Las 8 mejores aplicaciones y herramientas de planificación de reuniones en 2021

En las películas, programar es tan simple como «nos vemos a las 8.» En la vida real, es un lío más complicado de correos electrónicos, mensajes de texto y llamadas de ida y vuelta, tratando de encontrar el único lugar en el calendario de todos que se alinee. Los programadores de reuniones existen para aliviar el dolor de este proceso.

Dedique menos tiempo a la preparación de reuniones

Las aplicaciones de programación de reuniones generalmente le permiten conectar su propio calendario, encontrar automáticamente cuándo está ocupado y cuándo está libre, y permitir que otras personas elijan el horario que mejor se adapte a sus necesidades. Si necesita coordinar una reunión grande con muchas personas, estas aplicaciones pueden permitir que cada participante vote cuándo es mejor para ellos y presenta las opciones que son mejores para la mayor cantidad de personas.

Analizamos docenas de programadores de reuniones basados ​​en la web y en aplicaciones para encontrar el software que pueda ayudarlo a eliminar las conjeturas al configurar reuniones, y estas son las ocho mejores herramientas que encontramos.

Los 8 mejores programadores de reuniones

¿Qué hace que sea un gran programador de reuniones?

A medida que probamos las aplicaciones de programación de reuniones, redujimos nuestras recomendaciones de acuerdo con algunos criterios clave. He aquí un vistazo a lo que es importante:

• Facilidad de uso. Hay dos grupos de personas que utilizan un programador de reuniones: el organizador del evento y las personas que responden a él. Un buen planificador de reuniones debería ser fácil de usar para ambos grupos.

• Integraciones con otras aplicaciones / servicios. Principalmente, deberá conectar un programador de reuniones a su aplicación de calendario, por lo que cuantos más servicios de calendario admita una aplicación, mejor. También dimos un peso adicional a las aplicaciones que se integraban bien con el software de gestión de proyectos, así como a las herramientas de automatización como Zapier.

• Posibilidad de configurar videollamadas automáticamente. Poder acceder rápidamente a una videollamada con personas es más importante que nunca. Muchos programadores de reuniones no solo pueden agregar eventos a su calendario, sino que también pueden generar enlaces para chats de video a través de servicios comunes como Zoom, Google Meet y Microsoft Teams.

• Recordatorios de citas y seguimientos. Si bien un programador de reuniones puede integrarse con su calendario, no hay garantía de que alguno de sus asistentes reciba un recordatorio para llegar a tiempo. Los buenos programadores de reuniones podrán recordarles a todos que su reunión se acerca, y algunos incluso le permitirán enviar automáticamente correos electrónicos de seguimiento con resúmenes de su reunión.

• Relación calidad-precio. Por lo general, las funciones principales del programador de reuniones serán gratuitas para un cierto número de usuarios, pero las funciones adicionales como recordatorios, configuración de videollamadas, automatización o incluso la programación de múltiples reuniones serán parte de una suscripción. Sopesamos cuánto valor ofrecían estas herramientas frente al costo de sus planes pagados.

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El mejor programador de reuniones para permitir que otros programen reuniones con usted

Calendly (Web)

Calendly permite que otras personas programen reuniones con usted mostrándoles su disponibilidad y ofreciéndoles diferentes tipos de reuniones que pueden reservar con usted. Es una aplicación ideal para cualquier persona que reciba muchas solicitudes de reunión y necesite una respuesta simple pero clara.

Empiece por darle a Calendly información sobre cuándo está libre conectándolo a su calendario (Google Calendar, iCal, Microsoft Office 365 o Outlook). Luego, crea diferentes opciones de reunión para los tipos de reuniones que ofrece, como «entrevista telefónica de 30 minutos» o «reunión inicial de admisión de clientes». Calendly tiene una gran cantidad de detalles que puede agregar a cada tipo de reunión que ofrece. Por último, envía un enlace a las personas que necesitan programar reuniones con usted para que puedan ver cuándo está disponible y solicitar las reuniones que necesitan. Un plan gratuito admite un tipo de reunión, pero a partir del plan Premium, puede realizar tantos tipos de reuniones como necesite.

Calendly sincroniza todas las citas confirmadas con su calendario y también ofrece la posibilidad de crear un evento en los calendarios de sus invitados. También hay herramientas para configurar un correo electrónico de recordatorio automático para los asistentes.

Si bien Calendly funciona bien para programar reuniones con individuos o miembros del equipo dentro de una organización, sus eventos personalizados y enlaces salientes lo hacen ideal para conectarse con clientes externos, clientes y colegas. Calendly tiene amplias opciones de integración, que incluyen Salesforce, HubSpot, Zoom, GoToMeeting y Zapier, pero debe suscribirse a un plan pago para obtener todos los beneficios aquí.

Al conectar Calendly a Zapier, puede hacer cosas como crear nuevas reuniones de Zoom cada vez que se programe una nueva reunión o agregar nuevos asistentes a la reunión a su lista de marketing por correo electrónico. Aquí hay algunos ejemplos para comenzar, pero puede personalizar el flujo de trabajo para usar sus aplicaciones favoritas.

Precios calendly: Gratis con funciones limitadas; planes pagados desde $ 8 / mes

El mejor programador de reuniones gratuito integrado en una aplicación de calendario

Calendario (Web, iOS, Android)

Calendar es más que un programador de reuniones: es una aplicación de calendario completa. Ofrece versiones web y móviles, y toda la interfaz recuerda mucho a Google Calendar. También ofrece funciones de planificación de reuniones, como la creación de franjas horarias personalizables y enlaces de reserva para compartir.

Sin embargo, donde Google pone algunas de sus mejores herramientas de programación de citas detrás de un muro de pago, Calendar las regala. Puede crear hasta dos franjas horarias de programación personalizables con el plan gratuito y conectar la aplicación a uno de sus servicios de calendario existentes.

Donde Calendar se destaca entre la multitud es su extensa sección de estadísticas. Realiza un seguimiento de cada una de sus reuniones y detecta dónde se desarrollan las tendencias. Además de estadísticas obvias como cuánto tiempo ha pasado en reuniones durante el último día, semana, mes o incluso año, también detecta los registros de asistencia, anotando qué porcentaje de personas rechazaron o faltaron a una reunión. Incluso destaca con quién es más probable que tenga reuniones. Es el tipo de cosas que podrían ser inmensamente útiles cuando se trata de trabajar para lograr un mejor compromiso. Y todo está incluido en una sección de descripción general ordenada que es atractiva e informativa.

Usar otra aplicación de calendario puede parecer un poco redundante, pero si desea analizar sus reuniones en profundidad y programar algunas reuniones sin desembolsar dinero, este es el lugar indicado.

Cuando conecta Calendar a Zapier, puede hacer cosas como recibir notificaciones de Slack cada vez que alguien programe una nueva reunión con usted, o incluso agregar cada reunión a una nueva fila en Google Sheets.

Precios del calendario: Libre; desde $ 10 / mes para calendarios más conectados y horarios de programación

El mejor programador de reuniones para programar múltiples tipos de reuniones

CalendarHero (Web)

CalendarHero (anteriormente Zoom.ai) es similar a Calendly, ya que puede crear diferentes tipos de reuniones de duración variable y compartir enlaces para que las personas puedan programar reuniones con usted. Puede integrarlo con su calendario para que aprenda automáticamente cuándo está libre, o puede establecer la disponibilidad manualmente.

El servicio también viene con una letanía de funciones para personalizar su evento, incluida la adición de detalles de ubicación (si se reúne en una ubicación física) o detalles de videoconferencia (si se reúne en línea). Si usa el inicio de sesión único de Google o Microsoft para iniciar sesión en su cuenta de CalendarHero, puede crear automáticamente reuniones de chat de video sin ninguna configuración adicional.

Si se actualiza a uno de los planes pagos de CalendarHero, a partir de $ 8 / mes, puede obtener funciones adicionales como la capacidad de cobrar pagos por sus eventos u obtener más de dos recordatorios de reuniones por mes.

CalendarHero se superpone mucho con Calendly, pero viene con más tipos de reuniones integradas en el nivel gratuito y tiene algunas herramientas más para personalizar los detalles de la reunión. Si está buscando un paso adelante para administrar todos los diversos tipos de reuniones que necesita programar, CalendarHero es una excelente opción.

Al conectar CalendarHero a Zapier, puede agregar automáticamente a las personas que programan una reunión con usted a su lista de marketing por correo electrónico o enviarse un mensaje de texto cada vez que reciba una nueva solicitud de reunión.

Precios de CalendarHero: Gratis con funciones limitadas, plan pago desde $ 8 / mes

El mejor programador de reuniones gratuito

ScheduleOnce (Web)

ScheduleOnce, de OnceHub, le permite crear varios tipos de reuniones, incluidos los tipos de reuniones predeterminados de 15, 30 y 60 minutos, y compartir un enlace que los invitados pueden usar para programar una reunión con usted. Entonces, la gente puede elegir una fecha y una de sus franjas horarias disponibles para reservar una cita.

Entonces, sí, es similar a muchos de los otros servicios que probamos, pero lo que lo hace destacar es que tiene uno de los niveles gratuitos más generosos entre todas las aplicaciones de programación de reuniones que analizamos. Es gratis para hasta 25 usuarios, puede crear reuniones ilimitadas y tipos de reuniones, e incluso sincronizar con varios servicios de videoconferencia.

Esta aplicación se sincroniza con Google Calendar, iCloud y todos los servicios de calendario de Microsoft, incluidos Exchange, Outlook y Office 365. Para videoconferencias, también puede conectarse a Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, GoToMeeting y Webex Meetings. Además de ser una lista más amplia de servicios de video que muchas de las otras aplicaciones que probamos, esto también se incluye en el nivel gratuito.

Si desea actualizar a los niveles pagados, puede obtener usuarios ilimitados, integración a herramientas como Salesforce y la capacidad de personalizar la marca para las páginas de programación de reuniones. En ese punto, es casi seguro que esté viendo casos de uso corporativos.

Puede obtener aún más de ScheduleOnce conectándolo a Zapier. Con estas integraciones, puedes hacer cosas como enviar correos electrónicos a tus clientes con un enlace de Zoom cada vez que se programan nuevas reuniones o crear nuevos contactos en HubSpot a partir de tus reservas.

Precios de ScheduleOnce: Gratis para 25 licencias de usuario; planes pagados desde $ 9 / mes por licencia de usuario

El mejor programador de reuniones gratuito para elegir rápidamente una fecha

Rallly (Web)

Levanta la mano: ¿Quién está disponible el lunes? ¿Que tal el martes? Ese es el concepto detrás de la aplicación web muy simple Rallly, sí, con tres L, que le ayuda a usted y a sus asociados a encontrar una cita agradable para reunirse.

Hay una elegante simplicidad en una herramienta que hace una cosa y la hace bien. Rally permite que todos, incluida la persona que organizó la encuesta, envíen sus respuestas de forma completamente anónima. No es necesario crear cuentas y solo el organizador debe enviar una dirección de correo electrónico. El sitio promete que sus datos «nunca se utilizarán con fines comerciales» y que el proyecto es de código abierto, por lo que es posible inspeccionar el código.

Ingresa algunas sugerencias para cuándo le gustaría reunirse e invita a las personas a responder su encuesta ingresando sus direcciones de correo electrónico o enviándoles un enlace. Por cada encuesta que cree, aparecerá un cuadro de discusión debajo de él donde cualquiera puede dejar comentarios.

El principal inconveniente de Rallly es que solo te permite sugerir fechas, no horas. Tampoco tiene herramientas de administración ni funciones de programación avanzadas, y mucho menos conectividad con su calendario. Pero a veces, cuanto más simple, mejor. Si usted y sus amigos solo necesitan una forma de programar una noche de cine, este es el camino a seguir.

Precios de Rallly: Libre

El mejor programador de reuniones para organizar reuniones de forma anónima

When2meet (Web)

When2meet no hay mucho que ver, pero si desea planificar una reunión con personas sin entregar una sola pieza de información personal, no hay mejores opciones en línea. Esta herramienta le permite crear un evento de forma anónima, establecer fechas y horas disponibles y luego compartir el enlace al evento con cualquier otra persona.

Cuando alguien más hace clic en el enlace, llegará a la página del evento donde puede ingresar su nombre, o cualquier nombre si quieren tener mucho cuidado, y marcar cuándo, fuera de las franjas horarias disponibles, están disponibles. Al pasar el cursor sobre un intervalo de tiempo, se mostrará qué personas están disponibles y cuáles no.

Por supuesto, este anonimato total significa que no hay forma de verificar que cualquiera que responda sea quien dice ser. Sin embargo, si solo está planeando un evento con sus amigos en quienes confía, eso debería estar bien. Sin embargo, los usuarios pueden ingresar una contraseña junto con su nombre para que ellos, y solo ellos, puedan regresar y cambiar sus respuestas más tarde.

When2meet es completamente gratuito, aunque el sitio incluye un enlace de donación si quieres darle unos cuantos dólares al desarrollador.

Precios de When2meet: Libre

El mejor programador de reuniones que ya tienes

calendario de Google (Web, iOS, Android)

Si ya tiene una cuenta de Google como todos los demás en el planeta, eso le da acceso a uno de los programadores de reuniones más sencillos que existen: Google Calendar. Cuando cree un evento, agregue a sus invitados y haga clic en Encuentra un momento—Entonces Google hace todo el trabajo duro. Le mostrará el calendario de cada persona uno al lado del otro e incluso ofrecerá horarios sugeridos, lo que le permitirá saber cuántas personas en el grupo pueden hacer en cada intervalo de tiempo. Es la única solución que necesita si está intentando programar reuniones con personas dentro de su organización.

Google también ha intensificado recientemente su juego cuando se trata de herramientas de programación más avanzadas. El nuevo plan individual de Google Workspace, que comienza en $ 10 al mes, incluye herramientas avanzadas de programación de citas, como una página de reserva que puede compartir con otros. Esto le permite a cualquier persona con una dirección de correo electrónico crear una cita con usted, que se muestra directamente en su Calendario de Google, sin necesidad de servicios de terceros.

Google Calendar se integra estrechamente con todas las demás aplicaciones de Google, y debido a que Google probablemente ya tiene todos sus contactos e información valiosa almacenada de todos modos, no hay ningún riesgo de seguridad adicional. Pero la mejor parte es que no necesitará una nueva aplicación: Google Calendar ya está disponible.

Cuando usa Google Calendar con Zapier, puede hacer cosas como crear automáticamente elementos de la lista de tareas pendientes cada vez que tiene una nueva reunión u recibir notificaciones en su aplicación de chat cuando una reunión está a punto de comenzar. Obtenga más información sobre las formas más populares y útiles de automatizar Google Calendar.

Precios de Google Calendar: Gratis para programación básica, $ 10 / mes para Google Workspace con herramientas de citas

La mejor aplicación de programación de reuniones para invitaciones a reuniones detalladas

Arrangr (Web)

La desventaja de muchas aplicaciones de programación de reuniones es que a menudo requieren acceso a su calendario, lo que puede ser un problema de privacidad bastante grande. Algunas de las herramientas que probamos incluso solicitaron permiso para eliminar calendarios completos. Si bien esto puede ser normal para algunos servicios, sería comprensible si no se siente cómodo dando ese paso. Arrangr está de acuerdo y ofrece un modo de invitado único que puede ayudar a cerrar esa brecha de confianza.

Vaya al sitio de Arrangr, haga clic en Empiece ahora (gratis)y el servicio le preguntará si desea intentar configurar eventos en modo invitado. Luego, lo guiará a través de un asistente que lo ayudará a configurar cada detalle de su evento, incluido a quién desea invitar, qué franjas horarias están disponibles y dónde se llevará a cabo el evento (en línea o en persona).

Aún debe ingresar una dirección de correo electrónico cuando haya terminado, por lo que no es la herramienta más privada en línea, pero ofrece un montón de funciones para personalizar cada detalle de sus citas. Su nivel gratuito ofrece reuniones ilimitadas 1: 1, reuniones grupales ilimitadas (para hasta 15 destinatarios) y una página de reserva.

Los niveles pagados comienzan en $ 4 / mes y ofrecen más páginas de reserva y más destinatarios de reuniones grupales. Combinado con el modo de invitados, eso convierte a Arrangr en uno de los servicios más amigables para los nuevos usuarios que desean usar un programador de reuniones con más facilidad.

Puede conectar Arrangr a Zapier para aprovechar aún más el servicio: tome medidas automáticamente cuando cree eventos, reciba una invitación a un evento o reciba una confirmación de asistencia a sus eventos.

Precios de Arrangr: Gratis, desde $ 4 / mes para más destinatarios de reuniones grupales y más páginas de reserva

Mejora las reuniones

El programador de reuniones adecuado lo ayuda a incluir reuniones en su calendario de manera rápida y eficiente. Puede mantener la productividad automatizando sus flujos de trabajo de programación e incluso automatizando los elementos de acción de la reunión. De esa manera, no es solo la programación lo que es muy sencillo, sino todo el proceso que sigue.

Este artículo fue publicado originalmente en enero de 2019 por Jill Duffy y ha tenido contribuciones de Jennifer Allen.