Por qué todo el mundo necesita usar la función fuera de la oficina de Google Calendar
Las vacaciones no deberían ser estresantes, pero no hay nada relajante en cancelar individualmente cada cita que está a punto de perder. Tampoco es divertido para otras personas enviarte invitaciones de calendario que nunca verás mientras estás desconectado.
Google Calendar ofrece una función fuera de la oficina exactamente por esta razón. Puede indicar cuándo se ausentará, luego, cualquier reunión durante ese tiempo se rechazará automáticamente, todo a la vez. Aún mejor: cualquier otra reunión a la que se le agregue mientras está fuera será rechazada y se notificará a quien lo haya invitado.
Google solo agregó esta función en 2018, y está apareciendo lentamente en más lugares. En enero de 2021, por ejemplo, agregaron un indicador de fuera de la oficina a los comentarios en Google Docs. Aún no está completamente implementado, pero así es como se verá si lo tiene.
También puede integrar la función fuera de la oficina de Google Calendar con otras aplicaciones (piense: cambiar su estado de Slack cuando es OOO). Hablaremos de eso, pero primero, repasemos los conceptos básicos.
Cómo establecer el tiempo fuera de la oficina en Google Calendar
La configuración del tiempo fuera de la oficina en Google Calendar comienza como agregar cualquier otra cita: seleccione la hora en su calendario, como de costumbre, para ver una ventana emergente. Ponle un nombre a tu evento, luego haz clic en el Fuera de la oficina opción.
La ventana emergente cambiará y le mostrará las opciones fuera de la oficina.
De forma predeterminada, todas las reuniones establecidas durante el tiempo fuera de la oficina se rechazarán; esto se aplica tanto a las reuniones a las que ya ha aceptado como a las nuevas reuniones a las que alguien podría invitarlo. También puede dejar un mensaje personalizado, explicando dónde estará y (potencialmente) cómo las personas pueden comunicarse con usted. En el futuro, también se rechazará a cualquier persona que intente programar una cita con usted durante su tiempo fuera de la oficina.
Todos recibirán automáticamente un correo electrónico en el que se les explicará que está fuera de la oficina, lo que significa que no tiene que recordarles a todos que no programen citas con usted.
Si está utilizando Google Workspace, este estado también se muestra en otros lugares, para cualquier persona de su organización. Por ejemplo, en Gmail, si alguien te está redactando un mensaje.
O en el chat de Google, si su equipo utiliza la herramienta de mensajería de Google.
Google parece estar expandiendo esta función a más lugares, por lo que probablemente puede esperar que se vuelva aún más visible con el tiempo.
Automatice otras aplicaciones cuando esté fuera de la oficina en Google Calendar
Zapier puede conectar Google Calendar a miles de aplicaciones. Esto significa que también puede usarlo para integrar la función fuera de la oficina de Google Calendar a aplicaciones que no son de Google.
Por ejemplo: quiero que mi equipo de Slack sepa cuándo no estoy trabajando. Zapier me permite crear un flujo de trabajo que cambia mi estado de Slack automáticamente cuando mi Calendario de Google está configurado como fuera de la oficina.
De forma predeterminada, estas automatizaciones se activan para eventos de Google Calendar, pero puede hacerlas específicas para eventos fuera de la oficina en solo unos pocos pasos. Comience haciendo clic en el Modo avanzado opción.
En el paso de activación de Google Calendar, establezca un
Usa el término de búsqueda eventType:outOfOffice para disparar solo para eventos fuera de la oficina.
Esto funciona para cualquier Zap (nuestro término para un flujo de trabajo automatizado) que use Google Calendar como disparador. Podría, por ejemplo, enviar un correo electrónico o un mensaje de texto cuando esté a punto de salir de la oficina.
Y estos son solo algunos ejemplos. Consulte las integraciones de Google Calendar de Zapier para obtener más información.
