Realice reuniones más eficientes: 14 herramientas para agendas, minutos y programación compartidos

Las reuniones son una excelente manera de poner a su equipo en la misma página, discutir ideas y planificar el futuro. También pueden suponer una enorme pérdida de tiempo, ya que suponen una media de 31 horas de su tiempo de trabajo al mes.

Por eso tendemos a soñar despiertos, a hacer otro trabajo o incluso a quedarnos dormidos durante las reuniones. Son un mal necesario, y ni siquiera estamos seguros de que sean necesarios en primer lugar.

En cambio, las reuniones deben ser un uso efectivo del tiempo de todos, esa única oportunidad que tiene para impulsar la agenda y asegurarse de que todos tengan lo que necesitan para hacer su mejor trabajo. Eso requiere reuniones que se ajusten a los horarios de todos, estén bien planificadas e incluyan actas procesables para que la reunión no se olvide tan pronto como termine.

Estas herramientas ayudarán a convertir sus reuniones en sesiones productivas, aquellas que requieren menos tiempo. y conseguir más logros.

Aplicaciones para reuniones todo en uno

Necesita una aplicación de calendario para programar la reunión. Una herramienta de zona horaria para encontrar una hora que funcione para todos. Una aplicación de notas para planificar la reunión y otra aplicación para tomar notas durante la reunión.

O puede hacerlo todo en una sola aplicación. Estas herramientas lo ayudan a planificar, programar y compartir información de reuniones desde un solo lugar, para que no se pierda nada en el camino.

Meetin.gs (Web)

Lo mejor para programar reuniones

Para una ventanilla única para programar reuniones además de comunicarse, tomar notas y administrar tareas, eche un vistazo a Meetin.gs. Maneja cada parte del proceso de reuniones.

Una vez que decida que le gustaría reunirse, tiene dos opciones. Puede establecer su disponibilidad y permitir que otros reserven un espacio en su calendario; Meetin.gs se integra con su calendario y contactos en Google Apps, así como con herramientas de comunicación como Skype y Google Hangouts. Esto le ayuda a evitar el inevitable ir y venir de encontrar un momento que funcione para todos. Alternativamente, puede invitar a personas a una fecha y hora que haya seleccionado.

Cada reunión viene con un espacio de trabajo compartido. Agregue temas de discusión, cargue archivos relevantes y comparta sus notas. Los cambios se guardan instantáneamente, por lo que también puede usar este espacio de trabajo durante la reunión para grabar su discusión y discusiones.

Una vez finalizada la reunión, Meetin.gs enviará automáticamente un correo electrónico a los participantes con un resumen de los elementos de acción que haya creado.

Precio: $ 12 / mes por plan de organizador Pro para reuniones y participantes ilimitados

Aplicaciones de planificación de agenda

Quizás ya tenga herramientas para programar sus reuniones y solo necesite una manera de mantener la discusión en curso y registrar lo que se discutió. Estas herramientas lo ayudarán a planificar la agenda de su reunión, notas y más.

Minuto (Web, iOS, Android, Windows)

Lo mejor para agendas fáciles de leer

Minute ofrece todo lo que necesita saber y recordar sobre una reunión en una sola página.

La agenda de la reunión, que puede ser creada de forma independiente por el organizador de la reunión o en colaboración por el equipo, se encuentra en la parte superior. Si la agenda cambia durante la reunión, simplemente arrastre y suelte cada elemento en el nuevo orden.

Cada tema de discusión viene con un temporizador opcional, lo que facilita completar todo lo que necesita sin atropellarse.

Debajo de la agenda, verá los archivos adjuntos de la reunión, incluidos documentos de Google Drive y Dropbox o notas de Evernote. Los asistentes pueden escribir notas en tiempo real en esos archivos, crear tareas y asignar propietarios y fechas límite, y agregar decisiones. También puede agregar notas privadas, que nadie más podrá ver.

Una vez finalizada la reunión, puede exportar los temas, notas, decisiones, tareas y documentos a sus cuentas de Google Drive, Dropbox o Evernote, o enviarlos por correo electrónico a los asistentes a la reunión para referencia futura.

Precio: Gratis durante 1 mes de historial de reuniones; desde $ 3 / mes por usuario Plan Light por 3 meses de historial de reuniones y archivos adjuntos

Sólido (iOS)

Lo mejor para planificar reuniones por su cuenta

Si está más interesado en preparar y tomar buenas notas que en enviar material a otros asistentes, Solid es una buena opción. Esta elegante aplicación se conecta a su cuenta de Google Calendar u Office 365 para mostrarle lo que hay en su calendario para la próxima semana.

Cada reunión tiene su propia página de «Notas» en blanco. Puede agregar elementos de acción, decisiones o «asuntos abiertos». Cree un pedido para su reunión agrupando los elementos relacionados en secciones. Si desea adjuntar un archivo, Solid le permite incrustarlo junto con sus notas.

Para ayudarlo a mantenerse encaminado, la aplicación le dice cuánto tiempo queda en la reunión y cuántos temas aún debe abordar. Una vez finalizada la reunión, Solid le envía un resumen detallado de sus notas. También puede compartir este resumen con otros por correo electrónico, Evernote, Slack o (usando Zapier) Google Docs.

Luego, verifique sus tareas inconclusas de cada reunión con la pestaña «elementos de acción» en Solid. También encontrará un análisis detallado en Solid sobre cuánto tiempo total está dedicando a las reuniones, cuándo se llevan a cabo, con quién se está reuniendo, etc.

Precio: Libre

Ver integraciones sólidas en Zapier

MeetingKing (Web, iOS)

Lo mejor para reuniones puntuales

Las herramientas que requieren que cada participante tenga una cuenta pueden ser inconvenientes, especialmente cuando trabaja con personas fuera de su empresa o tiene reuniones puntuales frecuentes. Introduzca: MeetingKing. Te permite enviar agendas por correo electrónico, por lo que eres el único que necesita ser un usuario.

Los organizadores pueden usar las plantillas de agenda de MeetingKing o crear las suyas propias. No es necesario completar la hora, la duración, los asistentes, la ubicación u otra información logística; esa información se obtiene automáticamente de su cuenta de Google Calendar, iCal o Outlook conectada.

Las agendas están organizadas por temas. Durante la reunión, desarrolla cada tema agregando viñetas cortas, que puede guardar como tareas, decisiones o notas. Por ejemplo, si su primer tema es «presupuesto de búsqueda de pago mensual» y Sarah le informa al grupo sobre los resultados de noviembre, puede agregar una nota para November ROAS: 200%. Si decide aumentar el presupuesto, ahorrará Double budget como una decisión.

Cada tarea que cree puede tener un propietario. Cuando a alguien se le asigna una tarea, recibirá un correo electrónico y un correo electrónico de seguimiento si no la finaliza antes de la fecha de vencimiento. También es posible agregar y comentar tareas desde la bandeja de entrada de su correo electrónico.

La función de estacionamiento de MeetingKing lo ayuda a evitar discusiones fuera de control. Cada vez que alguien trae un tema que no está en la agenda, crea un elemento para él en el «estacionamiento». No discuta ese tema ahora; en cambio, la próxima vez que esté haciendo una agenda de reunión, busque en el estacionamiento los temas que necesita incluir.

Precio: Gratis para los asistentes; desde $ 9.95 / mes Plan Pro Single para 1 organizador

Minutes.io (Web)

Lo mejor para tomar notas de forma eficaz

Es difícil tomar notas y mantenerse comprometido al mismo tiempo. Por lo general, terminas hablando o escribiendo, no ambos. Minutes.io resuelve eso con una agenda procesable.

Con la plantilla limpia y fácil de leer de la aplicación, puede crear rápidamente elementos de la agenda y agregar sus notas. Cada elemento se puede categorizar como «agenda», «decisión», «hecho», «todo» o «idea», y se le puede asignar un propietario y una fecha límite. Para moverse rápidamente y hacer cambios, use las teclas de acceso rápido de Minute.io.

Una vez que la reunión haya concluido, envíe una copia por correo electrónico a cada uno de los asistentes. ¿Celebrar una reunión similar? Copia tu agenda para poder reutilizarla.

Debido a que Minutes.io funciona sin conexión, es una buena opción para reuniones sobre la marcha.

Precio: Libre; desde $ 9 / mes Plan mensual para una marca personalizada y un soporte más rápido

Creador de agendas (iOS)

Lo mejor para prepararse para reuniones sobre la marcha

Imagina que estás caminando por la calle o sentado en el metro, cuando de repente te das cuenta de que tienes una reunión sin agenda. Agenda Maker está hecho para esos momentos. Como su nombre indica, tiene una sola función: hacer agendas. Simplemente comience uno nuevo, escriba los elementos de su agenda, arrástrelos y suéltelos en orden y, si lo desea, agregue notas y asigne tiempo a elementos específicos.

La mejor característica de Agenda Maker es calcular y asignar automáticamente el tiempo para sus reuniones en función de los elementos que arrastra y suelta en su agenda. También puede crear agendas de varios días, crear elementos de sub-agenda y establecer tiempos predeterminados para los elementos de la agenda.

Compartir su agenda también es sencillo. Envíelo por correo electrónico a las personas, envíeles una versión en PDF o imprima una copia antes de la reunión.

Precio: $ 1.99 en la App Store; Compra desde la aplicación de $ 0.99 para agregar asistentes a la reunión y minutos

Menos reunión (Web, iOS)

Lo mejor para un calendario visualizado de la agenda

Less Meeting le anima a tener reuniones productivas al visualizar su tiempo de reunión. Así es como funciona:

Antes de la reunión, el organizador establece un límite de tiempo general, junto con horarios establecidos para cada tema de la agenda. Durante la reunión, un temporizador de cuenta regresiva en la parte inferior de la agenda muestra cuántos minutos le quedan. Se volverá amarillo cuando haya cinco minutos en el reloj. Si pasas, se pondrá rojo. Mientras tanto, los elementos de la agenda se vuelven amarillos cuando queda un minuto de su tiempo programado.

También puede agregar notas, documentos e imágenes en forma de viñeta, elementos de acción, objetivos de cumplimiento y enlaces a agendas anteriores. O cree agendas con el complemento de Outlook o la plantilla de Google Apps e iCal, y sincronice sus tareas con aplicaciones populares de tareas pendientes. Less Meeting incluye atajos de teclado para agilizar el proceso de toma de actas.

Si está en su teléfono o iPad, puede arrastrar y soltar sus notas en el orden que necesite. ¿Trabaja en una zona sin Wi-Fi? La aplicación almacenará sus cambios y los sincronizará cuando vuelva a estar en línea.

Precio: Desde $ 12 / mes 1 paquete de plan para 1 usuario

Minute-it (Web)

Lo mejor para una fácil preparación de reuniones

Si se necesita demasiado esfuerzo para prepararse para una reunión, probablemente no lo hará. Afortunadamente, Minute-it puede hacerlo por ti. Integre la herramienta con su cuenta de Outlook, Google Calendar o iCal, y Minute.it generará automáticamente agendas para sus reuniones programadas. Luego puede enumerar sus temas de discusión, asignar tiempo a cada tema y cargar sus materiales en minutos.

Una vez que se hayan presentado todos los asistentes, el temporizador de cuenta regresiva incorporado en la agenda lo ayudará a mantenerse enfocado y centrado en el tema. Los participantes pueden agregar comentarios, notas, entregables, decisiones y fechas límite al documento en tiempo real, transformándolo de programa a minutos completos.

Minute-it envía automáticamente por correo electrónico las notas de la reunión a todos los presentes. Luego, los asistentes pueden iniciar sesión en su panel de control y ver notas de reuniones anteriores, junto con una descripción general de los elementos de acción pendientes.

Precio: Gratis para 1 usuario; desde $ 27 / mes Plan inicial para hasta 3 usuarios

Ver integraciones de Minute-it en Zapier

Reunión lúcida (web)

Lo mejor para agendas de reuniones avanzadas

Las reuniones de clientes son muy diferentes de las reuniones de la empresa, que son muy diferentes de las reuniones de la junta, que son muy diferentes de las reuniones de inversores. Si está ejecutando muchos tipos diferentes de reuniones, necesita una herramienta que pueda manejarlas todas.

Lucid Meetings es una aplicación todo en uno para cada reunión bajo el sol.

Gracias a su gran colección de plantillas, puede crear rápidamente una plantilla de aspecto profesional. Mantenga las cosas básicas con temas de discusión y su duración estimada. O bien, lleve las cosas un paso más allá con una lista inteligente, que se actualizará dinámicamente para incluir cualquier nota o elemento de acción que haya creado en reuniones anteriores.

Si desea que otros agreguen a su agenda, puede otorgarles privilegios de edición. También puede asignar una vista de «solo lectura».

Todos pueden agregar notas mientras la reunión está en vivo. Pero no verá toda la agenda a la vez; para mantener a las personas concentradas, la aplicación se acerca al tema de discusión actual. También le da una señal cuando está casi fuera de tiempo y cuando necesita seguir adelante.

¿Decidir algo como grupo? Crea una moción. Puede hacer que la votación sea pública o anónima, lo cual es útil cuando se habla de temas delicados.

Para ayudarlo a medir qué tan bien van las reuniones y dónde puede mejorar, Lucid Meetings envía una encuesta de seguimiento rápida a cada asistente después de la reunión, junto con las notas de la reunión y un resumen de sus elementos de acción.

Precio: Gratis para uso personal; desde un plan de $ 19 / mes para 1 organizador

Ver integraciones de Lucid Meetings en Zapier

Aplicaciones para reuniones más productivas

Tal vez no necesite una herramienta para programar sus reuniones o mantener sus charlas encaminadas. Es posible que solo necesite una herramienta que le recuerde el tiempo dedicado a las reuniones y le ayude a encontrar formas de sacar más provecho de ese tiempo. Estas prácticas herramientas hacen precisamente eso.

Meeting Ticker (Web)

Lo mejor para calcular el ROI de una reunión

La próxima vez que se pregunte si debe celebrar una reunión o no, pruebe Meeting Ticker. Después de indicar cuántas personas asistirán, la tarifa promedio por hora y la duración estimada de la reunión, esta ingeniosa herramienta le dirá cuánto le está costando la reunión. Observe cómo el medidor se acumula rápidamente hasta que haga clic en «Detener el sangrado».

Está lejos de ser una ciencia exacta. Pero cuando está indeciso acerca de una reunión, ver su valor en dólares puede ser útil.

Precio: Libre

Calculadora de reuniones (web)

Lo mejor para la información de reuniones personales

Para obtener una instantánea de sus hábitos de reunión, conecte la Calculadora de reuniones a su cuenta de Google Calendar. En unos segundos, extrae datos de cada evento que tuvo dos o más asistentes y una hora de inicio y finalización del año pasado. Luego analizará los números y le brindará estadísticas interesantes sobre la cantidad de horas que pasó en las reuniones, su duración promedio, el porcentaje de reuniones que está creando frente a las invitaciones, y más.

Precio: Libre

Lista de verificación de la reunión del equipo (web)

Lo mejor para planificar una reunión productiva

La lista de verificación de la reunión del equipo se creó para que el proceso de colaboración sea más fluido.

Establece las 25 condiciones esenciales de una buena reunión, comenzando con el trabajo de preparación («se establece el lugar de la reunión», «se establece un objetivo claramente definido», etc.). Hay varios elementos para la reunión en sí, como «se discutirá un tema a la vez» y «todos saldrán de la sala sabiendo lo que sucede a continuación». Finalmente, la lista de verificación cubre lo que sucederá después de la reunión, incluyendo «los participantes recibirán un seguimiento dentro de las 24 horas» y «los asuntos pendientes se incluirán en la próxima agenda».

Tener un esquema claro y fácil de seguir es útil para el organizador, pero la lista de verificación es aún más útil para establecer expectativas para los asistentes. Una vez que haya verificado los requisitos que se aplican a su reunión, puede enviar la lista por correo electrónico a sus participantes.

Precio: Libre

Temporizador de reunión de equipo (Web, Android)

Lo mejor para mantener las discusiones enfocadas

¿Necesita una forma sencilla de finalizar sus reuniones a tiempo? Abra el Temporizador de reunión del equipo, establezca la duración y observe cómo comienza la cuenta regresiva. Cuando se acabe el tiempo, finalice su reunión.

Tú podría use cualquier temporizador para esto, pero dado que el Temporizador de reunión del equipo es audazmente visual, es perfecto para dejarlo en una pantalla en su sala de conferencias o videollamada, donde todos puedan verlo. La aplicación también proporciona indicaciones para ayudarlo a que la reunión avance, como «Resumir las discusiones clave» cuando se acerca la hora de finalización.

Precio: Libre

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No todo el mundo es fanático de las reuniones, pero pueden ser productivos, especialmente cuando tiene herramientas para agilizar las reuniones y mantener a todos enfocados en la agenda.

Pero antes de que pueda llevar a cabo una reunión productiva, debe incluirla en los calendarios de todos. Eche un vistazo a las 16 mejores aplicaciones de programación de reuniones para descubrir el mejor horario de reunión para todos. Y si está trabajando con miembros de equipos remotos o está intentando programar reuniones en diferentes zonas horarias, aprenda a realizar una reunión de equipo remota para que su próxima reunión sea más eficaz.

Foto de la mesa de conferencias por Niño benjamin vía Unsplash.

Actualizado el 22 de junio de 2017 para eliminar el ahora desaparecido Do.com.