Cómo crear informes y paneles en Salesforce

Una de las características que hace de Salesforce una de las plataformas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) más potentes es su sólida visualización de datos y generación de informes. Los informes y paneles de Salesforce ayudan a las empresas a aprovechar al máximo sus datos de clientes y ventas: puede obtener información detallada sobre aspectos como los territorios de ventas con mejor o peor rendimiento, los segmentos de clientes más rentables y el valor en tiempo real de su canal de ventas .

El truco: muchos usuarios, especialmente los principiantes, se ven fácilmente abrumados por las capacidades de generación de informes de Salesforce y, por lo tanto, no las utilizan en absoluto. Aquí, desmitificaremos estas funciones y le mostraremos cómo crear informes y paneles en Salesforce.

¿Qué es un informe de Salesforce?

Un informe en Salesforce es realmente una lista de datos dentro del sistema, basada en criterios especificados por el usuario. Por ejemplo, es posible que desee ver todos los clientes potenciales abiertos actualmente en el estado de Texas; esa lista es un informe. Puede crear informes a partir de cualquier objeto estándar de Salesforce, incluidos clientes potenciales, cuentas, contactos y oportunidades.

Los informes son excelentes para analizar datos de clientes y ventas, pero también son útiles para las operaciones de ventas internas. Es posible que un gerente de ventas desee crear un informe que muestre cosas como la cantidad de llamadas telefónicas que realiza su equipo por semana, el flujo de ventas de cada vendedor o la cantidad de negocios perdidos durante el último trimestre.

Salesforce incluye más de 50 plantillas de informes predefinidas que las empresas pueden utilizar fácilmente. Una vez que aprenda los entresijos de cómo crear, filtrar y personalizar informes, puede modificar estas plantillas a su gusto o crear otras completamente nuevas desde cero.

Cómo crear un informe en Salesforce

Para comenzar, haga clic en el Informes pestaña en la parte superior derecha de la barra de menú. Si no lo ve, puede que esté enterrado bajo el Más pestaña. Y si aún no está allí, haga clic en el ícono de lápiz para agregarlo a la barra de menú.

Una vez que haga clic en el Informes pestaña, se le llevará a la pantalla principal de informes. Aquí puede ejecutar, editar o ver informes existentes, o crear uno nuevo. Para crear un nuevo informe, seleccione Nuevo reporte en la parte superior derecha.

Verá una superposición que le permitirá elegir el tipo de informe que desea crear. Los informes más comunes son los que se basan en objetos como contactos, cuentas, clientes potenciales y oportunidades. Para explorar los otros tipos de plantillas prediseñadas, desplácese hacia abajo o use la barra de búsqueda.

Una vez que haya seleccionado un tipo de informe (hemos elegido Oportunidades para este ejemplo), se le llevará a la siguiente pantalla, donde puede personalizar y / o filtrar los datos en el tipo de informe. Haga clic en el Filtros pestaña en la barra lateral izquierda para ver los criterios que ya están en su lugar a través de la configuración de la plantilla. En la imagen a continuación, los filtros están configurados para mostrarnos todas las oportunidades de ventas en el trimestre fiscal actual para toda la empresa.

Si desea criterios de filtrado adicionales más allá de lo que está allí, busque en el Añadir filtro caja. En este caso, veamos solo las oportunidades que se ganaron para el trimestre.

Una vez que haya ingresado al filtro, la lista se actualizará automáticamente para mostrar solo las ofertas ganadas para el trimestre.

Antes de ejecutar el informe, es posible que también desee comprobar Esquema pestaña. Esto le permite personalizar qué datos asociados con las oportunidades que desea mostrar. Por ejemplo, es posible que no desee ver el% de probabilidad. Haga clic en el x para deshacerse de cualquier dato que no necesite en su informe.

Una vez que los filtros y el esquema estén en su lugar, haga clic en el Correr en la parte superior derecha para crear el informe. (Tenga en cuenta que no ha generado el informe hasta que haya hecho clic Correr.) Luego verá la lista final, que está listo para convertir en un elemento del tablero.

¿Qué son los paneles de Salesforce?

Los paneles de Salesforce son una visualización en tiempo real de los informes de Salesforce. Puede crear un elemento de panel basado en informes estándar que ya se encuentran en Salesforce (lo que significa que ni siquiera tiene que crear un informe primero) o en base a informes personalizados que cree. A continuación, se muestra un ejemplo de cómo se ve un panel de Salesforce.

Los paneles de Salesforce le brindan una instantánea en tiempo real de sus métricas relevantes. Es una excelente manera para que un gerente de ventas obtenga una imagen completa de su equipo de ventas, para que un vendedor mida su canalización o para que un especialista en marketing analice las fuentes de clientes potenciales.

Cómo crear un panel en Salesforce

Para crear un tablero, haga clic en Cuadros de mando en el menú superior. Desde allí, puede editar los componentes de un panel existente o crear uno nuevo. Para crear un nuevo panel, seleccione el Nuevo tablero opción hacia la parte superior derecha.

Luego te llevarán al Nuevo tablero superposición de creación. Elija un nombre de panel que refleje su función y caso de uso, como «Ventas principales» o «Marketing», por ejemplo. Una vez que haya escrito un nombre, haga clic en Crear.

Se lo llevará a un lienzo en blanco donde podrá agregar, editar y personalizar elementos específicos del tablero.

Tenga en cuenta que cada componente del panel que agregue se relaciona con uno informe fuente. Un gerente de ventas, por ejemplo, podría querer agregar un componente de tablero que visualice su canal de ventas actual por etapa.

Para agregar un componente, haga clic en Agregar componente en la pantalla del lienzo del tablero. Luego, se lo llevará a una pantalla donde puede seleccionar el informe específico que desea que refleje el componente. En este caso, seleccionaremos el informe integrado para la canalización por trimestre actual.

A continuación, seleccionará la visualización gráfica que le gustaría ver para el componente del tablero. Querrá experimentar con lo que funciona mejor para el informe específico del que está extrayendo. Para la canalización de ventas, el gráfico de embudo es popular, así que seguiremos adelante y seleccionaremos esa opción.

Después de hacer clic Agregar, el componente se agregará a su tablero. Luego, puede continuar agregando otros componentes, eliminar los que no desea, editar la lógica de filtrado de cada componente y reorganizarlos visualmente de forma de arrastrar y soltar.

Cuando navegas de regreso a Cuadros de mando y haga clic en el panel que acaba de crear, podrá ver todos los componentes a la vez, en tiempo real, uno al lado del otro (como se muestra al principio de esta sección). También puede suscribirse a los paneles yendo a la Cuadros de mando pestaña principal y seleccionando Suscribir en el tablero que le gustaría vigilar. (Lo mismo ocurre con los informes).

A continuación, puede seleccionar la frecuencia con la que desea que se actualicen los componentes del panel, momento en el que los suscriptores recibirán automáticamente un correo electrónico con los resultados. Esto puede ser especialmente útil para los equipos de ventas, que necesitan una visibilidad regular de las métricas clave para saber dónde se encuentran en comparación con los puntos de referencia requeridos.

Los informes y paneles de Salesforce funcionan de la mano para brindar a las empresas información sobre los datos clave que les ayudarán a mejorar el rendimiento, la toma de decisiones y la inteligencia del cliente. Cuanto más tiempo dedique a crear informes personalizados y convertirlos en elementos del tablero, más valor obtendrá de esta poderosa función de Salesforce.

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