Organice su bandeja de entrada con estos 7 filtros de Gmail

Elimine los boletines, los correos electrónicos de marketing y el spam de su bandeja de entrada para siempre. Mueva automáticamente los correos electrónicos de los contactos importantes a una cola de prioridad. Busque correos electrónicos antiguos y sin importancia y elimínelos por lotes para liberar espacio en su buzón. Unos pocos filtros de Gmail son todo lo que necesita.

Los filtros le permiten crear reglas sobre cómo gestiona Gmail el correo electrónico entrante. Estas reglas le dicen a Gmail cómo administrar su correo electrónico por usted, lo que le permite automatizar el proceso de organización de su bandeja de entrada. Aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre los filtros de Gmail y los filtros más útiles para configurar ahora.

Cómo crear un filtro en Gmail

Hay algunas formas diferentes de crear filtros en Gmail:

Puede crear un filtro haciendo clic en la flecha hacia abajo en el cuadro de búsqueda de Gmail:

O crea un nuevo filtro en la configuración de Gmail haciendo clic en el ícono de ajustes, seleccionando «Configuración», seleccionando la pestaña «Filtros y direcciones bloqueadas» y haciendo clic en el enlace «Crear un nuevo filtro».

Cree un filtro a partir de un correo electrónico específico abriendo el correo electrónico, haciendo clic en el botón «Más» y seleccionando «Filtrar mensajes como estos».

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Independientemente de la forma en que acceda al formulario de creación de filtros, existen varias opciones para elegir los criterios de filtrado:

1. De: Filtre los correos electrónicos enviados desde una dirección de correo electrónico específica.

2. A: Filtre los correos electrónicos enviados a una dirección de correo electrónico específica.

3. Sujeto: Filtra los correos electrónicos que usan una línea de asunto específica.

4. Tiene las palabras: Filtrar correos electrónicos que contengan palabras clave específicas.

5. No tiene: Filtre los correos electrónicos que no contengan palabras clave específicas.

6. Tiene adjunto: Filtre los correos electrónicos que incluyan un archivo adjunto.

7. No incluyas chats: Ignore los chats de Hangouts al aplicar filtros.

8. Tamaño: Filtre los correos electrónicos más grandes o más pequeños que un tamaño específico.

Si usó la opción «Más» mientras estaba en un correo electrónico específico para abrir el menú de creación de filtros, Gmail completa automáticamente la dirección de correo electrónico de remitente por usted:

Después de seleccionar los criterios para su filtro, haga clic en el vínculo «Crear filtro con esta búsqueda» para especificar qué hace Gmail con los correos electrónicos que coinciden con este filtro:

1. Omitir la bandeja de entrada: Archiva el correo electrónico para que no aparezca en tu bandeja de entrada.

2. Marcar como leído: Haga que el correo electrónico aparezca en su bandeja de entrada como un elemento ya leído.

3. Destacarlo: Destacar automáticamente el correo electrónico.

4. Aplicar la etiqueta: Aplicar una etiqueta específica al correo electrónico.

5. Reenviarlo a: Reenvíe automáticamente el correo electrónico a una dirección de correo electrónico diferente.

6. Bórralo: Envía el correo electrónico a la papelera.

7. Nunca lo envíe a Spam: Evite que Gmail etiquete el correo electrónico como spam.

8. Siempre márquelo como importante: Etiquete automáticamente los correos electrónicos filtrados como importantes.

9. Nunca marque como importante: Dígale a Gmail que no etiquete los correos electrónicos filtrados como importantes.

10. Categorizar como: Categorice automáticamente los correos electrónicos filtrados.

11. También aplique el filtro a las conversaciones coincidentes: Aplica automáticamente las condiciones seleccionadas a todos los correos electrónicos de su cuenta (nuevos, archivados y eliminados) que coinciden con los criterios de filtro seleccionados.

Cómo editar y eliminar filtros de Gmail

Si sus filtros no se aplican correctamente o si ya no necesita un filtro que creó, es fácil editar o eliminar los filtros de Gmail:

1. Haga clic en el icono de rueda dentada.

2. Elija «Configuración».

3. Seleccione la pestaña «Filtros y direcciones bloqueadas».

4. Busque el filtro que desea editar / eliminar.

5. Haga clic en el enlace «editar» para actualizar los criterios y el comportamiento del filtro, o haga clic en el enlace «eliminar» para eliminarlo.

7 formas de organizar su correo electrónico con filtros de Gmail

Antes de pasar a las diferentes formas en que puede usar los filtros de Gmail, repasemos los diferentes tipos de operadores que reconoce Google. Úselos para crear filtros más potentes y precisos:

Proporcionaremos más orientación sobre el uso de operadores al crear filtros en los ejemplos a continuación.

Con eso en mente, estamos listos para comenzar a crear filtros en Gmail. Estos son algunos de nuestros favoritos.

1. Elimina automáticamente todos los boletines y correos electrónicos de marketing.

Darse de baja de cada boletín y correo electrónico de marketing que llega a su bandeja de entrada manualmente es una pérdida de tiempo épica cuando puede hacer que Gmail lo haga por usted automáticamente.

Este filtro le dice a Gmail que envíe esos mensajes a la papelera, observando la palabra «cancelar suscripción» en el cuerpo del correo electrónico:

1. Haga clic en la flecha hacia abajo en la barra de búsqueda de Gmail para abrir el formulario de creación de filtro.

2. En el campo «Tiene las palabras», escriba.

3. Haga clic en el enlace «Crear filtro con esta búsqueda».

4. Marca la casilla junto a «Eliminarlo».

5. Haga clic en el botón «Crear filtro».

Ahora, cualquier correo electrónico que contenga la palabra, que cubrirá la mayoría de los boletines informativos y correos electrónicos de marketing que reciba, se enviará automáticamente a su carpeta de basura.

Si encuentra que este filtro no capta todo, amplíelo para incluir otras palabras que se encuentran comúnmente en boletines informativos y correos electrónicos de marketing. Abra su filtro para editarlo y agregue todas las palabras por las que desea filtrar, separando cada una con el OR operador.

cancelar suscripción O «ver en el navegador» O «ver como una página web» O «política de privacidad» O «hacer clic aquí» O «ver en línea» O «actualizar sus preferencias» O «optar por no participar» O «administrar su cuenta»

Abra cualquier boletín o correo electrónico de marketing que supere su filtro y busque palabras clave y frases que rara vez se utilizan en otros tipos de correos electrónicos. Cuando encuentre uno, agréguelo a su filtro.

Precaución: Gmail eliminará automáticamente el correo electrónico que utilice una de las palabras clave o frases en su filtro. Solo tiene 30 días para recuperar los elementos eliminados de la papelera antes de que se eliminen de forma permanente. Si cree que el filtro podría detectar un correo electrónico personal, asegúrese de revisar los elementos eliminados al menos una vez al mes, o considere usar el método de archivo que se describe en el siguiente ejemplo.

2. Archivar automáticamente todos los boletines y correos electrónicos de marketing

El archivo automático de boletines informativos y correos electrónicos de marketing funciona bien si tiene miedo de eliminar involuntariamente algo importante, pero mi caso de uso favorito personal para este filtro es para empresas que ocasionalmente envían códigos promocionales.

Aquí hay un ejemplo: no necesito una notificación en mi bandeja de entrada cada vez que Kohl’s tiene una venta. Pero si tengo correos electrónicos de marketing de Kohl’s en mi archivo, puedo buscar en los correos electrónicos de marketing que he recibido recientemente antes de comenzar a comprar para ver si alguno incluía un Código promocional.

Para crear un filtro que archive automáticamente boletines y correos electrónicos de marketing:

1. Haga clic en la flecha hacia abajo en la barra de búsqueda de Gmail.

2. En el campo «Tiene las palabras», escriba (o use operadores para incluir términos adicionales).

3. Haga clic en el enlace «Crear filtro con esta búsqueda».

4. Marque la casilla junto a «Omitir la bandeja de entrada (Archivar)».

5. Haga clic en el botón «Crear filtro».

Este filtro envía todos los correos electrónicos que incluyen la palabra a su carpeta «Todos los correos». Si bien no verá los correos electrónicos en su bandeja de entrada, siempre tendrá acceso a ellos en su archivo.

3. Mueva todos los boletines y correos electrónicos de marketing a una ubicación específica

Si desea leer los correos electrónicos de marketing y los boletines informativos que recibe, pero simplemente no quiere que obstruyan su bandeja de entrada, cree un filtro que envíe automáticamente esos correos electrónicos a una ubicación de tareas pendientes. Si aún no tiene una ubicación de tareas pendientes en Gmail, cree una nueva etiqueta:

En la barra lateral de Gmail, expanda el menú y desplácese hacia abajo hasta que vea el enlace «Crear nueva etiqueta». Haga clic en el enlace.

Luego ingrese un nombre para su nueva etiqueta y haga clic en «Crear».

Las etiquetas de Gmail funcionan como carpetas en Outlook y otros programas de correo electrónico. Úselos para clasificar los correos electrónicos en agrupaciones significativas.

Una vez que tenga una etiqueta para boletines informativos y correos electrónicos de marketing, cree su filtro:

1. Haga clic en la flecha hacia abajo en la barra de búsqueda de Gmail.

2. En el campo «Tiene las palabras», escriba (o use operadores para incluir términos adicionales).

3. Haga clic en el enlace «Crear filtro con esta búsqueda».

4. Marque la casilla junto a «Omitir la bandeja de entrada (Archivar)».

5. Marca la casilla junto a «Aplicar la etiqueta» y usa el menú desplegable para seleccionar la etiqueta que creaste en el último paso.

Ahora Gmail moverá automáticamente todos los correos electrónicos que contengan la palabra a la etiqueta que seleccionó. No aparecerán en su bandeja de entrada, pero aparecerán como no leídos en su nueva etiqueta para revisar cuando tenga tiempo.

4. Elimina, archiva o mueve correos electrónicos de remitentes específicos.

Los tres ejemplos anteriores muestran cómo usar filtros para eliminar, archivar o mover correos electrónicos por lotes, pero ¿qué sucede si solo desea aplicar esos filtros a tipos específicos de correos electrónicos o correos electrónicos de remitentes específicos? Hay algunas formas de crear filtros más precisos en Gmail.

1. Filtrar por dirección de correo electrónico: Si desea eliminar, archivar o etiquetar automáticamente los correos electrónicos de un remitente específico, escriba la dirección de correo electrónico de ese remitente en el campo «De» del formulario de creación de etiqueta y, a continuación, seleccione la acción adecuada para el filtro (eliminar, archivar o etiquetar). .

2. Filtrar por dominio de correo electrónico: Si desea eliminar, archivar o etiquetar automáticamente los correos electrónicos de todos los remitentes de un dominio / empresa específicos, escriba un asterisco antes del símbolo @ (por ejemplo: *@zapier.com) para indicarle a Gmail que aplique el filtro a todos los correos electrónicos recibidos de cuentas en ese dominio.

3. Excluya a determinados remitentes de los filtros masivos: Si desea eliminar automáticamente la mayoría de los correos electrónicos de marketing, pero aún desea recibirlos de una empresa específica, utilice el operador de exclusión para indicarle a Gmail que no aplique el filtro a los correos electrónicos de esa dirección / empresa / dominio. Escriba lo siguiente en el campo «De» del formulario de filtro de creación, incluso si también está filtrando por palabras clave, tema o algún otro criterio: -(*@domain.com).

5. Cree bandejas de entrada independientes para diferentes cuentas de correo electrónico.

Si administra varias cuentas de correo electrónico desde una cuenta central y desea que los correos electrónicos enviados a cada dirección aparezcan en bandejas de entrada separadas:

1. Crea una etiqueta para cada cuenta.

2. Abra el formulario de creación de filtro.

3. Escriba la dirección de correo electrónico de su primera cuenta en el campo «Para».

4. Haga clic en «Crear filtro con esta búsqueda».

5. Marque las casillas junto a «Omitir la bandeja de entrada (Archivar) y» Aplicar la etiqueta «, y seleccione la etiqueta adecuada en el menú desplegable.

6. Haga clic en el botón «Crear filtro».

7. Repita estos pasos para cada cuenta adicional.

Esto mueve los correos electrónicos de su bandeja de entrada a colas individuales que imitan las bandejas de entrada específicas de la cuenta.

Este filtro también es útil si está intentando retirar una dirección de correo electrónico anterior y desea poder ver rápidamente dónde aún necesita actualizar su dirección de correo electrónico.

6. Vacíe automáticamente su carpeta de correo no deseado

¿Estás cansado de que los correos electrónicos no deseados se acumulen en tu carpeta de correo no deseado? Utilice este filtro para eliminar automática y permanentemente cada correo electrónico que Gmail identifica como spam tan pronto como llegue a su cuenta:

1. Haga clic en la flecha hacia abajo en la barra de búsqueda de Gmail.

2. En el campo «Tiene las palabras», escriba.

3. Haga clic en el enlace «Crear filtro con esta búsqueda».

4. Haga clic en el botón «Aceptar» en el modal «Confirmar la creación del filtro».

5. Marca la casilla junto a «Eliminarlo».

6. Haga clic en «Crear filtro».

Precaución: Aunque ocurre raramente, Google a veces identifica erróneamente un correo electrónico legítimo como spam. Al configurar este filtro, no tendrá forma de revisar su carpeta de correo no deseado para asegurarse de que nada importante aterrice allí.

7. Cree una cola de tareas pendientes

Escribo mucho sobre aplicaciones y herramientas de productividad, pero cuando se trata de eso, mi lugar favorito para mantener una lista de tareas pendientes es mi bandeja de entrada. Si hay una forma de garantizar que no me olvidaré de hacer algo, es enviándome un recordatorio por correo electrónico en cuanto lo pienso.

Debido a que solo me envío por correo electrónico recordatorios de las cosas que necesito hacer, o me envío enlaces a artículos que quiero leer, tengo un filtro que etiqueta automáticamente los correos electrónicos que me envío a mí mismo con mi etiqueta de tareas pendientes. A continuación, le indicamos cómo configurarlo:

1. Crea una etiqueta de tareas pendientes, si aún no tienes una.

2. Haga clic en la flecha hacia abajo en la barra de búsqueda de Gmail.

3. En el campo «De», escriba su dirección de correo electrónico.

4. Haga clic en el enlace «Crear filtro con esta búsqueda».

5. Marque la casilla junto a «Omitir la bandeja de entrada (Archivar)».

6. Marca la casilla junto a «Aplicar la etiqueta» y usa el menú desplegable para seleccionar tu etiqueta de tareas pendientes.

También puede usar este filtro para los correos electrónicos que le envían otras personas (su jefe, un cliente, un editor, etc.) que siempre incluyen tareas que debe completar. Simplemente sustituya su correo electrónico por el de ellos en el campo «Para» del formulario de creación de etiqueta, o utilice el OR operador para que Gmail etiquete automáticamente los correos electrónicos entrantes de cualquier dirección de la lista (por ejemplo, «myemail@gmail.com O boss@gmail.com»).

Si prefiere administrar su lista de tareas pendientes en una herramienta de administración de proyectos específica, combine este filtro con uno de los siguientes flujos de trabajo de Zapier para que sus correos electrónicos etiquetados de Gmail se conviertan automáticamente en tareas en su herramienta de productividad preferida:

Cómo usar filtros para eliminar correos electrónicos antiguos

Una última característica útil de los filtros de Gmail le permite realizar una búsqueda con cualquier criterio de filtro que cree y eliminar automáticamente todos los correos electrónicos archivados que coincidan con ese filtro. Esto ayuda cuando se está quedando sin espacio en su buzón y necesita eliminar cosas que ya no necesita.

Supongamos que ha estado archivando automáticamente boletines informativos y correos electrónicos de marketing, pero ahora desea eliminarlos todos para liberar espacio en su cuenta:

1. Haga clic en el icono de rueda dentada.

2. Elija «Configuración».

3. Seleccione la pestaña «Filtros y direcciones bloqueadas».

4. Haga clic en el enlace «editar» junto al filtro de su boletín.

5. Haga clic en «Continuar» en el formulario de creación de filtro sin cambiar ninguno de los criterios de filtrado.

6. Desmarca la casilla «Omitir la bandeja de entrada (archivarla)».

7. Marca la casilla «Eliminarlo».

8. Marque la casilla junto a «Aplicar también el filtro a # conversaciones coincidentes».

9. Haga clic en «Actualizar filtro».

Esto elimina automáticamente todos los correos electrónicos archivados que fueron capturados previamente por su filtro de boletín, lo que debería liberar mucho espacio en su buzón.

Una vez que Gmail finalice el proceso de eliminación, simplemente edite su filtro nuevamente para que vuelva a archivar los correos electrónicos. Repita el proceso cada vez que necesite liberar espacio en su cuenta.

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Sin los filtros de Gmail, estás microadministrando tu correo electrónico, ¿y qué hay de divertido en eso? Una vez que haya configurado estos filtros, puede volver todos los días a una bandeja de entrada más limpia y optimizada.

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