Cómo utilizar Slack

Slack se ha convertido en la pieza central de la comunicación en equipo para grupos profesionales y personales en todo el mundo. Le permite crear espacios de trabajo para alojar salas de chat (llamadas canales), enviar mensajes privados y compartir archivos.

Si bien Slack generalmente está diseñado para equipos corporativos, puedes usarlo para organizar cualquier cosa, desde tu nueva startup hasta una campaña de Dungeons & Dragons. En esta guía, cubriremos cómo configurar su propio espacio de trabajo de Slack, agregar nuevos miembros, organizar su equipo, crear canales de conversación y más.

No se necesita mucho para comenzar en un espacio de trabajo de Slack, pero el servicio tiene muchas características debajo de la superficie que pueden mejorar su experiencia. Para comenzar, cubriremos lo siguiente:

Precios holgados: Plan gratuito disponible; desde $ 8 / usuario / mes para búsquedas ilimitadas, integraciones ilimitadas de aplicaciones, llamadas grupales con pantalla compartida, cuentas de invitados y canales compartidos.

Cómo crear un espacio de trabajo en Slack

El primer paso para comenzar con Slack es configurar su espacio de trabajo. Un «espacio de trabajo» es el dominio en el que los miembros de su equipo iniciarán sesión para acceder a sus diversos canales y conversaciones. Para la mayoría de las organizaciones pequeñas, solo tendrá un espacio de trabajo, pero las organizaciones grandes pueden tener varios espacios de trabajo. También puedes crear o iniciar sesión en varios espacios de trabajo y alternar entre ellos dentro de la aplicación, lo cual es genial si tienes espacios de trabajo tanto laborales como personales de Slack.

Slack ha hecho que el proceso de configuración de un nuevo espacio de trabajo sea tan simple que ni siquiera te darás cuenta de que lo estás haciendo. Para crear un espacio de trabajo, siga estos pasos:

1. Dirígete a este enlace y haz clic en Crea un nuevo lugar de trabajo.

2. Ingrese su dirección de correo electrónico.

3. En la página siguiente, se le pedirá que verifique su correo electrónico con un código de seis dígitos.

4. Dale un título a tu espacio de trabajo. Slack lo convertirá automáticamente en una URL de dominio única para su espacio de trabajo, por lo que no tiene que ser única.

5. Slack le preguntará en qué está trabajando su equipo, pero puede ingresar cualquier cosa aquí. Esto se convertirá en un canal en su espacio de trabajo, por lo que puede nombrarlo como desee.

6. Ingrese algunas direcciones de correo electrónico de las personas a las que desea invitar a su espacio de trabajo. Puede hacerlo más tarde si lo prefiere haciendo clic en saltar por ahora.

Cuando haya terminado, haga clic en Vea sus canales en Slack para abrir la versión web de Slack y saltar directamente al canal que ha creado.

El proceso de configuración del espacio de trabajo de Slack está inteligentemente disfrazado para que pueda comenzar con algunos de los conceptos básicos, pero abordaremos cómo crear más canales y agregar más miembros un poco más tarde.

Antes de cerrar la pestaña, deberá terminar «guardando» su cuenta. Si bien la mayoría de los servicios hacen que primero cree una cuenta con un correo electrónico y una contraseña, Slack le permite configurar un espacio de trabajo con solo su dirección de correo electrónico. Guardar su cuenta es una especie de segundo proceso de configuración por el que debe pasar si desea poder iniciar sesión en su cuenta más adelante. Para hacerlo:

1. Mientras estás en el canal de Slack que creaste, haz clic en Guarde su cuenta en el banner en la parte superior de la ventana de chat.

2. Ingrese su nombre completo (o el nombre que desea usar en su cuenta) y cree una contraseña, luego haga clic en próximo.

3. Confirme el nombre y la URL del espacio de trabajo. Aquí puede ver la URL generada automáticamente que Slack creó en función del nombre de su espacio de trabajo y cambiarla si lo prefiere. Cuando haya terminado, haga clic en próximo.

4. Ingrese las direcciones de correo electrónico de las personas a las que desea invitar y haga clic en Terminar.

En este punto, su espacio de trabajo se guardará y tendrá una cuenta en la que puede iniciar sesión. Este también es un buen momento para descargar el cliente de Slack para su teléfono o computadora si prefiere no usar el navegador web. La aplicación de escritorio hace que sea un poco más fácil cambiar entre múltiples espacios de trabajo y se integrará con el sistema de notificación nativo de su sistema operativo, pero aparte de eso, las aplicaciones de escritorio y la aplicación web deberían funcionar de manera idéntica.

Cómo configurar su perfil en Slack

Si bien este paso es técnicamente opcional, lo ayudará a usted y a todos los miembros de su equipo si configura correctamente su perfil. Para comenzar, siga estos pasos:

1. En la esquina superior izquierda de la aplicación Slack, haz clic en la flecha del menú desplegable junto al nombre de tu espacio de trabajo y haz clic en Perfil y cuenta.

2. En el panel del lado derecho, verá aparecer su perfil. Hacer clic Editar perfil.

3. En la ventana que aparece, puede agregar su nombre completo, nombre para mostrar (que se mostrará en los chats), título del trabajo, número de teléfono, zona horaria o nombre de usuario de Skype. También puedes subir una foto de perfil aquí.

Si ya se ha unido a un espacio de trabajo desde la misma cuenta de correo electrónico que utilizó para crear la suya propia, es posible que descubra que su nombre o foto de perfil ya se han importado, pero cosas como el título de su trabajo deberán ingresarse manualmente.

Cómo crear canales en Slack

Los canales son una de las herramientas más poderosas de Slack. Cada canal es como una sala de chat separada, con sus propios miembros, configuraciones de notificación y configuraciones de privacidad. Puede crear canales públicos a los que todos puedan unirse para evitar que ciertos temas dominen la conversación, o canales privados para que solo unas pocas personas de su equipo puedan hablar. Para darte una idea de para qué tipo de propósitos puedes usar los canales, aquí tienes algunas muestras del propio Slack de Zapier:

• Canales basados ​​en equipo: Canales como #marketing, #support y #engineering permiten que los miembros de esos equipos relevantes discutan su trabajo sin conversar con personas de otros equipos. Puede configurar estos canales como privados para que solo las personas invitadas puedan acceder a la conversación.

• Canales divertidos: La conversación fuera de tema es inevitable, y los canales secundarios divertidos pueden ayudarlo a asegurarse de que no interfiera en una conversación productiva. Internamente, hemos descubierto que etiquetarlos de forma coherente (p. Ej., # Perros divertidos o # supervivientes divertidos) ayuda a mantener los canales casuales perfectamente ordenados en la barra lateral.

• Canales temporales: Ciertos eventos o temas requieren mucha conversación, pero no necesariamente necesita un canal permanente dedicado a ellos. Por ejemplo, usamos # Hire-writer-q4 al contratar, o # retreat-nola para planificar un viaje de empresa. Una vez que haya terminado, puede archivar un canal, lo que lo eliminará de su lista de canales y detendrá más actividad, pero mantendrá el historial de mensajes, si necesita volver a consultarlo.

Para agregar nuevos canales, siga estos pasos:

1. En el panel del lado izquierdo, haga clic en el botón + junto a Canales.

2. En la ventana que aparece, elija si desea que el canal sea público o privado y asígnele un nombre.

3. En la parte inferior, agrega los nombres de los usuarios para invitar al canal y luego haz clic en Crear canal.

Luego, se encontrará en el nuevo canal que creó, y todos los miembros de su equipo que haya invitado recibirán una notificación de que se agregaron al canal.

Cómo invitar a personas a Slack

Slack te dio un par de oportunidades para invitar a personas durante el proceso de configuración, pero tal vez quisieras arreglar el chat primero. Si ya creó su espacio de trabajo y ahora necesita invitar personas, siga estos pasos para agregar más usuarios:

1. En el panel de la izquierda, debajo de la sección Mensajes directos, haga clic en Invitar a la gente.

2. Ingrese las direcciones de correo electrónico de cualquier persona a la que desee invitar y (opcionalmente) su nombre completo.

3. Elija a qué canales invitar automáticamente a nuevos usuarios, si los desea en cualquier canal además de los predeterminados. Esto es especialmente útil si tiene canales privados de los que desea que forme parte su nuevo usuario.

Este método funciona para invitar a los usuarios cuando conoce la dirección de correo electrónico que quieren usar con su cuenta de Slack. Si no lo hace, también puede utilizar el método de enlace directo. Al igual que arriba, haga clic en el Invitar a la gente botón, pero esta vez siga estos pasos:

1. Hacer clic Obtén un enlace de invitación para compartir.

2. En el menú desplegable que aparece, elija una fecha de vencimiento para el enlace. Puede configurar el enlace para que caduque en un día, siete días, treinta días o nunca. Hacer clic Crear enlace de invitación.

3. Copie el enlace y envíelo a cualquier persona que desee invitar a su chat.

Una vez que el enlace caduque (si establece una fecha de caducidad), los nuevos usuarios no podrán unirse a él, por lo que tendrá que crear uno nuevo o invitar a los usuarios con su dirección de correo electrónico.

Cómo comunicarse en Slack: hilos, emoji y uso compartido de archivos

Una vez tú y su equipo está en un canal, puede comenzar a chatear de inmediato. Verás el nombre y la foto de perfil de cada miembro del equipo junto a cada uno de sus mensajes, y las conversaciones funcionan como cualquier otra aplicación de mensajería. Sin embargo, Slack tiene algunas características de comunicación únicas que requieren una pequeña explicación adicional.

Los hilos, una de las funciones más confusas y útiles de Slack, te permiten usar cualquier mensaje como punto de partida para una conversación más profunda sin saturar un canal. Esto es útil para presentaciones de proyectos, lluvia de ideas o simplemente para evitar que una conversación fuera de tema descarrile el trabajo de los demás. Para iniciar una conversación, coloque el cursor sobre un mensaje y verá un icono de burbuja de chat que dice Iniciar un hilo, o Responder al hilo si uno ya ha comenzado.

Los mensajes de seguimiento de un hilo aparecerán como respuestas al mensaje original. También puede abrir un hilo en la barra lateral derecha en Slack, para que pueda seguir un hilo mientras sigue el chat principal. Solo los usuarios que participan en un hilo recibirán notificaciones de seguimiento, en lugar de todos en el canal.

También puede reaccionar a mensajes individuales usando emoji. Como la mayoría de las aplicaciones de chat, Slack tiene una sólida integración de emojis. Sin embargo, también puede usar emoji (también conocido como reacji) para reaccionar o marcar ciertos mensajes. Por ejemplo, puede etiquetar un mensaje con un signo de interrogación para indicarle a su equipo que necesita una respuesta a una pregunta (tal vez conduzca a una conversación en cadena) y eliminarla una vez que la pregunta haya sido respondida, o agregar un segundo emoji de marca de verificación. . O puede usar emoji para permitir que los miembros de su equipo voten informalmente sobre un tema. Incluso puedes agregar tu propio emoji personalizado a tu espacio de trabajo de Slack para que se adapte a las necesidades de tu empresa.

También puede cargar archivos de cualquier tipo a su espacio de trabajo haciendo clic en el icono + junto a su ventana de chat. El caso de uso más obvio para esto es compartir imágenes o GIF, pero dado que Slack no impone restricciones en el tipo de archivo, esta función puede ser mucho más productiva. Puede cargar archivos PDF, documentos de Word, hojas de cálculo o cualquier otro documento que su equipo pueda necesitar.

A continuación, puede anclar mensajes a un canal determinado, lo que facilita que su equipo pueda consultarlos más tarde, o puede marcar archivos con una estrella, lo que le facilita encontrar sus propios archivos más adelante. Los mensajes anclados son visibles para todos, mientras que los mensajes destacados solo son visibles para usted.

Los mensajes en Slack son extremadamente flexibles y esta no es de ninguna manera una lista completa de lo que puede hacer en los chats. Pero una vez que aprenda los conceptos básicos de los hilos, los emoji de respuesta y el intercambio de archivos, debe tener una comprensión decente de cómo comunicarse con su equipo.

Cómo cambiar tus notificaciones en Slack

Un chat activo puede resultar rápidamente en una avalancha de notificaciones tanto en su teléfono como en su computadora si no tiene cuidado. Antes de que su chat se convierta en un desastre, tómese un momento para personalizar sus notificaciones a su gusto. Para hacerlo, siga estos pasos:

1. En la parte superior de la ventana de Slack, en el panel del lado izquierdo, haga clic en el ícono de campana junto al nombre de su espacio de trabajo y haga clic en Tus preferencias de notificación.

2. Elija si desea notificaciones para todos los mensajes, solo mensajes directos o nada en absoluto. Tenga en cuenta que solo verá esto en las aplicaciones nativas de Slack o si ha permitido notificaciones desde su navegador web.

3. Debajo No molestar, establezca un bloque de horas para deshabilitar todas las notificaciones. Esto evitará que se reciban notificaciones a menos que un usuario decida forzar una notificación (para emergencias).

Hay muchas otras configuraciones que puede modificar aquí, incluido el sonido que hacen las notificaciones de Slack, cuánto tiempo debe esperar la aplicación de escritorio antes de enviar notificaciones a su teléfono, y más. Vale la pena echar un vistazo a todo en esta página para limitar cuánto te molesta Slack mientras intentas trabajar o dormir.

También puede pausar temporalmente las notificaciones si necesita algo de paz y tranquilidad durante un rato mientras trabaja. Para hacer eso, siga estos pasos:

1. Haga clic en el icono de campana en el panel del lado izquierdo.

2. En «Pausar notificaciones», elige una duración para silenciar las notificaciones. Puede elegir entre duraciones predefinidas, como 30 minutos o «Hasta mañana», o puede establecer un horario personalizado.

Esto habilitará temporalmente la función No molestar, que no anulará su programa actual de No molestar, y reanudará las notificaciones cuando finalice el temporizador. También puede silenciar canales individuales haciendo clic en el icono de engranaje de configuración en la barra superior mientras está en un canal y seleccionando Silencio [name of channel].

A medida que su organización crece, esta puede convertirse en una herramienta invaluable que suprimirá las notificaciones de los canales en los que se encuentra y de los que no necesita actualizaciones constantes. Es posible que también desee personalizar su barra lateral para ver solo la información que necesita.

Cómo asignar roles y privilegios en Slack

Con un grupo grande de personas, administrar a todos puede resultar demasiado para una sola persona. Afortunadamente, Slack te permite reclutar administradores para que te ayuden a supervisar a tu equipo. Los administradores pueden crear, archivar o eliminar canales; desactivar cuentas de usuario; y eliminar usuarios de canales públicos y privados. También puede promover usuarios a Propietarios, que es un paso por encima de Administradores. Los propietarios pueden cambiar todo lo que puedan, salvo eliminar el espacio de trabajo por completo.

Para actualizar un usuario de miembro regular a administrador, siga estos pasos:

1. Haz clic en el menú desplegable en la parte superior de la aplicación Slack en el panel de la izquierda.

2. En Administración, haga clic en Administrar miembros.

3. Haga clic en el botón de menú de tres puntos junto al miembro que desea promocionar y elija Cambiar a propietario, o Cambiar a administrador.

También verá una opción para Cambiar a invitado. Esta es una opción especial y limitada que solo permite a los usuarios leer y enviar mensajes a los canales a los que han sido invitados explícitamente o a los usuarios de esos canales. Eso es útil si necesita que alguien fuera de su grupo sea incluido en un chat pero no quiere darles rienda suelta para explorar todos los canales públicos. Tenga en cuenta que esta opción solo está disponible en planes pagos.

Cómo agregar aplicaciones a su espacio de trabajo en Slack

Slack tiene más funciones útiles de las que tenemos espacio para cubrir aquí, pero una de sus mayores fortalezas es la capacidad de integrarse con aplicaciones de terceros para hacer que Slack sea aún más poderoso. Puede explorar un directorio completo de aplicaciones compatibles con Slack aquí, pero lo demostraremos con uno simple agregando Google Drive.

1. En el panel de la izquierda, haga clic en el menú desplegable y elija Administración, luego haga clic en Administrar aplicaciones. Esto lo llevará a una lista de aplicaciones que ya tiene instaladas. Si está buscando nuevas aplicaciones, puede omitir este paso dirigiéndose directamente al directorio de aplicaciones.

2. Use el cuadro de búsqueda debajo del banner en la parte superior para buscar Google Drive.

3. En el lado izquierdo, haga clic en Instalar en pc.

4. Verá una página que enumera las funciones de la aplicación. Léelos y luego elija Agregar integración de Google Drive.

5. En la página siguiente, verá una lista de permisos que solicita la aplicación Google Drive. Confírmalos haciendo clic en Autorizar.

6. Finalmente, haga clic en Autentica tu cuenta de Google para vincular su cuenta de Google a su espacio de trabajo de Slack. Cada usuario tendrá que hacer esto para usar su cuenta de Google con la aplicación Google Drive Slack.

La aplicación Google Drive te permite crear nuevos archivos de Drive, responder a comentarios sobre archivos, administrar el acceso a tus archivos y más. Varias aplicaciones pueden ampliar aún más las capacidades de Slack. Puede integrarse con Trello para obtener actualizaciones sobre tareas directamente en su chat, con Twitter para publicar tweets directamente desde sus canales, o con Zapier para automatizar tareas y conectar su espacio de trabajo de Slack con aún más aplicaciones que usa su equipo.

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Una vez que te mojes los pies con Slack, sube de nivel con estas funciones más avanzadas:

También puedes echar un vistazo a nuestros consejos sobre cómo mantenerte productivo en Slack.