Cómo las marcas organizaron de forma creativa las reuniones virtuales fuera del sitio

A medida que el mundo continúa moviéndose en una dirección de control remoto, es importante considerar cómo hacer que los eventos en persona de su empresa sean amigables a distancia.

Incluso si no siempre realiza eventos remotos, la opción remota es ideal para cualquier momento en el que su equipo esté diseminado por todo el mundo.

Pero, ¿una reunión virtual fuera del sitio? Suena contradictorio. ¿Cómo puede tener un sitio externo que no se sienta como un trabajo, virtualmente?

En esta publicación, profundizaremos en cómo estas marcas pensaban en los sitios externos virtuales de una manera creativa. Y no solo les pidió a todos que estuvieran en Zoom durante 8 horas.

1. Loom VR virtual fuera del sitio

A fines de 2020, Loom decidió albergar un sitio virtual externo. ¿Qué hizo que esto fuera diferente a asistir a una reunión de Zoom de 8 horas?

Bueno, primero, la compañía envió cascos de realidad virtual a su equipo para permitir que los empleados se sintieran como si estuvieran dejando sus hogares para una gran reunión de la compañía a la que solían viajar.

Acabamos de anunciar nuestro @telar fuera del sitio en realidad virtual y nosotros enviamos a todos un visor Oculus. Las sonrisas. 🙂

– Vinay Hiremath (@vhmth) 10 de diciembre de 2020

Según Loom, «con la realidad virtual, pudimos enviar a todos un visor Oculus Quest 2 para llevarles el mundo virtual. Además, pudimos limitar el contenido de Zoom a solo dos horas por día para mantener el contenido atractivo».

Una vez que comenzaron con la realidad virtual, tuvieron que encontrar aplicaciones de realidad virtual para albergar sus eventos. Pero también incluyeron a sus empleados en el proceso de planificación. La empresa envió un formulario de Google a los empleados para compartir ideas sobre actividades y sesiones que pudieran realizar durante el virtual fuera del sitio.

Loom trabajó con un socio para crear una isla de realidad virtual donde los miembros del equipo pudieran ir a conversar sobre enfriadores de agua, romper el hielo y disfrutar de la hora feliz.

Curiosamente, el componente de realidad virtual no era obligatorio. Cualquier evento que fuera exclusivo de realidad virtual era opcional. Y la isla de realidad virtual que crearon también fue accesible a través de un escritorio, para que todos pudieran participar.

Es importante recordar que cuando crea una experiencia virtual fuera del sitio, desea que todos puedan presentarse. Con suerte, las herramientas que utiliza estarán disponibles en varios dispositivos o puede hacer que esos eventos no sean obligatorios si se necesita un dispositivo especial.

El equipo también creó un tiempo no estructurado durante su día para que las personas que trabajaban desde casa pudieran seguir haciendo su trabajo y actividades normales.

2. Primera ronda de revisión interactiva virtual fuera del sitio

Otra empresa que piensa en sitios virtuales externos de forma creativa es First Round Review.

La Primera Ronda de Revisión se llevó a cabo en un sitio virtual y tuvo actividades que incluyeron comidas grupales, competencias de cocina, ejercicios de autorreflexión, presentaciones grupales, eventos de no conferencia y más.

La empresa sabía que quería utilizar todo tipo de formatos para sus actividades para poder captar la atención de la gente.

Antes de planificar el evento, escribieron sus objetivos, dividiéndolos en resultados centrados en tareas y equipos. Luego, se les ocurrieron ideas para lograr esos resultados.

Una vez más, First Round Review sabía que no querían pasar todo el día en Zoom. Algunas cosas que hicieron para que su sitio virtual fuera interactivo y exitoso fueron:

• Envíe una sorpresa interactiva: el equipo envió a todos un kit que se les indicó que no abrieran de antemano. El kit incluía dulces, una pizarra para escribir, café y un kit de inicio de kombucha. Esta fue una forma divertida de iniciar el virtual fuera del sitio.
• Ponte el disfraz: todo el equipo recibió sombreros especiales y todos se presentaron a la reunión con sus productos.
• Desafío de cocina: los grupos se dividieron en salas de grupos para que cada grupo pudiera cocinar juntos en vivo. Luego, todos presentaron sus comidas juntos y la gente votó sobre la creatividad y la presentación.
• Tiempo no estructurado: esto es enorme. No hagas que la gente pase todo el día en la computadora. Incluya descansos y tiempo no estructurado.
• Tiempo de juego: incluya eventos de unión del equipo, como trivia o salas de escape virtuales. First Round Review incluso contrató a un mago para que se uniera a ellos en una cena grupal.
• Muestre gratitud: First Round Review pasó una reunión completa en la que todos escribieron gratitud para cada miembro del equipo y luego enviaron por correo electrónico a todos la lista de comentarios de sus compañeros de trabajo. Para cada compañero de equipo, todos dedicaron un minuto a responder escribiendo una línea o dos en respuesta a las siguientes preguntas: ¿Qué es algo que admiras de este individuo? ¿Qué es algo que esta persona hizo recientemente que aprecias? ¿Por qué estás agradecido de contar a esta persona como un compañero de equipo? Las respuestas son anónimas. Una vez que estén todos, el propietario de la reunión redondeará las líneas para cada individuo y las compartirá en un correo electrónico privado.

Una de las principales conclusiones de este sitio virtual externo es que puede tener varios formatos, diferentes sesiones, contenido interactivo y atractivo, y aún así trabajar en las sesiones de estrategia.

3. Equipo de productos de Wikimedia Virtual Offsite

El equipo de productos de la Fundación Wikimedia también tuvo sesiones productivas de estrategia virtual y vínculos de equipo significativos en un entorno remoto en varias zonas horarias.

Para lograr esto, se requirió mucha planificación. El equipo primero decidió qué historia querían contar durante su visita fuera del sitio. Para asegurarse de que esto se discutiera en todo el sitio virtual, revisaron su hoja de ruta del producto para comprender dónde había estado el equipo y hacia dónde se dirigían. El primer día, realizaron una retrospectiva para lograrlo.

En última instancia, la forma creativa en la que la empresa pensó sobre este fuera del sitio estaba en la agenda y en la planificación.

Si había una presentación o una sesión de baja energía, querían asegurarse de que fuera seguida de una sesión interactiva de alto compromiso.

Además, el momento era importante. Decidieron que en lugar de tener reuniones de Zoom de 8 horas, tendrían cuatro horas de sesiones virtuales al día, divididas en bloques de 2 horas con una pausa entre 1,5 y 2 horas.

El fuera del sitio incluyó sesiones de bajo consumo de energía que incluyeron una sesión de preguntas y respuestas con el director de producto, donde prepararon preguntas con anticipación y utilizaron una ventana de treinta minutos para responder a sus preguntas. Pero siguió esas sesiones con actividades interactivas.

En una sesión, incluso los miembros del equipo crearon una página de inicio para los recién llegados basada en funciones anteriores creadas por el equipo de producto. Esto hizo que el equipo trabajara activamente en la herramienta para que pudieran ver qué características se destacan.

También tuvieron una sesión con un especialista que fue un proceso paso a paso del proceso de edición de Wikipedia para que los empleados comprendan la experiencia del usuario.

Otras sesiones divertidas incluyeron juegos amistosos en línea.

Al planificar un evento virtual fuera del sitio, es importante considerar el momento y los niveles de energía del evento. Pasar todo el día en una herramienta de videoconferencia no será efectivo para la mayoría de las personas.

Alojar un sitio virtual externo no tiene por qué ser un proceso demasiado complicado. Y no tiene por qué ser una reunión de Zoom aburrida de 8 horas de duración. Puede organizar sesiones interactivas, presentaciones y comprometerse verdaderamente con sus empleados.