Cómo utilizar las listas de comprobación de Trello para gestionar la producción de contenido

La producción de contenido no solo ocurre en Google Docs y un CMS. Cuando busca cualquier tipo de marketing de contenido a escala, necesita un enfoque sistematizado, y eso significa usar una aplicación de gestión de proyectos.

Mi herramienta preferida es Trello: la uso para mantenerme a mí y a mis clientes al día. Es una pequeña aplicación robusta, con todo tipo de pequeñas características para hacerla aún más poderosa. Mi característica favorita: listas de verificación.

Lo sé, no suena revolucionario. Pero he aquí por qué la función de lista de verificación de Trello es un excelente reemplazo para las subtareas.

¿Qué son las listas de verificación de Trello?

Trello es una herramienta de gestión de proyectos basada en Kanban que le permite crear páginas de proyectos dedicadas llamadas tableros. Dentro de esos tableros, puede configurar varias listas (etapas de un proceso), cada una con tarjetas (tareas individuales). Luego puede arrastrar y soltar tarjetas de una lista a otra y ver el progreso. Aquí hay un ejemplo simple de cómo puede verse.

Pero la estrella del espectáculo, para mí, es la lista de verificación. Puede agregar una lista de verificación a cualquier tarjeta para desglosar y realizar un seguimiento de los pasos específicos que deben abordarse dentro de la tarea. (Con un plan actualizado, incluso puede asignar plazos y diferentes miembros del equipo a cada elemento de la lista de verificación).

Como escritora y estratega de contenido independiente, algunas tareas que realizo son universales: necesito presentar temas, enviar esquemas para su aprobación, escribir borradores y editar ediciones. Y también confío en mis editores para revisar temas, esquemas y borradores. Entonces, cuando estoy creando tableros de Trello para que los usen mis clientes y yo, se ven más o menos así: podemos ver, de un vistazo, dónde se encuentra el contenido en el proceso de producción.

Pero cada tarea (generalmente una pieza de contenido) tiene sus propios pasos separados. Y debido a que Trello no ofrece una función de subtareas, ahí es donde entran las listas de verificación.. Utilizo la función de lista de verificación para desglosar cada tarea aún más.

Puede guardar listas de verificación en Trello y aplicarlas al crear nuevas tarjetas. Tengo algunos: uno es una lista de verificación de contenido específico del cliente que incluye todas las tareas y los nombres de los miembros del equipo responsables, para que se puedan agregar a cada tarjeta. Cada vez que comienzo un nuevo proyecto para ese cliente, puedo agregar esa lista de verificación con solo un par de clics.

Cada una de mis listas de verificación guardadas se ve un poco diferente. A veces, por ejemplo, los clientes manejan internamente el proceso de carga de CMS. En estos casos, mis listas de verificación nunca van más allá de "Borrador aceptado". Así es como se ve una de mis listas de verificación.

Una vez que marca un elemento, Trello lo atenúa y agrega tachado, lo cual es muy satisfactorio.

Con todo tan visible y claro, no hay confusión sobre dónde está el contenido en producción y qué se debe hacer a continuación. Si establece plazos, incluso puede recibir notificaciones cuando se acerque una tarea.

El encendido de campos personalizados

Las listas de verificación agregan una capa de granularidad a las tareas y ayudan a sistematizar aún más el proceso sin tener que crear una cantidad infinita de listas. Pero también pueden ayudarlo a tener una idea de su progreso en una tarea específica, más allá de las etapas de la lista estándar.

Como puede ver en la imagen de arriba, cada lista de verificación tiene una barra de progreso. Si usa el encendido de campos personalizados, puede incluso agregar un progreso a sus tarjetas, para que pueda ver de un vistazo qué tan avanzado está. Aquí hay una captura de pantalla de otro trabajador independiente que hace precisamente eso.

He estado usando Trello con regularidad desde que lancé mi negocio en 2015. Puede parecer una herramienta simple, pero las características pequeñas como estas listas de verificación le dan el poder de muchas otras aplicaciones de administración de proyectos. Agregue algunos Power-Ups a la mezcla y tendrá una herramienta de administración de contenido que puede funcionar a escala.