¿Cómo se ve la buena privacidad para su organización?

Descargo de responsabilidad: Esta publicación de blog no es un consejo legal para que su empresa lo utilice para cumplir con las leyes de privacidad de datos como GDPR. En cambio, proporciona información básica para ayudarlo a comprender mejor las mejores prácticas de privacidad de datos. Esta información legal no es lo mismo que un asesoramiento legal, donde un abogado aplica la ley a sus circunstancias específicas, por lo que insistimos en que consulte a un abogado si desea que lo asesore sobre su interpretación de esta información o su precisión.

En pocas palabras, no puede confiar en esto como un consejo legal o como una recomendación de algún entendimiento legal en particular.

GDPR inculcó un catalizador de un cambio real en 2018, lo que resultó en un cambio permanente en el panorama de la privacidad de los datos.

Obligó a las empresas a hacer un balance real de sus responsabilidades de privacidad y datos, y redoblar los requisitos para trazar y contabilizar sus prácticas de datos y poner en marcha procesos para administrar los datos y almacenarlos de manera compatible.

COVID-19 también ha desatado un nuevo conjunto de riesgos en relación con la privacidad de los datos que las empresas enfrentan actualmente.

Ambos hechos importantes obligan a transmitir a las empresas un mensaje contundente de que la privacidad y la protección de datos deben ser una responsabilidad corporativa primordial. Los cambios han impactado las conversaciones en todo el mundo con diferentes territorios que adoptan GDPR como su estándar para delinear un programa de cumplimiento interno.

La privacidad de los datos o, en particular, la aplicación de principios de privacidad a los datos, a menudo se considera un obstáculo enorme que debe cruzar una organización. Las empresas deben integrar los procesos como parte de su cultura y estar dispuestas a pivotar para adaptarse a los cambios regulatorios y los avances tecnológicos.

Los procesos sistematizados que utilizan herramientas que están diseñadas para inculcar el cumplimiento pueden prepararlo para el éxito, así como continuar con la educación interna puede ayudar con la adopción interna y garantizar que la privacidad sea responsabilidad de todos.

En HubSpot, nos aseguramos de que la privacidad de los datos sea una prioridad y esté integrada en nuestras prácticas y productos. Mantener el respeto a la privacidad de las personas que utilizan nuestros productos es fundamental para nuestra responsabilidad corporativa y nuestro modelo comercial interno. Estamos identificando continuamente formas en las que mejorar los procesos para infundir confianza en nuestros usuarios y creando herramientas para que nuestros usuarios cumplan con las normas en sus organizaciones.

A continuación, se muestran algunos ejemplos de cómo se puede lograr una buena privacidad en una organización.

Mejores prácticas de privacidad de datos

Gestión del programa de privacidad

Prepararse para el éxito en el ámbito de la privacidad requiere el establecimiento de un equipo interno fuerte, un frente unido que continuará haciendo de la privacidad de los datos y el cumplimiento del RGPD una prioridad. La estrecha colaboración en un programa de privacidad estratégico que describe sus responsabilidades de privacidad es clave para que su empresa cumpla con los requisitos.

Saber cómo llevar a cabo procesos de conformidad con sus actividades en línea, identificando riesgos, gestionando el cumplimiento de las cookies para sus productos web y de aplicaciones; crear divulgaciones específicas sobre el tratamiento de datos; Ofrecer a los visitantes información sobre los derechos que tienen a su disposición en una política de privacidad son buenas prácticas que toda organización necesita.

La granularidad y los tipos de avisos que se necesitan junto con el alcance de los derechos que debe proporcionar a los visitantes según las leyes aplicables dependen de los territorios donde residen sus visitantes y depende de usted desmitificarlos e inculcar buenas prácticas en respuesta.

El alcance de la legislación de privacidad nacional y extranjera que una empresa puede estar obligada a cumplir puede parecer diferente del alcance aplicable a otra, ya que no existe un enfoque de «talla única» para la privacidad de los datos.

Tener un equipo para abordar lo que esto significa para su organización y abordar las obligaciones de cumplimiento puede ayudarlo a comunicar su compromiso con la privacidad en esta área para sus usuarios.

Adopte el uso de herramientas y prácticas de cumplimiento como parte de la cultura de su empresa

La privacidad de los datos no es responsabilidad de una sola persona.

Al integrarlo en la cultura de su empresa, puede hacer que todos los empleados se sientan interesados ​​en mantener seguros los datos de la empresa y mitigar el riesgo.

Crear capacitación continua y comunicar cambios normativos importantes para mantener actualizados a los empleados es esencial para que su programa de privacidad sea un éxito. Cargar a su equipo de privacidad con el monitoreo continuo de cómo los cambios pueden afectar los procesos e implementar los cambios requeridos garantiza que se mantenga actualizado con la legislación en evolución y por delante de cualquier cambio en las responsabilidades.

¿Sabía que los ataques de ransomware suelen ser el resultado de una única contraseña comprometida? Duplicar las contraseñas es la forma más básica de operar un buen programa de privacidad dentro de su organización.

Identificar los riesgos en esta área es clave y cerrar las brechas que aparecen puede ser una batalla constante.

Por ejemplo, tener cuentas inactivas presentes en su red de un ex empleado puede ser una falla que los malos actores pueden aprovechar. Es una buena idea que su organización invierta en software de clave de acceso para ayudar a implementar la autenticación multifactor y agregar seguridad adicional a los sistemas que usa para reducir el riesgo en esta área.

El uso de herramientas creadas teniendo en cuenta el cumplimiento normativo puede automatizar gran parte de estos procesos necesarios para afectar la gestión de su programa. Estas herramientas pueden monitorear sus procesos de recopilación de datos y permitirle implementar cambios en respuesta.

La integración de sistemas de terceros en este monitoreo le permite extender sus controles de privacidad a un ecosistema de proveedores. La automatización de sus procesos en relación con las solicitudes de acceso del sujeto le permite ser efectivo dentro del plazo legal y generar respuestas a un individuo y cumplir con sus responsabilidades cuando tiene una vista de 360 ​​grados de los puntos de datos del sujeto de datos.

No solo eso, sino que estará listo para cumplir con cualquier solicitud de un regulador en caso de que necesiten información suya consolidada en una sola fuente, lo que le permitirá cumplir con eficacia dentro del plazo.

La privacidad no se detiene: siga el ritmo de la legislación y la tecnología en evolución

En la Unión Europea, muchos consumidores están haciendo uso activo de los derechos de protección de datos que les otorgan el GDPR y el Reglamento de ePrivacy.

En los EE. UU. Y más allá, los consumidores ahora tienen mayores expectativas sobre la privacidad en línea y están comenzando a adoptar los estándares GDPR. Cada vez más consumidores se preocupan abiertamente por la forma en que las empresas manejan sus datos personales. La CPRA (que modifica la CCPA) recientemente aprobada, las leyes de privacidad que se están lanzando en Washington y Virginia, así como una legislación similar que se está implementando a nivel mundial en países como Brasil, India y China, son testimonio de cómo los territorios están tomando medidas para mantener la privacidad de los datos a nivel mundial. nivel local.

Algunos de los últimos desarrollos legales importantes que las empresas deben conocer son:

• Cláusulas contractuales estándar (CEC) – La Comisión Europea adoptó Cláusulas Contractuales Estándar revisadas para Transferencias Internacionales el 4 de junio de 2021. La versión revisada reemplaza aquellas que son anteriores al GDPR y están destinadas a ser utilizadas para transferencias de datos transfronterizas fuera de Europa, incluido EE. UU. Aunque estos tienen una fecha de vigencia en tres meses, las empresas que se rigen por las SCC existentes tienen 18 meses para ingresar a nuevas SCC o encontrar otro medio legal para transferir datos.

• Ley de Privacidad de Colorado – Esta ley fue aprobada por la legislatura estatal el 8 de junio de 2021. Será el tercer estado de EE. UU., Después de California y Virginia, con una ley que brinda protección a sus residentes en lo que respecta a su información personal.

• Ley de seguridad de datos de China («DSL») – Esta ley entra en vigencia el 1 de septiembre de 2021. Muchos de los pasos prácticos de cumplimiento aún deben publicarse en las próximas semanas y meses, pero las organizaciones pueden intentar confiar en el borrador de las medidas hasta que lo hagan..

Mantenerse al tanto de lo que estos desarrollos legales significan para usted y lo que debe hacer con respecto a sus datos en respuesta, es su responsabilidad. Es posible que deba realizar ajustes internamente para cumplir y trabajar con sus equipos para asegurarse de que se aborden los problemas de privacidad.

Se debe realizar un examen exhaustivo de lo que le incumbe, con ajustes en los procesos interna o sistemáticamente, para cumplir con los cambios tanto a nivel local como global. Asegurarse de que sus procesos sean flexibles para ambos y tener la capacidad de escalar con su negocio con tales desarrollos es igualmente importante.

Pensamientos finales

A medida que nuestras operaciones se digitalizan perpetuamente, la construcción de una empresa de privacidad por diseño debe ser una prioridad clave. Implementar un enfoque integral y coordinado para la privacidad de los datos puede ser un desafío y llevar mucho tiempo, pero establecerlo como una prioridad estratégica en todas las actividades comerciales impulsadas por el liderazgo es una necesidad para las organizaciones con visión de futuro.

Las organizaciones deben comprender y prepararse por los riesgos para la reputación que se extienden más allá del incumplimiento de la gran cantidad de leyes y regulaciones de privacidad de datos. Estar al tanto de los cambios regulatorios en las leyes de privacidad globales, mantenerse al día con las decisiones de cumplimiento y realizar mejoras continuas en los programas de privacidad puede ayudar a crear una cultura de privacidad en primer lugar que lo preparará para el éxito en el futuro.

Debería hacerse algunas de estas preguntas bien pensadas para ver si sus métodos de privacidad cumplen actualmente con los estándares. Desafortunadamente, las consecuencias de no mejorar en los asuntos no son amables, pero la efectividad en esta área lo recompensará a largo plazo mejorando la imagen de su marca como una organización confiable que prioriza la privacidad.