El secreto de pagar menos impuestos que los contadores no quieren que los propietarios de pequeñas empresas sepan

Aquí está el gran secreto: no hay secretos.

Algunos contadores afirmarán que conocen secretos para ahorrar impuestos, pero la realidad es que no los hay. Lo cual es bueno porque es peligroso para los dueños de negocios ignorar sus propios impuestos. Entonces, en lugar de hablar sobre cómo pagar menos impuestos, lo guiaré a través de los tres errores más grandes que veo todo el tiempo como CPA, y cómo evitarlos.

No pagará menos impuestos, pero se ahorrará muchos dolores de cabeza.

Te estás pagando mal

La forma en que se paga depende de la estructura de su negocio. En el momento en que decide que quiere vender algo, ya sean productos o servicios, se convierte en propietario único. Literalmente, no tiene que hacer nada, es la estructura predeterminada.

Sin embargo, para ser una LLC, debe visitar el sitio web de la Secretaría de Estado para conocer los detalles sobre cómo registrarse. Por lo general, es un proceso sencillo, pero las tarifas varían de un estado a otro, y algunos estados tienen una tarifa anual de solo $ 125 y otros tienen tarifas de presentación de hasta $ 800 por año. Convertirse en una corporación también es una opción, pero a menos que tenga varios propietarios, los costos de esta estructura comercial generalmente superan los beneficios al principio.

La diferencia entre una LLC y un propietario único es la responsabilidad limitada. Lo que esto significa es que, si lo demandan, sus bienes personales, como su casa y su cuenta bancaria personal, están a salvo. Si eres un propietario único, todo está en riesgo. Sin embargo, para estar realmente protegido por la responsabilidad limitada, debe tener una cuenta bancaria comercial separada. Para un propietario único, una cuenta bancaria comercial es excelente, pero no es necesaria.

¿Cómo afecta a los impuestos?

Al declarar impuestos, no hay diferencia por defecto entre la forma en que se grava una LLC y la forma en que se grava a un propietario único. Ambos presentan un formulario de anexo C, que se integra a su declaración de impuestos personal.

Dado que las LLC y los propietarios únicos pagan exactamente los mismos impuestos, la forma en que se paga a sí mismo también es la misma: con los retiros del propietario. Lo ideal sería establecer un cronograma y un monto de pago para mantener las cosas simplificadas, pero esencialmente puede pagarse a sí mismo como quiera. Simplemente transfiera dinero de su cuenta comercial a su cuenta personal.

Es importante comprender que los retiros del propietario no son una deducción de impuestos. Este tipo de pago es simplemente una transferencia de efectivo y no se considera un cheque de pago, ni a usted se le considera un empleado de su negocio.

Las LLC tienen la opción de elegir el estado de S-Corp, lo que significa que su empresa pagará impuestos de manera diferente.

Requisitos de nómina de S-Corp

Si es una LLC que ha elegido pagar impuestos como S-Corp, el IRS establece explícitamente que debe recibir un salario. Esto no significa que el propietario dibuje. Significa que usted es un empleado de su empresa, recibe cheques de pago y, aquí está el truco, paga impuestos sobre la nómina. No hay forma de evitar este.

En realidad, esto es algo que muchos dueños de negocios extrañan. Muchos propietarios de negocios eligen el estado de S-Corp y no conocen el requisito de nómina o lo ignoran. Si este es usted, querrá comunicarse con su CPA de inmediato y preguntarle sobre esto porque, si bien la mayoría de las reglas del IRS son más bien un área gris, esta es muy en blanco y negro.

Entonces, ¿cómo saber qué estructura empresarial es la adecuada para usted?

Solo recomiendo elegir el estado de S-Corp una vez que sus ganancias sean de al menos $ 30K- $ 50K; de lo contrario, no hay beneficios fiscales.

Ya sea para convertirse en una LLC o permanecer como propietario único, depende de usted. Considere la tarifa anual en su estado, así como si está listo o no para abrir una cuenta bancaria comercial y lo importante que es para usted proteger sus activos personales. Además, querrá considerar sus objetivos. Si está buscando subvenciones, préstamos u otros fondos, es preferible que tenga la estructura de LLC.

¿Se requiere una LLC para cada negocio? No, y al igual que con todas sus decisiones comerciales importantes, dependerá de su situación y objetivos específicos.

Contrata a preparadores de impuestos que no saben lo que están haciendo

No hay requisitos de educación o experiencia para convertirse en preparador de impuestos. Todo lo que cualquiera tiene que hacer es completar algunos formularios, pasar por una verificación de antecedentes, pagar una tarifa y, boom, recibirán su PTIN. Con este número de identificación, pueden preparar declaraciones de impuestos. Eso significa que hay muchos preparadores de impuestos que no han tomado un solo curso de impuestos o que no han tenido ninguna experiencia con los impuestos.

Una bandera roja para buscar son promesas escandalosas como garantizar un reembolso enorme. Nadie puede garantizar un reembolso. La ley tributaria es la ley tributaria, y si dos profesionales tributarios calificados diferentes prepararan su declaración de impuestos, terminaría con exactamente la misma cantidad adeuda.

La mejor manera de encontrar un preparador de impuestos calificado es buscar credenciales. Un contador público certificado, un contador público certificado o un agente registrado de EA son las mejores credenciales que puede tener un preparador de impuestos. Ambas designaciones requieren aprobar exámenes específicos de impuestos muy difíciles y, en algunos estados, también existen requisitos de experiencia.

Aquí hay algunas preguntas que puede hacerle a su preparador de impuestos para que las examine:

• ¿A qué industria atiendes?

• ¿Puede explicar mi declaración de impuestos para que yo la entienda?

• ¿Qué experiencia fiscal tienes?

El preparador de impuestos no es responsable por errores en su declaración de impuestos.

Cuando firma su declaración de impuestos, es similar a firmar un contrato: ha confirmado que toda la información en su declaración es correcta. Su preparador de impuestos no es responsable de su declaración de impuestos, lo que significa que es vital encontrar un preparador de impuestos calificado y ético.

Los errores comunes que resultan en impuestos y multas adicionales para los propietarios de pequeñas empresas son no pagar los impuestos sobre la nómina o no recibir un salario razonable si ha elegido el estado S-Corp y reclama deducciones que no son válidas. Claro, deducir cada comida que comió puede reducir su factura de impuestos, pero cuando el IRS se entere, pagará esos impuestos con intereses que se capitalizan diariamente. Nunca haga deducciones que no estén permitidas, no valdrá la pena.

Al igual que no firmaría un contrato sin saber lo que está firmando, nunca debe firmar su declaración de impuestos hasta que lo comprenda.

Te faltan las deducciones de impuestos

Como propietario de una pequeña empresa, casi todo lo que gasta en su negocio es deducible de impuestos. Palabra clave: casi. Para ser deducible, sus gastos deben ser ordinarios y necesarios. Por ejemplo, el champú es un gasto completamente ordinario y necesario para un estilista, pero para un CPA como yo, no tanto. Las deducciones varían según la industria, pero si es un gasto para su negocio, lo más probable es que sea deducible. A continuación, se muestran algunos ejemplos rápidos:

• Los gastos de entretenimiento, como entradas para eventos deportivos y conciertos, no son deducibles, incluso si se trataba de una excursión de la empresa.

• Las comidas están limitadas al 50% y debe documentar el propósito comercial.

• Los obsequios a empleados o clientes están limitados a $ 25 por persona.

• Los gastos personales nunca son deducibles de impuestos.

Cómo realizar un seguimiento de las deducciones

La forma más sencilla de realizar un seguimiento de sus deducciones fiscales es utilizar una hoja de cálculo. Conservar los recibos es importante, pero solo los necesita en el caso de una auditoría (lo que puede suceder años después). Entonces, sí, organice sus recibos y guárdelos en un lugar seguro, pero en lo que respecta a la declaración de impuestos, solo necesita conocer los totales anuales de sus ingresos y gastos.

Los dueños de negocios a menudo sienten que necesitan un software de contabilidad, pero la verdad es que el software de contabilidad está hecho para contadores. Independientemente de cuán fáciles de usar puedan parecer, sin el conocimiento de cómo funciona la contabilidad de doble entrada, a menudo crean complicaciones y errores para los propietarios de pequeñas empresas.

Una hoja de cálculo es fácil de configurar, a diferencia del software de contabilidad, que generalmente viene con una gran curva de aprendizaje. Con una hoja de cálculo, también tendrá menos posibilidades de cometer errores, lo que significa que sus finanzas serán precisas y completas, por lo que la presentación de impuestos será muy fácil.

Si usted es como la mayoría de los propietarios de nuevos negocios, la contabilidad y los impuestos son sus tareas menos favoritas, por lo que se les deja en un segundo plano hasta que llegue la temporada de impuestos, lo que indica el abrumador y el estrés. Si desea facilitar la presentación de impuestos, la forma de hacerlo es mantenerse al día con su contabilidad durante todo el año. Asegúrese de empezar de a poco, empezar de forma sencilla y crear un flujo de trabajo sólido.

Los impuestos pueden ser un tema abrumador, por lo que, naturalmente, le resulta más fácil dejar que el contador experto se ocupe de ello. El problema con eso es que lo deja expuesto a vulnerabilidades importantes, y es mucho más fácil para un preparador de impuestos no calificado o sin experiencia aprovecharse de usted; después de todo, ellos no son responsables.

Por eso es esencial que los dueños de negocios comprendan los conceptos básicos y sepan qué preguntas hacer. Al final del día, los «secretos» para pagar menos impuestos son simplemente elegir la estructura comercial que sea mejor para usted, saber qué deducciones puede tomar y mantener registros precisos.