Documentos basados ​​en datos: cómo combinar hechos y cifras en aplicaciones de escritura modernas

Es un día raro en el que puede escribir un documento de una sola vez con una sola aplicación. Con mucha más frecuencia, cambiamos entre documentos y aplicaciones, reuniendo la investigación, los datos y las citas antes de trabajar en una sola pieza.

Puede seguir escribiendo documentos a la antigua usanza, buscando datos aquí, procesando los números allí, luego escribiendo el informe y copiándolo en otro lugar para compartirlo. O puede hacerlo todo desde una nueva clase de aplicaciones de documentos, herramientas creadas para la forma en que creamos y compartimos conocimientos en la actualidad.

Es por eso que necesita una aplicación de documentos basada en datos que le permita hacerlo todo junto.

¿Qué son las aplicaciones de documentos basadas en datos?

En los últimos años, algunas aplicaciones, especialmente Quip, Notion y Coda, han comenzado a cambiar la forma en que los equipos escriben documentos y comparten el trabajo. Son similares, se basan en documentos y datos compartidos diseñados para la colaboración. A diferencia de los procesadores de texto típicos como Google Docs y Microsoft Word, estas herramientas se enfocan en incorporar información compleja junto con su texto, difuminando las líneas entre documentos y hojas de cálculo.

La parte de datos es más notable. Quip, como el más antiguo del grupo, comenzó como una simple aplicación de documentos, luego ganó funciones de hoja de cálculo con el tiempo. Notion y Coda vinieron con herramientas de datos desde el principio. En las tres aplicaciones, puede agregar tablas a sus documentos, pero estas no son tablas estáticas de Word para enumerar texto sin formato y números. En su lugar, incluyen una combinación única de funciones de hoja de cálculo y base de datos para encontrar promedios, comparar datos y hacerlo todo junto con sus documentos.

También le permiten crear mini aplicaciones dentro de sus documentos. Puede agregar calendarios, tableros Kanban, listas de tareas pendientes, videos y más junto con las tablas y el texto de sus documentos. Están todo en un solo lugar, la única aplicación que puede usar para todo su trabajo.

Pero, ante todo, están diseñados para documentos de equipo.

Documentos y uso compartido del equipo

En lugar del enfoque de Word y Google Docs en documentos individuales de estilo papel guardados como archivos individuales, las tres aplicaciones se basan en compartir. Compartirá una carpeta, un conjunto de documentos o una cuenta completa, luego todo lo nuevo que escriba su equipo se mantendrá unido. ¿Necesita encontrar algo que el equipo de soporte haya escrito sobre su política de reembolso o ese borrador del discurso que su CEO compartió para recibir comentarios? Si todo su equipo usa una aplicación de escritura como esta, todo estará en un solo lugar.

En ese sentido, Coda es la más tradicional. Diseñado para combinar documentos, hojas de cálculo y funciones de aplicaciones como tableros Kanban y mini bases de datos, su enfoque principal está en documentos detallados. Haces un documento y lo compartes con tu equipo.

Sin embargo, los documentos de Coda son tan poderosos que un solo documento puede almacenar todas las ideas de su equipo. Puede agregar secciones adicionales (estas serían páginas en otro documento o aplicación de cuaderno) a cada documento, organizarlas en carpetas y crear una biblioteca a partir de un documento compartido. Encontrará herramientas de formato básicas, comentarios para compartir comentarios y búsquedas para revisar todas las secciones en documentos compartidos.

Notion toma un camino similar con shared. El nombre te hace sentir como si estuvieras compartiendo un conjunto más amplio de contenido, pero funciona de manera similar a Coda. En un espacio de trabajo compartido, puede agregar páginas y un número casi ilimitado de subpáginas para detallar su trabajo. Cada página de nivel superior agrega automáticamente enlaces a subpáginas, para una especie de directorio donde puede planificar un proyecto, agregar detalles del proyecto en subpáginas y aún realizar un seguimiento de todo en la página superior.

Hay una barra lateral izquierda que mantiene todos sus documentos personales y espacios de trabajo compartidos juntos, junto con enlaces a plantillas y sus documentos favoritos. Puede buscar en todo junto, entre todos sus documentos privados y compartidos, y puede cambiar entre espacios de trabajo. Es esa organización adicional y la división entre espacios compartidos y privados lo que hace que sea fácil mantener todo en Notion, no solo un conjunto de detalles del proyecto.

Luego está Quip, una de las aplicaciones de documentos compartidos anteriores que ahora forma parte de la familia de aplicaciones de Salesforce. Ha pasado de ser una aplicación de escritura más simple a una potente suite de colaboración con documentos, hojas de cálculo y chat en equipo, todo en uno. Aquí, su equipo tiene una carpeta compartida, con tantas subcarpetas y documentos dentro de cada uno como necesite.

Es probable que escriba nuevos documentos de forma privada, luego, cuando esté listo para que otros lo ayuden, puede invitar solo a las personas que desea que revisen el documento. Cuando haya terminado, mueva el documento a una carpeta compartida para que lo vea toda la empresa. Quip también hace que la colaboración sea un poco menos aterradora, con un historial de documentos en la barra lateral para ver cada cambio, y quién lo hizo, de un vistazo.

Datos en documentos

Luego vienen los datos. En lugar de abrir una hoja de cálculo como Excel o Google Sheets con números y texto organizado, o una base de datos como Access o Airtable con información detallada sobre productos, contactos y más, todas estas aplicaciones le permiten administrar los datos directamente dentro de sus documentos.

Comience un nuevo documento, escriba sus primeras ideas, luego inserte una tabla para comenzar a entender sus datos, planificar su trabajo, organizar sus productos y más. Luego, una vez que haya encontrado sus respuestas, puede usarlas directamente en el texto de sus documentos.

El equipo de Coda incluye ex miembros del equipo de Excel que se sintieron frustrados porque las hojas de cálculo y las aplicaciones de documentos no se habían mantenido al día con la forma en que trabajamos hoy. Así que reinventaron lo que podrían ser documentos y hojas de cálculo juntos. En lugar de simplemente incrustar una hoja de cálculo en un documento, los documentos Coda son una hoja de cálculo y una base de datos híbridas.

Como una base de datos, cada columna en Coda tiene su propio formato. Una columna puede incluir texto, números o fórmulas, y luego todas las celdas de esa columna deben tener lo mismo. Quizás su primera columna podría tener nombres de elementos, el segundo y tercer valor, y la cuarta podría tener una fórmula que compare esos valores. Agrega una fórmula que hace referencia a columnas (digamos, subtract column 2 from column 1), luego Coda agrega la misma fórmula a cada fila para comparar sus datos. Es como escribir una función en una hoja de cálculo y luego copiarla en todas sus filas, solo que más rápido.

Las mismas fórmulas funcionan en línea en su texto, y aquí, funcionan un poco más como funciones de hoja de cálculo donde puede hacer referencia a celdas específicas. Copie una celda de su tabla en su documento y Coda la actualizará en vivo si cambia la tabla. O escriba una fórmula dentro de su documento y podrá hacer referencia a tablas, columnas y celdas específicas, o simplemente hacer un cálculo directo rápido como =1+1—Y Coda mostrará el resultado en el documento.

Notion lleva la idea de la base de datos más allá. Cada tabla es una base de datos independiente en la que puede establecer el tipo de datos de cada columna y puede almacenar texto, números y elementos más detallados como etiquetas de selección múltiple, archivos y casillas de verificación. ¿Quiere agregar funciones a su mesa? Los agregará en una columna de función, donde la misma función se aplica a todas las filas de la tabla.

Luego, puede personalizar cada fila con más datos en una ventana emergente. Haga clic en la flecha a la izquierda de cualquier fila para abrirla y ver todos los detalles del elemento juntos. Notion incluye un tipo de fila para vincular datos relacionados, al igual que sus competidores de aplicaciones de bases de datos más grandes. No puede hacer referencia a funciones y datos dentro de su texto, pero crea tablas más pequeñas, hace referencia a datos de cualquier otra tabla en cualquier otro documento y los incrusta en todo el texto, ya que necesita señalar cifras clave y datos.

Quip, entonces, es el más tradicional, con una tabla similar a una hoja de cálculo que puede incrustar en documentos. Puede enumerar y ordenar datos con formato de texto enriquecido y ordenación. Y cuando quieras Calcule sumas o promedios, puede agregar funciones a cualquier celda, haciendo referencia a otras celdas como lo haría en una hoja de cálculo tradicional. La única diferencia es que aquí, su hoja de cálculo es solo otra parte de su documento más grande.

También puede utilizar esas funciones de la hoja de cálculo dentro del texto de su documento principal. Escriba una función dentro de su hoja de cálculo, luego cópiela y péguela en cualquier parte de su documento, y Quip mostrará los resultados, con el formato que desee (lo que facilita mostrar un porcentaje, donde Coda mostraría el valor decimal exacto) . Quip también permite que las funciones hagan referencia a varias tablas, por lo que puede mostrar algunos conjuntos de cifras y luego mostrar sus resultados juntos dentro de su informe.

Aplicaciones en documentos

Luego, están las características similares a las de una aplicación. Notion, Quip y Coda te permiten organizar los datos en un tablero Kanban; visualizar datos con gráficos o tablas; e incrustar videos, mapas y otro contenido en línea en documentos. En Coda, encontrará elementos adicionales para agregar desde el + menú en documentos, o agregando una fórmula en su texto donde puede usar fórmulas para incrustar videos o mapear una ubicación. Notion pone los extras detrás de un / menú; tipo / en cualquier lugar de un documento para insertar un nuevo bloque, con opciones para texto, imágenes, tablas, tableros Kanban, incrustaciones en línea y más. Quip tiene un menú similar si escribe @ en un documento, o haga clic en el @ Insert en la barra de herramientas, donde puede agregar tablas, calendarios, encuestas, código y más a los documentos.

Esas características le permiten ampliar aún más la definición de un documento. Puede recopilar datos, averiguar lo que significa, describir cómo su equipo puede llevar eso más lejos y luego planificarlo todo en un solo lugar.

¿Qué aplicación de documentos basada en datos debería elegir?

Con tres aplicaciones similares que casi pueden coincidir entre sí en funciones (con el destacado de Quip de incluir una aplicación de chat de equipo en su suite), la principal diferencia entre Coda, Notion y Quip es su flujo de trabajo de datos.

Coda es la aplicación de documentos basada en datos más poderosa. Si desea documentos detallados y con muchos datos, las potentes herramientas de datos de Coda lo convierten en una opción sólida. Sus funciones impulsadas por la base de datos que funcionan dentro de los documentos le permiten trabajar con matrices de datos (por ejemplo, para ver si un elemento específico está incluido en una lista), filtrar a través de datos, trazar datos con una función para una forma basada en texto para construir gráficos , comparar datos de diferentes bases de datos y más. Las columnas de funciones son más limitadas que las hojas de cálculo, pero sus funciones en línea dentro del texto le brindan más formas de comparar y calcular que una hoja de cálculo. Las funciones de su aplicación, incluidos los tableros Kanban y los diagramas de Gantt, también están vinculadas a la base de datos para que pueda crear miniaplicaciones en torno a sus datos.

Notion es la aplicación basada en datos más organizada. Si desea centrarse en las entradas de datos individuales, Notion es la aplicación que debe elegir. No puede usar funciones dentro de su documento o graficar sus datos, pero puede abrir filas individualmente y crear perfiles detallados sobre productos, personas y más. Luego, puede hacer referencia a esos datos en cualquier otra tabla de Notion para crear un conjunto de datos conectados dentro de los documentos compartidos de su equipo.

Quip es la aplicación basada en datos más flexible. Si prefiere trabajar con tablas estilo hoja de cálculo, Quip es la mejor opción. Quizás sea la mejor opción si está acostumbrado a trabajar en Excel o Google Sheets antes de crear documentos en Word o Google Docs. Obtendrá funciones en línea similares a las de Coda, sin necesidad de aprender nuevas formas de trabajar con documentos. Y puede formatear las tablas para que se vean bien dentro de sus informes, aunque desafortunadamente, no puede graficar sus datos.

La mejor opción puede ser probar los tres, si su equipo no usa actualmente Quip, Notion o Coda. Cree un documento, agregue datos y explore las características que lo diferencian de un procesador de texto, una hoja de cálculo o una base de datos estándar. Es probable que encuentre uno que le guste de esa manera, uno que se adapte a su forma de trabajar.

Escribir documentos basados ​​en datos de forma moderna

Una vez que haya elegido una aplicación, es hora de cambiar la forma en que escribe los documentos. Es posible que los documentos sencillos y con mucho texto no cambien mucho; la única diferencia es que en lugar de compartir un archivo con su equipo, moverá su nuevo documento a una colección y carpeta de documentos compartidos, y mantendrá la discusión dentro de ella con comentarios y revisión histórica.

Sin embargo, la redacción de documentos basados ​​en datos (los informes de fin de trimestre y los análisis en profundidad y los documentos de planificación) será completamente diferente. En lugar de abrir varias aplicaciones, intente hacer todo en un solo lugar. ¿Busca cotizaciones que desee incluir? Pégalos en tu documento. ¿Tiene valores que necesita calcular para el informe? Enumérelos en una tabla dentro de su documento y use las funciones propias de la aplicación para procesar los números. ¿Planeando ideas futuras? Utilice las funciones de la aplicación para incluir tareas y fechas de vencimiento en los documentos.

Con las integraciones Zapier de Coda y Quip, incluso puede simplificar el proceso de recopilación de datos. Agregue una tabla a su documento, conéctelo a un Zap, lo que llamamos flujos de trabajo de aplicaciones automatizados de Zapier, y Zapier podría agregar automáticamente nuevas ventas, datos analíticos, clientes, información de productos y más a sus tablas. Luego, cuando vuelva a escribir su documento, encontrará una tabla repleta de datos para su análisis.

Luego, limpie las cosas a medida que su documento vaya tomando forma. Con Notion, puede colocar la tabla detallada completa en una subpágina, insertando una tabla más enfocada que haga referencia solo a los datos que desea mostrar en el documento principal. En Quip, puede agregar formato para que su tabla sea fácil de leer de un vistazo. Y tanto en Quip como en Coda, use funciones en línea para mostrar valores dentro de su documento que se actualizan cuando algo cambia. Eso ayudará a garantizar que su documento se mantenga actualizado; Si se da cuenta de que algunos datos estaban desactivados y los cambia en la tabla, todas las funciones que utilizan los datos se actualizarán automáticamente.

Es una forma más sencilla y moderna de crear documentos a partir de datos en una sola aplicación.