un sistema telefónico económico para equipos pequeños y empresas emergentes

¿Qué es un sistema telefónico virtual?

Los teléfonos virtuales funcionan con una conexión a Internet de banda ancha y son tan fáciles de usar como la bandeja de entrada de su correo electrónico. Así es como funciona: elija un servicio y proporcione una tarjeta de crédito para pagar mensualmente o durante todo el año, si se ofrece, para recibir un descuento. Luego, seleccionará su (s) número (s) de teléfono y descargará una aplicación para comenzar a hacer llamadas desde una computadora de escritorio, computadora portátil y teléfono móvil en cuestión de minutos. Sin contratos a largo plazo. Sin hardware o esperando a que un técnico instale cables adicionales.

La mayoría de los servicios ofrecen una variedad de números: locales, gratuitos y, a veces, listados personalizados como 1-504-FAT-CATS u otras combinaciones de su elección si están disponibles. Si desea utilizar un número comercial existente, deberá transferir (transferir) esos números fuera de su servicio actual (por ejemplo, AT&T). Su nuevo proveedor se encargará de esto por usted, pero pasarán un par de semanas antes de que pueda usar sus números anteriores con el nuevo servicio. Mientras tanto, puede usar un nuevo número del nuevo proveedor para comenzar a usar el servicio e incluso transferir las llamadas del servicio anterior.

Además, si le gusta la idea de realizar y recibir llamadas desde un teléfono físico, algunos proveedores ofrecen modelos VoIP compatibles con un costo adicional. Usé un teléfono VoIP con un sistema virtual durante años en mi oficina en casa porque el teclado de marcación física y la base eran muy familiares. Pero una vez que me deshice de él y comencé a usar mi escritorio para las llamadas, nunca me lo perdí.

Una vez que haya configurado sus números, tendrá muchas opciones para configurar cómo funciona su «sistema», como el correo de voz y la respuesta de voz interactiva (IVR), también llamada asistente automático, para ayudar a enrutar automáticamente las llamadas entrantes a la derecha. persona o departamento. Crear extensiones, grabar llamadas, transferir llamadas, enviar mensajes de texto y analizar llamadas son solo algunas de las otras funciones que encontrará.

¿Por qué sistemas telefónicos virtuales?

Con los teléfonos virtuales, todavía tiene que depender de la energía para acceder a Internet para hacer y recibir llamadas, pero con un teléfono móvil cargado, tiene opciones. Utilice la aplicación móvil del proveedor de telefonía para recibir y realizar llamadas utilizando su número comercial o reenviar llamadas laborales a su número de teléfono móvil. Y si se encuentra en un área propensa a cortes prolongados, considere un suministro de energía ininterrumpida ($ 200 a $ 2,000) para mantener su negocio y sus llamadas en funcionamiento.

El costo total de operar un sistema telefónico fijo por sí solo lo convertirá en un problema para muchas pequeñas empresas. Deberá invertir en un PBX (Private Branch Exchange), que actúa como una mini red dentro de su negocio. El hardware de la PBX se encuentra en el sitio y actúa como un concentrador conectado para todas sus líneas, proporcionando funciones como asistente automático, correo de voz, desvío de llamadas y similares. Aquí hay un desglose rápido de los costos potenciales de la línea fija:

• Hardware de PBX: $ 1,000 o más dependiendo de la cantidad de líneas

• Teléfonos: $ 50- $ 500 por teléfono

• Cuota mensual: $ 60 por línea

• Instalación / mantenimiento: varía según su oficina / edificio

Compare estos costos con los sistemas de telefonía virtual, donde todo lo que necesita para comenzar a hacer llamadas es un dispositivo (teléfono móvil, computadora portátil, computadora de escritorio) y un pago mensual, tan bajo como $ 10 / mes / persona. No es necesario comprar ni reemplazar hardware adicional. Sin tarifas de mantenimiento o instalación, y sin contratos. Simplemente seleccione un número para su empresa (o «transfiera» un número existente), proporcione una tarjeta de crédito, descargue una aplicación y estará haciendo llamadas en unos minutos.

Es importante destacar que si su equipo está trabajando desde la misma oficina, asegúrese de que su conexión a Internet pueda acomodar la cantidad de líneas y el uso del teléfono que anticipa, ya que afectará la calidad de sus llamadas. Este artículo es un buen punto de partida para probar la velocidad de su conexión y ver cómo eso puede afectar las llamadas VoIP.

¿Qué hace que un gran sistema telefónico virtual?

Para la fase de investigación, analicé 20 sistemas telefónicos diferentes, elegidos en función de varios factores: la facilidad para obtener una prueba y la experiencia inicial al tratar con el equipo de soporte / ventas de una empresa; muchas veces estos dos se superponen. Estos son los riesgos de la mesa: no comprará lo que no pueda probar, y la primera impresión debería ser buena, si no estelar, y ciertamente no desagradable, como fue el caso de algunos.

A partir de ahí, evalué cada plataforma en base a los siguientes criterios:

• Facilidad de instalación: Si la configuración no era completamente intuitiva, ¿había artículos de apoyo que me ayudaran a resolver las preguntas que tenía para completar una tarea con éxito?

• Herramientas de productividad: Herramientas como grabación de llamadas, distribución de llamadas, correo de voz a texto, mensajería interna y similares pueden ayudar a los empleados a ser más productivos y ayudar mejor a los clientes.

• Integraciones: Las integraciones con CRM, mensajería, chat en vivo, mesa de ayuda y otro software pueden proporcionar una comprensión más profunda del cliente y aumentar la productividad de los empleados.

• Atención al cliente: Examiné varios sitios de revisión en línea para verificar que cada proveedor recibió calificaciones positivas generales de soporte al cliente. Combiné esto con mi propia experiencia durante la investigación y las pruebas.

• Asequibilidad: Cada plataforma debería ser relativamente asequible en función de una combinación de todos estos factores.

Todas las plataformas revisadas incluyen llamadas ilimitadas a EE. UU., Aplicaciones móviles, asistentes automáticos (IVR), mensajes de texto y la capacidad de transferir números existentes. Además, cada uno tenía llamadas claras y confiables con conexiones rápidas, ya sea para hacer llamadas salientes, recibir llamadas entrantes o enviar mensajes de texto.

El mejor sistema telefónico virtual para transcribir conversaciones

Teclado (Android, iOS, Windows, Mac)

Dialpad tiene mucho a su favor, con funciones que muchos tipos de empresas encontrarán atractivas. Uno en particular es su Inteligencia de voz, que transcribe automáticamente sus conversaciones telefónicas a texto en tiempo real. La tecnología de transcripción de voz no es nueva, pero una aplicación de teléfono con esta función incorporada es poco común.

La experiencia de usar Dialpad, incluso con sus muchas características, fue una de las mejores de todas las probadas. Se accede a todo lo que necesita desde la aplicación central, incluido el marcador, que se inicia con un clic. La bandeja de entrada de llamadas organizada de forma inteligente muestra categorías en la parte superior para llamadas perdidas, mensajes de voz, grabaciones y otros tipos de llamadas, lo que facilita ver lo que puede haber en su plato. La aplicación de Android era básica (como la mayoría de las aplicaciones móviles) pero confiable al probar las llamadas.

Si recibe muchos llamadas entrantes para ventas y / o soporte, el enrutamiento de llamadas puede manejar esto de manera inteligente. Las opciones de enrutamiento incluyen el agente inactivo más largo, la orden fija, la operación por turnos y todos los agentes que suenan a la vez. Y Opciones de respaldo configure lo que sucede cuando todos los agentes están ocupados; puede enviar llamadas a otro departamento, directamente al correo de voz oa un mensaje personalizado. Para los mensajes de texto, puede enviar mensajes automáticos cuando esté en el modo «no molestar» y cuando los reciba fuera del horario comercial normal.

La Inteligencia de voz La función, cuando está activada (apáguela desde la pantalla de llamadas en cualquier momento), toma una transcripción en tiempo real de sus llamadas y resalta las secciones clave, eliminando la necesidad de tomar notas. La precisión del dictado de mis llamadas siempre fue del 90% o mejor. También puede agregar palabras, como nombres de marcas, acrónimos y jerga de la industria a la Diccionario de la empresa para ayudar a enseñar al sistema a reconocer estas palabras.

Cuando se completa una llamada, la transcripción llena la pantalla. Hacer clic Ver detalles de la llamada para reproducir la llamada, agregar notas y crear elementos de acción y asignarlos a los agentes. Análisis de los sentimientos proporciona más contexto al señalar palabras específicas, como un cliente que dice que está «frustrado». Si una llamada se vuelve particularmente negativa, el sistema puede alertar a un gerente, quien tiene la opción de escuchar o unirse a la llamada para ayudar. ¿Quiere saber si sus representantes mencionan la última promoción de la empresa en una llamada? Ir Todas las llamadas, haga clic en Palabra clavey escriba su consulta. Estas funciones de inteligencia pueden ayudar a los gerentes y propietarios de negocios a capacitar a los representantes en las llamadas de ventas y soporte, y pueden usarse para ayudar a mejorar su desempeño.

Para aumentar la funcionalidad del Dialpad, conéctelo con Zapier para hacer cosas como crear tickets en su sistema de soporte o actividades en su CRM siempre que haya nuevas llamadas en Dialpad.

Precio del teclado: Desde $ 15 / mes / usuario para el plan Estándar que incluye llamadas, mensajes de texto y chat interno ilimitados. Los planes incluyen un número local, por lo que si está buscando un número gratuito, tendrá que pagar $ 15 adicionales por mes más $ 0.02 por minuto. Además, solo el plan Enterprise (un mínimo de 100 usuarios) ofrece extensiones de teléfono.

El mejor sistema telefónico virtual para escalar las comunicaciones comerciales

GoToConnect (Android, iOS, Windows, Mac)

GoToConnect (anteriormente Jive Communications) resultará familiar para quienes hayan utilizado la plataforma hermana GoToMeeting o cualquiera de las marcas de LogMeIn, empresa matriz de SaaS. Verá algunos de estos productos de GoTo (seminarios web, reuniones, formación) cuando acceda al sitio de GoToConnect. Los precios están escalonados para la plataforma VoIP según el número de usuarios. Cuando ingresa al segundo nivel de usuario (21-99), el costo por usuario cae de $ 26 a $ 23 por mes para el plan estándar de nivel medio. Además, puede agrupar los planes mencionados anteriormente y ahorrar hasta un 50%. Ahora veamos algunas de las funciones del teléfono.

Cuando crea una cuenta, se lo dirigirá a la aplicación web y a una lista de configuración de seis elementos, incluida la selección de sus números de teléfono. Al seleccionar números (locales o gratuitos), puede buscar una frase personalizada. Probé «fatcat» y aparecieron algunos resultados, incluido el 1-209-7FA-TCAT. También puede probar mediante la búsqueda de patrones, utilizando combinaciones de letras o números como 1-720-867-5309 (esto no estaba disponible). Una vez que seleccione un número y lo enrute a una extensión (paso 6), estará listo para realizar su primera llamada. Para hacer llamadas, descargue la aplicación móvil o de escritorio o acceda a la versión en línea en el menú de su cuenta seleccionando GoToConnect.

La Encuéntrame, sígueme La función le permite enrutar llamadas según una secuencia. Digamos que tiene un día ajetreado dentro y fuera de la oficina, pero no quiere perder ninguna llamada de ventas. Puede establecer una secuencia para las llamadas entrantes: 1) Vaya primero a la extensión de un compañero de trabajo (suene durante 10 segundos), luego 2) Llame a su número de teléfono móvil (suene durante cinco segundos), luego 3) Llame a la extensión de su gerente. Los pasos se pueden variar al igual que los tiempos de llamada. El filtrado de llamadas le permite crear listas para bloquear spammers y listas para clientes VIP que se dirigirán directamente a su línea sin pasar por el asistente automático.

El chat interno básico y las videoconferencias completan los canales, y se accede a ambos desde la aplicación. Slack, Salesforce, Zendesk, Zoho, Microsoft y alrededor de 60 aplicaciones más conforman las sólidas opciones de integración.

Precio de GoToConnect: Desde $ 22 / mes por usuario con hasta 20 usuarios para el plan Básico. El plan estándar del siguiente nivel cuesta $ 26 / mes para hasta 20 usuarios y $ 23 para 21-99 usuarios.

El mejor sistema telefónico virtual para equipos de soporte y ventas

Llamada aérea (Android, iOS, Windows, Mac)

A $ 30 al mes por usuario con un mínimo de tres usuarios para su plan Essentials, Aircall es el sistema inicial más caro de nuestra lista. Sin embargo, también tienen características, específicas para los equipos de ventas y servicio, que otros no tienen. Si estos departamentos pasan mucho tiempo en el teléfono y necesitan funciones para mantener su productividad, vale la pena probar Aircall.

La configuración inicial fue sencilla. Me tomó menos de cinco minutos seleccionar un número, probarlo y agregar saludos para las llamadas entrantes, que incluyen un mensaje fuera de horario, música en espera (mi favorito es «Jazzy Frenchy») y un mensaje de correo de voz. Cada uno de estos se puede personalizar con su propio archivo de audio o, en el caso de los mensajes, con opciones de texto a voz utilizando voces masculinas o femeninas pregrabadas en inglés británico, australiano o americano con acento. Esta sección se presenta como un árbol de decisiones, con enlaces fáciles de seguir y en los que se puede hacer clic para cada acción, lo que lo hace todo intuitivo para el usuario nuevo.

Las funciones de productividad ayudarán a los equipos de ventas y servicio a manejar las llamadas de manera eficiente, ya sea automatizando el proceso de enrutamiento o mejorando la colaboración del equipo. Por ejemplo, las llamadas en paralelo le permiten pausar una llamada actual e iniciar otra conversación en un número separado (para recopilar información adicional), cambiando de un lado a otro según sea necesario. Con el enrutamiento de llamadas, puede establecer quién recibe la próxima llamada entrante según la disponibilidad y las habilidades, como la capacidad técnica.

Cuando finaliza una llamada, tendrá la opción de agregar como contacto, crear notas y asignar. Entonces, si recibió una llamada de un cliente potencial con el que su colega había hablado anteriormente, podría agregar una nota sobre la conversación, hacer clic en asignar y elegir su nombre de su lista de compañeros de equipo.

La Transmisión en vivo proporciona métricas en tiempo real para los tiempos de respuesta a las llamadas, las llamadas en espera, el tiempo medio de espera y la disponibilidad del usuario. Desde aquí, también puede monitorear las llamadas en vivo con fines de entrenamiento. Se notificará al agente que su gerente está escuchando la llamada y podrá escuchar tanto al cliente como a su gerente. El cliente, por supuesto, solo escuchará al agente.

Más de 60 integraciones con CRM, mesa de ayuda, comercio electrónico, chat y otras aplicaciones amplían aún más la conexión de Aircall con su negocio. Por ejemplo, integré HubSpot CRM con unos pocos clics y pronto estaba haciendo llamadas desde registros de contactos usando Aircall. Los detalles de la llamada, como la fecha, la duración y la grabación (si corresponde) se capturan en el registro de contacto de HubSpot y en el panel y análisis de Aircall. Además, cuando haces una llamada y el contacto está en HubSpot, el empleador del contacto y la última vez que se contactó aparecen en el marcador con un enlace para ir al registro.

Precio de llamada aérea: Desde $ 30 / mes / usuario con un mínimo de tres usuarios

El mejor sistema telefónico virtual para un sistema de comunicación todo en uno ilimitado

8×8 (Android, iOS, Windows, Mac)

Al aterrizar en el sitio de 8×8, lo primero que pensé fue «empresarial», es decir, este servicio está diseñado para grandes empresas con múltiples ubicaciones y miles de empleados. El sitio es expansivo, su sección de recursos es amplia y parecen ofrecer soluciones telefónicas para cualquier tipo de organización, desde el gobierno federal hasta servicios financieros. Y sí, tienen grandes clientes, pero también ofrecen llamadas, videos y chat ilimitados desde solo $ 12 / mes por usuario. Para las empresas más pequeñas que necesitan un sistema de comunicación todo en uno, definitivamente vale la pena explorar 8×8, con una advertencia inicial.

Si hay una desventaja de 8×8, es que la navegación es torpe. Cuando inicia sesión, lo lleva a una página casi vacía con cuatro opciones: Mi 8×8, Administración, Reuniones (configuración de video) y Apoyo, cada uno lo lleva a una página diferente. Además de la desorientación, cada página parece ser de un sitio web diferente. El Dr. Frankenstein estaría orgulloso. Sin embargo, una vez que descubra la disposición del terreno, no debería ser demasiado difícil de navegar. Simplemente no es tan reflexivo como las otras aplicaciones revisadas aquí.

Teniendo en cuenta la experiencia inicial con la navegación, estaba preparado para una experiencia similar. lucha para configurar. Para mi sorpresa, configurar las acciones de las llamadas entrantes fue una de las más intuitivas para todos los probados. Para el mensaje de bienvenida, se le preguntará si desea configurar un saludo y, de ser así, cómo, con opciones para escribir o grabar un saludo. Mi saludo de texto a voz (la voz estaba demasiado computarizada para mi gusto) se probó fácilmente con un clic. Para grabar un saludo, puede cargar un archivo o hacer que la aplicación llame a su teléfono celular. Si planea usar un menú de llamada («presione 1 para ventas, 2 para soporte»), deberá incluir este menú en su saludo.

El manejo de llamadas proporcionó opciones para dónde se envían las llamadas entrantes: llamar a su equipo, correo de voz del equipo, menú automatizado o redirigir a un número específico. El menú automatizado proporcionó instrucciones fáciles de seguir para seleccionar dónde se enrutaría cada llamada. Y para asegurarse de que todo se enruta correctamente, la aplicación realizará una llamada de prueba antes de que publique la configuración.

Durante una llamada, puede enviar un mensaje de texto o iniciar una videollamada con un solo clic. Mis llamadas de prueba se conectaron rápidamente y la calidad de la llamada fue excelente. Del mismo modo, el vídeo se conecta de forma rápida y con buena calidad. Algunas de las funciones de video incluyen compartir pantalla, subtítulos, chat y grabación. Análisis de video: se encuentra en Reuniones desde el menú principal: capture datos de los participantes, la duración, los comentarios de los usuarios y más. El sistema de chat interno es bastante básico, pero puede crear salas de chat, mantener varios chats y adjuntar archivos, lo que probablemente sea suficiente para la mayoría de los equipos pequeños.

Sincronice su calendario (Google, Outlook, iCloud y otros) para programar fácilmente llamadas y videoconferencias, y para las integraciones de CRM, encontrará integraciones nativas con plataformas como Salesforce, HubSpot, Zoho, Pipedrive y Sugar. Con Zapier, puede conectar 8×8 a miles de otras aplicaciones, lo que le permite hacer cosas como enviar mensajes SMS 8×8 para nuevos clientes potenciales o enviar mensajes SMS 8×8 a Slack.

Precio 8×8: Desde $ 12 / mes / usuario, que incluye llamadas, video y chat ilimitados.

El mejor sistema de telefonía virtual para una solución económica para equipos pequeños y nuevas empresas

OpenPhone (Android, iOS, Web, Windows, Mac)

Si está solo o tiene un equipo pequeño y necesita un sistema telefónico económico y sencillo, OpenPhone es una excelente opción. Es fácil de configurar y usar, y tiene algunas funciones automatizadas útiles para mantenerse en contacto con las personas que llaman. La aplicación, al igual que el sitio web, viene en cualquier color que desee, siempre que sea negro. Debido a que todas las demás aplicaciones de teléfono tienen un fondo claro / blanco, me tomó varias veces acostumbrarme al fondo negro, pero una vez que lo hice, fue un placer usarlo, aunque solo sea por otra razón, era diferente, similar a un nostálgico. experiencia de videojuegos.

Para empezar, tiene la opción de elegir un número local, gratuito o transferir un número existente. Para configurar, haga clic en su nuevo número para acceder a todas las configuraciones disponibles. Puede configurar el identificador de llamadas para que muestre el nombre de su empresa completando un formulario breve y haciendo que OpenPhone solicite la autorización de CNAM (nombre del identificador de llamadas). Mi «Acme Corp.» La solicitud de nombre tardó una semana en autorizarse.

Si se encuentra en una oficina o tienda pequeña, puede proporcionar acceso al número para que lo usen sus compañeros de equipo. Podrán hacer llamadas, ver mensajes y recibirán llamadas entrantes. Otra característica útil es la capacidad de configurar mensajes de texto automatizados para llamadas perdidas durante y después del horario comercial. Por lo tanto, si va a estar en una reunión pero desea responder de inmediato para informar a las personas que llaman, se puede enviar un mensaje de texto automatizado personalizado: «Gracias por llamar. Estaré en una reunión hasta las 3 p.m. MST. ¿Cómo puedo ayudar ? » Otras características incluyen el desvío de llamadas y una lista para bloquear las llamadas no deseadas.

Una vez que agregas tu número de OpenPhone al CRM de HubSpot, puedes hacer llamadas desde el registro de un contacto y crear contactos de HubSpot con un clic de OpenPhone. Otras integraciones incluyen Slack, Contactos de Google y Zapier, por lo que puede hacer cosas como registrar nuevos mensajes de texto entrantes en Hojas de cálculo de Google o enviar mensajes SMS cada vez que hay un nuevo evento de Calendly.

Costo de OpenPhone: Desde $ 10 / mes para llamadas y mensajes de texto ilimitados en EE. UU. Y Canadá. $ 5 / mes por números de teléfono adicionales.

¿Qué sistema telefónico es mejor para su equipo?

¿Necesita funciones de productividad del equipo de ventas y servicio? Aircall facilita el manejo de un gran volumen de llamadas con funciones como enrutamiento automatizado, llamadas paralelas y una selección de elementos de acción que aparecen en la pantalla cuando se completa una llamada. A los gerentes les gustará el Transmisión en vivo función porque proporciona información en tiempo real sobre el rendimiento de sus representantes.

¿Necesitas una solución económica? A solo $ 10 / mes / usuario, el plan estándar de OpenPhone es el sistema telefónico de menor precio en nuestras pruebas y uno de los más fáciles de configurar.

¿Necesita llamadas, video y chat interno en un solo servicio? 8×8 ofrece un paquete básico relativamente económico que puede manejar estos tres canales.

¿Quieres que se transcriban tus llamadas? Dialpad es la mejor opción para esto y es una excelente solución general.

¿Quiere combinar su VoIP con otras soluciones comerciales? GoToConnect es parte de un grupo de aplicaciones, que incluyen software para seminarios web, reuniones y capacitación, por lo que es una excelente opción si ya está utilizando el software LogMeIn o planea escalar y podría hacerlo en el futuro.

Cada uno de estos cinco sistemas funcionó bien en nuestras pruebas, con una configuración rápida y sencilla, además de una excelente calidad de llamada. Y podrá llamar desde prácticamente cualquier lugar siempre que tenga una conexión sólida a Internet. Para obtener más información sobre cualquier servicio, regístrese para una prueba gratuita y pruébelos.

Este artículo fue publicado originalmente en julio de 2017 por Andrew Kunesh.